新時期企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

盧淑婷

摘要：在新時期背景下，管理思路與方法的不斷更替和創(chuàng)新是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路，基于此，本文在分析了企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對各項管理不足，提出了幾點檔案管理應(yīng)對措施及創(chuàng)新策略，僅供參考。

關(guān)鍵詞：新時期;企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新思路;方法探析

對處于新時期的企業(yè)而言，傳統(tǒng)檔案管理模式已然無法滿足新的檔案使用需求，而隨著國內(nèi)信息技術(shù)的深入發(fā)展，信息化管理理念已然深入人心，將成為檔案管理實現(xiàn)模式創(chuàng)新的主流趨勢，基于此，企業(yè)檔案管理部門負責人需積極轉(zhuǎn)變檔案管理思路，充分結(jié)合實際情況，實現(xiàn)管理創(chuàng)新，提升檔案管理效率，為單位發(fā)展提供有效助力[1]。

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）設(shè)備水平滯后，制度尚待完善

在科學(xué)技術(shù)日新月異的大環(huán)境背景下，各行業(yè)皆迎來了不進則退的發(fā)展危機，同時，也激勵著企業(yè)管理方式的新一輪革新，在此過程中，制度問題、企業(yè)設(shè)備水平皆對檔案發(fā)展造成了一定程度的制約，致使各項改革措施變?yōu)榭照?，難以發(fā)揮實際效用[2]。同時，在信息技術(shù)全面發(fā)展的時代，諸多新興的管理方式及手段在各工作領(lǐng)域被逐步推廣，這其中并不乏新穎的管理思路，但在實際執(zhí)行過程中卻依然無法發(fā)揮預(yù)期成效，究其根本原因可發(fā)現(xiàn)以下幾點主要因素：第一，雖然諸多管理部分在日常管理中積極引入了先進技術(shù)，但卻在制度建設(shè)方面尚有不足，例如，在實際工作中可發(fā)現(xiàn)，先進技術(shù)的使用范圍與預(yù)期并不相符，這就與推廣制度建設(shè)息息相關(guān)，事業(yè)單位中依然有少數(shù)工作者拘泥守舊，始終沿用傳統(tǒng)的管理技術(shù)。第二，企業(yè)往往在設(shè)備更新方面缺乏合理性，例如，若僅更新部分設(shè)備，就會引發(fā)信息無法實現(xiàn)共享、設(shè)備不配套的問題，在其他企業(yè)與檔案管理聯(lián)通時，由于調(diào)取技術(shù)滯后，出現(xiàn)不必要的一些麻煩[3]。總之，舊設(shè)備不僅有著安全性能差的弊端，當新設(shè)備與其共同使用時，甚至?xí)ζ髽I(yè)整體信息檔案安全構(gòu)成一定威脅，因此，從宏觀角度分析，企業(yè)檔案管理在設(shè)備水平及制度建設(shè)方面依然尚有較大發(fā)展空間。

（二）管理人員專業(yè)水平尚有較大進步空間

企業(yè)內(nèi)部檔案管理職員多源自于人才選拔或統(tǒng)一招聘，專業(yè)技術(shù)和素養(yǎng)皆有一定保障，但卻不乏兼職人員，因此，企業(yè)內(nèi)部管理人員的整體崗位能力依然尚有較大的進步空間。在實際管理過程中，若出現(xiàn)對兼職人員要求不嚴的情況，難免會引發(fā)一些管理失誤，因此，無論是在崗職員亦或是兼職人員，皆需接受專業(yè)培訓(xùn)，適應(yīng)現(xiàn)代化管理方法和先進設(shè)備，方可有效提升檔案管理部門的整體業(yè)務(wù)能力和工作效率[4]。

（三）信息資源的利用率相對較低

在大數(shù)據(jù)技術(shù)普及化發(fā)展的時代，企業(yè)檔案管理依然滯留在檔案保存、收集層面，存在信息資源利用率相對較低的問題，從而對檔案管理模式、管理內(nèi)容的創(chuàng)新與優(yōu)化造成了一定的制約因素。

二、創(chuàng)新及優(yōu)化措施

（一）創(chuàng)新管理思路

在新時期背景下，創(chuàng)新是取得發(fā)展和進步的要素之一，因此，管理思路的有效創(chuàng)新非常值得企業(yè)檔案管理負責人予以一定的重視，相關(guān)管理職員需及時轉(zhuǎn)變工作思路，力求將每項先進的管理工作落在實處，例如，管理人員需加強提升自我素養(yǎng)的意識，在實踐工作中，積極學(xué)習(xí)、探索新穎的管理思路，通過自主學(xué)習(xí)、相互交流等措施不斷取得進步，為管理創(chuàng)新奠定堅實基礎(chǔ)[5]。

（二）創(chuàng)新管理體制與制度

檔案管理水平的提升與問題的有效突破往往存在密切聯(lián)系，而現(xiàn)如今，檔案管理體制、管理制度尚未成熟，是企業(yè)所面臨的首要管理困境之一，基于此，我們需切實意識到，唯有具備規(guī)范的管理體制與制度，方可促使檔案管理取得有序發(fā)展，基于此，作為檔案管理人員需采取以下措施，實現(xiàn)管理體制與管理制度的有效革新，第一，樹立堅定不移的檔案管理革新意識，將關(guān)注重點放置于檔案管理反面，將統(tǒng)一管理作為工作目標，將二級管理、部門分類管理作為依托，在明確管理目標的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理體制，將各項管理工作落實到個人頭上，促使檔案管理體制具體化、明確化。第二，科學(xué)建立檔案室。統(tǒng)一放置各部門檔案資料，為檔案查詢、歸檔流程提供便捷的同時，可通過規(guī)劃放置區(qū)、為每個區(qū)域分配檔案專管人員等措施來做好區(qū)別工作，繼而有效降低工作失誤率。針對一些如財務(wù)檔案、人事檔案等利用率較高、不容出現(xiàn)差池的資料，需始終秉持直接管理原則，做好日常建檔與資料采集工作，提升檔案管理的實效性。第三，保障實際管理需求與制度創(chuàng)新的統(tǒng)一性。與實際情況不相符的管理制度往往已失去了其本身存在的意義，因此，制度創(chuàng)新需注重約束力、實效性的增進，不可過于片面，這就需要相關(guān)管理人員積極走進基層，實地考察現(xiàn)實情況，依據(jù)實際需求，設(shè)計出一套可操作性、合規(guī)性、合理性兼具的管理制度。同時，由于制度創(chuàng)新并不是一項一蹴而就的工作，而是一項較大的改革工程，因此，為充分保障新制度的科學(xué)性、合理性、說服力，企業(yè)需引入民主化的管理理念，例如，鼓勵企業(yè)全員參與制度創(chuàng)新工作，任何人皆可提出己見，以此來增強實際管理需求與新制度的契合度。此外，在新制度推出后，需積極做好推廣、貫徹落實工作，逐步實現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理[6]。

（三）引進先進設(shè)備和技術(shù)

在技術(shù)全面革新的新時期背景下，企業(yè)需在重視檔案管理工作的同時，作出更多實效性的工作，例如，加大投資力度，積極引進先進設(shè)備和技術(shù)，以便形成與現(xiàn)代化管理需求相配套的設(shè)備環(huán)境，設(shè)備更新不僅可提升工作效率，還可有效增進檔案管理部門與其他部門的溝通交流效率，為管理人員創(chuàng)新檔案管理，提升工作效率提供有效的設(shè)備資源支撐[7]。同時，企業(yè)可通過引進先進的RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（如圖1）來構(gòu)建方便、快捷、實效化的電子檔案體系，如此一來，不僅可有效分擔管理人員壓力，豐富檔案管理內(nèi)容，還可有效提升管理效率，實現(xiàn)信息共享化，增進檔案利用率。

（四）優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，加強信息防護

由于檔案工作本身具備的特殊性，致使在諸多企業(yè)中，檔案管理工作多被視為一項“閑職”，這就致使我國企業(yè)檔案管理體系逐漸出現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象，例如，近年來，檔案管理部門人員“老齡化”的問題較為顯著，而在新時期背景下，若想實現(xiàn)管理創(chuàng)新，合理的人才結(jié)構(gòu)配置是關(guān)鍵點之一，因此企業(yè)需積極吸納具備專業(yè)素養(yǎng)的年輕人才進入檔案管理部，唯有不斷注入新鮮血液，方可為管理創(chuàng)新奠定堅實基礎(chǔ)。此外，電子檔案雖可有效增進工作效率，但也會隨之帶來一定管理風險，而信息保密與防護工作則是新時期檔案管理工作的重點內(nèi)容，基于此，企業(yè)在制定相關(guān)保密制度、規(guī)范信息調(diào)取、存儲機制的同時，還需積極應(yīng)用身份驗證及防火墻技術(shù)，加強信息防護。

（五）加強職員培訓(xùn)，拓展服務(wù)能力

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)協(xié)同發(fā)展的新時期背景下，企業(yè)檔案管理內(nèi)容也愈加復(fù)雜化、多樣化，向管理人員素養(yǎng)提出了更高需求，因此，需引領(lǐng)管理人員逐步樹立大數(shù)據(jù)意識，并鼓勵其在業(yè)余時間參與學(xué)習(xí)，及時更新知識結(jié)構(gòu)，掌握新技能的同時拓展服務(wù)能力。同時，還可采取多樣化的培訓(xùn)措施來吸引管理職員積極參與培訓(xùn)，全面提升職員檔案管理素養(yǎng)。

三、結(jié)束語

綜上所述，新形勢下的企業(yè)管理工作變得愈加復(fù)雜，尤其是在檔案管理方面，單位管理體系的合理性更是與企業(yè)利益息息相關(guān)，基于此，我們需始終秉持創(chuàng)新理念，采取多樣化措施，提升實際管理需求與新管理機制、管理制度的統(tǒng)一性，保障管理體系的實效性，全面提升檔案利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供有效助力。

參考文獻：

[1]關(guān)允靜.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析[J].中外企業(yè)家，2020（10）：142-143.

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