信息化時代檔案資源共享研究

摘 要 分析檔案信息資源共享現(xiàn)狀，力圖執(zhí)行一種科學(xué)的檔案信息資源共享的安全理念。通過完善檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺、健全檔案資源共享保障機(jī)制、拓展檔案資源共享方式等方面構(gòu)建檔案信息資源共享模式，進(jìn)一步推動檔案信息資源共享實踐的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案 管理 檔案信息 資源共享

中圖分類號 G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-10-10

作者簡介：曹燕紅，廣西科技大學(xué)醫(yī)學(xué)部講師，研究方向為檔案管理。

Research on Archives Resources Sharing in the Information Age

Cao Yanhong

Abstract This paper analyzes the current situation of archives information resources sharing， and tries to implement a scientific security concept of archives information resources sharing. Through optimizing the network platform of archives information resources sharing， improving the guarantee mechanism of archives resources sharing and expanding the ways of archives resources sharing， the archives information resources sharing mode can be constructed to further promote the development of archives information resources sharing practice.

Keyword archives; management; archives information; resources sharing

檔案是重要的社會公共信息資源，記錄人類活動的原始信息，具有延續(xù)人類文化的功能。隨著社會信息化的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息已經(jīng)成為人們工作、學(xué)習(xí)、生活的參考和憑證，如何有效地讓檔案資源融入數(shù)據(jù)開放的大環(huán)境，充分實現(xiàn)檔案信息資源的價值，提升檔案信息服務(wù)功能，更好地滿足公眾和社會發(fā)展的需求，已經(jīng)成為當(dāng)今檔案學(xué)術(shù)界和實踐部門普遍關(guān)注的新課題。

一、檔案信息資源共享現(xiàn)狀分析

1.檔案信息資源共享意識薄弱。目前，各級檔案館尚存在各自為政的現(xiàn)狀，在檔案信息化建設(shè)中，檔案工作者有資源共享意識，但沒有共享的動力，檔案信息成了“信息孤島”。檔案信息資源共享依賴于各級檔案部門之間、檔案部門與社會之間的合作，檔案工作者要從“以藏為主”向“開發(fā)利用為主”的觀念轉(zhuǎn)變，從思想上改變過去追求“小而全”“大而全”理念，向?qū)で缶W(wǎng)絡(luò)資源共享的觀念轉(zhuǎn)變[1]80。

2.檔案信息資源共享內(nèi)容單一。許多檔案館網(wǎng)站只有館藏的簡介和目錄，內(nèi)容單一，信息量少。有些檔案館雖然開發(fā)了信息資源數(shù)據(jù)庫，但條目少，檢索功能差，絕大多數(shù)不支持全文檢索，信息資源內(nèi)容不夠豐富，用戶能夠檢索到的大多都是一些檔案的題錄和摘要信息，檢索結(jié)果難以令人滿意?，F(xiàn)有的檔案信息資源網(wǎng)站分類條目粗，二次檢索沒有多角度反映檔案文件內(nèi)容，影響了用戶利用的效率。

3.檔案信息資源共享領(lǐng)域少。在檔案信息資源開發(fā)共享過程中，由于開發(fā)所用的管理軟件、數(shù)據(jù)庫類型和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的不同，導(dǎo)致檔案信息資源不能完成跨系統(tǒng)、跨庫、跨平臺的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)共享。近幾年，國家加大了與國計民生有關(guān)的檔案資源的共享和利用，但目前利用的領(lǐng)域很少。資源共享的主要領(lǐng)域是醫(yī)療保健和電子政務(wù)，而其他領(lǐng)域則較少涉及。通過醫(yī)療健康檔案信息平臺和電子政務(wù)共享和利用，提高政府服務(wù)效率和民生滿意度，進(jìn)一步推進(jìn)信息平臺建設(shè)。

4.檔案信息資源共享制度不完善。由于我國檔案信息資源共享起步晚，時間較短，政府對資源共享建設(shè)的指導(dǎo)基本上仍停留在宏觀方面，具體實施策略、法律法規(guī)也存在較大的局限性。雖然國家頒布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)》《檔案記錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，有利于數(shù)字資源的建設(shè)，為檔案資源共享提供保障，但在實施中仍存在較大差距。比如，檔案館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理目前主要采用直接鍵盤輸入或數(shù)字?jǐn)z影和掃描儀上傳的方式，因數(shù)字圖像占用了較大的存儲空間，影響檔案信息數(shù)字化建設(shè)。

5.檔案信息資源共享存在安全隱患。由于檔案的特點(diǎn)，檔案信息的保密性和安全性將涉及檔案信息資源的共享。因此，在檔案共享建設(shè)中，要處理好共享與保密的關(guān)系。為明確各部門職責(zé)，進(jìn)一步完善檔案行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全體系，國家檔案局制定了《檔案行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全通報工作規(guī)范》，為檔案信息資源共享安全提供了保障。但目前網(wǎng)絡(luò)信息安全保障機(jī)制不完善，網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)、數(shù)據(jù)信息泄露時有發(fā)生。

6.檔案信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。社會信息服務(wù)體系的信息建設(shè)是由不同地區(qū)的不同組織單獨(dú)管理的，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，存在大量的“信息孤島”，給資源共享帶來了不便。因此，實現(xiàn)不同體系、不同領(lǐng)域、不同區(qū)域的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一是必要的，但執(zhí)行起來確實有很大的困難，有些檔案館甚至要對原有的系統(tǒng)推倒重來。檔案資源共享標(biāo)準(zhǔn)的制定既要考慮國際標(biāo)準(zhǔn)，又要考慮標(biāo)準(zhǔn)的普遍性，還要考慮與政府的電子政務(wù)相融合。目前，在檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、信息存儲格式、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、數(shù)據(jù)處理接口等方面國家標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺。

7.檔案機(jī)構(gòu)隊伍缺乏主動服務(wù)意識。檔案機(jī)構(gòu)的工作人員受傳統(tǒng)體制的影響，部分工作人員墨守成規(guī)，缺乏積極傳播檔案信息的主動性及服務(wù)意識，勢必會造成一定的服務(wù)缺位，不利于檔案工作的開展。

二、檔案信息資源共享的必要性

1.信息化社會的需要。在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已不能滿足社會的要求。人們置身于信息環(huán)境中，用戶對檔案信息的需求更直接，希望通過互聯(lián)網(wǎng)更加快捷地實現(xiàn)檔案的查閱和檢索。因此，為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，依托檔案信息網(wǎng)絡(luò)，對檔案進(jìn)行開放式的管理，共享檔案信息資源已成為社會的需要。

2.檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求。檔案是積累信息的需要，同時檔案也能創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源有效地處理加工后，向公眾共享檔案信息，是未來檔案信息化發(fā)展的趨勢。目前，檔案服務(wù)能力與社會需求仍有一定的差距，要提升檔案信息服務(wù)能力就要實現(xiàn)檔案信息資源共享，這是檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求。

3.社會公眾對信息知情權(quán)的需要。國家的政府機(jī)關(guān)是信息資源的生產(chǎn)者，檔案機(jī)關(guān)是信息資源的管理者。檔案管理部門作為公民檔案的托管者，有責(zé)任和義務(wù)向社會公開檔案信息資源，使人民群眾在檔案信息資源的使用中了解政府的工作。隨著社會信息化的深入，人們對信息的需求越來越高，不受時間和空間的限制，通過網(wǎng)絡(luò)直接面對信息源獲取檔案信息。

三、構(gòu)建檔案信息資源共享模式

1.建立檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺。共享網(wǎng)絡(luò)平臺是以網(wǎng)站為外部表現(xiàn)形式的平臺，用戶可以通過網(wǎng)站的搜索界面檢索到相關(guān)的檔案信息資源，以此實現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。檔案館可以在省、市檔案局的全面領(lǐng)導(dǎo)下，先建立檔案信息內(nèi)網(wǎng)，搭建檔案信息資源共享平臺，區(qū)、縣檔案館積極參與。網(wǎng)絡(luò)共享平臺主要通過數(shù)據(jù)專線將省、市、區(qū)檔案資源聯(lián)系起來，建立檔案信息內(nèi)網(wǎng)。檔案館可通過專用數(shù)據(jù)線上傳檔案數(shù)據(jù)庫，在省、市檔案館網(wǎng)站查詢檔案信息，或通過共享網(wǎng)站設(shè)置口令加密鑰訪問模式，實現(xiàn)館際共享。通過館際共享平臺，實現(xiàn)異地跨館利用，給檔案利用者提供了便利，提升了檔案服務(wù)的效率。

2.檔案信息資源共享保障措施。（1）擴(kuò)大資金支持。

各級各類的檔案館是國家公益性信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，其日常運(yùn)作由國家財政安排維持。為了開展檔案信息化建設(shè)，就應(yīng)具備一定規(guī)模的檔案信息管理系統(tǒng)，然而開發(fā)一個專用軟件或數(shù)字化檔案，購買硬件、軟件，都需要耗費(fèi)大量的人力、財力和時間。檔案管理機(jī)構(gòu)，特別是綜合性檔案館，是非營利性的文化機(jī)構(gòu)，檔案部門自身缺乏盈利收入，這就需要國家和地方政府注重完善檔案事業(yè)投入機(jī)制，加大專項資金投入力度。就實際情況而言，目前政府對檔案部門投入仍然十分有限。要實現(xiàn)檔案信息資源的共享，國家財政應(yīng)加大對檔案事業(yè)的投入。（2）提升檔案信息安全保障能力。第一，硬件設(shè)備所存放環(huán)境的安全。硬件設(shè)備容易受到外界因素影響，如檔案室內(nèi)適宜的溫度（濕度）、防災(zāi)能力、防塵措施、防盜等都要落到實處，創(chuàng)造一個良好安全的設(shè)備環(huán)境，防止檔案信息直接或間接丟失。第二，網(wǎng)絡(luò)信息安全。網(wǎng)絡(luò)信息安全的主要隱患是病毒入侵、木馬程序等，需要安裝防火墻和殺毒軟件，防止計算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被病毒感染和破壞[2]25。第三，建立健全檔案信息安全管理制度。隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，信息資源共享面臨著后臺數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)、數(shù)據(jù)機(jī)密信息泄露等威脅。完善現(xiàn)有信息安全保障機(jī)制，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)研發(fā);加強(qiáng)信息安全立法，如制定電子簽名條例、禁止非法入侵法、網(wǎng)絡(luò)信息保護(hù)法等為檔案信息資源共享提供了法律保障。只有不斷完善網(wǎng)絡(luò)信息安全保障機(jī)制，才能創(chuàng)造出良好的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，共享政府信息資源。第四，建立檔案信息共享規(guī)范。為規(guī)范檔案資源共建共享，確保檔案資源可持續(xù)性，營造安全、規(guī)范、開放的共享環(huán)境，各?。ㄊ校n案館應(yīng)實行檔案制度化、規(guī)范化管理。比如，制定跨館查閱利用辦法、跨館查閱利用平臺工作流程、檔案信息安全管理制度等，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案資源共享過程的管理，從法規(guī)上規(guī)范共享行為，確保數(shù)字檔案信息安全共享，提高檔案部門的共享水平。（3）強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)在數(shù)據(jù)共享中的監(jiān)督責(zé)任。檔案機(jī)構(gòu)保證檔案信息的原始性，充分發(fā)揮檔案的證據(jù)價值和參考價值?；ヂ?lián)網(wǎng)允許任何人發(fā)布信息，其中也包含可能對公眾造成傷害的錯誤信息。共享平臺還將面臨技術(shù)漏洞、系統(tǒng)缺陷、網(wǎng)絡(luò)病毒等安全問題。監(jiān)管部門制定信息管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，加強(qiáng)對共享平臺使用全過程的監(jiān)管，防止非法入侵、篡改數(shù)據(jù)，維護(hù)系統(tǒng)安全，確保檔案資源共享在可控的監(jiān)管環(huán)境下進(jìn)行，確保共享平臺的安全運(yùn)行。只有這樣，檔案共享才能更加具有權(quán)威，才能滿足社會、政府和公眾的需求。（4）培養(yǎng)合格的檔案管理人員。檔案工作要開創(chuàng)新局面，就要抓好人才培養(yǎng)工作?！秶覚n案局關(guān)于開展檔案業(yè)務(wù)人員全員培訓(xùn)工作的意見》指出，培養(yǎng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型檔案管理人才，是加快檔案管理現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程的重要保證。檔案信息建設(shè)的成敗受到檔案從業(yè)人員信息素養(yǎng)的制約。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化和數(shù)字檔案建設(shè)是檔案局（室）重點(diǎn)開展的工作，對檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了更高要求，除具備檔案專業(yè)的綜合理論基礎(chǔ)、知識結(jié)構(gòu)以外，更要具備現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理技能。檔案資源共享中，涉及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、平臺維護(hù)等需要專業(yè)的技術(shù)人員，他們是網(wǎng)絡(luò)共享基層力量[3]。人才培養(yǎng)是一項長期性的工作，檔案部門要重視人才培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員綜合素質(zhì)，逐步提高專業(yè)技能，順應(yīng)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的需要。（5）規(guī)范檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)。共享的前提是要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的共享標(biāo)準(zhǔn)是信息資源交換、兼容、集成和共享的必要條件。但是，目前大多數(shù)的檔案部門數(shù)字化建設(shè)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一樣，導(dǎo)致在信息共享檢索方面語言差異較大，這些差異給檔案信息資源的管理和利用帶來了障礙。從我國的實際情況來看，許多數(shù)字化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還沒有出臺，各檔案部門使用的文檔管理軟件、數(shù)據(jù)庫各有不同，網(wǎng)絡(luò)支持平臺各有差異。我國檔案部門有條件執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在原有的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)下，充分吸收和利用成熟的標(biāo)準(zhǔn)，參照國際標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案資源共享的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在使用過程中，應(yīng)結(jié)合中國的實際，研發(fā)出符合中國國情的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。國家檔案局應(yīng)建立目錄整合機(jī)制，制定統(tǒng)一共享標(biāo)準(zhǔn)，便于各地檔案館的檔案資源能夠相互兼容，有效實現(xiàn)檔案信息資源共建共享[4]81。

3.拓展檔案資源共享方式。（1）公眾參與和平臺共建共享。公眾參與是檔案資源共享的重要環(huán)節(jié)。為了更好地發(fā)揮共享檔案資源的價值，公眾參與大大提高共享建設(shè)效率。共享檔案資源平臺根據(jù)廣大民眾的需求實現(xiàn)共享，有效提升公共服務(wù)的效率，能夠不斷提高平臺服務(wù)質(zhì)量，產(chǎn)生新的經(jīng)濟(jì)價值，推動共享平臺的建設(shè)。公眾參與檔案資源共享，調(diào)動全社會力量，推動開放數(shù)據(jù)創(chuàng)新，通過檔案資源共享實現(xiàn)“1+1>2”的信息融合。目前，我國檔案資源平臺與政府平臺的共建共享，有利于挖掘檔案資源價值，提高政府服務(wù)質(zhì)量和效率，給用戶提供更快捷的服務(wù)，避免過去用戶“重復(fù)提交、重復(fù)跑腿”的現(xiàn)象。比如江西省實現(xiàn)館際間“一站式”查檔服務(wù)，100多家檔案局館平臺上傳檔案目錄數(shù)據(jù)2000多萬條。（2）推廣移動終端服務(wù)。每年通過移動設(shè)備訪問網(wǎng)站的人數(shù)都在增加，截至2018年12月，我國互聯(lián)網(wǎng)手機(jī)用戶規(guī)模為8億多，98.6%的用戶通過手機(jī)使用互聯(lián)網(wǎng)。根據(jù)移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展趨勢，新媒體廣泛普及，政府機(jī)構(gòu)與檔案部門應(yīng)致力于新媒體研發(fā)，用戶在移動設(shè)備終端實現(xiàn)檔案資源的共享。有些國家已經(jīng)實現(xiàn)公眾通過移動終端訪問基于web的內(nèi)容，通過移動終端提高共享文件的公開使用率。

總之，檔案信息資源共享是檔案信息資源最有效的利用形式，對國家、社會、政府而言，檔案資源共享是國家信息化的重要途徑。然而，在開放數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案資源共享的廣度和深度需要進(jìn)一步擴(kuò)大，這需要政府、各級檔案機(jī)關(guān)、高校、企業(yè)和社會團(tuán)體的共同努力，建立健全組織機(jī)構(gòu)和檔案信息管理規(guī)范體系，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。

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