新時(shí)期檔案利用的思考

胡純輝

摘 要：檔案管理是各行各業(yè)經(jīng)營發(fā)展中尤為重要的一環(huán)，檔案利用則是檔案管理的最終目標(biāo)。新時(shí)期，在先進(jìn)信息技術(shù)的支撐下，檔案利用形式、渠道變得越來越豐富。本文闡述了檔案利用的內(nèi)涵特點(diǎn)，然后分析了新時(shí)期檔案利用中存在的主要問題，并對(duì)新時(shí)期開展好檔案利用工作的有效策略進(jìn)行了探討，以期為促進(jìn)新時(shí)期檔案利用工作的順利開展提供一些思路。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案;利用

引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國改革開放事業(yè)的不斷深入，檔案管理更是顯得愈發(fā)重要。同時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行采集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)，其最終都是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效利用。目前，我國檔案管理仍舊在初級(jí)發(fā)展階段，檔案利用水平不足，這使得檔案信息的重要價(jià)值仍未得到充分利用，也未能使檔案資源的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，因此，對(duì)新時(shí)期檔案利用展開探索與研究具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案利用概述

檔案工作包含了統(tǒng)計(jì)、收集、利用、整理、鑒定、保管等一系列工作，其中，又以“利用”為重要核心。檔案利用即為對(duì)檔案的直接使用，如何做到及時(shí)、準(zhǔn)確地查找，并及時(shí)提供檔案資料，為每位利用者提供檔案服務(wù)，則是現(xiàn)階段檔案利用工作所需思考解決的一項(xiàng)重要課題。

新時(shí)期，全社會(huì)檔案意識(shí)不斷提高，檔案利用呈現(xiàn)出諸多新的特點(diǎn)：一是社會(huì)大眾利用檔案的意識(shí)不斷提高。近年來，社會(huì)各界不斷提高了對(duì)檔案的關(guān)注度，由此使檔案配套的法律法規(guī)也不斷發(fā)展完善，檔案工作有了開發(fā)性發(fā)展，所以對(duì)檔案信息的安全與利用提出了更為嚴(yán)格的要求。為了滿足人們的多元需求，需要推進(jìn)檔案利用進(jìn)程，通過多樣豐富的服務(wù)方式為人們提供更高效、高品質(zhì)的檔案服務(wù)，使檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮，在對(duì)檔案進(jìn)行利用時(shí)很好地將其轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的有序發(fā)展。二是檔案利用與社會(huì)環(huán)境聯(lián)系越來越緊密。新時(shí)期，促使檔案工作也應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的信息資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有力的服務(wù)，所以在檔案利用過程中應(yīng)當(dāng)以服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)為基礎(chǔ)，并不斷豐富社會(huì)大眾的文化生活。三是檔案利用范圍越來越廣泛。隨著近年來社會(huì)大眾對(duì)檔案利用意識(shí)的不斷提高，檔案開發(fā)力度也不斷加大，檔案利用群體不斷擴(kuò)張，同時(shí)查閱的檔案內(nèi)容覆蓋范圍也日益擴(kuò)大，以此使檔案的作用得到充分發(fā)揮，在檔案利用過程要求更好地為人們提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，更好地滿足人們對(duì)檔案信息的多元需求。四是特殊載體檔案利用率不斷提高。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，如今檔案載體發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，諸如聲像檔案、實(shí)物檔案數(shù)量的增多，使檔案信息變得更為直觀、形象，在檔案利用中也備受社會(huì)大眾的推崇，這使得特殊載體檔案利用率不斷提高。

二、新時(shí)期檔案利用中存在的主要問題

1.檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

早期大多數(shù)檔案管理人員并非出自檔案管理專業(yè)，沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的教育，不少人員上崗前沒有接受過全面正規(guī)的培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案管理工作的有效認(rèn)識(shí)。在信息時(shí)代背景下，倘若仍舊沿用傳統(tǒng)的管理理念、管理方式，必然不利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一些單位對(duì)其重視程度還有待提升，不管是人力還是物力、財(cái)力均得不到支持。檔案管理人員不能將自身所有精力投入到工作中，嚴(yán)重影響了企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量、效率的提升。

2.檔案管理制度不完善

因?yàn)閷?duì)檔案管理工作重視度不足，人員綜合素質(zhì)偏低，未能構(gòu)建起一個(gè)科學(xué)完備的管理制度，就難以對(duì)檔案工作對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、要求做全面統(tǒng)一的規(guī)定。雖然我國頒布有相關(guān)的檔案法律法規(guī)，但該部分企事業(yè)單位也未能做到嚴(yán)格落實(shí)。長此以往，檔案管理制度始終處在不完善的狀態(tài)，勢(shì)必會(huì)進(jìn)入到一種惡性循環(huán)，對(duì)全面檔案管理及利用工作造成不利影響。

3.檔案利用率不足

檔案管理工作的開展，本質(zhì)上即為通過信息共享、檔案利用，以為企業(yè)、單位管理決策提供服務(wù)。然而現(xiàn)階段檔案管理中存在明顯的檔案利用率不足的問題。一方面，檔案信息落后，檔案管理人員沒有對(duì)檔案庫進(jìn)行及時(shí)更新。再加上傳統(tǒng)紙質(zhì)類檔案保存期限有限，檢索工作量繁重，庫存檔案主要為舊信息、舊資料，難以為管理決策提供有價(jià)值的信息。另一方面，檔案文件采集整理后多用于應(yīng)付上級(jí)檢查備案，由于人員綜合素質(zhì)不高，缺乏對(duì)檔案管理工作的有效認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案信息開發(fā)不充分，難以從中提取有價(jià)值信息，造成檔案利用率不盡人意。

三、新時(shí)期開展好檔案利用工作的有效策略

1.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作表現(xiàn)出管理性、服務(wù)性、政治性以及專業(yè)性等特點(diǎn)，其最終目的是為了利用，為國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)服務(wù)。因此，檔案管理人員要具備良好的綜合素質(zhì)。一方面，應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的學(xué)習(xí)，做到將各種現(xiàn)代技術(shù)引入檔案管理工作中。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員還應(yīng)開發(fā)可實(shí)現(xiàn)知識(shí)檢索功能的自助式知識(shí)服務(wù)技術(shù)平臺(tái)，便于利用者可借助手機(jī)、計(jì)算機(jī)，獲取自助服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)。另一方面，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)素養(yǎng)以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相對(duì)完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)新型知識(shí)、技能的有效學(xué)習(xí)，不斷拓寬自身知識(shí)視野。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生出了大量新的檔案類別，檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出全方位性，由此要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)秉持全新的服務(wù)理念，提高服務(wù)意識(shí)，將檔案工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到提供檔案利用服務(wù)中來，做到自覺熟悉檔案工作業(yè)務(wù)，滿足檔案利用者的多元需求，切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)的被動(dòng)局面，形成對(duì)服務(wù)工作的主觀能動(dòng)性。

2.建立檔案管理制度

建立完善檔案管理制度，是開展好企事業(yè)單位檔案工作的重要前提。一方面，要建立完善檔案工作崗位責(zé)任制。做到對(duì)我國現(xiàn)行《檔案法》及相關(guān)方針政策的嚴(yán)格貫徹落實(shí)，檔案管理部門諸如檔案鑒定、檔案復(fù)制、檔案借閱、檔案保密、檔案統(tǒng)計(jì)等管理工作應(yīng)開展科學(xué)配置，確保檔案管理人員的權(quán)責(zé)分明，有序開展各項(xiàng)檔案管理工作。如此一來，倘若出現(xiàn)檔案管理工作失誤，便可第一時(shí)間找到責(zé)任人并及時(shí)解決問題。另一方面，要加大檔案監(jiān)督管理力度。針對(duì)各式各樣檔案材料的收集、整理、歸檔等工作應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，對(duì)于檔案資料的收錄，要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致清點(diǎn)，并做好交接工作;對(duì)于檔案資料的外借，要執(zhí)行好批準(zhǔn)手續(xù)，并確保如期歸還;而對(duì)于一些有待銷毀的檔案資料，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依據(jù)國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行有效鑒定，并制作好銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，移出檔案銷毀清冊(cè)。

3.引入先進(jìn)技術(shù)，提升檔案利用率

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，引入先進(jìn)信息技術(shù)是檔案工作實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展的大勢(shì)所趨，傳統(tǒng)管理理念、管理方式已難以適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，推進(jìn)改革創(chuàng)新已迫在眉睫。與此同時(shí)，先進(jìn)的信息技術(shù)無時(shí)無刻不在創(chuàng)新發(fā)展，由此決定了檔案工作必然會(huì)受到現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展轉(zhuǎn)變的影響，適時(shí)的技術(shù)升級(jí)或引入先進(jìn)的管理設(shè)備，要求檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)、新知識(shí)的有效學(xué)習(xí)，并可做到對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備的嫻熟應(yīng)用，以此不斷提升檔案利用率。面對(duì)新時(shí)期信息數(shù)據(jù)不斷劇增背景下，加工、歸檔、儲(chǔ)存與信息數(shù)據(jù)利用相互間所產(chǎn)生的矛盾問題，也需要檔案工作加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，使文獻(xiàn)信息能夠科學(xué)及時(shí)地加工、歸檔，并可高效便捷傳輸?shù)接脩羰种?。就服?wù)方式而言，經(jīng)由優(yōu)化調(diào)整的傳統(tǒng)服務(wù)方式可與現(xiàn)代化信息服務(wù)方式進(jìn)行有機(jī)融合，以此構(gòu)建起覆蓋面更為廣泛、更為豐富的服務(wù)體系。此外，檔案管理部門除去對(duì)文獻(xiàn)信息開展不同層次、不同角度的加工處理之外，還應(yīng)當(dāng)借助信息網(wǎng)絡(luò)、傳播介質(zhì)存儲(chǔ)及檢索及現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)燃夹g(shù)提供創(chuàng)新性、高質(zhì)量的服務(wù)。

四、結(jié)束語

不論是過去還是現(xiàn)在，在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，檔案管理工作均扮演著十分重要的角色。在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯，如何切實(shí)發(fā)揮檔案利用在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的有效作用，是新時(shí)期檔案管理人員要肩負(fù)起的重要使命。因此，檔案管理部門務(wù)必要不斷鉆研研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高對(duì)檔案利用內(nèi)涵特點(diǎn)的明確認(rèn)識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立檔案管理制度，引入先進(jìn)技術(shù)，提升檔案利用率等等，讓檔案利用更好地服務(wù)廣大企事業(yè)單位。

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（作者單位：廣西南寧市第三中學(xué)）