新時代檔案管理工作的變革與創(chuàng)新探究

張曉佳

摘要：檔案管理工作是企事業(yè)管理中的重要結構，檔案管理效率以及水平與企事業(yè)發(fā)展息息相關，因此，加強檔案管理工作、改善傳統的檔案管理模式是企事業(yè)當前重要的決策和任務。在新時期下，科學技術的研發(fā)與廣泛應用使我國的檔案管理工作內容以及模式有了翻天動地的變化，利用現代技術的功能，可以有效地彌補傳統檔案管理中的不足，對于當下檔案管理工作的創(chuàng)新，本文將會進行詳細介紹。

關鍵詞：新時代、管理理念、管理模式、人員素質

隨著科學技術的飛速發(fā)展，人們進入了信息化的新時代，而且人們對于信息技術的運用也越來越廣泛。其中檔案管理的工作中就大量運用了信息技術，檔案管理是一個復雜而工作量龐大的工作。在沒有計算機的年代，檔案都是記錄在紙上，工作可謂是十分的繁瑣。而科技的不斷進步和發(fā)展，使得檔案管理的工作中有了計算機的運用，這使得檔案管理的工作內容與模式有了很大的轉變，將紙質的檔案變?yōu)榱穗娮訖n案，這大大的減小了工作量。這也讓檔案管理者的管理工作有了一個新的平臺，應該積極跟隨時代的發(fā)展要求，使得更夠高效率的完成管理工作。

一、新形勢下機關檔案管理工作面臨的阻礙分析

1、監(jiān)管的思想意識不夠濃厚

通常情況下，思想意識會對人們的行為產生極大的影響，甚至會限制實踐操作事宜。目前有些部門檔案管理事宜難以得到各方的高度重視，因此常常會導致工作不被重視。造成這一現象的主要原因在于相關人員無法切實感受到檔案管理的重要意義，即忽視了其實效性。據調查可知，部分地區(qū)甚至缺乏專業(yè)化的檔案管理部門。尤其是將檔案室移作他用，使得檔案管理事宜遭到阻擋。檔案管理的相關設備也不夠齊全。久而久之，檔案材料的污損現象極為常見。部分資歷較深的員工無法接受機械化的檔案管理方式，故而阻礙著檔案管理信息化水平的提升?？上攵?，部分員工會采用敷衍的態(tài)度實施日常的管理工作。

2、檔案管理條件不足

檔案資料的大量性要求其必須具備充足的檔案管理空間，因此檔案管理的硬件設施必須達標。但實際情況卻是大部分機關單位的檔案室體積非常小，用于存放檔案的空間根本不夠，再者，檔案柜樣式雜亂，不具有統一性，對于某些具有機密性質的文檔，沒有一個安全的保存條件，很容易發(fā)生信息泄露。

3、技術指導工作難以及時落實

以往的檔案主要是紙質的，如今隨著信息技術的發(fā)展，電子檔案的形式逐漸得以呈現。手動操作方式仍舊是目前常見的管理手段，例如手工收集信息、信息標記以及分類，還有手工儲存的環(huán)節(jié)。在經濟因素以及內在因素的影響下，計算機管理方式遲遲不能落實，即便是已經配備了先進的設備，但是依舊存在人員素質不夠以及技術滯后等問題。

4、檔案管理人員水平不足

檔案管理人員具備強大的專業(yè)技能是做好檔案管理工作的關鍵所在。目前大部分檔案管理人員缺乏檔案管理意識，對其重視度嚴重缺失，不能夠打破傳統管理模式的束縛，做不到與時俱進，不具備科學觀念及創(chuàng)新能力。有些檔案管理人員對和檔案有關的法律法規(guī)沒有一個正確的認知與了解，對檔案歸檔管理的范圍以及檔案管理的時限認識不全，導致其專業(yè)技能水平低下，無法做好檔案管理工作。

二、新時代，創(chuàng)新檔案管理方式的高效途徑

1、更新檔案管理的理念

首先，要將檔案管理者的觀念由傳統、保守轉變?yōu)殚_放創(chuàng)新、開拓進取，將檔案工作業(yè)務觀轉變?yōu)闄n案工作服務觀，培養(yǎng)主動創(chuàng)造條件解決問題的觀念。其次，必須緊跟時代，了解檔案工作數字化是當前社會的發(fā)展必然結果，從觀念上轉變對數字化的認識，了解數字時代檔案管理工作的變化及內涵。最后，自身的行為也必須跟上數字時代的步伐，明確數字時代檔案管理工作的職責已不再是單純的管理，而是要做出風采，令用戶滿意。

2、檔案管理模式的轉變

（1）在傳統模式上進行提升

傳統管理模式在很多方面都不夠完善，所以應該在全方位保證檔案的全面性，對檔案進行全面的控制，并且在檔案中錄入豐富的資源。檔案管理必須做好安全保障，建立嚴密的信息屏障，不僅方便信息查閱，而且對于機密的檔案，也能做好全面的保障，防止泄密事件的發(fā)生。而在保障信息的安全性的過程中，我們應采取科學的管理方式，全面提高管理工作的效率，能夠更好的滿足對社會各階層的要求。

（2）分類方式的轉變

檔案的管理中，分類方式是非常關鍵的一步，而分類與檢索又密不可分，分類是為了更高效率的檢索。電子管理模式上，在計算機中輸入關鍵詞對檔案進行檢索，然后與之相關的檔案信息就可以被調用出，理論上也可以不分類。但為了更迅速的讓人們進行調用，所以還是進行了詳細的分類?？偠灾?，檔案的管理工作應該適應時代的發(fā)展，滿足人們的需求，不斷進行改善和創(chuàng)新，能夠不斷的提高檔案管理工作的效率和完成質量，能夠更好的讓檔案為人們、為社會所用。

3、定期培訓，提高管理人員的綜合素質

隨著科技的進步和群眾需求的提高，檔案管理人員技術操作技能還不夠強，綜合能力還有待提升。因此，相關部門應積極了解先進的管理方式，并且對現有的人員能力進行調查，從而為其提供相應的培訓。這樣一來，便可更具針對性地提升管理人員的能力水平。高端先進的信息技術以及創(chuàng)新思維的培養(yǎng)等，均是重點的培訓內容，借此可將檔案管理的效率提升。為將人員的綜合素養(yǎng)提升，還可積極邀請相關專家來完成再教育的工作。如有必要，還可及時吸納更具先進理念以及較高水平的管理人員，為原有的員工隊伍注入新鮮的活力。

綜上所述，做好企事業(yè)的檔案管理工作能夠有效提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理工作的質量。因此，相應部門必須重視機關檔案改革，不斷創(chuàng)新機關檔案管理方法，加強檔案管理意識，不斷提升管理人員的綜合素質，積極解決檔案中存在的障礙，從而實現檔案管理工作的有序性與穩(wěn)定性。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣消費者協會）