科技戰(zhàn)“疫”下高校財務(wù)智能報銷流程優(yōu)化的幾點設(shè)想

傅小敬

在疫情背景下，在信息化大爆炸的時代，高校也突破固有思路，實現(xiàn)教師線上教學(xué)，把課堂從教室搬到互聯(lián)網(wǎng)；行政人員遠(yuǎn)程辦公，QQ、微信各個平臺利用起來，為教育事業(yè)服好務(wù)。高校財務(wù)部門聚焦于會計信息生產(chǎn)和使用，在會計信息的生產(chǎn)和使用過程中，需要大量面對面的線下操作和管控，包括人與人的交流溝通、物品的交換。新冠肺炎的出現(xiàn)被迫中斷了財務(wù)管控流程中的面對面線下流程，迫切要求財務(wù)部門更多地采用新思路、新技術(shù)來面對迎接疫情的挑戰(zhàn)。因此，在戰(zhàn)“疫”背景下對高校財務(wù)報銷流程進(jìn)行優(yōu)化有一定的理論和現(xiàn)實意義。

一、高校財務(wù)報銷的現(xiàn)狀-以S大學(xué)為例分析

近年來，高等學(xué)校教育經(jīng)費呈逐年遞增趨勢，S高校2017經(jīng)費支出37.57億元，2018是41.30億元，2019是44.68億元，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量也隨之逐年增長，S大學(xué)2017憑證量177880張，2018年是180898張，2019年是190691張。增長趨勢如圖1、圖2所示：

圖1 2017—2019年S大學(xué)年經(jīng)費支出趨勢圖(數(shù)據(jù)來源：S大學(xué)2017-2019年決算報表)

與此同時，財務(wù)報銷票據(jù)種類繁多，發(fā)票無紙化帶來的電子發(fā)票報銷數(shù)量的大幅增長，公務(wù)卡的全面推行，一筆報銷業(yè)務(wù)往往會有多筆公務(wù)卡刷卡信息和還款信息、多筆電子發(fā)票認(rèn)證信息、無現(xiàn)金匯款單位詳細(xì)信息以及無現(xiàn)金打卡信息等，財務(wù)工作人員在接到預(yù)約報銷單后需逐筆核對每一條信息是否準(zhǔn)確，工作量大，造成財務(wù)人力資源浪費，影響財務(wù)管理與服務(wù)水平。另一方面，由于信息不對稱，高校財務(wù)報銷規(guī)定及相關(guān)制度的宣傳普及不到位，信息傳遞方式有限，廣大師生對財務(wù)報銷流程的了解程度不能及時更新，容易使報銷業(yè)務(wù)復(fù)雜化，降低報銷效率，加大師生和財務(wù)工作人員之間的矛盾，容易引起全校師生對財務(wù)工作的不滿，不利于財務(wù)工作開展。

圖2 2017—2019年S大學(xué)憑證量趨勢圖（數(shù)據(jù)來源：S大學(xué)2017-2019工作量統(tǒng)計）

前臺報銷工作的激增，財務(wù)人員需求量變大，但高校招錄體制無法滿足財務(wù)處所需員工數(shù)量，高?，F(xiàn)有財務(wù)人員配備不到位，只得依靠外聘人員，S高校前臺報銷人員共17人，外聘職工數(shù)量占總報銷職工數(shù)量的52.94%，其中正式在編在崗職工8人，外聘招錄人員9人。見圖3。

圖3 外聘人員前臺審核職工占比圖(數(shù)據(jù)來源：S大學(xué)報賬大廳人員數(shù))

外聘人員的職業(yè)判斷能力相對不高，而財務(wù)工作量繁重，每天要辦理上百筆報銷業(yè)務(wù)，需要及時高效地審核各類原始憑證，對報銷業(yè)務(wù)的真實、合規(guī)和完整性做出快速、準(zhǔn)確的判斷，這就要求財務(wù)人員具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)、熟練的業(yè)務(wù)技能和良好的溝通能力。特別是隨著信息化水平的提高，財務(wù)軟件不斷更新升級，政府會計制度的改革，更需要財務(wù)人員具備較高的業(yè)務(wù)技能和綜合能力，這與現(xiàn)實財務(wù)環(huán)境存在一定差距。

二、疫情下高校財務(wù)報銷中存在的主要問題——以S大學(xué)為例分析

疫情突襲，為做好疫情防控工作，根據(jù)學(xué)校疫情防控指揮部的通知精神，人與人之間實現(xiàn)零接觸。零接觸對高校財務(wù)傳統(tǒng)流程中諸多日常運行工作產(chǎn)生了極大影響，S大學(xué)財務(wù)處被迫調(diào)整了寒假期間值班工作安排。

傳統(tǒng)報銷方式流程在疫情面前顯露出其突出的問題：1.日常報銷必然面對紙質(zhì)票據(jù)：原始發(fā)票、報銷匯總表、憑證、文檔等，這些都是傳遞病毒的有效介質(zhì)；2.報賬大廳是一個流動性強、往來密集頻繁的場所，報銷人員和審核人員面對面的密切接觸，也增加了感染風(fēng)險；3.目前的報銷程序，需要大量的面對面審批：經(jīng)費負(fù)責(zé)人、驗收人、經(jīng)辦人，增加了人與人接觸的機會，不利于疫情防控，增加傳染風(fēng)險。

目前報銷流程方式，面對新冠病毒的肆虐，無防范能力，中斷了S大學(xué)財務(wù)處正常工作安排，在疫情嚴(yán)重期間，師生無法實現(xiàn)正常報銷。面對緊急資金支付情況，特事特辦，黨員同志沖鋒在前，全力做好個人防護(hù)和環(huán)境消殺，確保零星現(xiàn)場業(yè)務(wù)安全健康。全面實施“自助收退單機”，實現(xiàn)無接觸式收退報銷憑證，財務(wù)人員每天定時收取和退回自助收退單機的報銷單并進(jìn)行消毒處理，增加QQ、微信和電話等線上值班人員，強化線上咨詢服務(wù)力量，及時解決師生財務(wù)報銷問題。但是仍有些業(yè)務(wù)只能推遲辦理，這是在一貫的操作思維下沒有遇到過的，為保證“停課不停學(xué)”和疫情防控工作的推進(jìn)，必須確保費用報銷和收付款等財務(wù)工作正常進(jìn)行，傳統(tǒng)的報銷方式要實現(xiàn)零接觸，基本不可能。

三、優(yōu)化智能報銷流程的設(shè)想

為適應(yīng)電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展，規(guī)范各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔，根據(jù)最新財政部、國家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），已經(jīng)給我們提供了制度規(guī)范。這一制度的出臺，為我們?nèi)ν菩袩o紙化報銷提供了有力的制度保障，即未來可以實現(xiàn)僅使用電子票據(jù)即可直接報銷，不需要將電子發(fā)票打印出來。

關(guān)于電子發(fā)票報銷的設(shè)想如下：全國電子發(fā)票完全普及化，絕大部分經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部實現(xiàn)自動開具電子發(fā)票并進(jìn)入報銷人電子發(fā)票歸集卡包，類似現(xiàn)在已經(jīng)在用的微信和支付寶卡包發(fā)票收集功能，報銷人根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實質(zhì)，選擇預(yù)先設(shè)定好的發(fā)票抬頭自動進(jìn)入報銷人卡包。S大學(xué)智能財務(wù)報銷系統(tǒng)可以自動歸集報銷人發(fā)票卡包里面的S大學(xué)的發(fā)票抬頭，并進(jìn)入未報銷發(fā)票卡包，避免報銷人遺忘部分電子發(fā)票，報銷人即可根據(jù)發(fā)票選擇相應(yīng)的項目報銷，改變以往填報報銷系統(tǒng)模式——先項目，再發(fā)票。而真正實現(xiàn)以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)即票據(jù)定項目報銷的模式，順向思維，方便報銷人理解。同時除了選定報銷的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)外，不在額外填寫金額，智能財務(wù)報銷系統(tǒng)可自動提取發(fā)票金額，這減輕了報銷人匯總各類發(fā)票金額的負(fù)擔(dān)和出錯的可能性。同時一旦選擇相應(yīng)電子發(fā)票進(jìn)入報銷系統(tǒng)，該電子發(fā)票則進(jìn)行自動標(biāo)識分類，進(jìn)入待報銷發(fā)票卡包。當(dāng)財務(wù)審核人員通過審核后，電子發(fā)票即報銷完成，自動反饋到報銷人系統(tǒng)，并在報銷人發(fā)票卡包里轉(zhuǎn)移到已報銷電子發(fā)票卡包里，這樣既避免了報銷人對電子發(fā)票的無意重復(fù)報銷，同時避免了報銷人遺漏報銷事情的發(fā)生，有利于報銷人掌握自己電子發(fā)票報銷的痕跡。發(fā)票走向一目了然，如圖4：

圖4 電子發(fā)票走向圖

同時在支付方式上，若報銷人選擇對公支付，智能報銷系統(tǒng)可自動提取發(fā)票信息，對公網(wǎng)銀則自動提取銷售方戶名開戶行及銀行賬號信息，減輕報銷人繁瑣的錄入銀行信息負(fù)擔(dān)，并杜絕錄入錯誤，提高資金支付正確率，減少銀行退單數(shù)量。對私網(wǎng)銀或公務(wù)卡支付自動對應(yīng)支付者信息。另一方面，手續(xù)完成后的報銷單自動按時間順序進(jìn)入財務(wù)報銷前臺審核提取系統(tǒng)，前臺審核人員則可提取到完善的電子報銷單，在熟悉的借貸金額上可以調(diào)看到關(guān)聯(lián)的電子發(fā)票，方便前臺審核人員進(jìn)行審核，這樣絕對的保證了財務(wù)報銷金額和發(fā)票金額的一致性，減輕了財務(wù)人員的人工逐一核對的工作量，同時也減少了后期裝訂及保存紙質(zhì)材料的人工消耗，更方便在查詢時可以隨時調(diào)閱電子信息。同時對公網(wǎng)銀戶名賬號的自動提取也減輕了審核人員的核對的工作量。出納人員的工作被智能系統(tǒng)所替代。

關(guān)于電子簽名系統(tǒng)的設(shè)想如下：紙質(zhì)報銷匯總單取消，不再局限于親筆簽字，而使用電子簽名系統(tǒng)，電子簽名系統(tǒng)根據(jù)報銷人選擇的報銷項目后，完善提交報銷單后，根據(jù)報銷人的指定，涉及物品報銷的推送到指定驗收人處（非物品報銷自動省略此步驟），智能財務(wù)報銷系統(tǒng)可根據(jù)報銷人選擇的報銷模塊自動加載，例如現(xiàn)在的日常報銷、酬金報銷，日常報銷模塊則自動加載驗收人環(huán)節(jié)，其他模塊則自動推送到項目負(fù)責(zé)人處。項目負(fù)責(zé)人登錄智能財務(wù)報銷系統(tǒng)，則可以按時間順序等查看推送到項目負(fù)責(zé)人處需確認(rèn)的報銷單，項目負(fù)責(zé)人可以清晰查看到報銷人填報關(guān)聯(lián)的電子發(fā)票和支付方式。并對其真實性合規(guī)性進(jìn)行審核，然后確認(rèn)是否從該項目中開支。當(dāng)項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，即可成功推送到財務(wù)處審核處。這樣自助式投遞機得以節(jié)省，并免去了老師來回跑投遞點的麻煩，為老師做科研爭取了有效時間。

等待財務(wù)處前臺審核人員審核做賬完成后，即按物流信息對負(fù)責(zé)人、驗收人、報銷人（經(jīng)辦人）進(jìn)行信息反饋，包括短信反饋以及智能財務(wù)報銷系統(tǒng)物流信息的完整反饋，利于相關(guān)報銷人掌握報銷情況。

若電子發(fā)票以及電子簽名系統(tǒng)的設(shè)想達(dá)成，財務(wù)審核人員審核后，則只需進(jìn)一步復(fù)核人員確認(rèn)后，則財務(wù)支付系統(tǒng)實現(xiàn)自動支付，智能財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部可以實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的監(jiān)測，經(jīng)辦人、驗收人、負(fù)責(zé)人、審核人、復(fù)核人的分離，避免崗位不分離，財務(wù)造假的出現(xiàn)。只有達(dá)到各個分離，智能財務(wù)系統(tǒng)才會啟動自動支付。這樣就取消了傳統(tǒng)的審核-復(fù)核-出納模式，全新的審核-復(fù)核模式，就可把資金準(zhǔn)確無誤的支付到報銷人選擇的支付方式中去，減輕了財務(wù)人員的壓力，同時人力資源得到有效分配，更多投入到財務(wù)管理工作中，實現(xiàn)財務(wù)報銷高效運行，工作質(zhì)量提升，為全校師生提供最滿意的報銷服務(wù)。新構(gòu)建的財務(wù)報銷流程如圖5所示：

圖5 新財務(wù)報銷流程圖

通過構(gòu)建智能財務(wù)報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)了高校財務(wù)報賬信息實時化、電子簽批、電子票據(jù)的財務(wù)報賬新模式，提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)行的財務(wù)報銷系統(tǒng)只需要充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”打造高校財務(wù) APP平臺、引入電子簽批系統(tǒng)，實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷，將物流式報賬系統(tǒng)建設(shè)成全方位、多途徑、真正方便快捷高效的財務(wù)平臺，使高校財務(wù)管理工作整體向信息化、智能化發(fā)展。這是現(xiàn)今新冠疫情來襲的迫切要求，也是未來的智能財務(wù)系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢，家里辦公、網(wǎng)上辦公、無接觸式辦公指日可待。