檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略

張麗

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的悄然來(lái)臨，信息化與數(shù)字化儼然成為一種常見(jiàn)詞匯。而檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，一直以來(lái)都是檔案管理發(fā)展的主流趨勢(shì)。因?yàn)椋瑪?shù)字化技術(shù)可以極大地提高檔案管理的效率，節(jié)約大量資源成本的投入?；诖?，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐的現(xiàn)狀，指出其存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的發(fā)展策略，以期實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】檔案建設(shè);檔案數(shù)字化建設(shè);檔案信息化建設(shè)

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提高，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及，為人們的生活工作帶來(lái)極大變化，加之計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用，使得數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮出巨大作用。實(shí)行數(shù)字化檔案管理方式，可以充分迎合時(shí)代發(fā)展需求，也是檔案管理工作得以穩(wěn)定發(fā)展的重要因素。現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化管理服務(wù)需求量在持續(xù)增加，而且其操作也極為簡(jiǎn)便。實(shí)踐表明，其在建設(shè)發(fā)展當(dāng)中，存在部分問(wèn)題。為解決問(wèn)題，需要探索出有效解決途徑，本文在這一背景下展開(kāi)論述。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐現(xiàn)狀

最近幾年，數(shù)字化檔案建設(shè)取得了一些成效。國(guó)家對(duì)檔案管理工作引起高度重視，并頒布了有關(guān)的檔案管理規(guī)劃，其中明確地提出進(jìn)行信息化、數(shù)字化檔案建設(shè)，并列入國(guó)家發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。據(jù)此可知，檔案信息化建設(shè)得到人們關(guān)注。自新時(shí)期以來(lái)，國(guó)家對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了積極有益的探索，已初步實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，從而為數(shù)字化檔案建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化中，數(shù)字化檔案管理顯得尤為重要。通過(guò)建設(shè)數(shù)字化管理模式，打破管理瓶頸與封閉式管理模式，使檔案管理愈發(fā)科學(xué)化與規(guī)范化，并為社會(huì)大眾提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作提出全新標(biāo)準(zhǔn)與要求。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐中存在的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化管理缺少規(guī)范性。當(dāng)前，大部分企事業(yè)單位在檔案管理中，存在些許不足之處，即檔案管理工作相對(duì)滯后。首先，未建立健全檔案管理模式與機(jī)制。在大部分企事業(yè)單位當(dāng)中，會(huì)將多數(shù)資金投入科學(xué)技術(shù)研發(fā)等重要領(lǐng)域。因此，對(duì)檔案管理工作缺少重視。資金投入不足是檔案管理模式滯后的主要原因之一。其次，管理人員專(zhuān)業(yè)程度有待提高。在大部分企事業(yè)單位中，鮮有專(zhuān)門(mén)學(xué)習(xí)檔案管理的工作人員，而且在企事業(yè)單位中多由其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)者兼職此項(xiàng)工作。所以，在專(zhuān)業(yè)程度上略顯不足，管理水平有限，無(wú)法有效規(guī)劃與發(fā)展檔案管理工作。還有少數(shù)專(zhuān)業(yè)人員即便掌握較多檔案管理知識(shí)，但未將理論知識(shí)結(jié)合實(shí)踐操作。還有少數(shù)企事業(yè)單位，非常不重視檔案管理，對(duì)崗位從業(yè)者要求不高，甚至將即將退休的員工安排到這一工作崗位上。這部分員工在進(jìn)行檔案管理時(shí)，未根據(jù)現(xiàn)代化管理要求與規(guī)范進(jìn)行操作，而且對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)所知甚少，不能嫻熟利用現(xiàn)代化管理手段從事這一工作，間接導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理遇到難題。綜合以上情形可知，當(dāng)前國(guó)內(nèi)大部分企事業(yè)單位的檔案管理模式較為滯后，缺少規(guī)范化管理。

（二）檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足?，F(xiàn)階段，我國(guó)正處在檔案數(shù)字化建設(shè)初始階段，尚未透徹理解檔案數(shù)字化管理模式。第一，從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)化程度較低，在這一崗位上工作的人員，少有對(duì)口專(zhuān)業(yè)出身，因此致使其專(zhuān)業(yè)理論素養(yǎng)缺失，即便為本專(zhuān)業(yè)出身的工作者，也會(huì)或多或少存在理論與實(shí)踐相分離的現(xiàn)象。第二，從業(yè)者在研究檔案數(shù)字化時(shí)，極易受限于傳統(tǒng)思維，創(chuàng)新突破意識(shí)不足。多數(shù)情形下，僅是在原有管理基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸與拓展，顯得非常局限，對(duì)于檔案數(shù)字化缺少深刻理解與領(lǐng)會(huì)，并形成認(rèn)知偏差，進(jìn)而使其對(duì)于數(shù)字化檔案建設(shè)具有盲目性。許多企事業(yè)單位為發(fā)展數(shù)字化檔案，會(huì)專(zhuān)門(mén)建立數(shù)字化檔案館。在建立中，并不具備完整的建立方案，有時(shí)會(huì)在建立后期出現(xiàn)資金不足等問(wèn)題;在數(shù)字化檔案館使用中，因?yàn)榍捌诘墓ぷ鞅锥?，致使后期需要投入高昂的系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用等。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展的應(yīng)對(duì)

（一）規(guī)范檔案數(shù)字化管理。以上論述得知，現(xiàn)階段大部分企事業(yè)單位在檔案管理中存在一些問(wèn)題。甚至可以說(shuō)許多地方的管理工作還相對(duì)滯后，而且在規(guī)范性上略顯不足。第一，最為關(guān)鍵的因素，便是未完全建立完善的檔案管理模式與機(jī)制。所以，在對(duì)這一實(shí)際現(xiàn)狀進(jìn)行改變時(shí)，需要構(gòu)建出完善的管理模式與運(yùn)行管理機(jī)制，這是數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展的主要前提條件。當(dāng)企事業(yè)具有一套完善的管理模式與運(yùn)行管理機(jī)制之后，其工作流程將會(huì)愈發(fā)標(biāo)準(zhǔn)且規(guī)范。第二，未解決工作人員專(zhuān)業(yè)水平問(wèn)題。在具體招聘環(huán)節(jié)當(dāng)中，招聘人員需要盡可能多招聘一些專(zhuān)業(yè)人才勝任這一崗位。對(duì)于那些在這一崗位上工作許久的老員工，應(yīng)安排他們進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使他們的技能得到強(qiáng)化。此外，對(duì)專(zhuān)業(yè)人才，需要對(duì)其開(kāi)展相應(yīng)的理論考核與實(shí)操培訓(xùn)，只有通過(guò)培訓(xùn)考核，才可以賦予他們相應(yīng)的職位與薪酬。大部分專(zhuān)業(yè)人才雖然具備較為扎實(shí)的理論知識(shí)，然而實(shí)踐能力偏弱，無(wú)法有機(jī)結(jié)合理論與實(shí)踐。因此，在安排員工培訓(xùn)時(shí)，需要具有針對(duì)性，并做到人盡其才，將合適的人才放到合適的崗位上，從而使檔案數(shù)字化管理模式發(fā)揮出最大的價(jià)值與作用。

（二）科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理。對(duì)檔案數(shù)字化管理存在的誤解，會(huì)在極大程度上制約數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。許多從業(yè)者極易受限于傳統(tǒng)思維，缺少創(chuàng)新突破意識(shí)，在其理解當(dāng)中，僅是在原有檔案管理基礎(chǔ)上做出相應(yīng)延展。通過(guò)這一方式建設(shè)的數(shù)字化檔案，缺少科學(xué)性與合理性。所以，為改變這一現(xiàn)狀，應(yīng)該擺脫對(duì)檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生的誤解，不拘泥于思維框架。將更多的現(xiàn)代化思維融入其中，對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)行全面創(chuàng)新。在遵循數(shù)字化檔案建設(shè)基礎(chǔ)原則的基礎(chǔ)上，將新穎的方法融入其中。此外，還需要對(duì)其進(jìn)行資金上的合理投入，檔案數(shù)字化的科學(xué)建設(shè)，絕不可以一味貪圖發(fā)展的速度，而進(jìn)行漫無(wú)目的的投資。數(shù)字化檔案建設(shè)需要科學(xué)技術(shù)與大量資金支持，技術(shù)和資金之間具有互相結(jié)合的密切關(guān)系。雖然數(shù)字化檔案建設(shè)急需科學(xué)技術(shù)提供支持，然而技術(shù)支持是以資金為基礎(chǔ)，若是缺少二者其中的任何一種，均會(huì)阻礙數(shù)字化檔案的健康持續(xù)發(fā)展。若是發(fā)生支持缺失的情形，可以通過(guò)以下兩種方法進(jìn)行解決：第一，運(yùn)用技術(shù)外包的方式。這一方式是通過(guò)對(duì)已經(jīng)開(kāi)發(fā)完畢的軟件進(jìn)行購(gòu)置，通過(guò)這一方式，實(shí)現(xiàn)兩類(lèi)支持相互結(jié)合的最終效果。對(duì)購(gòu)置的軟件應(yīng)該按照數(shù)字化檔案管理的發(fā)展做出相應(yīng)調(diào)整。第二，全外包形式，即是將全部數(shù)字化檔案建設(shè)工作，交由一個(gè)指定企業(yè)全權(quán)負(fù)責(zé)，但是這種形式需要投入大量資金成本。所以，各企事業(yè)單位需要根據(jù)自身實(shí)際情況，選出合適的形式，從而科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理。

四、結(jié)論

綜上所述，為充分迎合時(shí)代發(fā)展潮流與需求，必須對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改變。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的引用進(jìn)行檔案管理，可以使檔案管理工作效率顯著提升，最大限度節(jié)約信息傳遞產(chǎn)生的成本。為此，本文對(duì)當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略，進(jìn)行深入研究與探索，期望通過(guò)論述，可以為相關(guān)方面提供借鑒與參考。

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