從重藏輕用到管用并重：檔案工作以人為本的發(fā)展軌跡

張家英 易五舟

摘 要 在以人為本，辦人民滿意的高等教育理念指導(dǎo)下，高校人事檔案工作隨著高等教育一起實(shí)現(xiàn)了新的歷史跨越。本文以華南農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，闡述人事檔案工作以人為本、科學(xué)管理的歷史轉(zhuǎn)變進(jìn)程：從封閉保守到擴(kuò)大開(kāi)放;從分散保管到集約管理;從信息邊緣到精品打造;從單一功能到多元拓展;從嚴(yán)格保密到開(kāi)放服務(wù);從保管員到通才培養(yǎng)等等。

關(guān)鍵詞 以人為本 人事檔案 發(fā)展軌跡

中圖分類號(hào) G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-09-09

作者簡(jiǎn)介：張家英，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館，科技檔案室主任，研究館員;易五舟，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)動(dòng)物科學(xué)學(xué)院。

From Heavy Storage and Light Use to Equal Emphasis on Management and Use： The Development Track of People-oriented Archival Work

—Taking an Example of the Archives Development of Personnel Archives in South China Agricultural University in 40-Year Reform and Opening

Zhang Jiaying， Yi Wuzhou

Abstract Under the guidance of concept of being people-oriented and conducting people-satisfying higher education， the personnel archival work of colleges and universities has achieved a new historical leap along with higher education. Taking South China Agricultural University as an example， this paper describes the historical transformation process of people-oriented and scientific management of personnel archives： from closeness and conservativeness to expansion and openness; from decentralized custody to intensive management; from the edge of information to the creation of fine products; from a single function to diversified expansion; from strict confidentiality to open service; from custodian to generalist training and so on.

Keyword people-oriented; personnel archives; development track

改革開(kāi)放以來(lái)，全國(guó)高等教育經(jīng)歷了從精英教育到大眾教育的歷史跨越，高校檔案工作在這一歷史進(jìn)程中也經(jīng)歷了觀念的更新和體制的變革。在以人為本，辦人民滿意的高等教育理念指導(dǎo)下，高校人事檔案工作為學(xué)校中心工作服務(wù)也實(shí)現(xiàn)了新的跨越。本文以華南農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，描述和總結(jié)人事檔案工作的歷史過(guò)程，概括了六個(gè)方面的變化，從中認(rèn)識(shí)和把握我國(guó)人事檔案管理在以人為本、為民生服務(wù)理念指導(dǎo)下的歷史軌跡。

一、從封閉僵化到開(kāi)放服務(wù)

全國(guó)人事檔案是在戰(zhàn)爭(zhēng)年代和以階級(jí)斗爭(zhēng)為綱的特殊環(huán)境中形成的，長(zhǎng)期受到以階級(jí)斗爭(zhēng)為綱和為政治服務(wù)觀念的支配，人事檔案在高度封閉的體制下，帶有極大的神秘性和異己性。檔案資料大多是當(dāng)事人親手填寫(xiě)的，依附于當(dāng)事人的人生經(jīng)歷和歷史活動(dòng)，本應(yīng)為當(dāng)事人服務(wù)、為民生和社會(huì)服務(wù)。但實(shí)際情況卻往往不是這樣，人事檔案工作最重要的任務(wù)就是將檔案資料收起來(lái)、存起來(lái)、封鎖起來(lái)，只對(duì)組織開(kāi)放，不為個(gè)人利用;在特殊條件下可供個(gè)人利用，但是堅(jiān)決拒絕當(dāng)事人與其檔案接觸。即使組織或個(gè)人利用，手續(xù)也十分煩瑣，障礙重重，盡量將利用者拒之門(mén)外，根本不考慮利用率，幾乎處于封閉狀態(tài)。隨著改革的深入，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，特別是科學(xué)發(fā)展觀的提出和貫徹，檔案工作包括人事檔案工作的指導(dǎo)思想發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變，這就是以人為本、科學(xué)發(fā)展、開(kāi)發(fā)利用，服務(wù)人們對(duì)美好生活的追求。華南農(nóng)業(yè)大學(xué)人事檔案的發(fā)展歷程就是實(shí)證。作為省屬重點(diǎn)高校，在新發(fā)展觀指導(dǎo)下，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)人事檔案工作在服務(wù)中心工作、服務(wù)和諧校園、服務(wù)民生等方面實(shí)現(xiàn)了歷史變革并取得了顯著成效。近十年來(lái)，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)在校本科生從5000人發(fā)展到50000人，在職教工由1100余人發(fā)展到3000余人。檔案資料也大幅增加，僅2017年，庫(kù)藏檔案增至近5700卷;提供利用案卷2800余卷、檔案材料2800余份，辦理有關(guān)財(cái)產(chǎn)繼承、子女入學(xué)等查檔利用676宗。隨著教職工檔案意識(shí)不斷覺(jué)醒，檔案需求不斷增加，人事檔案利用率不斷攀升，學(xué)校改變了對(duì)檔案的封閉管理，堅(jiān)持以人為本，樹(shù)立活檔案、重利用的新觀念，及時(shí)修訂人事檔案利用制度，最大限度地開(kāi)發(fā)開(kāi)放。廣大教職工只要憑身份證或校園卡即可利用自己或親屬的、不屬于保密范圍的檔案材料，檔案工作成為學(xué)校管理工作服務(wù)師生的重要組成部分。

二、從分散保管到集約管理

在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，學(xué)校的檔案材料分散管理于各職能部門(mén)和院系，各單位都有自己的檔案室和專兼職檔案員，教職工、學(xué)生、離退休人員的檔案材料分別保存在不同部門(mén)，既帶來(lái)保管上的安全隱患，也帶來(lái)利用上的諸多不便，而且機(jī)構(gòu)、人員重置，造成浪費(fèi)。學(xué)校成立檔案工作委員會(huì)，依法領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全校檔案行政管理工作，在觀念更新、體制改革的同時(shí)，大力整合人事檔案資源，開(kāi)展集約化管理。不僅僅將檔案實(shí)體簡(jiǎn)單地集中在一起，而且借助信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，以“互聯(lián)網(wǎng)+”的形式，搭建人事檔案管理新平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源重組、平臺(tái)重構(gòu)、信息共享，為教學(xué)、科研和廣大師生提供“一站式”利用服務(wù)，努力實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”的辦事流程和效率。學(xué)校按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》建成檔案館樓，于2005年發(fā)文成立校檔案館，將原來(lái)保存于人事處的人事檔案和保存于校辦的綜合檔案等統(tǒng)一歸口于檔案館，籌建人事檔案室，將分散于各部處、各學(xué)院的人事檔案材料集中存貯、統(tǒng)一管理和利用。檔案館庫(kù)房建筑面積2264平方米，其中人事檔案庫(kù)房面積約100平方米，為人事檔案的專業(yè)化管理、規(guī)范化服務(wù)提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。如，散存于外事處的教職工出國(guó)材料、研究生處的碩士生導(dǎo)師和博士生導(dǎo)師的遴選材料、統(tǒng)戰(zhàn)部的各民主黨派人員的材料等，通過(guò)收集、整合、整理，歸入個(gè)人人事檔案，供全校各部門(mén)查閱、利用、共享，最大限度發(fā)揮作用。如，檔案館圍繞服務(wù)師生，主動(dòng)整合匯編各類材料，編制《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)教職工基本信息匯編》，將每個(gè)教職工的出生年月、政治面貌、職務(wù)職稱、學(xué)歷學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)特長(zhǎng)、工作年限、進(jìn)校時(shí)間等24類信息匯集在一起，直觀地反映教職工的基本情況，供組織、人事、教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)、對(duì)外交流等部門(mén)共享，克服了每個(gè)部門(mén)需要材料都去找本人填表、上報(bào)等重復(fù)勞動(dòng)，分割管理的弊端。

三、從信息邊緣到精品打造

華南農(nóng)業(yè)大學(xué)的人事檔案集中了大量高素質(zhì)拔尖人才特別是農(nóng)業(yè)科學(xué)家的重要信息，有兩院院士、長(zhǎng)江學(xué)者、千百十培養(yǎng)對(duì)象，有國(guó)家教學(xué)名師、國(guó)家科技進(jìn)步獎(jiǎng)獲得者、廣東省十大專利發(fā)明人等，他們?cè)诮逃虒W(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)、傳承和創(chuàng)新文化過(guò)程中留下了眾多的具有特殊價(jià)值的學(xué)習(xí)資料。但是很長(zhǎng)一段時(shí)期，由于觀念落后、體制僵化，檔案資源分散，遠(yuǎn)離師生生活，這些重要的信息沒(méi)有得到應(yīng)有重視，只在評(píng)選先進(jìn)、人員提拔和調(diào)動(dòng)時(shí)才用到，重要資源甚至財(cái)產(chǎn)被邊緣化了。檔案信息難以發(fā)揮作用，造成資源極大浪費(fèi)和信息被淹沒(méi)的風(fēng)險(xiǎn)。只有開(kāi)發(fā)利用，才能使檔案活起來(lái)，才能激活人事檔案的隱性潛在價(jià)值，也才能滿足人們對(duì)美好生活的追求。在新發(fā)展觀指導(dǎo)下，學(xué)校十分重視寶貴而稀缺的人事檔案信息資源，努力挖掘檔案信息資源，構(gòu)建新的服務(wù)平臺(tái)，用多種形式展示檔案的獨(dú)特價(jià)值，使人事檔案信息真正成為公共物品和公共服務(wù)的一部分，并在此基礎(chǔ)上打造檔案精品。如，學(xué)校在2009年慶祝建校100周年時(shí)，充分借助館藏資源，建立了校史館，展示了以丁穎為首的一大批全國(guó)、全省農(nóng)業(yè)科學(xué)家的重要?dú)v史檔案，吸引了眾多校內(nèi)外、海內(nèi)外校友和有關(guān)人士來(lái)館參觀考察，提升學(xué)校的聲譽(yù)度和美譽(yù)度的同時(shí)，還展示了豐富的教育教學(xué)和科研發(fā)展信息，提供了許多有價(jià)值的、可供再開(kāi)發(fā)利用的重要資源。檔案館還協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)合作編印《百年校史展覽畫(huà)冊(cè)》《丁穎誕辰120周年紀(jì)念冊(cè)》《紀(jì)念中國(guó)稻作學(xué)家丁穎教授》《丁穎紀(jì)錄片》《百年校史展覽圖文集》《百年校史》《百年圖史》《百年華農(nóng)》等資料，廣泛傳播農(nóng)業(yè)科學(xué)家的先進(jìn)事跡和農(nóng)業(yè)科學(xué)發(fā)展的系列成果，主動(dòng)滿足利用需求，多方位體現(xiàn)了檔案回歸以人為本的服務(wù)理念。

四、從單一功能到多元拓展

人事檔案歷史悠久，內(nèi)容豐富，可以說(shuō)是我國(guó)檔案文獻(xiàn)中最具代表性的資料。改革開(kāi)放以前，人事檔案主要供組織政審，是為選拔干部“把關(guān)”的資料，個(gè)人工作情況不變動(dòng)其檔案就封存進(jìn)庫(kù)，功能較單一，利用價(jià)值小。隨著信息化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)發(fā)和辦公自動(dòng)化的全面實(shí)施，推動(dòng)了檔案管理體制機(jī)制和利用手段的變革，檔案信息內(nèi)容更加豐富，載體形式更加多樣，有紙質(zhì)類、實(shí)物類、聲像類等，最大的變化是檔案的電子化以及磁質(zhì)、光盤(pán)的貯存管理及開(kāi)發(fā)利用，人事檔案所蘊(yùn)含的信息被不斷開(kāi)發(fā)出來(lái)。高校的人事檔案，主要集中了教育界、科技界精英的信息，他們的檔案資料都包含著大量豐富的文化內(nèi)涵，開(kāi)發(fā)高校人事檔案信息，其中一個(gè)重要方面是充分拓展其文化功能，利用檔案弘揚(yáng)正能量，傳遞特殊的中國(guó)好聲音，講述特殊的中國(guó)好故事。如，學(xué)校校史館建筑面積約3300多平方米，把將近300多平方米單列出來(lái)作為精品陳列室，展示學(xué)校各個(gè)時(shí)期著名教授的各類獲獎(jiǎng)作品、研究發(fā)明成果等，不僅展示了檔案信息，還以新的方式豐富了校園文化，傳播了科學(xué)文化知識(shí)，是學(xué)校人事檔案功能的延伸和擴(kuò)展。同時(shí)，將有關(guān)教職工的獲獎(jiǎng)材料和相關(guān)證書(shū)進(jìn)行數(shù)字化后，建立網(wǎng)上展廳，多角度展示它所蘊(yùn)含的豐富內(nèi)容，為利用者講述歷史，傳遞知識(shí)，提供信息。網(wǎng)絡(luò)展廳利用起來(lái)快捷方便，不受時(shí)間、場(chǎng)地等因素的制約，節(jié)約實(shí)體空間，降低成本，利于保存。又如，校檔案館舉辦了“感動(dòng)中國(guó)”人物盧永根院士圖片展，充分挖掘人事檔案信息，從不同角度、不同側(cè)面全方位展示盧院士愛(ài)黨愛(ài)國(guó)愛(ài)校的先進(jìn)事跡，用檔案資料充分印證“種得桃李滿天下，心唯大我育青禾”的人生境界，詮釋了共產(chǎn)黨員的初心和使命，吸引了校內(nèi)外、省內(nèi)外等人士參觀，配合了對(duì)一位無(wú)私奉獻(xiàn)農(nóng)業(yè)科學(xué)家大愛(ài)的宣傳。

五、從保管員到通才培養(yǎng)

改革開(kāi)放40余年來(lái)，隨著國(guó)家事業(yè)發(fā)展，高校檔案建設(shè)實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展。檔案管理以人為本，既體現(xiàn)在為民生服務(wù)，又體現(xiàn)在建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理者人才隊(duì)伍。構(gòu)建和諧社會(huì)、民生檔案理念的提出，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的管理理念和素質(zhì)結(jié)構(gòu)提出了全新要求。學(xué)校逐步改變了那種將檔案管理員只作為普通倉(cāng)庫(kù)保管員的傳統(tǒng)觀念和做法，即認(rèn)為檔案館是安排老弱病殘或是照顧那些學(xué)歷不高、專業(yè)不強(qiáng)、年齡偏大的教學(xué)、科研人員家屬的地方。學(xué)校明確提出檔案管理人員不僅是檔案材料的收集員、保管員，還是檔案信息的識(shí)別者、開(kāi)發(fā)者、研究者、傳播者和宣傳者。這就要求檔案工作人員轉(zhuǎn)變角色，適應(yīng)新的角色需要，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)觀念，努力做一個(gè)具備多種知識(shí)、多種技能的通才。為此，校檔案館高度重視人才培養(yǎng)工作，多種途徑、多種方式培訓(xùn)管理人員，近十年來(lái)共派出多達(dá)80人次參加各類專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研討會(huì)，到省內(nèi)外綜合檔案館、高校檔案館交流150余次，接待來(lái)校交流單位160多個(gè)、人員達(dá)30000余人?，F(xiàn)有專職人員13名（人事檔案員2名，副高和中級(jí)各1名），其中正高職稱2名，副高職稱5名，還組建了170多人的兼職檔案員隊(duì)伍。管理人員結(jié)合實(shí)際，積極開(kāi)展科學(xué)研究，撰寫(xiě)論文，探討工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，共獲得科研課題立項(xiàng)20余項(xiàng)，發(fā)表論文130余篇，論文獲得各類獎(jiǎng)勵(lì)30多項(xiàng);檔案館獲得集體獎(jiǎng)勵(lì)8項(xiàng)。檔案管理人才納入學(xué)校整個(gè)人才發(fā)展規(guī)劃，保證了檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)步提高，為檔案建設(shè)可持續(xù)發(fā)展提供了人才支撐。

六、從簡(jiǎn)單收藏到科學(xué)管理

隨著“三個(gè)體系”的構(gòu)建，人事檔案資源建設(shè)徹底轉(zhuǎn)變長(zhǎng)期以來(lái)形成的“重事輕人、重重要人物輕普通人物、重組織機(jī)構(gòu)輕單體個(gè)人”的傳統(tǒng)觀念和做法。首先抓住以人為本這個(gè)核心，建立起覆蓋全體教職工的檔案資源體系，從過(guò)去重視干部檔案建設(shè)、忽視員工檔案建設(shè)，重視領(lǐng)導(dǎo)干部檔案建設(shè)、忽視普通干部檔案建設(shè)，重視專家學(xué)者檔案建設(shè)，忽視后勤員工檔案建設(shè)，調(diào)整到重視所有師生的檔案，促進(jìn)和諧校園建設(shè)。2018年庫(kù)藏教職工人事檔案5700余卷，學(xué)生檔案5萬(wàn)余卷。其次是實(shí)行數(shù)字化管理。檔案館于2018年啟動(dòng)了數(shù)字化工作，分期分批地將檔案實(shí)體掃描，數(shù)字化保存，全面提升人事檔案管理科學(xué)化、信息化、規(guī)范化水平，進(jìn)一步提高人事檔案服務(wù)中心、服務(wù)大局、服務(wù)師生的能力。再次是制定完整配套的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，接收、整理、利用、安全保密等工作有章可循，有據(jù)可依。如根據(jù)中組部《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的精神，結(jié)合學(xué)校具體工作實(shí)際，先后制定和完善了《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)兼職檔案管理人員實(shí)施辦法》《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)人事檔案管理實(shí)施辦法》《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)教工出生日期管理規(guī)定》《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)人事檔案查（借）閱辦法》《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)教職工人事檔案材料收集歸檔的規(guī)定》等，重新修訂人事檔案轉(zhuǎn)遞、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、管理人員職責(zé)、保管保密、送交歸檔、查（借）閱等制度，并裝裱上墻，責(zé)任落實(shí)到工作的每個(gè)崗位、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)管理人員，規(guī)范、科學(xué)的管理得到中共中央組織部的肯定，被評(píng)為干部人事檔案工作目標(biāo)管理一級(jí)單位。

高校人事檔案發(fā)展是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)縮影，也是我國(guó)改革開(kāi)放40余年來(lái)的一個(gè)重要領(lǐng)域，從中可以看到，解放思想、觀念更新是前提，制度建設(shè)、安全保密是保障，以人為本、服務(wù)民生是根本和方向，人才培養(yǎng)、隊(duì)伍建設(shè)是基礎(chǔ)。新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義的新發(fā)展，檔案工作“三個(gè)體系”的構(gòu)建，大檔案、大服務(wù)、大開(kāi)放、大安全的意識(shí)不斷得到踐行和發(fā)展，高校人事檔案工作將有更廣闊的發(fā)展前景。

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