裝備系列化發(fā)展中的檔案管理

張永麗 王婷 邢瑤

摘 要 隨著裝備技術(shù)水平的不斷提升，用戶對其性能指標(biāo)、交付進(jìn)度、采購成本和質(zhì)量有了更高的要求，采取系列化發(fā)展模式，可促進(jìn)裝備的快速發(fā)展。但在裝備快速發(fā)展中，對檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。立足于裝備系列化發(fā)展的現(xiàn)狀和優(yōu)點(diǎn)，剖析其檔案管理存在的問題，針對性地提出了提高裝備系列化檔案管理效率的解決措施和方案，為裝備系列化發(fā)展提供技術(shù)條件保障。

關(guān)鍵詞 裝備系列化 檔案管理

中圖分類號 G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-08-29

作者簡介：張永麗，中船重工705所檔案室副研究館員，學(xué)士，研究方向科技檔案管理;王婷，中船重工705所檔案室副研究館員，檔案學(xué)碩士，研究方向固投項(xiàng)目檔案管理;邢瑤，中船重工705所檔案室副研究館員，學(xué)士，研究方向檔案信息化。

Archives Management in the Development of Equipment Serialization

Zhang Yongli， Wang Ting， Xing Yao

Abstract With the continuous improvement of equipment technology， users have higher requirements on its performance index， delivery schedule， procurement cost and quality. Adopting a serialized development mode can promote the rapid development of equipment. But this has put forward higher standard and request to archives management. Based on the current situation and advantages of equipment serialization development， the paper analyzes the existing problems in archives management， and puts forward the measures and schemes to improve the efficiency of equipment serialization archives management accordingly， so as to provide technical conditions for the development of equipment serialization.

Keyword? equipment serialization; archives management

一、概述

近年來，隨著武器裝備性能指標(biāo)持續(xù)提升、可靠性不斷提高、交付周期越來越短、成本要求更低的新需求，世界各國通常采取裝備系列化研究模式解決。系列化是根據(jù)同類產(chǎn)品的使用要求和發(fā)展規(guī)律，對主要參數(shù)作合理設(shè)計(jì)和規(guī)劃，將其結(jié)構(gòu)與型式進(jìn)行規(guī)定和統(tǒng)一[1]。即以一種母型裝備為基礎(chǔ)，通過使用發(fā)現(xiàn)其所存在的短板，不斷開展系列化改進(jìn)研制，從而縮短研制周期，降低研制風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約科研經(jīng)費(fèi)，逐漸提升其性能、可靠性、維修性和保障性。裝備系列化研究在飛速進(jìn)步，其技術(shù)檔案管理卻難以實(shí)現(xiàn)同步協(xié)調(diào)，主要是因?yàn)檠b備系列化在多年發(fā)展中做法多變，產(chǎn)品代號借用交叉，衍生產(chǎn)品情況復(fù)雜多樣，同時(shí)配套的檔案與質(zhì)量管理制度建設(shè)沒有同步，且基礎(chǔ)條件建設(shè)滯后，檔案管理人員變動頻繁，使得系列化裝備發(fā)展的檔案管理中，出現(xiàn)管理效率不高、技術(shù)文件檢索與利用效率低、工作煩瑣難入手等問題，需要我們綜合分析解決。

二、裝備系列化發(fā)展情況

1.國內(nèi)外裝備系列化發(fā)展現(xiàn)狀。武備技術(shù)發(fā)達(dá)國家的裝備，都是經(jīng)過幾代的性能提升改進(jìn)而成，繼承性很強(qiáng)[2]，如美國的MK46系列魚雷、北極星系列到三叉戟系列潛地戰(zhàn)略導(dǎo)彈，俄羅斯的白楊M系列導(dǎo)彈，法國幻影系列戰(zhàn)機(jī)等，均是在系列化基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。這種系列化設(shè)計(jì)，使裝備的優(yōu)良品質(zhì)得以繼承，同時(shí)壓縮了研制周期，保證了研制質(zhì)量，提高了保障性，作戰(zhàn)能力更加廣泛。世界各國的裝備研制走的基本都是系列化發(fā)展道路。

我國武備的系列化研究從20世紀(jì)90年代末開始。為降低研制風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約成本，提高裝備保障效率，在系列化研究初始階段，在不影響裝備總體性能的前提下，先選擇部分基礎(chǔ)性的裝備（如裝備的系統(tǒng)、分系統(tǒng)、大段、設(shè)備、組部件、原材料等）開展系列化和通用化研究，并編制相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如GJB《裝備規(guī)范》《型號通用技術(shù)要求》《系列化設(shè)計(jì)》等通用性標(biāo)準(zhǔn)文件和基礎(chǔ)性技術(shù)要求，為后續(xù)研究打好基礎(chǔ)。當(dāng)積累了一定經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展相對成熟后，在保持與平臺、保障設(shè)施機(jī)械電氣接口不變、使用方式不變的條件下，即可進(jìn)行裝備的系列化設(shè)計(jì)。同時(shí)將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的系列化設(shè)計(jì)思路貫徹落實(shí)于新型號研制中，并隨著裝備型號的系列化發(fā)展而不斷修訂完善。我國已在多型裝備開展了系列化研究，并制定形成了相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，系列化裝備水平得到大幅提升。

2.裝備系列化發(fā)展的優(yōu)點(diǎn)。開展裝備系統(tǒng)化發(fā)展具有諸多優(yōu)點(diǎn)。我國裝備產(chǎn)品技術(shù)起點(diǎn)低，投入經(jīng)費(fèi)少，顧客使用需求高，開展系列化研制是我軍裝備發(fā)展的途徑與方向[3]。

（1）提升裝備的技術(shù)水平，提高產(chǎn)品質(zhì)量。由于現(xiàn)代裝備采用大量的計(jì)算機(jī)產(chǎn)品，其軟硬件采用了模塊化結(jié)構(gòu)，為裝備系列化發(fā)展提供了可能，并可及時(shí)應(yīng)用新技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)智能化集成化，提升技術(shù)水平。通過具有特定功能的通用或系列模塊設(shè)計(jì)，提高了系列化產(chǎn)品的可靠性水平，從而提升了產(chǎn)品質(zhì)量。

（2）提高研制生產(chǎn)效率，縮短研制周期。不同用途的裝備，是通過相應(yīng)層次和功能的模塊系列化集合而成的，而非各個(gè)單一零件的組合裝配，因此產(chǎn)品的更新周期短。

（3）加強(qiáng)裝備的維修性、保障性，快速形成戰(zhàn)斗力。系列化設(shè)計(jì)后，裝備中的部分訓(xùn)練耗材為通用性產(chǎn)品，可采用貨架產(chǎn)品模式進(jìn)行采購和管理，簡化了裝備的維護(hù)，提高產(chǎn)品的維修速度，節(jié)約修理費(fèi)用。而且，系列化裝備之間配套的專用保障設(shè)備、工具工裝等可共享。同時(shí)，技術(shù)保障人員能夠繼承前一系列的技術(shù)能力，部隊(duì)保障能力提升快，有利于新型裝備在交付后，盡快形成戰(zhàn)斗力。

可見，系列化設(shè)計(jì)具有縮短裝備研制周期、提高質(zhì)量與效能、降低風(fēng)險(xiǎn)和成本、簡化產(chǎn)品更新及維護(hù)、利于保障等諸多優(yōu)越性，值得大力發(fā)展[4]。

三、裝備系列化檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理部門是各單位組織體系中最廣泛的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)部門，有效的檔案管理有利于整體工作效率的提高和內(nèi)部組織的協(xié)調(diào)。檔案中包含了產(chǎn)品的管理文件、研制生產(chǎn)資料、圖樣數(shù)據(jù)、試驗(yàn)資料、質(zhì)量記錄、交付與售后資料等，是裝備系列化發(fā)展的技術(shù)保障。近年來多型系列化裝備資料歸檔，然而目前，裝備系列化檔案管理工作仍然存在一些問題，導(dǎo)致工作效率一直無法提高。筆者曾試圖在知網(wǎng)等平臺搜索系列化裝備檔案管理方面的內(nèi)容，截至發(fā)稿，檢索結(jié)果為0。可見，這個(gè)領(lǐng)域的問題，尚未引起各企業(yè)及相關(guān)檔案工作者關(guān)注與重視。

1.系列化裝備檔案管理專門制度不健全。系列化裝備的產(chǎn)品具有集成性，各型號間有一定聯(lián)系和共性;同時(shí)，在不同階段又有不同的特點(diǎn)。目前，裝備檔案管理的收集、整理、保管、借閱、利用、鑒定、保密等制度，對單一裝備的管理是比較健全的，但針對系列化裝備的檔案管理專門制度并未建立起來，系列內(nèi)型號、項(xiàng)目檔案各自獨(dú)立管理，產(chǎn)品系列化的相互關(guān)系不能有效傳遞，造成檔案管理責(zé)任不明，系列化裝備檔案間關(guān)系不清，互相交叉混淆，有效資源得不到利用開發(fā)。這是系列化裝備檔案管理中普遍存在的問題。

2.質(zhì)量管理制度多變，缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性。質(zhì)量管理用以保證與監(jiān)督產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)過程和結(jié)果可控，貫穿型號裝備的生命始終。建立健全質(zhì)量管理制度體系是從組織上保證企業(yè)長期穩(wěn)定地生產(chǎn)用戶滿意產(chǎn)品的關(guān)鍵，也是軍工產(chǎn)品研制生產(chǎn)必不可缺的重要一環(huán)[5]。因此，質(zhì)量制度應(yīng)具有延續(xù)性、持久性，系列化裝備質(zhì)量管理更是如此。

我國質(zhì)量管理制度缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性原因如下。

（1）質(zhì)量管理本身的歷史發(fā)展所限。我國武備研制基礎(chǔ)差起步晚，在產(chǎn)品的質(zhì)量管理制度體系建設(shè)方面，經(jīng)歷了從無到有、從有到強(qiáng)的發(fā)展過程。裝備初、中期發(fā)展階段，缺乏整體規(guī)劃、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的管理機(jī)制，質(zhì)量管理制度的連續(xù)性、系統(tǒng)性及規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化根本無法保證。后來引入了ISO9000質(zhì)量管理體系，質(zhì)量管理有了質(zhì)的飛躍。然而，在質(zhì)量體系管理制度的延續(xù)性、持久性、系統(tǒng)性方面仍然處于一個(gè)“制定—實(shí)施—反饋—糾錯(cuò)—實(shí)施—反饋……”的提升過程中，內(nèi)容持續(xù)更改，版本不斷變化，其反復(fù)的修改與糾錯(cuò)過程，造成檔案管理的多變性，業(yè)已存檔的舊文件，與按新的質(zhì)量和檔案制度執(zhí)行的新文件，所依托的制度不一。即使在同一時(shí)間段，為保持產(chǎn)品某個(gè)生命階段存檔文件的統(tǒng)一性，不同產(chǎn)品檔案也不得不執(zhí)行新舊不同版本的質(zhì)量文件。同一產(chǎn)品依托的制度也不相同，遑論不同產(chǎn)品的檔案。加之即使同一版本質(zhì)量體系文件自身更改過程中，其不同制度間或因未協(xié)同更改而自相矛盾。以上原因，造成庫存檔案的歷史混亂，狀態(tài)難以追溯、復(fù)原、控制，對裝備產(chǎn)品的質(zhì)量造成難以預(yù)測的隱患與風(fēng)險(xiǎn)。

（2）現(xiàn)有質(zhì)量制度缺乏對系列化裝備管理的考慮。現(xiàn)有質(zhì)量體系，僅對企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等不同活動分類進(jìn)行監(jiān)督、控制、管理，涉及裝備、產(chǎn)品、型號，均將其視為產(chǎn)品，并未針對系列化裝備制定專門制度。比如，某軍工企業(yè)，系列化裝備型號間的產(chǎn)品代號借用非常多，當(dāng)一種系列化產(chǎn)品中的II型借用I型圖樣時(shí)，是直接使用I圖，還是以I為母本產(chǎn)生II型自己的新圖？何時(shí)可直接借用何時(shí)需制作新圖？如是直接借用，當(dāng)II需要對圖紙有更改時(shí)，如何與I互動、防止擅改？更改單應(yīng)存于I還是II？如果是制作了II新圖，I和II型裝備之間怎么形成互動協(xié)調(diào)機(jī)制，以相互促進(jìn)、共同發(fā)展？等等如是。目前，我們最缺的，也許正是這種通盤考慮、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的質(zhì)量專門管理制度與機(jī)制。這也是造成歸檔資料及其管理問題的一個(gè)重要因素。

3.檔案人員變動頻繁，檔案時(shí)間跨度長，工作難度大。由于工作調(diào)動、崗位調(diào)整和人員退休等原因，系列化裝備檔案管理人員變動頻繁，難以實(shí)現(xiàn)專人專崗多年深耕管理;系列化發(fā)展往往跨度數(shù)十年，自身發(fā)展過程曲折，交叉借用、情況多樣，其檔案管理歷經(jīng)各種歷史復(fù)雜的階段，早期的檔案工作人員亦水平有限;相關(guān)制度不完善，內(nèi)容多變且不夠精細(xì)，又長期沒有專門制度，缺乏有針對性的管理要求和辦法，造成不同檔案管理人員工作模式不同，一定程度上制約了檔案資源的開發(fā)利用。所以越是早期的檔案越是混亂，自身及互相之間關(guān)系復(fù)雜交錯(cuò)難以厘清，基礎(chǔ)工作難度大易出錯(cuò)，管理利用效率低。越是時(shí)間跨度大的系列越是如此。

四、解決方案與措施

1.制度建設(shè)。包含檔案、質(zhì)量制度建設(shè)。

（1）建章立制，加強(qiáng)系列化裝備檔案管理制度建設(shè)。根據(jù)系列化裝備發(fā)展實(shí)際情況，以現(xiàn)有檔案管理制度為基礎(chǔ)，針對性地建立健全系列化裝備的檔案管理制度。立足于系列化裝備的總體框架，以產(chǎn)品的系列化發(fā)展總體規(guī)劃，從母型裝備檔案管理開始，開展系列化裝備檔案管理，并考慮是否需要單獨(dú)建庫，健全系列化裝備檔案管理制度，搞好制度建設(shè)，提高檔案管理效率。

根據(jù)自己管理系列化裝備檔案遇到的各種問題，筆者認(rèn)為，企業(yè)尤其是軍工企業(yè)亟需建立、健全系列化裝備檔案管理制度，研究此類檔案共性與特性，與相關(guān)職能部門、質(zhì)量部門、研究部室溝通，聽取各方建議，就系列裝備的檔案管理制定專門制度及實(shí)施細(xì)則，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)與完善。

（2）相關(guān)質(zhì)量管理制度的建立與完善。優(yōu)秀的軍工企業(yè)必然擁有一套完整而行之有效的質(zhì)量管理體系[6]。只有建立健全質(zhì)量體系及系列化裝備質(zhì)量管理制度，約束與控制研制生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，才能保證產(chǎn)品質(zhì)量。制度制定需考慮幾點(diǎn)：①整體規(guī)劃，系統(tǒng)設(shè)計(jì)，保障裝備研制生產(chǎn)所有環(huán)節(jié)質(zhì)量可控;②質(zhì)量管理制度體系整體保持相對穩(wěn)定，每一次變化與更改，應(yīng)慎之又慎，不可顧此失彼，要充分考慮制度的延續(xù)性、持久性;③具備可行性、可操作性，在不影響質(zhì)量控制結(jié)果的情況下，盡量便捷、高效;④重視質(zhì)量制度與各有關(guān)部門及檔案制度的協(xié)同與配套;⑤兼顧原則性與靈活性。

2.人員配置管理。

（1）優(yōu)化提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平。在系列化裝備檔案管理中，資料歸集整理的繼承性十分重要。為提高管理效率，加快研制進(jìn)度，降低生產(chǎn)成本，系列化裝備型號間的產(chǎn)品代號交叉借用很多，衍生產(chǎn)品情況復(fù)雜多樣，使得產(chǎn)品間的聯(lián)系處于剪不斷、理還亂的關(guān)系，資料的存檔、維護(hù)等牽一發(fā)而動全身，管理難度大。這就需要安排工作能力突出、工作態(tài)度可靠的檔案人員去承擔(dān)相應(yīng)工作，除具備檔案專業(yè)技能、一定的信息化素養(yǎng)外，還應(yīng)善于學(xué)習(xí)了解系列化裝備的總體技術(shù)知識，清晰系列間的相互關(guān)系，明辨其發(fā)展歷程，實(shí)現(xiàn)系列化裝備檔案的有效管理。

（2）保持系列化裝備檔案管理人員的穩(wěn)定。鼓勵系列化裝備檔案人員對系列化裝備總體及相互關(guān)系知識的掌握，鼓勵其對專業(yè)素養(yǎng)與技能的深耕。認(rèn)可檔案工作的專業(yè)性，在無十分必要情況下，盡量避免人員頻繁變動，堅(jiān)持專人專崗，讓每個(gè)人在特定的研究方向上，持續(xù)努力，積累經(jīng)驗(yàn)，精細(xì)管理，發(fā)展專業(yè)知識、技能、特長。人員的穩(wěn)定與專業(yè)特長，有利于同類管理知識、能力的繼承和發(fā)揮，有利于該系列裝備檔案管理思路與模式的延續(xù)和穩(wěn)定，有利于整體的規(guī)范、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)。

（3）保持同系列檔案的統(tǒng)一管理。同系列裝備之間密切相關(guān)，具有繼承性，檔案間存在大量借用關(guān)系，且技術(shù)狀態(tài)控制往往具有同步性和統(tǒng)一性。因此，在保持人員穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，也應(yīng)保持同系列裝備檔案的統(tǒng)一管理，即同一系列裝備檔案管理不要拆分給不同人員，而應(yīng)盡量安排同一人員管理同一系列全部項(xiàng)目的檔案。這樣，除可保持人員管理能力專長發(fā)揮之外，還省去了不同管理人員之間的溝通協(xié)調(diào)成本，提高工作效率，方便管理利用。

（4）提高檔案管理人員的積極性和主觀能動性。通過開展檔案評比達(dá)標(biāo)獎勵活動，鼓勵先進(jìn)，樹立優(yōu)秀典范，帶動爭先創(chuàng)優(yōu)，促進(jìn)檔案管理水平的提升，推動檔案工作持續(xù)發(fā)展。同時(shí)通過健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)明確崗位職責(zé)，制定和實(shí)施檔案人才培養(yǎng)計(jì)劃，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、奮發(fā)有為的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員積極性和主觀能動性，提升職業(yè)素養(yǎng)，使檔案資源得到充分的開發(fā)利用，更好地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

3.有關(guān)各方的關(guān)注與重視。以上基于制度和人員兩個(gè)方面的種種措施，均需要通過有關(guān)各方的關(guān)注與重視，才能有效實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)者具有決策和領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)組織的關(guān)鍵作用，確立組織統(tǒng)一的宗旨和行動方向。質(zhì)量、檔案、職能部門、研究部室則是具體的執(zhí)行者與實(shí)施者。有關(guān)各方的重視、關(guān)注并付諸行動，是系列化裝備檔案有效管理最有力的保障。

五、結(jié)束語

在系列化發(fā)展思路下，我軍裝備近年來快速發(fā)展。但也應(yīng)看到，系列化裝備檔案管理還缺乏研究與關(guān)注，存在的一些問題，需要我們綜合分析，在各方重視的基礎(chǔ)上集思廣益，從制度建設(shè)，人員配置與管理入手，采取有針對性、可操作的方法措施，實(shí)現(xiàn)系列化裝備檔案的高質(zhì)量管理，為裝備事業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。希望更多的學(xué)者能夠關(guān)注并參與，結(jié)合理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對系列化裝備檔案管理方法進(jìn)行總結(jié)和完善，提出更清晰的思路與更合理的方法。

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