城建檔案工作創(chuàng)新的若干思考探究

劉蓉

摘 要：新時(shí)代下我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和建設(shè)中，必須要明確城市建設(shè)工作的重要性，而在實(shí)際的城建工作中，也是需要有充足的文字總結(jié)和資料為支持，以此來(lái)為城建工作的開(kāi)展提供保障。因此在新時(shí)代環(huán)境下，必須要加強(qiáng)城建檔案工作的研究，明確城建檔案工作的關(guān)鍵性意義，并對(duì)當(dāng)前城建檔案工作的實(shí)際情況進(jìn)行探究，最后加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的創(chuàng)新和優(yōu)化，由此為我國(guó)城市建設(shè)工作的開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

關(guān)鍵詞：城建檔案工作;工作創(chuàng)新;策略

針對(duì)實(shí)際的城建檔案工作，就是對(duì)在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料進(jìn)行收集、保管及利用，對(duì)城市建設(shè)工作的良好開(kāi)展有極大意義。當(dāng)前我國(guó)的城市化建設(shè)在進(jìn)一步提升，城建檔案工作也加快了自身步伐，在不斷地創(chuàng)新發(fā)展，從最原始的紙質(zhì)檔案歸檔到紙質(zhì)、電子檔案雙套制歸檔，再到與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合的數(shù)字檔案歸檔，加上數(shù)字檔案館建設(shè)，城建檔案管理水平不斷提升。城市建設(shè)工作的發(fā)展對(duì)城建檔案利用服務(wù)也提出了更高的新要求，如何才能有效地開(kāi)展城建檔案工作，并實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)其利用率的效果，這是新時(shí)期下城建工作必須要重視的一點(diǎn)。因此，在實(shí)際的城建檔案工作中，必須要加強(qiáng)研究力度，并針對(duì)實(shí)際工作情況進(jìn)行分析，再制定完善的創(chuàng)新策略，由此為城市建設(shè)工作的有效落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、新時(shí)代下城建檔案工作意義分析

針對(duì)當(dāng)前的城建檔案工作來(lái)說(shuō)，屬于城市中城區(qū)建設(shè)以及改造的關(guān)鍵性的依據(jù)，該工作對(duì)于城市發(fā)展是非常關(guān)鍵的。城建檔案在實(shí)際的城市建設(shè)中有非常廣泛的應(yīng)用和意義，它能夠?yàn)榻ㄔO(shè)工程的管理、維修、改建、擴(kuò)建、恢復(fù)等工作提供依據(jù)，為規(guī)劃審批、工程設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、產(chǎn)權(quán)糾紛等提供可靠的憑證及依據(jù)。它可以作為城市建設(shè)歷史考察、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)交流、科學(xué)研究的信息資源，還是建設(shè)工程質(zhì)量核查的重要標(biāo)準(zhǔn)，是工程驗(yàn)收和工程評(píng)優(yōu)的必要條件，是可否決的項(xiàng)目之一。城建檔案也能給城市經(jīng)濟(jì)的建設(shè)提供更多依據(jù)，因城市建設(shè)與改造前是要針對(duì)工程的投資以及耗費(fèi)資源的情況等進(jìn)行全面分析，在運(yùn)用科學(xué)合理的手段來(lái)制定完善的建設(shè)方案，而城建檔案信息的準(zhǔn)確性和完善性，是保障城市建設(shè)質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，進(jìn)而為控制城建資金和工程效率提供保障。

針對(duì)實(shí)際的城市建設(shè)工作，一般會(huì)包含很多新城區(qū)規(guī)劃、舊城區(qū)改造在內(nèi)，例如，在城區(qū)改造中，會(huì)遇到市民搬遷，在道路拓展時(shí)，會(huì)有市政工程的建設(shè)等，對(duì)于這些過(guò)程，其城建檔案信息能夠結(jié)合各項(xiàng)工作的需求來(lái)提供相應(yīng)的依據(jù)。而城建檔案工作是包含特定的建設(shè)要求的，其中的管理者必須要以不同的形式在城建資料庫(kù)中做好檔案分類(lèi)工作，由此將其公共效應(yīng)展示出來(lái)，這屬于城建檔案的重要價(jià)值。是實(shí)際應(yīng)用城建檔案時(shí)，其工作人員必須要加強(qiáng)重視度，將其價(jià)值和作用展示出來(lái)，由此將其社會(huì)服務(wù)的價(jià)值展示出來(lái)。

二、新時(shí)期下開(kāi)展城建檔案工作中的問(wèn)題表現(xiàn)

針對(duì)當(dāng)前新時(shí)期之下，在開(kāi)展城建檔案工作中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，而下面就針對(duì)實(shí)際中存在的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，由此為城建檔案工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供保障，為我國(guó)城市建設(shè)工作的開(kāi)展也奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.檔案信息欠缺全面性

針對(duì)當(dāng)前新時(shí)期下城建檔案工作中存在的內(nèi)容不夠全面的問(wèn)題來(lái)說(shuō)，因我國(guó)當(dāng)前城建檔案在利用人次、卷次的效率在不斷的上升，城建檔案也逐漸展示出自身在城市建設(shè)中的意義，但在實(shí)際工作中，卻會(huì)因檔案資料的不健全和部分檔案不能有效利用等因素的影響，這樣會(huì)對(duì)城建檔案工作效率的提升帶來(lái)影響。另外，因城建檔案的種類(lèi)多樣、形成量大、涉及規(guī)劃、建設(shè)各個(gè)領(lǐng)域，各涉及部門(mén)欠缺較高重視度，檔案不能得到全面有效地收集，導(dǎo)致館藏門(mén)類(lèi)單一、結(jié)構(gòu)不均衡，檔案信息不全面等，這些都會(huì)對(duì)城建檔案工作的開(kāi)展帶來(lái)影響。

2.檔案管理不夠規(guī)范，復(fù)合型人才缺失

城建檔案管理工作包含了“收、管、用”，在管理過(guò)程中，因受到人為因素的影響，各個(gè)環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異性。針對(duì)一些檔案管理的機(jī)構(gòu)中，因檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)欠缺統(tǒng)一性，使得檔案信息的錄入存在不規(guī)范的問(wèn)題，甚至對(duì)內(nèi)容的準(zhǔn)確性也會(huì)帶來(lái)影響，難以確保錄入工作的有效開(kāi)展。這些都將會(huì)影響到檔案管理的規(guī)范性，難以確保檔案資源發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)和作用。

另外，針對(duì)當(dāng)前新時(shí)期環(huán)境下，城建檔案工作逐漸向信息化工作轉(zhuǎn)變，檔案管理人員采用傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”信息化建設(shè)工作時(shí)，無(wú)法熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)知之甚少，造成了無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的工作環(huán)境以及要求。

3.信息技術(shù)應(yīng)用的力度有待提升

對(duì)于新時(shí)代下，城建檔案工作中，應(yīng)重視信息技術(shù)的應(yīng)用，但我國(guó)一些城建檔案機(jī)構(gòu)在實(shí)際工作中，未能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的全面落實(shí)，整體的管理系統(tǒng)也欠缺穩(wěn)定性，欠缺齊全的配套設(shè)備。例如網(wǎng)絡(luò)組建不通暢、硬件設(shè)備配備不足、資源共享率不高、電子檔案沒(méi)有背景信息，不能前端控制、缺乏元數(shù)據(jù)、檔案信息錄入的不完整、數(shù)據(jù)安全性等問(wèn)題，會(huì)給檔案收集、查閱、統(tǒng)計(jì)分析工作的開(kāi)展帶來(lái)困難，難以確保城建檔案管理工作的有效落實(shí)。

4.檔案管理的重視度有待提升

在城市建設(shè)中，建設(shè)者及部分管理部門(mén)對(duì)工程檔案關(guān)注度較低，往往遇到問(wèn)題才會(huì)想到查詢城建檔案，缺乏重視，也在很大程度上影響了檔案管理工作的效果。另外，部分的城建檔案管理機(jī)構(gòu)中，因未能實(shí)現(xiàn)館藏檔案的有效宣傳，導(dǎo)致市民群眾的了解程度欠缺全面性。如果城建檔案的利用率不能進(jìn)一步提升，也難以確保城市建設(shè)工作的有效開(kāi)展。針對(duì)實(shí)際調(diào)查進(jìn)行分析，雖然會(huì)有工作者到城建檔案館中查閱相應(yīng)的檔案，可是他們卻未能明確城建檔案館具體情況，忽視了檔案館職責(zé)、性質(zhì)以及具體用途等，這樣對(duì)檔案資源的有效利用會(huì)帶來(lái)一定影響。

5.檔案接收、利用服務(wù)模式有待轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的城建檔案接收方式較為被動(dòng)，多為建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目工程竣工后，將工程（紙質(zhì)、電子、聲像）文件進(jìn)行整理立卷提交到城建檔案管理機(jī)構(gòu)驗(yàn)收歸檔。而建設(shè)單位普遍存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，檔案工作職責(zé)劃分不清晰，建設(shè)單位重視度不夠，人才流動(dòng)量大、不穩(wěn)定、層次不齊等情況，造成檔案收集工作開(kāi)展滯后，檔案完整性、真實(shí)性得不到保障。

目前城建檔案管理機(jī)構(gòu)提供檔案利用的方式也比較單一，多為采用電話咨詢和現(xiàn)場(chǎng)查閱的方式。服務(wù)對(duì)象需要持本人有效證件及介紹信等相關(guān)證明到檔案管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)辦理查檔手續(xù)。這樣的服務(wù)模式實(shí)現(xiàn)不了讓群眾少跑路的目標(biāo)，也無(wú)法適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的要求。

三、新時(shí)期下對(duì)城建檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新的策略

針對(duì)當(dāng)前時(shí)代環(huán)境下，城建檔案工作的創(chuàng)新思路必須要注重多樣性的原則，并且要從多個(gè)角度來(lái)創(chuàng)新和優(yōu)化城建檔案工作形式，由此為城建檔案工作的有效開(kāi)展提供保障。

1.加強(qiáng)長(zhǎng)期宣傳工作的開(kāi)展

針對(duì)當(dāng)前新時(shí)代下，城建檔案工作的創(chuàng)新首要工作，就是要加強(qiáng)長(zhǎng)期宣傳工作的開(kāi)展，其城建檔案工作人員，應(yīng)先通過(guò)普及實(shí)際的城建檔案知識(shí)，讓更多的人能夠認(rèn)識(shí)到城建檔案工作的關(guān)鍵性和意義。對(duì)于該工作中，其工作人員可以借助靈活有效地媒體、展板等形式來(lái)為群眾介紹城建檔案的概況，將集體的館藏的數(shù)量、分類(lèi)以及對(duì)外的服務(wù)項(xiàng)目和檔案查閱手續(xù)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行介紹，使得群眾能夠明確城建檔案館的重要性。另外城建檔案工作者在長(zhǎng)期宣傳工作中，也要重視服務(wù)模式的創(chuàng)新，要主動(dòng)的貼近群眾的要求，例如，其檔案管理者可以通過(guò)制作相應(yīng)的《城建檔案館指南》或是相關(guān)的檔案知識(shí)手冊(cè)、利用“6.9”檔案日舉辦城建檔案巡展、創(chuàng)建城建檔案微信公眾號(hào)等方式，以此讓更多市民群眾了解到城建檔案工作的重要性，實(shí)現(xiàn)全民宣傳工作的開(kāi)展。而且，城建檔案工作者對(duì)于長(zhǎng)期宣傳工作中，也要增強(qiáng)城建聲像檔案的編研管理，可以通過(guò)制作《城建檔案》宣傳片、《重點(diǎn)工程建設(shè)》記錄片、《城市規(guī)劃發(fā)展》、《城市建設(shè)》等影片，努力建立城市的記憶工程，積極挖掘城建檔案優(yōu)勢(shì)以及潛力等，并展示出聲像專(zhuān)業(yè)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加深市民群眾對(duì)城建檔案的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而為城市建設(shè)工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.增強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)和能力

在當(dāng)前環(huán)境下，城建檔案工作的創(chuàng)新重點(diǎn)就在于，強(qiáng)化工作人員的綜合素質(zhì)以及工作水平等。其檔案管理機(jī)構(gòu)在增強(qiáng)工作者素質(zhì)時(shí)，應(yīng)先樹(shù)立以為人民服務(wù)的理念來(lái)增強(qiáng)創(chuàng)新和優(yōu)化，真正有效的將城建檔案資源的優(yōu)勢(shì)展示出來(lái)。而且在增強(qiáng)工作人員素質(zhì)時(shí)，要加強(qiáng)研究利用者的心理，針對(duì)實(shí)際情況來(lái)優(yōu)化服務(wù)動(dòng)向，由此滿足各項(xiàng)工作的要求。例如，檔案管理人員必須要針對(duì)所有的來(lái)訪者進(jìn)行熱情接待，并保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，真正為查閱者提供高效便捷的服務(wù)。工作人員應(yīng)努力的完善其內(nèi)部查檔借閱的制度，要注重查檔記錄的完善，收集相應(yīng)的利用反饋信息。另外，在檔案管理機(jī)構(gòu)中，隨著檔案信息化工作的開(kāi)啟，要改變?cè)械臉I(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，不僅需要檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才、規(guī)劃建設(shè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，還需要引進(jìn)計(jì)算機(jī)、信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。同時(shí)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，重視理論、業(yè)務(wù)和技能等不同方面的學(xué)習(xí)，針對(duì)不同崗位人員開(kāi)展相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員掌握和運(yùn)用信息化技術(shù)的技能，這樣才能為城建檔案管理工作的有效開(kāi)展提供保障。

3.對(duì)檔案館藏進(jìn)行豐富和優(yōu)化

當(dāng)前環(huán)境下，城建檔案工作的創(chuàng)新應(yīng)確保其檔案館藏的豐富性，并保障其能夠滿足城市規(guī)劃、建設(shè)工作的要求。而豐富的館藏需要達(dá)到面廣量多、質(zhì)量?jī)?yōu)化、結(jié)構(gòu)均衡、信息豐富等要求，因此，應(yīng)根據(jù)城市的性質(zhì)、規(guī)模和對(duì)檔案利用的需求來(lái)確定接收進(jìn)館的范圍和內(nèi)容，提高進(jìn)館檔案的質(zhì)量。而檔案管理機(jī)構(gòu)在優(yōu)化自身檔案資料的同時(shí)，應(yīng)增強(qiáng)收集的力度，不斷的豐富其館藏資源。城建館藏檔案是城建檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是提供利用的根本出發(fā)點(diǎn)。這就要求館藏檔案的多元性，保證具有保存價(jià)值的各種載體、各種門(mén)類(lèi)的城建檔案都能進(jìn)館，而且其儲(chǔ)存信息資源的豐富性，是能確保信息資源有效性的關(guān)鍵。因此在檔案管理機(jī)構(gòu)中，必須要注重館藏的方法，通過(guò)加大收集渠道以及提升收集的力度，而且也要強(qiáng)化其業(yè)務(wù)指導(dǎo)效果，杜絕檔案資料重復(fù)、散失以及殘缺不全等問(wèn)題的出現(xiàn)，以此來(lái)為城市建設(shè)工作提供健全的依據(jù)。

4.科學(xué)有效地運(yùn)用信息技術(shù)

新時(shí)代下，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，也為各個(gè)行業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的提升提供了保障，而對(duì)于城建檔案工作的創(chuàng)新，也應(yīng)重視先進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用。城建檔案信息化的建設(shè)將以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的不同階段看作一個(gè)完整過(guò)程，實(shí)現(xiàn)電子文件的流程管理;并充分考慮文件檔案管理環(huán)節(jié)、活動(dòng)內(nèi)容、介入時(shí)間、承擔(dān)者及文件檔案管理各環(huán)節(jié)的相互關(guān)系，通過(guò)文件管理流程與業(yè)務(wù)流程的集成，實(shí)現(xiàn)電子文件的前端控制，確保采集文件的真實(shí)性、完整性。其檔案管理人員可以有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，構(gòu)建在線電子檔案接收系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，與各部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息共享，與各移交單位實(shí)現(xiàn)在線檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、在線檔案驗(yàn)收，做到前端控制，接收原生電子信息，提取精準(zhǔn)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。并且做好檔案異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)安全。這樣將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝Э旖莸默F(xiàn)代化模式，為城建工作的落實(shí)提供了有利保障。

5.創(chuàng)新利用服務(wù)方式

按照“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”的要求，利用互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)信息化技術(shù)，搭建數(shù)字化城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)。讓服務(wù)對(duì)象可以通過(guò)城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)在網(wǎng)上提交申請(qǐng)和上傳有效證件，遠(yuǎn)程查閱檔案。也可以通過(guò)城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)查看城建檔案業(yè)務(wù)辦事指南、進(jìn)行在線業(yè)務(wù)咨詢、預(yù)約現(xiàn)場(chǎng)查檔。

現(xiàn)場(chǎng)查檔除一對(duì)一人工服務(wù)外，還可以借鑒圖書(shū)館自助查詢系統(tǒng)運(yùn)作方式，結(jié)合城建檔案自身特性，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)登記功能，查檔人員在進(jìn)行自助查檔操作前先使用二代身份證在身份證閱讀器上登記個(gè)人身份信息，閱讀器識(shí)別出正確查檔人員信息后方可進(jìn)行檔案信息查詢。查詢到結(jié)果后，查檔人員可根據(jù)預(yù)設(shè)的權(quán)限導(dǎo)出電子文件或直接在配置了打印機(jī)的電腦打印電子文件利用，以此來(lái)提高辦事效率，落實(shí)便民服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

在城市化發(fā)展的過(guò)程中，城建檔案為城市的規(guī)劃、建設(shè)及管理提供重要的參考依據(jù)，城建檔案管理工作十分重要。對(duì)城建檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，在開(kāi)展該工作時(shí)，必須要明確城建檔案的重要性。在針對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合具體情況制定完善的應(yīng)對(duì)策略。為了提高城建檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮出其作用和價(jià)值，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)長(zhǎng)期宣傳工作的開(kāi)展、提高各級(jí)部門(mén)對(duì)城建檔案工作的認(rèn)知、豐富和優(yōu)化館藏檔案、積極推進(jìn)數(shù)字化城建檔案管理服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍人員建設(shè)、創(chuàng)新利用服務(wù)方式。以此加強(qiáng)城建檔案工作的創(chuàng)新和優(yōu)化，為城市化建設(shè)工作的開(kāi)展提供保障的同時(shí)，也為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：郴州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館）