新時(shí)期企業(yè)辦公室管理實(shí)踐思考

魯秀生 萬(wàn)昌韋

內(nèi)容摘要 辦公室屬于組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)場(chǎng)所，辦公室業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系著組織機(jī)構(gòu)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展，企業(yè)發(fā)展需要各個(gè)部門的共同合作和配合，這就要充分發(fā)揮出辦公室的服務(wù)、協(xié)作和反饋?zhàn)饔?。在現(xiàn)代化社會(huì)的快速發(fā)展中，企業(yè)得到了一定的進(jìn)步和發(fā)展，辦公室需要順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展潮流，創(chuàng)新并優(yōu)化現(xiàn)有的管理模式，為企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展提供保障，文章主要對(duì)新時(shí)期企業(yè)辦公室管理實(shí)踐進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期 企業(yè)辦公室管理 實(shí)踐

1 引言

在現(xiàn)代化社會(huì)的快速發(fā)展中，我國(guó)各行業(yè)企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，企業(yè)辦公室具有綜合性特點(diǎn)，各個(gè)部門的辦公室需要進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，做好服務(wù)保障工作。為了樹立良好的企業(yè)形象，企業(yè)需要將辦公室管理作為重點(diǎn)工作，使全體人員都參與辦公室管理工作中，營(yíng)造良好的工作氛圍，從根本上改革辦公室管理模式?；诖?，本文介紹了新時(shí)期企業(yè)辦公室的基本職能，分析了企業(yè)辦公室管理中存在的問(wèn)題，總結(jié)了新時(shí)期企業(yè)辦公室管理策略。

2 新時(shí)期企業(yè)辦公室的基本職能

企業(yè)辦公室的綜合性比較強(qiáng)，辦公室工作內(nèi)容具有一定的復(fù)雜性，涉及范圍比較廣[1]。在新時(shí)期的發(fā)展中，各個(gè)行業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作的重要性，還要明確企業(yè)辦公室的基本職能，主要體現(xiàn)在以下方面：

首先，日常工作。企業(yè)辦公室日常工作是辦公室的常規(guī)性工作，如會(huì)議、文書檔案管理、公關(guān)工作、公文處理等，各項(xiàng)日常工作的有效處理是辦公室的基本職能。其次，輔助決策。在辦公室工作中，輔助決策是其中的關(guān)鍵，辦公室工作人員需要認(rèn)真履行輔助決策職能，發(fā)揮好對(duì)領(lǐng)導(dǎo)管理層的助手、參謀作用，收集并掌握更多相關(guān)的信息，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供指導(dǎo)。并且，辦公室工作人員需要在充分了解各項(xiàng)情況的基礎(chǔ)上，提出不同的方案，便于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參考，還應(yīng)有效地記錄、保存并公布領(lǐng)導(dǎo)決策。再次，協(xié)調(diào)工作。在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中，辦公室需要深入分析企業(yè)的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況，明確企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的職能和關(guān)系，使部門工作人員形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)溝通、交流和合作，順利完成各項(xiàng)工作，為企業(yè)的發(fā)展提供支持。最后，處理領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)下達(dá)的任務(wù)。企業(yè)辦公室工作比較靈活，辦公室工作人員需要有效地處理領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作，這項(xiàng)工作缺乏一定的規(guī)律性，但工作人員需要認(rèn)真承辦、按時(shí)完成。

3 企業(yè)辦公室管理中存在的問(wèn)題

3.1 管理方式有待更新

現(xiàn)階段，在我國(guó)很多企業(yè)的發(fā)展中，辦公室管理工作缺乏一定的規(guī)范性、制度性，普遍實(shí)行傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理方式，這樣辦公室工作人員會(huì)按照自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，由于缺乏完善、統(tǒng)一、規(guī)范的制度進(jìn)行約束，導(dǎo)致辦公室管理工作中出現(xiàn)很多錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響企業(yè)的整體發(fā)展。同時(shí)，辦公室管理人員的規(guī)范性管理意識(shí)比較薄弱，專業(yè)知識(shí)掌握不夠，綜合素質(zhì)還有待提高，由于人員、資源配置缺乏一定的合理性，嚴(yán)重影響著辦公室工作發(fā)展的規(guī)范性。并且，很多企業(yè)辦公室未及時(shí)制定完善的管理制度，在出現(xiàn)問(wèn)題的情況下無(wú)法根據(jù)相關(guān)制定進(jìn)行處理，導(dǎo)致企業(yè)辦公室管理工作一片混亂。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)備不夠先進(jìn)

在新時(shí)期的快速發(fā)展中，辦公室工作人員需要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，這樣才能夠獲取更多的效益，但很多企業(yè)的辦公室基礎(chǔ)設(shè)備比較陳舊，未引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備和設(shè)施，很多工作普遍由人工完成，嚴(yán)重影響著信息搜集、獲取的整體效率，無(wú)法充分發(fā)揮出辦公室的職能[2]。另外，很多辦公室工作人員只是簡(jiǎn)單地處理領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的任務(wù)，將大量時(shí)間和精力花費(fèi)在處理日常事務(wù)中，參與輔助決策的積極性相對(duì)較差，嚴(yán)重影響著辦公室工作的整體效率，不利于現(xiàn)代化企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

3.3 管理制度有待完善

現(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)辦公室中出現(xiàn)了工作職能和工作部門不明確、工作計(jì)劃不完善等問(wèn)題，為企業(yè)內(nèi)部工作人員帶來(lái)了很大的工作壓力，無(wú)法樹立良好的企業(yè)形象。為了改善這些問(wèn)題，企業(yè)需要建立完善的辦公室管理制度，明確企業(yè)、部門和工作人員的崗位職責(zé)，合理地制定工作計(jì)劃，確保辦公室工作人員按照制度辦事，為辦公室工作的有效開展提供支持。

3.4 人員綜合素質(zhì)有待提高

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中，辦公室管理工作的重要性日益突顯出來(lái)，辦公室職能范圍在不斷拓展，辦公室工作人員既要認(rèn)真完成日常工作，又要及時(shí)地進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換，提高自身的信息整理分析能力，為領(lǐng)導(dǎo)提出更多建設(shè)性意見(jiàn)和建議。但是，在很多企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，辦公室工作人員的綜合素質(zhì)還有待提高，未掌握信息整理分析的方法，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)提出更好地意見(jiàn)和建議，嚴(yán)重影響了企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

4 新時(shí)期企業(yè)辦公室管理實(shí)踐的優(yōu)化

4.1 創(chuàng)新辦公室管理方法

辦公室工作人員需要明確領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)的意思，在長(zhǎng)期的發(fā)展中會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)形成工作默契，提高工作效率。同時(shí)，辦公室工作人員需要針對(duì)重要工作內(nèi)容、工作方式，向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的建議，在處理好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)發(fā)展提出更多建設(shè)性意見(jiàn)。除此之外，企業(yè)辦公室需要實(shí)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化辦公模式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加強(qiáng)同事和領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，如電子文件柜、工作網(wǎng)站、企業(yè)門戶網(wǎng)站等，并大力推進(jìn)OA電子辦公平臺(tái)的應(yīng)用，必要情況下還可以開設(shè)遠(yuǎn)程視頻會(huì)議，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供便利。

4.2 辦公室人員需要樹立服務(wù)觀念

辦公室工作人員需要轉(zhuǎn)變不良思想，樹立服務(wù)理念，明確各個(gè)人員的服務(wù)職能，提高服務(wù)職能的廣度與深度，在為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)的同時(shí)，充分考慮基層員工的具體需求，為領(lǐng)導(dǎo)和基層員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時(shí)，針對(duì)于基層員工的具體訴求，辦公室人員要嚴(yán)肅分析，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)匯報(bào)與溝通，構(gòu)建暢通的上下級(jí)溝通渠道。另外，辦公室工作人員需要學(xué)習(xí)更多服務(wù)知識(shí)和服務(wù)技能，深入分析上級(jí)部門的政策，認(rèn)真搜集各項(xiàng)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。并且，企業(yè)管理部門需要建立完善的辦公室管理制度，規(guī)范辦公室的各項(xiàng)工作，這樣辦公室工作人員才能夠接受更多現(xiàn)代化思維方式和管理模式，確保辦公室事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

4.3 優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)

企業(yè)需要明確辦公室的職能，將更多的時(shí)間和精力放在辦公室工作處理中，實(shí)現(xiàn)辦公室職能的均衡發(fā)展。另外，在辦公室工作量大、任務(wù)多的情況下，企業(yè)需要優(yōu)化辦公室工作人員結(jié)構(gòu)，深入分析辦公室工作人員的實(shí)際情況，確保工作人員更好地完成任務(wù)。

4.4 提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

為了全面落實(shí)辦公室工作，企業(yè)管理部門需要注重辦公室工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)的辦公室工作人員業(yè)務(wù)能力相對(duì)缺失，管理部門需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)和教育，組織多樣性的學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，這樣辦公室工作人員能夠及時(shí)掌握企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序，為各個(gè)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)[3]。同時(shí)，企業(yè)辦公室工作人員需要深入基層進(jìn)行調(diào)研，掌握更多的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，既能更好地了解企業(yè)基層員工的基本需求，又可以為員工指明學(xué)習(xí)方向。管理部門還需要建立完善的人才引入和選拔制度，引進(jìn)更多綜合素質(zhì)高、經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員，為辦公室隊(duì)伍注入更多新鮮血液，提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，為企業(yè)的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段，為了推動(dòng)各個(gè)行業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)辦公室需要發(fā)揮出自身的職能，為企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利實(shí)施提供保障。在辦公室管理工作過(guò)程中，需要制定規(guī)范、完善的工作制度和程序，以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光開展辦公室管理工作，辦公室工作人員需要樹立服務(wù)意識(shí)，學(xué)習(xí)更多的工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能。另外，在新時(shí)期的快速發(fā)展中，企業(yè)還需要明確長(zhǎng)效發(fā)展的目標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)辦公室管理工作的重視，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)管理。

（第一作者系中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第十六研究所 工程師）

【參考文獻(xiàn)】

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