大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的思考

安娜

【摘? 要】大數(shù)據(jù)下人事檔案管理就是通過將信息技術(shù)與人事部門的檔案資源的有效結(jié)合，通過大數(shù)據(jù)的有效手段，對(duì)內(nèi)部檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)有效保護(hù)檔案管理，提高人事部門日常的辦事效率，促使工作人員提高管理效率。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);人事檔案管理;數(shù)字化

引言

隨著近年來高職院校的快速發(fā)展，在各方面都進(jìn)步較大，師資力量不斷地完備和充足，學(xué)校的招生規(guī)模也在逐漸的擴(kuò)大，人員的流動(dòng)異常頻繁。在高職院校的老師，一邊要學(xué)習(xí)進(jìn)修，一邊工作，所以學(xué)校的人事檔案經(jīng)常變動(dòng)，加上隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于學(xué)校的人事檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)，高校迫切需要通過信息技術(shù)的結(jié)合，將人事檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)化管理，建立人事信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的搜集和登記，為高校的人事檔案管理提供充足的條件，服務(wù)于高校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)思路

一是由于檔案管理中存在信息孤島的問題，所以當(dāng)下最需要考慮的是集成問題，要從實(shí)際的需求出發(fā)，從電子文件在系統(tǒng)中形成和歸檔，不斷地進(jìn)行整理和規(guī)劃，形成電子化的檔案信息管理，通過對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行集成系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)據(jù)化管理，在管理的過程中注意規(guī)范化。

二是人事檔案管理的核心任務(wù)是檔案業(yè)務(wù)，檔案管理工作人員是管理檔案的主體，這是需要時(shí)刻牢記的，而在檔案進(jìn)行信息管理之后，受益者則是全體員工，他們是信息資源的享用者，能夠第一時(shí)間感受到信息力量的強(qiáng)大。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的手段，來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案系統(tǒng)的合理規(guī)劃和使用，能夠進(jìn)一步建設(shè)更好的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，提升信息建設(shè)中的服務(wù)意識(shí)。

三是應(yīng)該牢固掌握人事管理過程的流程，充分認(rèn)識(shí)到檔案發(fā)展建設(shè)的重要性，企業(yè)內(nèi)部的需求是推動(dòng)信息資源進(jìn)行管理的動(dòng)力，通過對(duì)檔案的儲(chǔ)備、管理到訪問都要經(jīng)過嚴(yán)密的審批，環(huán)節(jié)流程的變化、檔案管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、信息內(nèi)容之間的交互，對(duì)于不同階段的信息管理具有不同的要求，這就需要相關(guān)工作人員要增強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，借鑒同行信息管理的成果經(jīng)驗(yàn)，加以改造，調(diào)動(dòng)符合自身發(fā)展的要素，滿足學(xué)校發(fā)展的要求。

四是大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和發(fā)展是最重要的環(huán)節(jié)，也是最后能夠體現(xiàn)檔案管理效果的實(shí)現(xiàn)。這一階段需要對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行挑選、購買、調(diào)試和使用，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的配置使用，對(duì)管理工作人員進(jìn)行合格培訓(xùn)，使他們了解到具體的操作流程。整個(gè)檔案的管理系統(tǒng)由管理工作人員負(fù)責(zé)，信息技術(shù)人員要根據(jù)后臺(tái)的反饋及時(shí)修復(fù)，完善措施。

2.業(yè)務(wù)流程分析和功能需求調(diào)研

（1）業(yè)務(wù)流程分析。按照檔案管理業(yè)務(wù)流程和信息傳遞的方式可劃分為以下幾個(gè)階段：

第一階段：信息的數(shù)字化，這方面主要涵蓋了兩方面的內(nèi)容，第一是現(xiàn)有館藏的檔案信息化的處理，包括檔案的整理、掃描和圖文信息的錄入;第二方面包括現(xiàn)有檔案信息的執(zhí)行，主要就是通過辦公自動(dòng)化，用掃描儀來將檔案形成數(shù)字化信息，通過嚴(yán)格的規(guī)范和要求將其上傳至系統(tǒng)當(dāng)中，成為檔案信息。

第二階段：檔案規(guī)范的整合，首先得確定統(tǒng)一的格式規(guī)范，培訓(xùn)信息管理工作人員的標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，各個(gè)部門的業(yè)務(wù)人員再將信息上傳，將其錄入系統(tǒng)當(dāng)中。系統(tǒng)自動(dòng)地將檔案信息進(jìn)行歸納和保存，能夠方便信息的查詢和統(tǒng)計(jì)，形成一個(gè)規(guī)范的系統(tǒng)管理。當(dāng)然，對(duì)于一些不合規(guī)范的檔案信息，工作人員要及時(shí)地修正和處理。

第三階段：檔案的存儲(chǔ)，指的就是當(dāng)管理工作人員在對(duì)人事檔案進(jìn)行審核的時(shí)候，整理和歸納信息。在保證信息是完好的，沒有任何紕漏的前提條件之下，對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)的錄入，添加入庫信息，填寫儲(chǔ)存位置和細(xì)節(jié)。

第四階段：檔案的管理，檔案的信息管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，主要涉及了檔案的基本內(nèi)容、修改、借閱、轉(zhuǎn)檔和銷毀，這些管理業(yè)務(wù)可以交叉同時(shí)進(jìn)行，沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程。對(duì)于管理的工作人員來說，操作的檔案信息是統(tǒng)一放在指定的類別的，不同類型的數(shù)據(jù)信息，它們所構(gòu)成的內(nèi)容不同，這就需要管理人員通過利用信息技術(shù)的檢索來查找相關(guān)檔案信息，完善工作的流程，保證檔案在管理的過程中不出現(xiàn)問題。

第五階段：檔案信息的利用，當(dāng)檔案利用的操作對(duì)象，需要使用相關(guān)檔案時(shí)，是可以提取出來的。通過對(duì)管理人員的申請(qǐng)，調(diào)取使用的檔案資源，用完之后再返還。當(dāng)借閱檔案時(shí)，借閱者一定要做好相關(guān)信息的登記，以免檔案資源的丟失。通過檔案資源的借閱，能夠方便各個(gè)部門的信息共享，檔案信息消除等。

（2）功能需求調(diào)研。大數(shù)據(jù)下的檔案管理，是需要依托電子信息技術(shù)的，先進(jìn)的技術(shù)雖然很重要，但是管理的科學(xué)化和規(guī)劃才是保證檔案信息管理的重要舉措，除了要清晰地認(rèn)識(shí)到檔案管理的業(yè)務(wù)流程之外，還要根據(jù)實(shí)際的需求，將檔案進(jìn)行分門別類。對(duì)于平臺(tái)功能需求，也主要分為了五個(gè)部分：

檔案的數(shù)字化階段：指的就是檔案信息管理的工作人員，要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的處理，提供簡潔明了的操作界面，方便借閱者瀏覽，呈現(xiàn)清晰的圖文格式。對(duì)于一些復(fù)雜的操作步驟盡量簡化，能夠方便相關(guān)人員進(jìn)行查閱和瀏覽，詳細(xì)記錄操作的流程和功能。

檔案的規(guī)范化整理階段：檔案管理人員需要自動(dòng)提供檔案信息管理歸類，依靠強(qiáng)大的數(shù)據(jù)確定信息的整合和融合，提供檔案信息的檢查功能，檔案的管理要發(fā)布公告等等。同時(shí)在整理數(shù)據(jù)檔案時(shí)，提高相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)和專業(yè)化能力，保證檔案管理過程的完整性和高效性。

檔案的存儲(chǔ)階段：主要是面向檔案管理的工作人員，他們要對(duì)檔案信息進(jìn)行批量審核，優(yōu)化檔案審核的流程，提供方便快捷的查詢功能，保證信息能夠完好無損，儲(chǔ)存在電子信息系統(tǒng)當(dāng)中。通過在信息的存儲(chǔ)過程中，及時(shí)更新信息，完善信息，提高信息的利用效率。

檔案的管理階段：在該階段，對(duì)于各類人事檔案的管理，要通過信息技術(shù)來進(jìn)行管理和規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)信息的高效分享功能。完善檔案信息的借閱記錄和時(shí)間的統(tǒng)計(jì)，在管理當(dāng)中，及時(shí)地對(duì)于為處理的信息進(jìn)行修正，提高管理的方案和效率，保證管理的科學(xué)化。

檔案的利用階段：主要是面向的各個(gè)部門的主管和干部，及時(shí)發(fā)布檔案管理的信息通知，方便檔案的查看，提供檔案的查詢功能。能夠有效地實(shí)現(xiàn)信檔案資源的共享，通過電子信息技術(shù)，還可以讓相關(guān)人員進(jìn)行在線閱讀，提升信息的共享效率。

3.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（1）創(chuàng)新人事檔案管理制度。在企業(yè)的人事檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，創(chuàng)新人事檔案管理制度，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“棄檔不用”的管理現(xiàn)狀，利用客觀性、公正性的人事檔案為人才選拔打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。在進(jìn)行管理的過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)注重人員職務(wù)變動(dòng)的問題，更加注重人員的考核與歸檔管理情況，為后續(xù)管理工作的順利開展奠定穩(wěn)固基礎(chǔ)。

（2）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。以高校人事檔案管理工作而言，其自身所具備的主要特征并不讓一些高學(xué)歷人才產(chǎn)生興趣，在此情況下就會(huì)致使人才相對(duì)缺失，且在開展這項(xiàng)工作時(shí)，還會(huì)存在同一人員身兼數(shù)職的問題，導(dǎo)致現(xiàn)階段高校人事檔案管理能力普遍較為不足。為更好的吸引相關(guān)人才，還應(yīng)提高高校人事檔案管理工作的薪資待遇，燃起相關(guān)人員的工作積極性與熱情，在最大程度上降低身兼數(shù)職現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（3）充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)。人事檔案管理部門可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行有效采集與分類，以對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)與審核時(shí)能夠快速提取有用信息;也可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析功能，對(duì)人事檔案用戶的行為軌跡進(jìn)行深入分析，進(jìn)而判斷人事檔案的真實(shí)性等;可以利用云儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)分散性檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)整理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的遠(yuǎn)程整理與異地查閱。

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