城市規(guī)劃中城建檔案管理現(xiàn)狀及強化對策分析

張芬

摘 要：城建檔案是城市建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，而現(xiàn)階段國內(nèi)城市規(guī)劃中，城建檔案也已經(jīng)成為了各項細節(jié)工作推進落實的重要依據(jù)。因此要重視城建檔案管理，在正確認識其重要性的基礎(chǔ)上集中力量解決好現(xiàn)存問題，逐步創(chuàng)造出全新的管理格局，以保證城市規(guī)劃建設(shè)工作的順利開展。以下筆者從分析城市規(guī)劃中城建檔案管理的重要性出發(fā)對現(xiàn)階段其中存在的問題進行了分析闡述，之后提出了相應(yīng)的優(yōu)化改革策略，希望對推進相關(guān)工作的優(yōu)化改革有所幫助。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃;城建檔案管理;管理現(xiàn)狀;強化對策

城市規(guī)劃將直接影響城市建設(shè)的整體效果，而做好城建檔案管理則是推進各項細節(jié)工作穩(wěn)定落實的關(guān)鍵，最終將提高城市規(guī)劃建設(shè)效果。隨著城市化進程的不斷推進，城市規(guī)劃其實也在向著日漸復(fù)雜化的方向發(fā)展，其中出現(xiàn)了很多新問題、新挑戰(zhàn)，所以需要以創(chuàng)新城建檔案管理為起點逐步營造出全新的管理模式，以實現(xiàn)預(yù)先設(shè)定的規(guī)劃改革目標。

一、城建檔案的特點

現(xiàn)階段，城建檔案管理工作已經(jīng)成為了城市規(guī)劃建設(shè)中必不可少的組成部分。相關(guān)檔案資料在具體的城市規(guī)劃建設(shè)中為決策者提供了非常重要的參考，今后要提高對城建檔案管理工作的關(guān)注度、推進其優(yōu)化改革，而在這之前必須要明確城建檔案的特點。具體來說，城建檔案的特點主要體現(xiàn)在以下方面：

首先是檔案內(nèi)容多樣化的特點。隨著國內(nèi)經(jīng)濟的高速發(fā)展，城市規(guī)劃建設(shè)已經(jīng)進入了全新的階段。而城建檔案也已經(jīng)擺脫了計劃經(jīng)濟體制下的建檔模式，正在以全新的方式為城市規(guī)劃建設(shè)提供參考。具體來說，全新的城建檔案管理模式已經(jīng)對城市規(guī)劃建設(shè)以及城市居民的生活帶來了翻天覆地般的影響，城市的面貌也正因此而煥然一新。根據(jù)相關(guān)部門的政策規(guī)定，城建檔案主要包括城市勘測、城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、市政功能、民用建筑以及環(huán)境保護等十八個類別，這種劃分模式其實也決定了今后城建檔案管理工作的主要方向。具體來說，必須要做到具體化、全面化，所以必須要制定完善的管理制度之后才能夠把控好各個方面的細節(jié)工作。

其次是檔案門類復(fù)雜化的特點。實際工作中，具體涉及到的建檔領(lǐng)域正在不斷擴大，而且城建檔案門類也在日漸復(fù)雜，這在無形中增加了檔案管理工作的難度。再者，某些檔案資料的儲存形式也不只停留在了文字之上，數(shù)字化的城建檔案正在日漸普遍。因此必須要對現(xiàn)有的檔案管理模式進行優(yōu)化改革，以確保能夠適應(yīng)未知的管理形勢。

最后是檔案管理日漸多元化的特點。隨著城市規(guī)劃形勢的不斷變化，城建檔案管理工作也在向著全新的方向發(fā)展，因此必須要在解決現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上逐步革新管理體制，之后才能夠營造出全新的管理格局。實際工作中，應(yīng)當按照多元化管理的思路開展這方面的優(yōu)化改革，逐步創(chuàng)造出全新的管理體制，提高管理效率。

二、城市規(guī)劃中城建檔案的重要性分析

簡單來說，城建檔案其實是一系列與城市規(guī)劃有關(guān)的且具有保存價值的文字、圖片、照片、聲像資料的統(tǒng)稱。近些年，隨著國內(nèi)城市化建設(shè)的不斷深入，這方面的檔案管理工作也已經(jīng)得到了人們的關(guān)注及重視。城建檔案記錄下的信息既是城市發(fā)展的歷史回顧，又是制定管理規(guī)劃措施的重要技術(shù)參考。因此要重視城建檔案管理，逐步解決其中存在的問題。具體來說，其重要性主要體現(xiàn)在以下方面：

1.城建檔案資料是城市規(guī)劃建設(shè)的重要參考

在城市規(guī)劃中，我們需要對特定城市各個方面的發(fā)展狀況進行準確預(yù)測，并對人口流動等數(shù)據(jù)變化進行動態(tài)模擬，只有這樣才能夠制定出完善的城市規(guī)劃方案。最后只要經(jīng)過相關(guān)部門的審批便能夠正式實施方案。期間，城建工作為各項工作的推進落實提供了有力的技術(shù)材料依據(jù)，提高了城市規(guī)劃效率及各項細節(jié)工作的質(zhì)量。只要對城建檔案進行系統(tǒng)的分析，基本都可以發(fā)現(xiàn)未來一段時期內(nèi)城市發(fā)展的“隱患”，這時就可以借助于多角度的協(xié)調(diào)規(guī)劃來消除影響。在城建檔案的輔助下，我們也能夠讓城市規(guī)劃變得更加具體、更有人情味，讓其更好的服務(wù)于群眾的生產(chǎn)生活。

2.城建檔案資料是城市科學(xué)研究資料的重要來源

城市科學(xué)是以城市發(fā)展為研究對象的綜合性學(xué)科，它需要從不同角度對特定城市的發(fā)展規(guī)律進行分析、觀察、研究，之后再針對未來一段時期內(nèi)會出現(xiàn)的問題提前制定好應(yīng)對規(guī)劃策略。因為城建檔案是反映城市規(guī)劃、建設(shè)歷史的重要資料，其中收錄了大量與拆遷、修建或擴建工程有關(guān)的資料，因此是城市科學(xué)研究資料的重要來源。對城建檔案進行管理研究，既可以提高城市規(guī)劃管理水平，又能夠促進城市科學(xué)的發(fā)展。從長遠來看，更有助于實現(xiàn)人與自然的和諧共處，所以應(yīng)當提高對這部分工作的關(guān)注度。

三、現(xiàn)階段城市規(guī)劃中城建檔案管理工作遇到的問題

1.沒有正確認識到城建檔案管理的重要性

現(xiàn)階段，各地都在積極開展城市規(guī)劃建設(shè)，但卻沒有認識到城建檔案管理工作的重要性，于是便將這部分工作放在了可有可無的位置上。這類問題主要集中在了相關(guān)部門的負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)之上，因為他們不重視，所以這方面的投入也始終沒有落實到位。再者，因為實際工作中一直在沿用過去傳統(tǒng)的工作模式、整體檔案管理理念相對滯后，沒有根據(jù)實際規(guī)劃需要進行切實有效的開發(fā)利用，所以各類細節(jié)問題也一直沒有得到有效解決，問題主要表現(xiàn)為檔案管理以檔案資料的收集整理為主。今后想要做好城市規(guī)劃中的城建檔案管理，首先要轉(zhuǎn)變觀念、正確認識其檔案管理對城市規(guī)劃發(fā)展建設(shè)的重要意義，之后才能夠根據(jù)實際工作需要確定科學(xué)、合理的管理方案，提高管理效果并促進行業(yè)健康發(fā)展。

2.工作內(nèi)容不明確，檔案管理不規(guī)范

結(jié)合實際工作現(xiàn)狀分析，其實大部分工作人員都沒有明確城建檔案管理的實際內(nèi)容，他們不知道自己究竟要做什么，也沒有明確自己負責(zé)的工作到底有什么作用，這也是造成檔案管理以相關(guān)資料的收集、整理為主，沒有實現(xiàn)有效開發(fā)利用的重要原因?；谶@一現(xiàn)狀，實際檔案管理工作也沒有形成系統(tǒng)完善的工作流程，所以工作質(zhì)量始終沒有提高。再者，工作人員對一些價值相對較高的檔案其實也沒有實現(xiàn)有效的管理及開發(fā)利用，由此而造成的資源浪費其實完全可以避免。最后檔案管理不規(guī)范還體現(xiàn)在數(shù)字化管理水平不高、服務(wù)單一之上。大部分情況下，工作人員只有在檔案需求者出現(xiàn)時才會進行城建檔案查閱，之后的服務(wù)也僅僅是簡單的引導(dǎo)而已。雖說各地的城建檔案館及城市規(guī)劃設(shè)計院一直在推進數(shù)字化管理建設(shè)，但實際所能夠達到的效果卻非常有限，因此擺在我們面前的改革局面并不樂觀。上述問題也與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)狀有關(guān)。根據(jù)實際工作現(xiàn)狀分析，眼下從事這部分工作的“科班出身”人員幾乎寥寥無幾，很多都是身兼數(shù)職，而且只經(jīng)過了簡單的崗前培訓(xùn)。因此實際在工作中發(fā)揮的作用其實非常有限。

3.城建檔案管理制度不完善

在國內(nèi)城市規(guī)劃建設(shè)初期，我們并沒有認識到城建檔案管理工作的重要性，之后雖說各部門對這部分工作進行了一系列優(yōu)化調(diào)整，但因為傳統(tǒng)行政部門結(jié)構(gòu)的影響，所以改革取得的效果也非常有限。同樣，這一問題也影響到了負責(zé)部門對城建檔案管理工作的重視程度，最終造成了問題百出的局面。此外，城建檔案管理制度不完善還體現(xiàn)在管理分工不明確之上。因為負責(zé)部門沒有實現(xiàn)對于檔案的有效分工，所以很多細節(jié)工作一直都沒有得到切實有效的落實，再加上管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊等問題的影響，實際城建檔案管理工作出現(xiàn)了一系列隱患。最后考核制度不完善也是這一問題的焦點。因為沒有重視城建檔案管理，所以一直在沿用傳統(tǒng)的考核模式，很多單位檔案管理人員的薪資也都是按照后勤人員的標準發(fā)放的，這就造成了工作人員缺乏工作積極性的問題。因此后續(xù)工作中要細化檔案管理人員的考核標準，要肯定其為城市規(guī)劃建設(shè)作出的貢獻，提高其工作積極性。

四、解決上述問題，強化城建檔案管理工作的具體對策

1.正確認識城建檔案管理工作的重要性，做好人才培養(yǎng)

實際工作中，城建檔案管理部門要正確認識這部分工作的重要性，并逐步推進相關(guān)細節(jié)工作的優(yōu)化改革。要從宏觀層面進行調(diào)控，以推動城建檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，讓其能夠真正與城市規(guī)劃融為一體、服務(wù)于城市規(guī)劃。在正確認識其重要性的基礎(chǔ)上，我們還需要學(xué)習(xí)、借鑒其他管理模式的優(yōu)勢，并結(jié)合實際工作需要加強城建檔案管理信息化建設(shè)，以實現(xiàn)其均衡發(fā)展。要重視城建檔案資料的開發(fā)利用，而不應(yīng)只將工作重心放在檔案資料的收集、整理之上，之后還可以嘗試配合相應(yīng)的監(jiān)督與績效考核機制在單位內(nèi)部營造出適宜城建檔案管理改革的工作氛圍。

以上述工作為基礎(chǔ)，我們還需要做好人才培養(yǎng)，提高城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，以敦促各項細節(jié)工作的有效落實。新形勢下，城建檔案管理工作的特殊性決定了基層管理人員的專業(yè)素質(zhì)將直接影響到各項細節(jié)工作的推進落實情況，因此要做好人才培養(yǎng)。具體來說，可以通過召開培訓(xùn)交流會的方式引導(dǎo)基層管理人員轉(zhuǎn)變自己的工作理念，之后還需要借助于定期組織的相關(guān)主題的培訓(xùn)活動幫助工作人員革新工作技巧。期間，要注意強化城建檔案管理人員的信息化意識，進而為檔案管理的信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。實際工作中，這方面的人才培養(yǎng)應(yīng)當按照長期培訓(xùn)與短期培訓(xùn)相結(jié)合的原則完成，既要通過長期培訓(xùn)幫助相關(guān)檔案管理人員革新工作技巧，又要通過短期培訓(xùn)幫助工作人員查缺補漏，提高工作效率。此外，為了保證培訓(xùn)效果，還必須要制定相應(yīng)的獎懲及激勵措施，對培訓(xùn)中表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員進行獎勵，并鼓勵其為城建檔案管理工作的優(yōu)化改革貢獻一份力量。當然，還需要對消極應(yīng)對培訓(xùn)的工作人員進行相應(yīng)的處罰，以規(guī)范工作秩序。

2.優(yōu)化管理方法，推進科學(xué)化管理

新形勢下，城建檔案管理中我們要進一步明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，要幫助其把控工作重心，提高工作質(zhì)量。之后還需要推進紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變，提高城建檔案管理的信息化程度，并進一步規(guī)范工作流程。在城市規(guī)劃建設(shè)日漸復(fù)雜的大環(huán)境下，我們不能再繼續(xù)沿用以檔案資料收集整理為主的城建檔案管理模式，要加強城建黨建的開發(fā)利用，讓其在城市規(guī)劃建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的技術(shù)指導(dǎo)作用。總體來說，城建檔案管理其實是一項相對系統(tǒng)的工作，既要重視對于檔案資料的保護，又要重視其開發(fā)利用。因此我們需要對相關(guān)風(fēng)險進行深入分析，明確工作流程，從而對各種可能會出現(xiàn)的突發(fā)問題做好應(yīng)對措施。

3.完善城建檔案管理機制

具體來說，首先要保證城建檔案信息資料的準確性，這是后期對其進行開發(fā)利用的基本前提。在單位內(nèi)部，要做好城建檔案管理人員的分工，確保其能夠各司其職，將相關(guān)細節(jié)工作落實到位。其次要明確檔案資料的收集整理范圍，并做好檔案分類及實際保管期限的劃分，之后才能夠制定出更加細致的管理方案。實際管理方案的制定要參考國家政策法規(guī)，重點在于規(guī)范相關(guān)人員的檔案管理行為。最后還應(yīng)當針對城建檔案管理建立完善的問責(zé)機制，這既是為了提高各項工作的落實執(zhí)行力度，又能夠提高工作效率、避免人為疏忽而造成的失誤。

4.保證檔案的真實性和完整性，做好檔案資料的科學(xué)化利用

日常工作中，城建檔案管理部門需要做好監(jiān)督管控，以保證檔案資料的真實性和完整性，這樣才能夠為后續(xù)檔案資料的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。必要時，應(yīng)該根據(jù)實際工作需要以及城建檔案的特點建立完善的監(jiān)督審核機制，并逐步革新監(jiān)督手段，這是發(fā)現(xiàn)并解決檔案資料缺失的關(guān)鍵策略。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時做好處理，進而為后續(xù)各項細節(jié)工作的落實實施打好基礎(chǔ)。之后要定期開展檔案資料審查，出現(xiàn)了檔案遺漏或損毀問題要及時處理，要將責(zé)任明確到個人，并制定相應(yīng)的監(jiān)督、考核措施，以提高工作效率。

以上述工作為基礎(chǔ)，實際工作中還應(yīng)當做好相關(guān)檔案資料的科學(xué)化整合利用，只有這樣才能夠發(fā)揮出城建檔案的價值。日常工作中，應(yīng)當根據(jù)實際工作需要對不同的檔案資料進行專項管理，必要時應(yīng)制定不同的管理措施，以提高工作質(zhì)量。要從檔案文件資料的特征入手來確定歸檔流程，并在前期圍繞著檔案資料的內(nèi)容、價值做好其后續(xù)開發(fā)利用的規(guī)劃預(yù)測，進而將檔案管理工作做在事前。最后還需要對不同類型的檔案資料做好系統(tǒng)化的收藏，并通過分類管理的方式來提高其開發(fā)利用效率，最終為各項細節(jié)工作的落實實施打好基礎(chǔ)。

5.提高城建檔案管理的服務(wù)功能

城建檔案可以為新時期的城市規(guī)劃建設(shè)提供科學(xué)有效的參考，從而提高城市規(guī)劃的服務(wù)質(zhì)量，保障民眾的正常生活。因此提高城建檔案管理的服務(wù)功能也是新形勢下實際改革檔案管理必須要重視的工作。具體來說，要加強城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，并推進計算機技術(shù)在日常檔案管理工作中的實踐應(yīng)用。之后可以通過設(shè)置計算機網(wǎng)絡(luò)目錄中心的方式幫助各部門工作人員以及檔案資料的需求方快速查找獲取相關(guān)檔案信息。這一過程中積累下的大數(shù)據(jù)、用戶方的需求偏好也能夠成為今后改革檔案管理工作的重要參考，以此為基礎(chǔ)進行決策，可以創(chuàng)造出全新的城建檔案管理格局、提高工作質(zhì)量。以上述工作為基礎(chǔ)，城建檔案館還應(yīng)當樹立起建立檔案資料信息傳播途徑的發(fā)展目標，促進檔案資料在相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)的實踐應(yīng)用，這將進一步滿足各方對城建檔案的需求，并在現(xiàn)有基礎(chǔ)上強化城市規(guī)劃建設(shè)的服務(wù)職能。

五、總結(jié)

城建檔案管理是城市規(guī)劃建設(shè)中非常有代表性的一部分工作，其中涉及到的檔案資料也可以為城市規(guī)劃中各項細節(jié)工作的推進落實提供參考，因此應(yīng)當提高對這部分工作的重視程度。新時期，圍繞著城建檔案管理所進行的改革雖說已經(jīng)取得了一系列成果，但其中也有諸多問題需要解決。以上筆者在分析城建檔案重要性的基礎(chǔ)上對相關(guān)問題進行了分析探究，希望對推進相關(guān)工作的優(yōu)化改革、提高城建檔案管理效率有所幫助。

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（作者單位：山東省菏澤市城市規(guī)劃設(shè)計研究院）