試析疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)

唐亞梅

[摘要] 現(xiàn)代社會(huì)中，工作人員要想做好疾控中心檔案管理工作，就要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理工作方法，從多個(gè)角度出發(fā)，開展檔案管理的信息化與科學(xué)化建設(shè)，帶動(dòng)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展。該文簡要闡述了疾控中心檔案管理工作，進(jìn)一步探究了疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)與疾控中心檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，以期為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供穩(wěn)定的檔案管理工作基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞] 疾控中心;檔案管理;信息化;科學(xué)化

[中圖分類號(hào)] G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）02（b）-0100-03

[Abstract] In modern society， if staff members want to do a good job in the CDC's archives management， they must actively change the traditional archives management concepts， innovate archives management methods， and carry out the informationization and scientific construction of archives management from multiple perspectives to drive Development of China's medical and health undertakings. This article briefly explains the work of CDC file management， further explores the information management of CDC file management and the scientific construction of CDC file management， with a view to providing a stable file management foundation for China's medical and health undertakings.

[Key words] CDC; Archives management; Informatization; Scientific

隨著我國社會(huì)水平的不斷提升，檔案管理工作模式隨之發(fā)展，檔案管理學(xué)理論基礎(chǔ)不斷完善，人們對(duì)檔案資源的作用產(chǎn)生新的認(rèn)知。想要建設(shè)疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化，工作人員首先就要明確認(rèn)知疾控中心檔案管理的兩級(jí)管理，明確疾控中心檔案管理的資源范圍。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員要建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統(tǒng)、建立疾控中心檔案文件信息化電子儲(chǔ)存平臺(tái)、建立疾控中心檔案資源信息化共享平臺(tái)、建立疾控中心檔案信息化管理機(jī)制，全面建設(shè)疾控中心信息化檔案管理體系。

1? 疾控中心檔案管理工作探析

1.1? 疾控中心檔案管理的兩級(jí)管理

現(xiàn)階段，疾控中心檔案資源愈發(fā)復(fù)雜，檔案管理內(nèi)容增多，基于此種情況，檔案工作人員要積極提升自身檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，學(xué)習(xí)檔案管理的兩級(jí)化管理，在疾控中心綜合檔案科室的監(jiān)督下，對(duì)疾控中心的技術(shù)檔案施行中心管理與疾控所兩級(jí)化管理[1]。

1.2? 疾控中心檔案管理的資源范圍

在疾控中心檔案資源愈發(fā)復(fù)雜的背景條件下，工作人員要對(duì)檔案管理的資源范圍進(jìn)行劃分及確定，確保疾控中心檔案資源的可參考性與可利用性。檔案管理工作人員可以將疾控中心的檔案資源進(jìn)行范圍劃分，其中包括：常規(guī)型衛(wèi)生監(jiān)測資料、疾病情況調(diào)查處理及結(jié)果資料、健康危害因素資料及病理檢驗(yàn)資料;其中常規(guī)型衛(wèi)生監(jiān)測資料包括監(jiān)測小結(jié)及記錄、監(jiān)測報(bào)告、控制分析、衛(wèi)生檢查及抽查材料等;疾病情況調(diào)查處理及結(jié)果資料包括一般疫情處理材料、食物中毒病情處理資料及報(bào)告、污染事故檢驗(yàn)結(jié)果及處理報(bào)告[2]。

1.3? 疾控中心檔案信息化管理背景

現(xiàn)階段，我國各地區(qū)的基層疾控中心檔案管理部門的管理工作模式仍處于行業(yè)發(fā)展的初級(jí)階段，檔案管理模式相對(duì)落后，管理方法較為單一，大多數(shù)的疾控中心仍然在使用紙質(zhì)管理方法，其管理水平無法滿足現(xiàn)階段日益提升的檔案管理需求。這種情況主要由兩點(diǎn)原因共同造成，其一是一些疾控中心管理人員缺乏正確的檔案管理思想，忽視了檔案管理工作對(duì)疾控中心整體發(fā)展的重要價(jià)值，忽略了檔案管理工作在疾控中心整體工作體系中的必要性，從而縮小對(duì)檔案管理的投入比例，促使檔案管理工作模式發(fā)展緩慢;其二是大部分在職檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平較低，且不具備終身學(xué)習(xí)思想，無法熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作方法，造成檔案管理工作信息化水平較低，影響檔案管理工作的信息化、科學(xué)化建設(shè)。

現(xiàn)代社會(huì)背景下，政治、經(jīng)濟(jì)、文化的全球化發(fā)展加快了信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，我國已經(jīng)全面進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境主要有信息技術(shù)、通信技術(shù)、多媒體技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)共同構(gòu)成，疾控中心的檔案資源也日益豐富，其逐漸由傳統(tǒng)的文字、聲像、圖片資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，疾控中心各部門調(diào)取資料的方式也逐漸由原本的檔案室調(diào)取實(shí)物資料轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)部網(wǎng)絡(luò)調(diào)取閱讀網(wǎng)絡(luò)文本信息?；诖?，疾控中心檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身工作思想，與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，積極主動(dòng)融入信息化社會(huì)環(huán)境，配合疾控中心檔案管理模式的信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)疾控中心的檔案資源共享，促進(jìn)現(xiàn)代社會(huì)疾控中心檔案資源管理與利用發(fā)展。

2? 疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)

2.1? 建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統(tǒng)

要建設(shè)疾控中心檔案信息化管理模式，首先就要建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源采集信息化。近年來，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，資源文件的存在形式逐漸由傳統(tǒng)紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募问健；诖朔N情況，檔案管理工作人員要充分了解電子文件的特性，認(rèn)清電子文件在信息系統(tǒng)中的數(shù)字編碼形式，并以此為基礎(chǔ)引入管理技術(shù)。檔案管理工作人員要完善現(xiàn)有檔案電子文件的采集體系，積極引進(jìn)多媒體技術(shù)與信息數(shù)據(jù)庫，從而提升疾控中心檔案管理的信息化水平[3]。

2.2? 建立疾控中心檔案文件信息化電子儲(chǔ)存平臺(tái)

要建設(shè)疾控中心檔案信息化管理模式，就要建立一套健全的疾控中心檔案文件信息化電子儲(chǔ)存平臺(tái)。隨著電子文件數(shù)量的不斷增多，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)壓力逐漸增大，存儲(chǔ)空間緊張，容易發(fā)生由于存儲(chǔ)空間不足而引發(fā)的系統(tǒng)崩潰，導(dǎo)致電子文件丟失，影響了疾控中心檔案管理工作。因此，工作人員要重視電子文件的儲(chǔ)存問題，從安全、穩(wěn)定的角度出發(fā)，積極引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)，在條件允許的基礎(chǔ)上，疾控中心可以考慮自身檔案管理的實(shí)際情況，定制具有針對(duì)性的網(wǎng)絡(luò)電子儲(chǔ)存平臺(tái)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存設(shè)備，建立網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存系統(tǒng)。

2.3? 建立疾控中心檔案資源信息化共享平臺(tái)

要建設(shè)疾控中心檔案信息化管理模式，還要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，在現(xiàn)存檔案管理模式中融入“共享原則”，建立疾控中心檔案資源信息化共享平臺(tái)，提高疾控中心檔案資源利用率，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。首先，疾控中心檔案管理工作人員要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件統(tǒng)一輸入到電子系統(tǒng)中，并配套安裝檔案信息的全文數(shù)字化信息查詢系統(tǒng)、內(nèi)部檔案信息共享系統(tǒng)、檔案保密系統(tǒng)與檔案資源調(diào)取系統(tǒng)，改善現(xiàn)階段檔案資源電子化管理的漏洞，提高疾控中心檔案辦公室的資料服務(wù)質(zhì)量。然后，疾控中心檔案管理工作人員要積極利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，建立一個(gè)高水平的檔案共享平臺(tái)，在共享平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)疾控中心各部門之間檔案信息的互相借閱、參考，并充分推廣電子檔案查詢系統(tǒng)，帶動(dòng)疾控中心各部門人員共同推動(dòng)檔案資源信息化共享建設(shè)[4]。

2.4? 建立疾控中心檔案信息化管理機(jī)制

要建設(shè)疾控中心檔案信息化管理模式，就要重視檔案資源文件管理的作用，保證疾控中心檔案資源信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，強(qiáng)化對(duì)檔案資源信息的分析、整合、著錄、分類及歸納等工作，并提高檔案管理工作的監(jiān)督程度，建立健全完善的疾控中心檔案信息化管理機(jī)制。首先，疾控中心檔案管理工作人員要控制檔案信息的電子文件轉(zhuǎn)化過程，加強(qiáng)對(duì)電子文件從錄入到歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)的管理。然后，要強(qiáng)化檔案信息資源的借閱監(jiān)督，在借閱時(shí)采取只讀形式，避免檔案信息發(fā)生丟失、錯(cuò)誤、殘缺的現(xiàn)象，提高檔案資源管理效用。最后，工作人員要建立電子文件的預(yù)歸檔機(jī)制，避免檔案資源在分散的情況下產(chǎn)生變化和損失，并保證已形成電子檔案的穩(wěn)定性，避免部分工作人員任意篡改檔案信息。

3? 疾控中心檔案管理的科學(xué)化

3.1? 開展內(nèi)部繼續(xù)教育，打造科學(xué)化檔案管理人才隊(duì)伍

首先，疾控中心管理人員要重視現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢對(duì)檔案管理模式的改變，提高疾控中心檔案管理工作人員專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，開展疾控中心檔案管理工作人員繼續(xù)教育，打造一支科學(xué)化檔案管理人才隊(duì)伍。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)要正確面對(duì)現(xiàn)階段疾控中心檔案管理人員非專業(yè)人士的情況，為檔案管理人員提供檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn)，提升在職檔案管理人員的基本職業(yè)素養(yǎng);還要定期開展檔案管理模式發(fā)展的專項(xiàng)培訓(xùn)，進(jìn)行新興檔案管理工作理念的培訓(xùn)，帶動(dòng)在職檔案管理工作人員共同進(jìn)步，為疾控中心檔案管理模式的科學(xué)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)[5]。

3.2? 營造良好影音檔案保存環(huán)境，提升檔案管理科學(xué)性

其次，疾控中心領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)清檔案管理發(fā)展形勢，認(rèn)真分析近兩年疾控中心檔案資源的組成結(jié)構(gòu)，對(duì)現(xiàn)階段大量產(chǎn)生的影音檔案資源形成正確認(rèn)知。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，影音檔案的保存條件更加苛刻，更容易受到潮濕、高溫等外界因素的影響，雖然很多影音資料均是通過電腦系統(tǒng)進(jìn)行保存，但是仍然存在電腦病毒影響電子檔案資源管理的情況?；诖朔N情況，疾控中心要進(jìn)一步完善影音檔案保管環(huán)境，促使影音檔案資源保存手段的科學(xué)化發(fā)展，提高檔案管理科學(xué)性。

3.3? 建立科學(xué)化檔案管理機(jī)制，促進(jìn)疾控中心檔案管理發(fā)展

再次，疾控中心要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，還要建立健全的科學(xué)化檔案管理機(jī)制，明確提出檔案資源的相關(guān)管理制度，提高疾控中心檔案資源管理的科學(xué)性。疾控中心可以從檔案資源歸檔的角度考慮，建立相對(duì)健全的歸檔制度，并在檔案資源歸檔時(shí)對(duì)其文件信息進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查與復(fù)核，確保檔案資源信息的完整、準(zhǔn)確與有效，還要保證其與紙質(zhì)版文件保持一致，保證檔案資源的唯一性。另外，疾控中心檔案管理部門還要對(duì)檔案資源進(jìn)行文件利用管理，在借出檔案時(shí)提供電子版的拷貝文件，禁止提供原版文件或紙質(zhì)文件，提高檔案資源的安全性，避免發(fā)生檔案泄露或損傷的情況發(fā)生[6]。

3.4? 創(chuàng)建科學(xué)化考評(píng)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作熱情

最后，疾控中心要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)化的檔案管理工作考評(píng)機(jī)制，細(xì)化檔案管理部門激勵(lì)制度，通過獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰激勵(lì)工作人員，激發(fā)疾控中心檔案管理工作人員的工作熱情，充分調(diào)動(dòng)其積極性，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。疾控中心可以針對(duì)檔案管理部門的工作性質(zhì)，針對(duì)檔案的信息搜集、檔案利用率、檔案整理效果、檔案價(jià)值鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)及檔案編輯等多個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行考評(píng)，并提出相對(duì)完善的考評(píng)細(xì)則。

4? 結(jié)語

綜上所述，檔案資源管理對(duì)疾控中心醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展具有重要促進(jìn)意義，其不僅能夠有效調(diào)節(jié)疾控中心內(nèi)部人力資源配置，還能夠提升疾控中心醫(yī)療資源的管理水平，為疾控中心的可持續(xù)運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。要想推動(dòng)疾控中心檔案管理工作信息化與科學(xué)化建設(shè)，就要從制度與管理兩方面入手，建立健全的信息化檔案管理機(jī)制，提升檔案管理水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

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[3]? 劉燕.探析疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：49.

[4]? 徐國梁.疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6）：83.

[5]? 胡海.淺談疾病預(yù)防控制中心檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（4）：85.

[6]? 鄧婉麗.疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（24）：76.

（收稿日期：2019-11-11）