淺談干部人事檔案管理工作

賴麗珍

摘 要：人事檔案是將每個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等綜合情況等記錄下來(lái)，以個(gè)人為單位建立卷宗檔案，能夠系統(tǒng)的反映個(gè)人成長(zhǎng)、經(jīng)歷情況。目前，常見(jiàn)的人事檔案主要有干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三種。本文將從干部人事檔案著手，結(jié)合筆者日常干部人事檔案管理工作情況，主要從干部人事檔案的重要性、日常管理工作中存在問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;存在問(wèn)題 ;應(yīng)對(duì)措施

近幾年我們國(guó)家的經(jīng)濟(jì)水平飛速提高，對(duì)高精尖干部管理人才的需求也逐漸增大。我們國(guó)家對(duì)于干部人事素質(zhì)水平的管理要求也逐漸提高了，傳統(tǒng)的干部人事檔案的管理模式將面臨著更高的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中的各種問(wèn)題也逐漸體現(xiàn)。

一、簡(jiǎn)述干部人事檔案的重要性

1.每個(gè)人的人生履歷都是非常豐富的，同樣的干部人事的檔案也是伴隨著干部的一生，資料多而繁雜，其中主要由履歷材料，自傳材料，鑒定材料、考核材料、考察類目、審計(jì)材料，學(xué)歷水平、職稱材料，政審材料，黨團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，處分材料，工資材料，招錄、任免材料，其他等十大類組成，記載著干部個(gè)人發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，不僅僅是干部個(gè)人經(jīng)歷的見(jiàn)證，也是干部個(gè)人的無(wú)形資產(chǎn)，其準(zhǔn)確程度直接影響了干部個(gè)人的工作和生活。

2.干部人事檔案是干部工作的重要組成部分，通過(guò)干部人事檔案單位能更深入的了解干部的品德以及干部以往的工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)等，為干部的提拔任用、職務(wù)晉升提供了重要的資料考察依據(jù)，也是單位用來(lái)選人用人、并且了解干部水平的一個(gè)重要渠道，賦予了干部人事檔案生命力，所以干部人事檔案尤為重要。

3.干部人事檔案的精細(xì)程度能體現(xiàn)我們國(guó)家對(duì)動(dòng)力人才的培養(yǎng)程度。根據(jù)相關(guān)的資料介紹，可以了解到每一個(gè)干部自身專業(yè)技能的素質(zhì)水平，優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)一目了然，做到了精細(xì)分類，精準(zhǔn)整理，檔次分明，從而便于國(guó)家更有針對(duì)性的對(duì)干部人才進(jìn)行選拔。干部對(duì)于自身專業(yè)技能的素質(zhì)水平也有一個(gè)全面的了解，這樣能更好的進(jìn)行自我塑造，查缺補(bǔ)漏，有的放矢進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)從而得到自我提升，對(duì)實(shí)現(xiàn)自己的人生規(guī)劃起到了很好的作用，也為社會(huì)發(fā)展起到了推動(dòng)作用。

4.干部的培養(yǎng)在社會(huì)發(fā)展中有很大的作用。國(guó)家建設(shè)發(fā)展需要了解每一位任職干部的詳細(xì)資料，對(duì)于他們的各項(xiàng)指標(biāo)都要求必須非常精細(xì)，比如其中干部的個(gè)人經(jīng)歷，政治思想，工作業(yè)績(jī)，工作能力等檔案中詳細(xì)的記載內(nèi)容登記的是否詳細(xì)，是否精準(zhǔn)，對(duì)于組織對(duì)干部人事任命及工作開(kāi)展都有重要的意義，也是組織對(duì)于干部進(jìn)行全面考察和政治選拔的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。檔案資料登記的越詳細(xì)，越能選出正確的，最優(yōu)適合任職職位的精準(zhǔn)干部，選拔出適合的干部對(duì)于提高社會(huì)發(fā)展和推動(dòng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)都有重著要的推動(dòng)作用。

二、干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

干部人事檔案的重要性是毋庸置疑的，國(guó)家的發(fā)展離不開(kāi)干部的作用，每一個(gè)職能部門(mén)干部的任用都需要對(duì)干部進(jìn)行評(píng)估調(diào)查，可是在單位的日常檔案管理的工作中，歷史的原因?qū)е掠捎诟鞣矫娴脑蚝筒僮魃系牟蛔悖瑳](méi)有做好對(duì)干部人事檔案的管理，并且有很多的檔案工作機(jī)制流程制度比較老舊，而且也并不完善，在檔案管理工作的過(guò)程中仍然存在諸多問(wèn)題，非常不利于干部檔案的精細(xì)管理，這樣就對(duì)檔案管理工作造成一定的影響，使干部檔案的功能有了缺陷，導(dǎo)致任命干部的時(shí)候出現(xiàn)偏差，這樣也發(fā)揮不出干部人事檔案的功能作用，所以對(duì)干部檔案管理工作亟須調(diào)整，發(fā)現(xiàn)以下的問(wèn)題亟須進(jìn)行整理并作出改變。

1.收集歸檔不及時(shí)。人生成長(zhǎng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的不斷變化的過(guò)程，干部的成長(zhǎng)也不例外，所以干部人事檔案也應(yīng)該是不定期更新的，但是部分檔案管理員的認(rèn)知較為薄弱，沒(méi)有理解其工作的重要性，并沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充檔案材料，比如工資表、年度考核表、職稱審批表等，導(dǎo)致干部人事檔案材料不齊全，缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性，無(wú)法完整的體現(xiàn)干部的個(gè)人發(fā)展經(jīng)歷。但是干部個(gè)人在不斷工作成長(zhǎng)，所以一旦干部有了調(diào)動(dòng)，未歸檔的材料很可能會(huì)丟失，檔案就有了缺陷，不能全面的反應(yīng)出干部的才能和業(yè)績(jī)成果，從而影響干部的切身利益。另外，部分干部對(duì)人事檔案不夠重視，當(dāng)自身發(fā)展有變化時(shí)，相關(guān)材料在干部自己手上保存的，沒(méi)有及時(shí)提交給檔案專管員進(jìn)行歸檔，例如相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)歷提升等證明材料，因而造成檔案材料與填寫(xiě)的信息不吻合，影響了干部人事檔案材料的真實(shí)性，對(duì)干部個(gè)人的提升產(chǎn)生了不利 的影響。

2.管理不規(guī)范。

（1）在日常的檔案工作的管理中，部分檔案管理員工作缺乏責(zé)任心，專業(yè)技能不過(guò)關(guān)，沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)就上崗，這樣的人員沒(méi)有能力來(lái)做檔案管理工作，這樣的人對(duì)干部人事檔案的記錄和整理也就沒(méi)有足夠的重視，他們對(duì)于干部人事檔案的管理制度執(zhí)行也不到位，比如未落實(shí)好查借閱登記的相關(guān)手續(xù)，借閱檔案超時(shí)也沒(méi)有及時(shí)地催還，這樣極其容易造成檔案資料的缺失，而且檔案轉(zhuǎn)遞不按專業(yè)的檔案管理規(guī)定要求正確填寫(xiě)“檔案轉(zhuǎn)遞通知書(shū)”，不通過(guò)正規(guī)的機(jī)要方式或?qū)Ｈ巳∷头绞蕉峭ㄟ^(guò)其他快遞來(lái)轉(zhuǎn)遞干部人事檔案等問(wèn)題，更是不利于檔案管理工作的開(kāi)展，從而忽略了檔案的科學(xué)管理和有效地利用。

（2）存在未建立有效的檔案目錄庫(kù)的情況，因?yàn)闄n案管理人員操作不規(guī)范，登記檔案資料導(dǎo)致查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響工作效率。還有在收集檔案材料時(shí)，填寫(xiě)資料簡(jiǎn)單，漏寫(xiě)漏填，而且不區(qū)分原件和復(fù)印件，需要簽名的未簽名，需要蓋章的未蓋章，還有材料蓋章不齊全、材料缺頁(yè)漏頁(yè)等問(wèn)題，都直接影響了干部人事檔案的質(zhì)量。社會(huì)中有一些單位比較注重業(yè)務(wù)能力，而在檔案管理方面的認(rèn)知比較薄弱，對(duì)檔案中的有價(jià)值的履歷資料記錄模糊，只收集了一些最基本的資料信息和簡(jiǎn)歷信息，這些信息對(duì)社會(huì)管理體現(xiàn)不了什么作用，對(duì)單位干部的選拔，人才培養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)的建設(shè)也體現(xiàn)不出應(yīng)有的價(jià)值。業(yè)務(wù)能力比較薄弱，就會(huì)直接造成檔案中有價(jià)值的履歷資料記錄模糊，只收集了一些最基本的資料信息和簡(jiǎn)歷信息，這些信息對(duì)社會(huì)管理體現(xiàn)不了什么作用，對(duì)人才培養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)的建設(shè)也體現(xiàn)不出應(yīng)有的價(jià)值。所以高素質(zhì)、懂技術(shù)的人才隊(duì)伍是關(guān)鍵，現(xiàn)有的情況來(lái)看，管理信息化檔案的人員專業(yè)不對(duì)口，知識(shí)不扎實(shí)，在日常工作中，由于工作人員對(duì)數(shù)字化工作認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的數(shù)字化工作培訓(xùn)，意識(shí)不到自身的不足，進(jìn)行操作的時(shí)候比較隨意，而且不規(guī)范操作，沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的記錄歸檔，就可能導(dǎo)致在檔案掃描過(guò)程中出現(xiàn)漏掃或重復(fù)掃，并且不加確認(rèn)隨意更改數(shù)字化檔案的記錄數(shù)據(jù)，使得原始紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄庫(kù)未能建立有效連接，并且在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候置之不管，沒(méi)有及時(shí)返工更正處理信息數(shù)據(jù)資料，敷衍了事，從而影響了數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性，降低了數(shù)字化檔案信息的質(zhì)量，使數(shù)字化檔案失去原始記錄性和憑據(jù)作用，導(dǎo)致數(shù)字化檔案質(zhì)量得不到保障。還有一部分?jǐn)?shù)字化檔案管理員是原來(lái)傳統(tǒng)的館員，他們的年齡普遍較大，對(duì)信息化了解比較保守，多為手工記錄，電腦的數(shù)據(jù)記錄更新不及時(shí)，也間接影響了數(shù)字化信息檔案的工作進(jìn)程。

（3）檔案管理設(shè)施不完善。首先，傳統(tǒng)檔案管理較為落后，只是單純的“收集，登記，保管，檢索，利用”手工管理檔案，而且檔案只單純的是到館查詢，受到時(shí)間和空間的限制，檔案的整體利用率較低，不利于快速的查到所需要的檔案資料，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的順利開(kāi)展。而且初期錄入的檔案由于形成時(shí)間和紙張材質(zhì)等的差異，使檔案原件字跡明晰程度不一，破損程度不同，修復(fù)后數(shù)字化效果欠佳;還有一些檔案原件本身就是復(fù)印件，存在著內(nèi)容蒼白、色澤明暗不平衡以及紙質(zhì)不適應(yīng)掃描等各種問(wèn)題，容易出現(xiàn)掃描文字識(shí)別率低、圖像模糊、圖像上出現(xiàn)多重陰影等多種情況。其次，初期檔案保管條件惡劣，沒(méi)有專業(yè)的保管室，空間上不利于保存檔案，造成檔案受潮，受損，影響到檔案資料的完整性未能做到專檔專管，檔案存放柜和存放室跟其他資料一起存放，比較雜亂無(wú)序，而且在檔案保管上溫度和濕度的控制不到位，還有檔案的防塵處理不到位，都不利于檔案的保管，并且跟其他資料一起保管，容易混淆。再次，初期檔案多為紙質(zhì)檔案，需要大量的人力錄用，進(jìn)行保管，在工作的開(kāi)展中，需要大量的人來(lái)操作，整理歸檔，需要投入的資金也較多，產(chǎn)生的效益卻不高。

3.檔案材料先后信息不一致。干部人事檔案信息涉及眾多方面，可是由于歷史初期的檔案管理員沒(méi)有足夠重視檔案管理工作，所做的檔案管理工作也都比較簡(jiǎn)單，所以造成早期的干部人事檔案管理上的不規(guī)范，并且加上干部填寫(xiě)人自身的態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，或出于個(gè)人某種利益需求需要，檔案管理的早期出現(xiàn)的“三齡兩歷”填寫(xiě)先后不一致的情況比比皆是，例如把出生年齡填大，參工時(shí)間填早，入黨時(shí)間填寫(xiě)成轉(zhuǎn)正時(shí)間或材料的落款時(shí)間等，部分干部認(rèn)為檔案的修改并不能帶來(lái)嚴(yán)重后果，所以即使修改了也不會(huì)有人知道，其隨意性影響了檔案材料的真實(shí)性，這也對(duì)干部的提拔任用、退休等造成影響;而檔案管理人員對(duì)干部人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只是單純性的材料堆放，在收集存檔時(shí)未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，或發(fā)現(xiàn)了也認(rèn)為無(wú)關(guān)緊要放任不管，因?yàn)閷?duì)干部人事檔案的收集缺乏約束力，所以收集回來(lái)的問(wèn)題檔案材料較多，信息收集前后不一致就造成了干部人事檔案的內(nèi)容失真。

4.檔案管理手段比較落后?，F(xiàn)在有的單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還不到位，在檔案管理人員的安排上也是差強(qiáng)人意，有一部分單位并沒(méi)有專業(yè)獨(dú)立的檔案經(jīng)管人員，很多檔案管理人員是身兼數(shù)職，由其他部門(mén)的人員兼任檔案管理員，他們未進(jìn)行專業(yè)檔案管理工資的相關(guān)技能培訓(xùn)就直接上崗了，他們的工作重心并非在檔案管理工作上，認(rèn)為只要檔案不遺失、能應(yīng)付檢查即可，不需要花太多心思，這就對(duì)人事檔案管理工作質(zhì)量留下隱患，資料存檔簡(jiǎn)單，而且多次操作借閱歸還沒(méi)有好好保管，容易造成檔案資料的破損和丟失，也不利于長(zhǎng)久的保存干部人事檔案資料。

三、加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的措施

1.重視干部人事檔案管理工作

干部人事檔案伴隨著個(gè)人的一生，其重要性不容忽視，從中共中央辦公廳在2018年11月專門(mén)發(fā)布《干部人事檔案工作條例》來(lái)看，國(guó)家對(duì)干部人事檔案工作提出了更高的要求，各單位應(yīng)結(jié)合該條例，針對(duì)本單位在干部人事檔案的收集、管理、利用等薄弱環(huán)節(jié)，制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，及時(shí)糾正不合規(guī)行為，提高管理檔案管理工作的能力，確保干部人事檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，并且存檔手續(xù)齊全，檔案材料內(nèi)容真實(shí)可靠。同時(shí)，進(jìn)行專業(yè)的檔案管理員負(fù)責(zé)制，術(shù)業(yè)有專攻，確保干部人事檔案管理工作更規(guī)范、更順利的開(kāi)展。

2.加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作是干部人事檔案的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，需要固定的專業(yè)的檔案管理人才，嚴(yán)把人才“進(jìn)口關(guān)”，在招聘時(shí)盡量選擇檔案專業(yè)畢業(yè)的或已有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人才，挑選出政治素養(yǎng)高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理員，建立高素質(zhì)，專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)重視檔案工作人員的培養(yǎng)，做好新老員工的“傳、幫、帶”，強(qiáng)化檔案管理制度、檔案審核等檔案管理專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人的責(zé)任意識(shí)，明確崗位職責(zé)，將工作情況與績(jī)效考核掛鉤，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)一步提升單位干部人事檔案的管理能力。

3.實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化

隨著社會(huì)信息化技術(shù)進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化也迎來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。抓住數(shù)字化這一技術(shù)，培養(yǎng)和引進(jìn)電子計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，同時(shí)引進(jìn)電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)行電子檔案數(shù)字化的管理，輔助做好傳統(tǒng)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，能更有效的做好干部人事檔案管理工作，既能保護(hù)干部人事檔案原件，也能方便利用，還能節(jié)約存儲(chǔ)成本，能更好的保護(hù)檔案資料。當(dāng)然，干部人事檔案涉及個(gè)人信息，其安全性不容忽視，進(jìn)行加密處理，并且嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度，借助數(shù)字化計(jì)算機(jī)安全技術(shù)提高保障，在利用數(shù)字化檔案時(shí)，確保檔案利用有跡可循，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，干部人事檔案對(duì)干部自身的發(fā)展意義重大，也是干部履歷發(fā)展的重要基礎(chǔ)資料，所以亟須調(diào)整策略，做好干部人事檔案管理基礎(chǔ)工作之外，也需要各個(gè)單位和專業(yè)的檔案管理人員共同努力，轉(zhuǎn)變思維模式，多方位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)檔案的管理水平，能夠直面問(wèn)題，勇于解決遇到的問(wèn)題，借助數(shù)字化信息化創(chuàng)新工作方法，提高檔案管理的效率，能夠保證所收集到的檔案資料信息的質(zhì)量，為干部工作提供強(qiáng)有力的保障，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化檔案的作用。

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（作者單位：深圳市光明區(qū)愛(ài)華小學(xué)）