土地檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策

黃輝

土地檔案是國(guó)土資源管理部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、光盤、聲像、電子文件等材料，是對(duì)土地分類變化情況、土地權(quán)屬情況、建設(shè)占用土地情況和土地交易變化情況的詳細(xì)記錄，在保護(hù)國(guó)土資源、合理開發(fā)、有效配置土地資源方面發(fā)揮了積極的作用。搞好土地檔案管理工作，對(duì)國(guó)土資源管理工作的科學(xué)發(fā)展有著重要的基礎(chǔ)性意義。

一、土地檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

自《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》公布實(shí)施以來，在檔案部門的指導(dǎo)下，土地檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)，一大批單位達(dá)到了省級(jí)檔案治理標(biāo)準(zhǔn)，很多單位達(dá)到了省一級(jí)檔案治理標(biāo)準(zhǔn)，形成了常抓不懈的治理體制，基本達(dá)到檔案治理工作制度化、規(guī)范化的要求。但從整體情況看，仍存在對(duì)檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的檔案治理意識(shí)相當(dāng)?shù)?，致使土地檔案工作還存在各種問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、土地檔案思想認(rèn)識(shí)不到位

當(dāng)前，國(guó)土資源管理部門都把加強(qiáng)土地檔案管理工作放在重要位置，積極開展檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)活動(dòng)，但有些同志思想認(rèn)識(shí)上存在著偏差和誤區(qū)，檔案意識(shí)淡薄現(xiàn)象依然存在。一是思想觀念陳舊。沒有把土地檔案工作放到夯實(shí)基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作缺乏必要的了解，存在檔案工作是一般事務(wù)性工作、沒有業(yè)務(wù)工作重要的思想，對(duì)土地檔案管理工作流程和方法不清楚，不知道如何做好檔案工作和怎樣加強(qiáng)檔案管理工作。二是重視程度不夠。沒有認(rèn)識(shí)到土地檔案在當(dāng)前信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，往往是得不償失，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。三是管理意識(shí)不強(qiáng)。不注重日常土地資料的收集與積累，不用時(shí)檔案資料隨意亂擺亂放，要用時(shí)到處翻箱倒柜查找，一些涉及土地重要信息的資料沒有及時(shí)歸檔保存，造成檔案資料丟失、遺漏，無據(jù)可查，給工作造成了隱患。

2、土地檔案收集整理不規(guī)范

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，特別是土地調(diào)查、新農(nóng)村建設(shè)和萬(wàn)頃良田建設(shè)等工作的開展，使土地檔案涵蓋面進(jìn)一步擴(kuò)大、內(nèi)容更加廣泛、形式更加多樣，除紙質(zhì)檔案外，照片、錄音、錄像、實(shí)物等檔案不斷增多。這些文件資料對(duì)地籍管理、土地確權(quán)、土地利用規(guī)劃、耕地保護(hù)和執(zhí)法監(jiān)察等國(guó)土資源管理工作起著重要的作用，但在土地檔案文件收集整理環(huán)節(jié)上，常常曝露出一些問題，存在“四重四輕”的現(xiàn)象。一是重文件，輕報(bào)表。收集的大多數(shù)是單位和部門的紅頭文件，而本級(jí)在工作活動(dòng)中形成向上報(bào)送的各類材料和表格存檔相當(dāng)少。二是重文書，輕實(shí)物。注重收集文件、會(huì)議材料、內(nèi)部刊物等經(jīng)收發(fā)登記和流轉(zhuǎn)的資料，忽視照片檔案、電子聲像、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、科技檔案等實(shí)物檔案的整理，實(shí)物檔案庫(kù)存量較少。三是重類別，輕單項(xiàng)。重視加強(qiáng)綜合文秘類、地籍管理類、建設(shè)用地類等檔案資料的歸檔，采取限時(shí)催交、全面核查、及時(shí)歸檔等措施，確保保存完整，但是對(duì)突擊、臨時(shí)的單獨(dú)項(xiàng)目檔案卻很少收集，有的雖然收集了，也是隨意堆放，或私自留存?zhèn)洳?，沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理。四是重?cái)?shù)量，輕質(zhì)量。土地規(guī)劃、土地登記、土地出讓、土地征（轉(zhuǎn)）用等檔案都能做到門類齊全、案卷完整，數(shù)量清楚，但質(zhì)量不高，要求不嚴(yán)，圖紙折疊、頁(yè)碼標(biāo)注、檔案裝訂等不符合規(guī)定，有的甚至對(duì)檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的情況，制約了檔案規(guī)范化管理進(jìn)程。

3、管理體制不健全

一是職責(zé)不明確。國(guó)土資源管理工作量大、任務(wù)重，由于受編制限制，檔案管理人員一般由辦公室人員或勤雜人員兼任，專兼職檔案人員配備不到位，職責(zé)不明確，文件資料收集整理歸檔知識(shí)缺乏，難以獨(dú)立完成立卷歸檔工作任務(wù)。二是制度不健全。土地檔案有的規(guī)章制度沒有建立健全，管理流于形式，隨意性大，工作中形成的文件資料在歸檔、保管、利用方面缺乏制約機(jī)制，檔案資源個(gè)別流失，存在斷代現(xiàn)象。三是管理力量薄弱。土地檔案管理人員缺乏，兼職過多，變動(dòng)頻繁，不能專心從事檔案管理工作，有的甚至沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)就上崗，檔案專業(yè)化程度不高，業(yè)務(wù)不熟悉，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段較少，致使檔案管理水平差，質(zhì)量不高，檔案使用利用

率低。

二、加強(qiáng)土地檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

1、統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)更新土地檔案工作的新觀念

一是端正態(tài)度，提高認(rèn)識(shí)。土地檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是國(guó)土資源管理工作一個(gè)不可缺少的方面，要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)，對(duì)未來負(fù)責(zé)”的態(tài)度，切實(shí)提高對(duì)土地檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作真正列入議事日程，貫穿工作始終，作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性工作常抓不懈，緊緊圍繞“依法治檔、科技興檔、強(qiáng)化服務(wù)、發(fā)揮效益”要求，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二是深刻理解，增強(qiáng)責(zé)任感。全面理解“三要求”，即：“抓好檔案工作是對(duì)歷史、現(xiàn)實(shí)和未來負(fù)責(zé)的必然要求”，“抓好檔案是當(dāng)今信息化發(fā)展的必然要求”和“抓好檔案工作是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的具體要求”的重大意義和深刻內(nèi)涵，增強(qiáng)做好土地檔案工作的責(zé)任感和使命感，提高檔案工作的自覺性。全面加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，增加必要的投入，積極主動(dòng)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，不斷提升土地檔案管理質(zhì)量和公共服務(wù)水平，發(fā)揮檔案的信息資源共享作用，切實(shí)擔(dān)負(fù)起土地檔案的承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的

重任。

2、強(qiáng)化培訓(xùn)，健全制度，不斷注入土地檔案事業(yè)發(fā)展新動(dòng)力

一是著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)土地檔案隊(duì)伍建設(shè)。做好土地檔案工作，需要一支精通業(yè)務(wù)、甘于清苦、開拓進(jìn)取、求真務(wù)實(shí)的高素質(zhì)隊(duì)伍，要圍繞提高整體素質(zhì)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力的要求，將熱愛檔案管理工作、細(xì)心勤快的人員選配到土地檔案管理的崗位上來，在政治上給予關(guān)懷，在工作上給予關(guān)心，在生活上給予關(guān)愛，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，充分激發(fā)他們的潛能和熱情，主動(dòng)擔(dān)負(fù)起檔案工作資政育人、傳承文明、服務(wù)大局的重任。二是著眼長(zhǎng)期建設(shè)，強(qiáng)化土地檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一方面積極選送檔案人員參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的辦法，提高檔案人員的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，確保相互協(xié)作、和諧發(fā)展，另一方面根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦土地檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，培養(yǎng)適應(yīng)檔案工作發(fā)展的合格人才，促進(jìn)檔案工作健康、平衡發(fā)展。三是著眼長(zhǎng)久建設(shè)，完善土地檔案工作制度。按照檔案工作目標(biāo)管理考核制度的要求，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入業(yè)務(wù)工作程序，納入崗位目標(biāo)管理制考核內(nèi)容進(jìn)行考核，切實(shí)調(diào)動(dòng)檔案工作的積極性和創(chuàng)造性。建立健全督查機(jī)制，加強(qiáng)協(xié)調(diào)聯(lián)系和督促落實(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的檢查，努力抓好“四有”，即：有專（兼）職檔案人員、有檔案管理制度、有檔案保管箱柜、有檔案實(shí)體保存。

3、突出重點(diǎn)，規(guī)范管理，努力開創(chuàng)土地檔案工作發(fā)展新局面

一是完善制度，規(guī)范材料收集工作。制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集，遵循土地檔案的形成規(guī)律，創(chuàng)新收集手段，采取廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，運(yùn)用事前監(jiān)控文件、主動(dòng)尋求等形式，既收集紙質(zhì)載體，又收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二是嚴(yán)格要求，規(guī)范檔案整理工作。嚴(yán)格按照土地檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三是改善條件，規(guī)范檔案管理工作。積極改善土地檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備，實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用，堅(jiān)決杜絕檔案丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的發(fā)生。

4、瞄準(zhǔn)目標(biāo)，提高效能，全面拓展土地檔案工作發(fā)展新思路

一是加強(qiáng)土地檔案信息化建設(shè)，提高科技含量。切實(shí)加強(qiáng)電子文件的管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、安全，開展檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立和完善內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上資源共享，積極開發(fā)應(yīng)用檔案管理軟件，確保檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地輸入、檢索和利用，實(shí)現(xiàn)土地檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、查詢簡(jiǎn)便科學(xué)化，為檔案信息全方位服務(wù)奠定基礎(chǔ)，使土地檔案成為宣傳工作、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾的重要窗口。二是加強(qiáng)土地檔案資源建設(shè)，開發(fā)信息資源。建立檔案征集工作新機(jī)制，主動(dòng)了解工作動(dòng)態(tài)，積極探索重大活動(dòng)和重大事件檔案管理機(jī)制，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)挖掘檔案信息資源，主動(dòng)開展土地特色檔案材料的收集工作，加大對(duì)散存散失檔案的征集力度，著力做好檔案的維護(hù)工作，使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”，優(yōu)化結(jié)構(gòu)、豐富藏量，更好地為國(guó)土資源管理工作發(fā)展服務(wù)。三是大力推進(jìn)檔案服務(wù)功能建設(shè)，改進(jìn)服務(wù)措施。立足自身優(yōu)勢(shì)，依托有效載體，注重研究土地檔案的利用的規(guī)律和特點(diǎn)，開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案信息資源的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，完善檔案管理、改進(jìn)服務(wù)功能，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，事后服務(wù)為超前服務(wù)，建成政務(wù)信息公開的重要場(chǎng)所，為檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展增添動(dòng)力和活力。