也談檔案信息資源整合問題及對策

摘 要 檔案信息資源整合始終是檔案界的熱門話題，也是檔案部門多年來一直努力追求的工作目標(biāo)。文章分析了檔案資源整合工作存在的問題，并就這些問題提出對策。

關(guān)鍵詞?檔案信息資源 整合 問題 對策

中圖分類號 G270.7 文獻標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-12-12

作者簡介：韓貴林，葫蘆島市檔案館，副研究館員。

On the Problems of Archives Information Resources Integration and Countermeasures

Han Guilin

Abstract The integration of archives information resources has always been a hot topic in the archives field， and it is also the goal that the archives department has been striving to pursue for many years. This paper analyzes the problems existing in the integration of archives resources， and puts forward countermeasures for these problems.

Keyword archives information resources; integration; problem; countermeasures

檔案信息資源（統(tǒng)稱“檔案資源”）整合，是指將立檔單位形成的對黨和國家以及人民群眾具有保存價值的各種門類和載體檔案資料變無序為有序、變分散為集中管理的過程，最大限度地優(yōu)化檔案資源配置，并通過數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，實現(xiàn)各級各類檔案館、立檔單位檔案信息的互聯(lián)互通，打破檔案“信息孤島”現(xiàn)象，實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的檔案資源共建共享。

檔案資源整合，應(yīng)包括以下三個方面工作：一方面要在檔案形成源頭上做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”，即立檔單位應(yīng)把工作活動過程中形成的各類檔案資料收集齊全完整，并按照標(biāo)準(zhǔn)進行系統(tǒng)整理;另一方面要在檔案流向上做到“應(yīng)接盡接、應(yīng)管盡管”，即各級各類檔案館應(yīng)把屬于進館范圍的檔案分別齊全完整地接收進館;第三方面要在開發(fā)利用上做到“應(yīng)查盡查、應(yīng)用盡用”，即通過檔案數(shù)字化，實現(xiàn)各級各類檔案館、立檔單位檔案信息互聯(lián)互通和共享。

一、檔案資源整合工作存在的主要問題

1.立檔單位檔案收集歸檔不全。立檔單位檔案是檔案館檔案的重要來源和基礎(chǔ)，其檔案的齊全性、完整性決定了館藏檔案的齊全性、完整性。目前，立檔單位檔案收集不全問題十分嚴(yán)重：一方面是應(yīng)歸檔保管檔案種類收集不全，多數(shù)單位僅對文書、會計、照片檔案進行了收集整理，忽視了專業(yè)、音像、實物、電子檔案的收集整理;另一方面是已歸檔保管檔案收集不全，如文書檔案中黨建、人事、工資方面資料，照片檔案中文字說明材料缺失嚴(yán)重等等。因此，立檔單位檔案收集歸檔不全已成為影響檔案資源整合的關(guān)鍵所在。

2.相關(guān)專業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)出臺滯后。2011年，國家檔案局連續(xù)發(fā)布了兩批《國家基本專業(yè)檔案目錄》，但迄今為止，尚有一些專業(yè)檔案因缺乏自上而下的具體標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致無法進行系統(tǒng)整理。而地方檔案部門對于上述專業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)制定又有畏難心理，因為一旦有關(guān)上級部門制發(fā)了新的標(biāo)準(zhǔn)，原有已按地方標(biāo)準(zhǔn)整理的專業(yè)檔案則需要拆卷重新整理，如國家人力資源和社會保障部3號令《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》頒發(fā)后，各地先后分別對社保業(yè)務(wù)檔案重新拆卷整理，浪費了大量人力物力。

3.接收進館檔案結(jié)構(gòu)不盡合理。為加快檔案資源整合，2011年國家檔案局印發(fā)了《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，明確要求綜合檔案館把相關(guān)專業(yè)檔案列入接收范圍。但從接收效果來看，目前各綜合檔案館接收進館檔案主體依然是以文書檔案為主，專業(yè)檔案寥寥無幾，館藏文書檔案持續(xù)增加，檔案結(jié)構(gòu)變化不明顯。究其原因：一是立檔單位對相關(guān)專業(yè)檔案沒有進行規(guī)范整理，導(dǎo)致無法移交;二是立檔單位對相關(guān)專業(yè)檔案已進行了系統(tǒng)整理，但考慮利用方便問題不愿意移交;三是檔案館相關(guān)人員不掌握立檔單位應(yīng)移交進館檔案種類，未將相關(guān)專業(yè)檔案列入接收范圍。

4.檔案數(shù)字化進展緩慢。檔案資源整合，既包括實體檔案資源整合，也包括數(shù)字檔案資源整合，二者互為聯(lián)系，缺一不可。從檔案數(shù)字化完成情況來看，由于經(jīng)費和人才等方面原因，檔案數(shù)字化進展情況不一，主要表現(xiàn)為：經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)明顯領(lǐng)先于經(jīng)濟落后地區(qū)，各級各類檔案館明顯優(yōu)于同級立檔單位，文書檔案明顯好于專業(yè)檔案，有專業(yè)人才的檔案館明顯強于沒有專業(yè)人才的檔案館。因此檔案數(shù)字化發(fā)展不平衡，特別是專業(yè)檔案數(shù)字化進展緩慢，已嚴(yán)重影響了檔案資源整合與開發(fā)利用。

5.檔案部門專業(yè)人才缺失。檔案部門專業(yè)人才匱乏已嚴(yán)重影響了檔案資源整合步伐。以我市為例，由于各種原因，近二十年來，市、縣（區(qū)）兩級檔案部門沒有錄用過一名檔案專業(yè)畢業(yè)生，負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和同志也基本不是檔案專業(yè)出身，既不掌握檔案形成規(guī)律和特點，也不懂得如何開展檔案工作，加之缺乏鉆研檔案業(yè)務(wù)的積極性和工作熱情，有的領(lǐng)導(dǎo)甚至把文書檔案與專業(yè)檔案混為一談，以其昏昏使人昭昭，在開展檔案資源整合過程中鬧出了許多笑話，影響了檔案資源整合進度和工作質(zhì)量。

二、加快推進檔案資源整合工作的對策

1.強化立檔單位檔案收集歸檔工作。確保立檔單位檔案收集齊全、整理規(guī)范，是做好檔案資源整合的首要環(huán)節(jié)，脫離了檔案在形成源頭上的收集歸檔工作，檔案資源整合就成了無源之水、無米之炊。因此，檔案部門要緊緊圍繞如何做好立檔單位檔案收集歸檔工作開動腦筋，采取督導(dǎo)立檔單位建立健全文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、上門培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、執(zhí)法檢查相結(jié)合等方式，強化立檔單位檔案收集歸檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)，確保立檔單位形成的應(yīng)歸檔保管的各類檔案做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。

2.加大專業(yè)檔案規(guī)范化管理力度。加強專業(yè)檔案收集歸檔工作，提高專業(yè)檔案管理水平，對于加快推進覆蓋廣大人民群眾各方面情況的檔案資源體系建設(shè)具有重要意義。針對管理標(biāo)準(zhǔn)缺失或標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)過時的專業(yè)檔案，有關(guān)專業(yè)主管部門應(yīng)積極會同國家檔案局抓緊編制出臺相關(guān)專業(yè)檔案管理辦法，采取自上而下、條塊結(jié)合等方式，加大專業(yè)檔案收集、整理、歸檔監(jiān)管力度，力求專業(yè)檔案管理工作無死角，為促進檔案資源整合、改善檔案結(jié)構(gòu)創(chuàng)造有利條件。

3.依法做好檔案接收進館工作。各級各類檔案館要依據(jù)《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，結(jié)合《國家基本專業(yè)檔案目錄》，在深入各立檔單位開展檔案調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，科學(xué)編制《檔案館收集檔案范圍細則和工作方案》，依法界定檔案應(yīng)進館單位名錄及每個單位應(yīng)進館檔案種類明細，提高檔案接收進館工作的精準(zhǔn)度和有效性，確保屬于進館范圍的檔案做到“應(yīng)移盡移、應(yīng)接盡接”。檔案部門應(yīng)做好《檔案館收集檔案范圍細則和工作方案》審核工作，確保立檔單位檔案流向合理，充分發(fā)揮作用。

4.積極推進數(shù)字檔案信息共建共享。各級各類檔案館和立檔單位，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，同步推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。一要加快推進檔案數(shù)字化，不僅要積極推進文書、會計、照片等常規(guī)檔案數(shù)字化，更要加快推進專業(yè)檔案數(shù)字化，確保檔案數(shù)字化全覆蓋;二要規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，應(yīng)依據(jù)檔案數(shù)字化成果，有序推進各類專題檔案數(shù)字庫建設(shè)，提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容真實可用;三要積極搭建網(wǎng)上檔案信息利用平臺，依托政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或?qū)＞€，實現(xiàn)各級各類檔案館、立檔單位檔案信息的互聯(lián)互通和檔案信息共建共享。

5.深化檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)。做好檔案工作，離不開檔案專業(yè)人才的努力工作。針對目前檔案部門人才匱乏，特別是檔案專業(yè)復(fù)合型人才短缺的實際，檔案部門要把增強人才意識放在首位，下大力氣強化專業(yè)人才的引進和培養(yǎng)鍛煉。一要通過考試錄用等方式加大檔案專業(yè)人才引進力度，改善干部隊伍知識結(jié)構(gòu);二要加快在職干部的培養(yǎng)與鍛煉，切實提高干部隊伍的能力和水平;三要建立凝聚人才發(fā)揮作用的機制，調(diào)動專業(yè)人才工作的積極性和主動性，為促進檔案資源整合、推動檔案事業(yè)健康發(fā)展作出更大的貢獻。

總之，檔案資源整合是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既包括檔案在源頭上的收集歸檔，也包括檔案接收進館工作;既包括傳統(tǒng)檔案管理工作，也包括數(shù)字檔案館（室）建設(shè);既包括實體檔案資源整合，也包括數(shù)字檔案資源整合，內(nèi)容涵蓋檔案工作各個方面，檔案部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，精心組織，全面推進。

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