合同管理和風(fēng)險控制信息化平臺建設(shè)研究

摘? 要：在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的過程當(dāng)中，必然會涉及各種各樣的合同，合同是公司經(jīng)營活動的重要載體，合同管理貫穿交易的全過程。在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，合理的利用信息技術(shù)取代傳統(tǒng)的合同管理方式，既能夠有效地規(guī)避傳統(tǒng)合同管理方式的不足和風(fēng)險，又能夠使得企業(yè)合同管理更加科學(xué)規(guī)范化，從而不斷地提高企業(yè)合同管理和風(fēng)險防范水平。文章圍繞企業(yè)合同管理和風(fēng)險控制信息化平臺建設(shè)展開了分析探討。

關(guān)鍵詞：合同管理;風(fēng)險控制;信息化平臺;建設(shè)策略

中圖分類號：TU723.1;TU17? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）22-0149-03

Research on the Construction of Information Platform for Contract Management and Risk Control

LUO Jiangqin

（CCTEG Chongqing Research Institute Co.，Ltd.，Chongqing? 400039，China）

Abstract：In the process of enterprise production and operation，it is bound to involve a variety of contracts，and the contract is an important carrier of the companys business activities，and contract management runs through the whole process of transaction. Under the current background of the continuous development of information technology，reasonable use of information technology to replace the traditional contract management，not only can effectively avoid the shortcomings and risks of traditional contract management，but also can make the enterprise contract management more scientific and standardized，so as to continuously improve the level of enterprise contract management and risk prevention. The article analyzes and discusses the construction of enterprise contract management and risk control information platform.

Keywords：contract management;risk control;information platform;construction strategy

0? 引? 言

這些年來伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”以及大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的全面發(fā)展，信息化成了企業(yè)轉(zhuǎn)型，提高企業(yè)精細(xì)化管理的必經(jīng)之路，已經(jīng)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)高速發(fā)展的推進(jìn)器。現(xiàn)代化企業(yè)為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，有效的應(yīng)對新時代合同管理的風(fēng)險挑戰(zhàn)，合同管理信息化趨勢不可避免。為貫徹落實(shí)國務(wù)院關(guān)于深化國有企業(yè)改革的指導(dǎo)意見，結(jié)合中國煤科對各子企業(yè)關(guān)于健全合同信息化的相關(guān)指導(dǎo)思想及本企業(yè)實(shí)際情況，建設(shè)了本合同管理信息化平臺。筆者作為該系統(tǒng)的規(guī)劃與實(shí)施人員，依托該系統(tǒng)開發(fā)的實(shí)踐經(jīng)驗，對合同管理和風(fēng)險控制信息系統(tǒng)平臺建設(shè)進(jìn)行論述。

1? 合同管理信息化平臺建設(shè)的必要性

近些年來，伴隨著我國企業(yè)發(fā)展合同標(biāo)的種類的增多，涉及的業(yè)務(wù)量也越來越龐大，牽扯到的業(yè)務(wù)部門越來越多，在這樣的情況下，傳統(tǒng)的合同管理方式已然無法適應(yīng)企業(yè)新的管理需求。很多企業(yè)由于受到傳統(tǒng)的管理理念與手段的制約，其在合同管理方面存在的風(fēng)險逐漸暴露出來，并給企業(yè)造成了一定的損失[1]。例如，企業(yè)合同示范文本的使用效率比較低，權(quán)利義務(wù)不偏向自身，合同管理過程當(dāng)中，變更評審以及批準(zhǔn)的隨意性比較高，涉及合同重新簽訂的時候流程又比較煩瑣，很容易出現(xiàn)各種各樣的紕漏，除此以外，人工管理的方式，查閱不便利，并且也難以應(yīng)對突發(fā)的各種風(fēng)險，合同容易遭到篡改或者損壞，導(dǎo)致信息泄露或者是訛誤。傳統(tǒng)的合同管理方式下，合同的格式多種多樣，容易產(chǎn)生誤差風(fēng)險，也沒有辦法做到統(tǒng)籌兼顧，進(jìn)而影響到企業(yè)管理者的各項決策，給企業(yè)帶來比較大的風(fēng)險隱患。由此可見，利用先進(jìn)的信息技術(shù)建立高效的合同管理和風(fēng)險控制信息化平臺是十分必要的。

2? 合同管理和風(fēng)險控制信息化平臺建設(shè)的具體方法

2.1? 優(yōu)化合同管理流程

企業(yè)在進(jìn)行合同管理和風(fēng)險控制信息化平臺建設(shè)的過程當(dāng)中，在搭建相關(guān)的信息平臺時，必須要不斷地深入學(xué)習(xí)相關(guān)的管理理念，進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)的整體規(guī)劃設(shè)計，并且根據(jù)企業(yè)的發(fā)展的實(shí)際情況對其進(jìn)行改進(jìn)和完善，只有這樣才能夠形成比較成熟的合同管理信息化系統(tǒng)平臺建設(shè)框架[2]。相關(guān)管理人員應(yīng)對整個工作流程進(jìn)行合理的設(shè)計，形成合同管理事前防范、事中控制、事后補(bǔ)救的完整工作鏈，實(shí)現(xiàn)合同管理與生產(chǎn)經(jīng)營的有效融合，建設(shè)“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的高效科學(xué)管控體系。綜合考慮企業(yè)合同管理的具體要求，將合同管理涉及的各個控制要點(diǎn)進(jìn)行明確描述，并形成具體的管理規(guī)則，實(shí)現(xiàn)對合同審簽、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、歸檔、統(tǒng)計等全生命周期的有效監(jiān)管?？傊⑷轿坏墓芾矸桨?，只有這樣才能夠保證合同管理工作的系統(tǒng)性。相關(guān)的技術(shù)人員要根據(jù)合同管理的實(shí)際需要開發(fā)多元化的管理模塊，結(jié)合現(xiàn)有的模塊開發(fā)經(jīng)驗，綜合考量企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門提出的意見建議，滿足合同管理部門和使用人員的需要，經(jīng)過實(shí)際的研究和測試，最終搭建高效的合同管理信息化模塊，為管理人員的工作提供便利，同時建立完善的工作流程。在相關(guān)的信息化平臺建設(shè)完成之后，一定要多方位的進(jìn)行測試，發(fā)現(xiàn)問題要及時地進(jìn)行改進(jìn)[3]。

2.2? 信息化平臺建設(shè)規(guī)劃

建立合同管理和風(fēng)險控制信息化平臺的目的是為了解決合同管理模式粗放、合同管理制度落后、忽視合同動態(tài)管理和合同臺賬質(zhì)量良莠不齊等問題，通過集中化合同管理系統(tǒng)，固化管理要求、推進(jìn)集中規(guī)范、加強(qiáng)內(nèi)部管控、促進(jìn)管理協(xié)同、輔助分析決策，把合同全生命周期中的一系列行為都納入信息化系統(tǒng)運(yùn)行，對合同文件進(jìn)行有效的歸類整理和統(tǒng)計分析，自動生成合同分析圖表和所需報表數(shù)據(jù)，通過對合同節(jié)點(diǎn)的分析錄入，實(shí)現(xiàn)合同履行過程的風(fēng)險提示。因此，合同管理信息化系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)功能應(yīng)包括合同范本管理、合同審核、合同收入確認(rèn)、合同收付款、合同完成/變更、合同終止、合同歸檔、合同查詢、合同數(shù)據(jù)分析等功能。合同管理信息系統(tǒng)總體功能框架圖如圖1所示。

2.2.1? 個人平臺功能

在合同個人平臺上可以查看所有不同類型合同的我的請求、待辦事宜和已辦事宜，可以實(shí)現(xiàn)在一個統(tǒng)一的平臺上完成各種合同待辦審批。根據(jù)用戶權(quán)限，能實(shí)現(xiàn)合同用印提醒、合同款項異常提醒、合同到期提醒等功能。系統(tǒng)根據(jù)管理人員進(jìn)行合同相關(guān)文檔信息的發(fā)布，實(shí)現(xiàn)權(quán)限范圍內(nèi)的文檔共享，實(shí)現(xiàn)管理制度、操作手冊的查看和下載等。通過合同看板查看合同簽約、開票、付款等各個維度的數(shù)據(jù)分析情況，便于任務(wù)跟蹤和決策，方便各類角色用戶進(jìn)行主要工作的處理，個人平臺示例如圖2所示。

2.2.2? 合同管理功能

相對方管理是為了建立與合同相對方的統(tǒng)一信息庫，對供應(yīng)商、客戶進(jìn)行統(tǒng)一管理。相對方管理信息應(yīng)包含對方基本信息、統(tǒng)一社會信用代碼、企業(yè)性質(zhì)、注冊資本、墊資能力、合作性質(zhì)、賒銷金額等相對方的關(guān)鍵信息，同時，系統(tǒng)支持與ERP系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間相對方的數(shù)據(jù)一致性;項目管理作為合同簽訂的前置，根據(jù)審核通過的項目簽訂合同，在合同審核時可查看相應(yīng)項目已簽訂合同情況，規(guī)范項目和合同的管理;合同范本管理支持與表單數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，起草合同時直接按預(yù)先綁定的規(guī)則將表單內(nèi)容自動填入范本正文，以快速創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)合同;合同收入確認(rèn)根據(jù)2017年7月，財政部發(fā)布的“新收入準(zhǔn)則”，依據(jù)時間節(jié)點(diǎn)、合同的履行計劃綜合分析，可通過系統(tǒng)待辦、郵件或者短信等多種方式向相關(guān)人員發(fā)起提醒;合同收付款通過合同收付款具體情況，根據(jù)不同維度分析收付款的各項指標(biāo)，對履行過程中發(fā)生的異常情況和風(fēng)險予以及時關(guān)注，并與財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，滿足財務(wù)單據(jù)和合同管理系統(tǒng)之間的收付款信息實(shí)時共享，減少信息不對稱等問題;合同完成/變更允許合同因總金額變化、履行期限變化、合同稅率變化等因素而對合同產(chǎn)生變更，并與原合同進(jìn)行關(guān)聯(lián)，從而對后續(xù)款項履行等事項產(chǎn)生影響;合同根據(jù)合同金額、票據(jù)金額及收付款金額情況的對等或者差額情況自動完成合同執(zhí)行，減少手工關(guān)完成同可能帶來的誤差;合同查詢支持權(quán)限范圍內(nèi)的多條件組合查詢，并可以將查詢結(jié)果導(dǎo)出Excel格式，合同查詢界面示例圖如圖3所示。

2.3? 合同管理信息系統(tǒng)的實(shí)施

雖然合同信息化的建設(shè)對企業(yè)來說是重中之重的基礎(chǔ)工作，但為了保證信息化系統(tǒng)后期能夠順利實(shí)施，建議要采用分步實(shí)施的方式。一階段首先完成合同管理系統(tǒng)的基本框架搭建，實(shí)現(xiàn)合同管理功能模塊在全企業(yè)的推廣實(shí)施，二階段再考慮在一期建設(shè)的信息系統(tǒng)之上，與其他各相關(guān)信息系統(tǒng)的集成。企業(yè)在總結(jié)過往管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，必須保證主要的設(shè)計思路和工作流程來進(jìn)行階段化設(shè)計方案的實(shí)施。企業(yè)合同管理信息平臺的構(gòu)建必須要堅持效益原則，在企業(yè)合同管理信息平臺構(gòu)建和實(shí)施的過程當(dāng)中，應(yīng)該本著成本節(jié)約和時間節(jié)約的原則，將操作簡化、流程優(yōu)化以及降本增效作為主要的任務(wù)，并且切實(shí)圍繞著這幾個方面的開展信息平臺搭建工作。

3? 合同管理信息化平臺的運(yùn)行效果

在企業(yè)合同管理信息化平臺構(gòu)建完成以后，由于合同管理實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)手段到信息手段的過渡，所以其管理質(zhì)量也實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，為企業(yè)合同管理工作帶來了更大的便利。首先，合同管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，對經(jīng)營、采購、科研、生產(chǎn)等各業(yè)務(wù)線的合同規(guī)范了管理，在一定程度上降低了合同糾紛的風(fēng)險;其次，通過系統(tǒng)看板功能，將各項數(shù)據(jù)按要求統(tǒng)一展現(xiàn)，將各類報表數(shù)據(jù)分類匯總給各級授權(quán)用戶，減少了以往各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表的工作量，提高了工作效率，便于關(guān)鍵數(shù)據(jù)的實(shí)時展示;第三，合同的后續(xù)各環(huán)節(jié)，如確認(rèn)收入、開票、收付款等都與合同相關(guān)聯(lián)，打破了以往以相對方為中心的管理思路，實(shí)現(xiàn)了對每個合同的全過程監(jiān)控和管理，為下一步訴訟管理系統(tǒng)的搭建奠定了基礎(chǔ);最后，根據(jù)系統(tǒng)采集到的大量合同數(shù)據(jù)及多維度數(shù)據(jù)組合，結(jié)合數(shù)據(jù)管理駕駛艙，將采集的數(shù)據(jù)形象化、直觀化、具體化，為決策提供趨勢分析、決策分析、績效分析等決策依據(jù)，將經(jīng)營決策由經(jīng)驗化管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化、科學(xué)化管理[4，5]?？窗迨纠鐖D4所示。

4? 結(jié)? 論

綜上所述，在信息化的時代背景下，企業(yè)通過運(yùn)用信息技術(shù)來打造合同管理信息化平臺是企業(yè)的必經(jīng)之路，這樣能夠大大地改變傳統(tǒng)的人工管理模式下合同管理的諸多問題，對此企業(yè)還需要優(yōu)化合同管理流程，制定合理的管理方案，深入挖掘信息平臺優(yōu)勢，強(qiáng)化信息化平臺運(yùn)行效果。

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作者簡介：羅江琴（1987—），女，漢族，重慶人，工程師，本科，研究方向：信息系統(tǒng)建設(shè)。