新時代流動人員人事檔案信息化建設(shè)探析

張波

【摘要】本文針對流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，具體分析檔案管理存在的問題，并提出推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的措施，冀此提升人事檔案管理水平，為流動人員的順利流動提供有力保障。

【關(guān)鍵詞】流動人員;人事檔案;信息化

進(jìn)入新時代，隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人員流動日益頻繁，人才需求量日益增加，人員的流動促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展。然而，傳統(tǒng)的人事檔案管理難以滿足社會的需求。所以，加強(qiáng)流動人員的檔案管理信息化建設(shè)，能更好地服務(wù)流動人員，在保障流動人員合法權(quán)益的同時，更有利于社會的發(fā)展和穩(wěn)定。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化成為檔案管理的一種發(fā)展趨勢，對人事檔案信息化提出了更高的要求，對流動人員人事檔案的管理和使用提出了新的挑戰(zhàn)。

一、流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理方式落后。當(dāng)前，大多數(shù)流動人員人事檔案采取紙質(zhì)管理方式，流動人員的流動較為頻繁，人事檔案的轉(zhuǎn)移等程序比較繁瑣，流動人員的人事檔案難以及時更新，這也會對檔案的實效性產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。加上檔案管理的專業(yè)化程度不高，資金投入不足，檔案管理的設(shè)施設(shè)備落后，制約了信息化水平作用的發(fā)揮。

（二）重視程度不夠。從用人單位來看，對流動人員人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，特別是中小型民營企業(yè)和非公有制企業(yè)，大多對流動人員檔案管理工作聽之任之。從工作人員來看，有的身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足;有的管理理念老舊，工作效率和工作積極性不高;有的不能熟練操作信息化設(shè)備，無法實現(xiàn)檔案管理的信息化。從流動人員來看，大部分是大中專畢業(yè)生，他們對于個人檔案的重要性沒有明確的認(rèn)識，有的自行保管本人檔案，加上流動人員的流動性很強(qiáng)，多種因素導(dǎo)致在保管、轉(zhuǎn)遞的過程中出現(xiàn)丟失或缺失的現(xiàn)象。

（三）信息化水平不高。目前，檔案存放地分散，信息不共享。跨地區(qū)跨行業(yè)的存檔部門之間尚未實現(xiàn)信息共享，沒有設(shè)立統(tǒng)一的檔案查詢平臺。流動人員往往需要跑不少部門才能查詢到自己的檔案存放地。而用人單位需要調(diào)閱檔案信息時，往往需調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件，信息化水平待提高。

二、流動人員的人事檔案信息化建設(shè)問題

（一）信息化意識薄弱。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各種載體檔案大量增加，信息傳播領(lǐng)域空前繁榮，人事檔案信息化已是必然發(fā)展趨勢。但是，個別流動人員人事檔案管理人員自身學(xué)歷水平較低，甚至是兼職人員，對流動人員人事檔案信息化的必要性和重要性認(rèn)識不到位，認(rèn)識上的落后導(dǎo)致信息化工作的進(jìn)展緩慢。同時，由于各用人單位、有關(guān)部門對流動人員人事檔案信息化的不重視，沒有相應(yīng)的宣傳引導(dǎo)等措施，導(dǎo)致人民群眾的信息化意識更加薄弱。這些，在相當(dāng)大的程度上，阻礙了流動人員人事檔案信息化工作的進(jìn)程。

（二）信息化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前，不少用人單位仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檢索、利用和查詢等功能環(huán)節(jié)不能順利銜接，導(dǎo)致檔案管理工作不順暢，從而造成信息無法流通的現(xiàn)象。各部門各自為政、各行其是，信息系統(tǒng)之間互不兼容。缺少統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)：一方面，流動人員檔案信息被不斷地重復(fù)登記和使用，造成了工作效率低下;另一方面，用人單位、各部門無法互相提供良好的檔案信息支撐，造成了人事檔案信息不能全面掌握，導(dǎo)致了人力和檔案資源的雙重浪費。從長遠(yuǎn)來看，如果各部門之間長時間無法合作共享有關(guān)信息，缺乏統(tǒng)一的衡量，不僅會阻礙工作效率的提高，更可能產(chǎn)生長期性問題。

（三）信息化手段欠缺。從目前看，流動人員人事檔案的信息化程度不夠，不少仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式，紙質(zhì)檔案查借閱量大，檔案原件因反復(fù)查借閱，容易出現(xiàn)撤換、涂改、偽造、遺失等問題，不利于檔案原件的保護(hù)。目前不少人習(xí)慣于對紙質(zhì)檔案的管理、保存利用模式，實體檔案的影像化、數(shù)字化程度較低，嚴(yán)重影響了使用效率。加上檔案系統(tǒng)軟件缺乏通用性，缺乏一個既能用于文件查找又能用于檔案管理的軟件系統(tǒng)，人事檔案電子信息資源的規(guī)范性、服務(wù)性、共享性不高。運用信息化手段對流動人員人才進(jìn)行管理、評估、考核、分析，抓緊構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，為流動人員管理提供保障，是目前檔案管理工作迫切需要解決的問題。

三、加強(qiáng)流動人員人事檔案信息化建設(shè)的對策

加快推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)，是提升檔案管理水平的基礎(chǔ)，更是優(yōu)化檔案管理服務(wù)的重要抓手。

（一）完善相關(guān)法規(guī)制度。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)已逐步應(yīng)用于各個領(lǐng)域，并顯現(xiàn)出極大的優(yōu)勢。2018年9月，人力資源和社會保障部辦公廳發(fā)布了《關(guān)于加快流動人員檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見》，省市層面也相繼出臺關(guān)于流動人員人事檔案信息化管理的政策。但由于各地區(qū)、各部門信息化重視程度、發(fā)展水平等不同，工作實踐中顯露出不少現(xiàn)實問題。可以說，完善的制度是檔案信息化工作得以順利開展的重要保障。因此，建議加快制定加快人事檔案信息化的管理規(guī)范，從政策和法規(guī)角度進(jìn)一步提供依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn);對省市而言，依據(jù)國家層面的相關(guān)政策法規(guī)，因地制宜制定適合于本地區(qū)甚至某行業(yè)、某單位流動人員人事檔案信息化的相關(guān)規(guī)范細(xì)則，要構(gòu)建可行性和實效性強(qiáng)的流動人員人事檔案信息管理體系。

（二）建立人事檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。在前期紙質(zhì)檔案材料收集嚴(yán)格按照規(guī)范的基礎(chǔ)上，制訂統(tǒng)一科學(xué)的流動人員人事檔案信息化工作的流程、要求，提高工作效率，確保工作質(zhì)量，促進(jìn)信息化工作質(zhì)量的達(dá)標(biāo)與統(tǒng)一。通過設(shè)計規(guī)范的人才公共服務(wù)機(jī)構(gòu)與其他部門信息系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)共享的檔案信息化格局，并支持流動人員人事檔案全過程業(yè)務(wù)的自動化，實現(xiàn)人事檔案工作的信息化管理。促進(jìn)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫與流動人員人事檔案管理服務(wù)平臺的對接，確保檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的無障礙交換。

（三）要加大資金的投入。要做好流動人員人事檔案管理，離不開資金的大力支持。隨著形勢和時代的發(fā)展，應(yīng)設(shè)置專項資金，加大資金投入，加快流動人員人事檔案信息化建設(shè)。促進(jìn)信息設(shè)備更新?lián)Q代，配備相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)施，方便人事檔案管理實現(xiàn)動態(tài)化管理和及時維護(hù)。除了硬件設(shè)備以外，各單位要根據(jù)實際情況開發(fā)研制檔案管理軟件，建立適用的人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)，不斷促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化發(fā)展。

（四）信息化檔案管理人才的培養(yǎng)。目前，在流動人員檔案管理信息化工作中，專業(yè)人才缺失，成為必須要面對的問題。首先，要加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，在多年的檔案管理工作中可以看出，工作人員的素質(zhì)直接影響著信息化的建設(shè)。其次，轉(zhuǎn)變觀念，要樹立和踐行服務(wù)意識，從人事檔案管理工作的主動性和積極性著手，提高流動人員人事檔案信息化工作，建立健全檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)、使用、激勵等政策措施。最后，注重專業(yè)能力的提升，為了適應(yīng)信息社會的需要，不僅要具備較強(qiáng)的工作能力，也要提高自身的綜合素質(zhì)，進(jìn)行專業(yè)的法律意識、計算機(jī)操作技能、檔案管理知識系統(tǒng)培養(yǎng)，更好地適應(yīng)信息化社會的發(fā)展，與時俱進(jìn)，實現(xiàn)數(shù)字化及信息化人事檔案管理的目標(biāo)。

四、結(jié)語

流動人員是我國各行各業(yè)人才梯隊的重要組成部分，對經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展意義重大。流動人員檔案管理信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理效率的不斷提升。檔案管理信息化是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢，加強(qiáng)流動人員檔案管理信息化建設(shè)，將為人口的流動提供更加有利條件，保障流動人員的相關(guān)權(quán)益，讓流動人員更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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