淺析項目工程合同管理的管控與改進

陳默

摘 ? 要：本文闡述了根據(jù)項目工程合同在簽訂的過程中階段性工作內(nèi)容，通過在過程中發(fā)現(xiàn)的問題，分析出相應(yīng)的原因，并此為依據(jù)制定的相應(yīng)的合同管理管控工作。文章主要內(nèi)容包含項目背景、合同管理定義、合同管理的管控現(xiàn)狀，結(jié)合現(xiàn)狀對現(xiàn)有合同管理的方法進行分析，提出不足之處以及進行的完善和改進工作，最終得出有效的改良結(jié)果，從而對項目起到積極的推動作用。

關(guān)鍵詞：合同管理 ?管控 ?改進 ?建議

中圖分類號：F283 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（c）-0156-04

Abstract： According to the phase work content of long xiang project in the process of signing the contract，the corresponding contract management and control work is formulated. The main content includes project background， contract management definition， contract management and control status， and analyzes the existing contract management methods combined with the status quo， puts forward the shortcomings and improves the work， so as to more effective and play a positive role in promoting the project.

Key Words： Contract management; Control; Improvement; Suggestions

1 ?項目背景

保障工程項目能夠在節(jié)點進度和預算范圍內(nèi)順利完工，是合同管理的重點工作之一。因工程項目涉及合作單位眾多，隸屬不同單位難以對合作方進行約束，合同是受法律保護、有法律效用的合作契約，通過合同條款的約束，甲方可以最大程度對乙方進行過程與節(jié)點的控制。本文所指的合同管理，是指在項目管理經(jīng)驗和《采購管理程序》、《采購質(zhì)量控制程序》、《合同技術(shù)附件》（技術(shù)規(guī)格書）等文件相關(guān)要求下進行的合同管理。

通過合同管理，單位才能在經(jīng)營活動中減少人工干預，按照各種規(guī)章制度度辦事，才能高質(zhì)、高效的保障專項任務(wù)圓滿完成。

2 ?合同管理的定義

在對合同管理進行分析前，首先需要明確什么是合同？

合同是指承發(fā)包雙方為實現(xiàn)某種目標，明確相互責任、權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議;簡單的說，合同其實是一座連接甲乙雙方的“橋”，通過合同協(xié)議的約束，甲方得以對乙方進行進度節(jié)點、質(zhì)量要求、技術(shù)要求的約束，進而保證工程建設(shè)活動順利進行。

有效的合同管理是促進參與工程建設(shè)各方全面履行合同約定，確保工程目標實現(xiàn)的重要手段，因此，加強合同管理工作對于承包方及業(yè)主都具有重要的意義。

3 ?合同管理的管控現(xiàn)狀

因工程是在國家撥款前提下進行的工程，經(jīng)費有限，且需求緊迫，對進度的要求極為嚴格，因此針對本工程的合同，管理時要特別注意兩點，一是控制經(jīng)費使用，避免超預算，二是提高合同簽訂效率。

目前工程的合同管理以合同簽訂為分割線，包括前期、中期、后期三個階段的管理。三個階段循序漸進，環(huán)環(huán)相扣，任何一個階段出現(xiàn)問題，都將影響整個合同進度，進而對項目進度產(chǎn)生連帶影響。

具體每份合同的簽訂流程內(nèi)容如表1所示。

4 ?合同管控中發(fā)現(xiàn)的問題統(tǒng)計

以下針對合同簽訂過程中出現(xiàn)的情況，挑出具有代表性的問題進行舉例。

問題描述及產(chǎn)生原因：

通過對表1問題進行分析，匯總出合同問題的發(fā)生階段，如表3。

根據(jù)表3所示，合同在簽訂過程中，中期發(fā)生的問題最為醒目，占總體問題的75%之多， 綜上所述，在合同簽訂過程中，產(chǎn)生的問題歸納起來可以總結(jié)為：

（1）經(jīng)費把控不夠。

（2）合同過程管理不夠細致。

（3）合同簽訂流程過長。

5 ?合同管控中存在的問題

因合同簽訂發(fā)生問題主要集中在前中期，即合同簽訂之前，因此下文以合同簽訂中產(chǎn)生的問題為切入點，對合同簽訂過程中產(chǎn)生的問題進行深入研究，進而探尋管控中的不足之處。

5.1 經(jīng)費偏離控制

（1）缺乏預見性。

由于項目內(nèi)容包括大量非標設(shè)備系統(tǒng)和新材料，許多關(guān)鍵設(shè)備又屬國內(nèi)首次研制，研發(fā)難度大，價格難以確定，有些設(shè)備和材料的研制成本與進度完全靠經(jīng)驗估計，導致預算和實際支出不能百分百匹配。

（2）單一來源導致乙方報價增高。

項目中大協(xié)作方式從優(yōu)點看確實可以集眾家之所長，集中力量攻堅，但同時也是把雙刃劍。一些關(guān)鍵性技術(shù)屬我單位與某些合作單位長期合作，共同研發(fā)的成果，全中國只有合作單位能夠提供，采購時只能采取單一來源的方式，部分乙方會依仗自己手里的技術(shù)漫天要價，遠超預算時確定的金額。

（3）延期以至工期延長，引發(fā)通貨膨脹導致的被動漲價。

在研發(fā)過程中，會出現(xiàn)因技術(shù)難度過大以致研發(fā)進度進入瓶頸，進度計劃出現(xiàn)偏差的情況，偏差一旦過大，致使進度延期，就會導致因通貨膨脹而引發(fā)的乙方被動漲價。

5.2 合同過程管理不夠細致

目前我單位簽訂合同，主要采購方式為公開招標及詢價采購。但在經(jīng)辦的過程中，我發(fā)現(xiàn)不少合同在簽訂過程中出現(xiàn)一些問題，都因我方對合同的過程管理不夠細致。

（1）公開招標的問題。

公開招標，是近些年我單位項目由科研性質(zhì)轉(zhuǎn)型為為工程性質(zhì)后才開始逐漸使用的采購方式。但在工作初期開展時，招標工作屢屢不能順利完成，極大的影響了工程進度開展。

（2）合格供方的問題。

合格供方是我單位通過對供方能力進行評價，從而確保供方提供的產(chǎn)品能夠滿足我方需要。評價供方能力需要供方提供資質(zhì)證明、顧客滿意度調(diào)查、產(chǎn)品的質(zhì)量和交貨能力等情況，申報過程較為繁瑣，且因我單位的特殊性，辦理時往往需要項目負責人自己跑流程，因此會出現(xiàn)合格供方將要到期卻卡著時間點簽合同的情況。

（3）詢價采購的問題。

值得一提的是詢價采購工作。我單位的采購工作基本以詢價為主，通過聯(lián)系至少三家乙方，發(fā)送采購條目并索取對應(yīng)報價單，以價低者得的方式確定最終供方。這種詢價方式初衷本是為了在保質(zhì)保量的情況下最大程度節(jié)約經(jīng)費，且盡可能保證采購公平公正公開。但是在操作過程中，結(jié)果往往不盡如人意。很多時候項目負責人為了省事或是出于對合作廠家的信任心理，往往從合格供方名錄中只挑選長期合作的幾家廠家，并由其報價。

5.3 合同簽訂流程繁瑣，耗時過長

在《采購管理程序》及《采購質(zhì)量控制程序》的要求下，簽訂一份合同需要簽訂依據(jù)表、需求表、招標文件會簽單（招標采購）、合同審批會簽單，中間涉及多個職能部門和上級領(lǐng)導簽字，且因一直采用線下簽訂方式，合同審批環(huán)節(jié)效率低下，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

（1）串行簽字方式嚴重延長合同簽訂時間。

合同簽批采取手工串行方式進行審批，即經(jīng)辦人持紙質(zhì)會簽單逐個找領(lǐng)導審批，一個審核環(huán)節(jié)結(jié)束，下一個審核環(huán)節(jié)才能開始，如果其中一個審核人因出差等原因未在崗，則流程需要等到該負責人返單位才能繼續(xù)開展，嚴重延長了合同簽訂時間。

（2）紙質(zhì)版合同檔案管理分散。

因線下會簽均采用紙質(zhì)化文件，一份合同的簽訂又涉及多種會簽文件，檔案數(shù)據(jù)零散，辦理周期長。即使有合同負責人在經(jīng)辦的過程中手工錄入信息，也容易出現(xiàn)合同信息采集滯后的情況，一旦合同有變更，又未能及時進行記錄登記，記錄的信息將不準確，不方便合同信息的查詢與保管。

6 ?合同管控中的改進

基于對現(xiàn)有合同簽訂過程中的一些不足分析后，為改善合同管理現(xiàn)狀，發(fā)揮其更大的作用，根據(jù)以往在合同簽訂過程中的工作經(jīng)驗，結(jié)合現(xiàn)有的管理模式，提出以下幾點改進方法。

6.1 做好預算管理，重視知識產(chǎn)權(quán)

凡事預則立，不預則廢。預算，強調(diào)的就是預先確立未來費用的使用情況，因此，能否做好預算工作，提前做好計劃是根本。

6.1.1 立項前提前規(guī)劃，做好充分的論證工作

對于準備立項的項目，提前做好規(guī)劃，會對項目順利實施起到事半功倍的作用，尤其是大型、復雜、長周期的項目，更應(yīng)該做好立項階段的論證工作。論證時，要充分調(diào)研目前中國廠家的能力水平，也要調(diào)研國內(nèi)外市場行情，哪些物資可以直接采購，哪些需要自我研發(fā)。同時要考慮費用的時間價值，利用資金折現(xiàn)率根據(jù)項目進度計劃計算預算，避免通貨膨脹導致的預算不足;評估項目的風險因素，對執(zhí)行過程中可能發(fā)生的重大風險因素提前考慮，并制定相關(guān)應(yīng)對措施。

6.1.2 立項后應(yīng)制定詳盡、可行的費用計劃

因為本項目周期性較長，經(jīng)費使用存在很大的不確定性和風險，因此對于立項后，已進入實施期的項目，應(yīng)制定更為詳細的資源計劃和費用計劃。如有可能，應(yīng)盡快分解到四級進度計劃。根據(jù)四級進度計劃分析，識別包括人力、物資、特殊工藝方法等資源需求，確定項目所需投入的資源種類、數(shù)量和投入時間，并在此基礎(chǔ)上，制定科學、合理、可行的項目資源供應(yīng)計劃，依據(jù)資源供應(yīng)計劃制定費用使用計劃。

6.1.3 充分預留、合理使用不可預見費

不可預見費又稱預備費，是指考慮建設(shè)期可能發(fā)生的風險因素而導致的費用增加的這部分內(nèi)容。

按風險因素的性質(zhì)劃分，預備費包括基本預備費和漲價預備費?；绢A備費是由于設(shè)計變更、不可抗力等原因?qū)е碌馁M用增加;漲價預備費是由于項目執(zhí)行期較長，在執(zhí)行期內(nèi)可能發(fā)生的材料、人工、設(shè)備的價格差和利率、匯率調(diào)整等導致的費用增加。在項目執(zhí)行過程中應(yīng)及時控制風險，合理使用預備費。盡量用在需要技術(shù)攻關(guān)的關(guān)鍵工作上面。

6.1.4 重視知識產(chǎn)權(quán)管理

在與合作方進行共同研發(fā)時，一定要注意知識產(chǎn)權(quán)的管理。強化知識產(chǎn)權(quán)的法律保護，既可以調(diào)動科研人員研發(fā)的積極性，也對自主知識產(chǎn)業(yè)的形成和發(fā)展有重要作用，同時，還可保證自己的合法權(quán)益，避免乙方漫天要價。

針對我單位情況，可以先從合同文本上落實知識產(chǎn)權(quán)所屬權(quán)，如屬我方獨立研發(fā)項目，知識產(chǎn)權(quán)則應(yīng)占100%;如屬雙方共同研發(fā)，則我方至少應(yīng)占50%。同時，科研人員也應(yīng)積極主動申報國家知識產(chǎn)權(quán)，避免被搶先申報。

6.2 重視溝通工作，實現(xiàn)合同管理規(guī)范化

6.2.1 重視技術(shù)與商務(wù)的溝通，實現(xiàn)招標文件規(guī)范化

基于招標工作失敗的原因，在管控中作出如下改進：

對于要開啟招標，特別是對技術(shù)要求門檻很高的項目，我單位會專門組織招標文件編制論證會，由項目負責人、合同經(jīng)辦人、各商務(wù)職能部門參加，就項目負責人將要采購的項目進行條款和打分項的討論，不合理的地方直接進行現(xiàn)場整改。

隨著溝通頻次的增加和溝通有效性的增強，我方技術(shù)人員越發(fā)了解合同簽訂時的商務(wù)要求，針對新型設(shè)備、材料，或者技術(shù)門檻較高的采購項，能提出符合要求的技術(shù)條款，以及更加合適的技術(shù)分值，大大提高了招標工作的成功率，提高了合同簽訂效率。

6.2.2 重視組內(nèi)的溝通，實現(xiàn)合同文本規(guī)范化

在合同組各位同事的不斷溝通下，在2017年中旬建立起統(tǒng)一的合同范本模板庫，經(jīng)辦人在辦理合同時可以直接選擇相關(guān)合同范本進行編訂，極大的提升了文本起草效率。目前我單位的合同模板主要有物資采購、服務(wù)采購、技術(shù)開發(fā)采購三種類型。

6.3 引入電子平臺，促進合同管理信息化

6.3.1 內(nèi)部辦公自動化平臺的搭建和應(yīng)用

內(nèi)部辦公自動化平臺管理是根據(jù)科研項目管理流程， 構(gòu)建的具有項目管理、數(shù)據(jù)共享和交互功能的信息系統(tǒng)，是我單位內(nèi)部管理的重要工具。它以IPD專項化分工為基礎(chǔ)，以信息化管理為手段，實現(xiàn)了對采購中由立項到驗收的的全過程控制和管理。

內(nèi)部辦公自動化平臺主要有如下優(yōu)點：

（1）實現(xiàn)了合同信息共享。

內(nèi)部辦公自動化采用集中的數(shù)據(jù)管理，信息通過依據(jù)表一次錄入后，就可以再整個信息網(wǎng)絡(luò)內(nèi)循環(huán)、多次使用，實現(xiàn)了信息的共享，為我單位實現(xiàn)完整、貴方的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)提供良好的平臺支撐。

（2）實現(xiàn)了合同的網(wǎng)上并聯(lián)會簽。

內(nèi)部辦公系統(tǒng)采用電子化辦公，涵蓋了一份合同從發(fā)起至歸檔的全過程管理，不僅實現(xiàn)了無紙化辦公，更開創(chuàng)性的引進了線上審批流程。審批采用并聯(lián)發(fā)送的方式，將需要審批的合同文本通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)同時發(fā)送給所有需要會簽的職能部門，大大節(jié)約了合同簽訂的時間，提高了管理效率。

（3）實現(xiàn)網(wǎng)上合同全過程管理。

由于合同管理周期長，合同履行的過程中，在外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整。通過合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對付款情況、驗收情況的記錄、描述和分析，實現(xiàn)了合同全過程管理，既保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同在項目部及上級單位的控制下良性發(fā)展。

6.3.2 總部電子采購平臺的應(yīng)用

針對詢價采購很難擴大詢價范圍的問題，總部開發(fā)了電子采購平臺，該平臺是總部合同管理信息化的重要內(nèi)容，是連接中核平臺各下屬單位和社會所有企業(yè)的橋梁。

電子平臺為總部下屬單位提供了新的詢價模式，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛性和便利性，擴大了乙方的選擇范圍，通過甲方在平臺上發(fā)布采購公告，所有符合要求的乙方都可以參加競價，打破了只能從固定幾家乙方中挑選供應(yīng)方的局限性，最大程度的保證了采購標的物的質(zhì)廉價優(yōu)。

7 ?改進效果及其他建議

信息系統(tǒng)平臺的普及及其他管控措施多管齊下，不僅大幅縮短了合同簽訂時間，而且提高了合同的完成率，更有利于保障工程項目在節(jié)點內(nèi)順利完工。

截止到目前為止，合同管控方法的改進措施已實施了將近兩年時間，從實際效果來看，合同的簽訂時間由原先2～4周，提升至1～2周，簽訂時間縮短近一倍;合同文本內(nèi)對知識產(chǎn)權(quán)的要求達到100%;招標采購成功率提高至90%，電子采購平臺的應(yīng)用讓我單位擴大了乙方的選用范圍。一切的改進都說明了說明這些管控措施是有效的，可行的。

8 ?結(jié)語

合同管理的好壞與否直接影響了項目進度能否在節(jié)點內(nèi)順利完成。在進行項目管理的同時最大程度的做好合同管理工作，保證合同簽訂的效率和質(zhì)量。

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