軍隊醫(yī)院合同精細化管理研究

王茵

摘 要 在新醫(yī)改環(huán)境下，傳統(tǒng)的經(jīng)濟管理模式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代化醫(yī)院的管理，現(xiàn)代化醫(yī)院需要思考如何通過改革傳統(tǒng)的財務管理模式來推動醫(yī)院財務管理水平有效提升。合同管理是醫(yī)院財務管理的重要內(nèi)容，首先，醫(yī)院需要依靠正規(guī)的合同來保證經(jīng)濟活動順利開展;其次，在合同履行過程中，可以通過不斷地完善合同財務管理制度和流程，對合同實施精細化管理，為醫(yī)院的經(jīng)營管理提供有價值的決策支持。同時，隨著社會經(jīng)濟水平不斷提升，在醫(yī)療改革和軍隊改革雙重背景下，軍隊醫(yī)院的改革工作持續(xù)有效地同步推進，經(jīng)濟活動日益增多。為促進軍隊醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，確保軍隊醫(yī)院的資金得到安全、合理的利用，關鍵措施就是加強合同精細化管理。本文以A醫(yī)院為典型案例，在分析軍隊醫(yī)院合同精細化管理重要性的基礎上，深入探討A醫(yī)院在合同財務管理方面存在的問題，并分析A醫(yī)院通過健全合同管理制度、建立合同管理系統(tǒng)、與預算和采購流程相結合等措施，充分利用信息化管理手段，實施合同精細化管理的具體實踐。

關鍵詞 軍隊醫(yī)院 合同管理 精細化管理

一、引言

軍隊醫(yī)院既要完成部隊的醫(yī)療衛(wèi)勤保障任務，又要承擔起對地方民眾救死扶傷的社會負責，因此要求軍隊醫(yī)院做到與時俱進，在堅持軍隊特殊性的原則下，不斷適應市場經(jīng)濟的變化。只有通過加強財務管理、完善內(nèi)控制度，才能維持軍隊醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展。

財務管理是醫(yī)院經(jīng)濟管理的核心環(huán)節(jié)，其中，隨著與地方經(jīng)濟體建立了越來越多的經(jīng)濟往來，合同管理在財務工作中慢慢突顯其重要性。合同作為保障當事人雙方權利和義務的載體，具有法律約束力，對當事人雙方來說，是一把“雙刃劍”。醫(yī)院管理者和財務負責人必須高度重視合同管理，認識到只有通過科學管理日常活動中涉及的各種合同、嚴格規(guī)范各種合同行為，才能有效防范舞弊和腐敗行為，減少經(jīng)濟糾紛，維護醫(yī)院合法權益，促進醫(yī)院對外經(jīng)濟、技術、醫(yī)療、科學研究等活動的開展。

二、A醫(yī)院合同管理存在的問題

目前，大部分醫(yī)院重醫(yī)療、輕管理，沒有意識到經(jīng)濟管理對醫(yī)院長期可持續(xù)發(fā)展有重要的保駕護航作用。而近20多年來才頻繁參與市場經(jīng)濟活動的軍隊醫(yī)院，因為缺乏財務經(jīng)驗，所以管理不完善，操作不規(guī)范，合同管理更是運用粗放式管理模式，沒有建立完整可行的合同管理制度。

A醫(yī)院在合同管理方面沒有給予足夠的重視，產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟風險。以2014年A醫(yī)院的一起經(jīng)濟犯罪案件為例，事情發(fā)生在醫(yī)院更改名稱番號之際，醫(yī)院黨委會通過了一項相關預算支出計劃，之后相關部門執(zhí)一份只蓋了醫(yī)院公章而無法人簽字的合同，要求財務科按合同約定支付了全款。后經(jīng)巡視組查明，第一，醫(yī)院的上級管理機關在該筆預算列支后第2個月便通知了預算組取消該筆預算計劃，但預算組未及時告知財務審核組，造成財務審核組在不知情的情況下支付了全款;第二，此合同為偽造合同;第三，合同對方單位與該部門的負責人存在關聯(lián)關系;第四，合同標的物入庫量只占合同約定的20%;第五，入庫商品的質量與合同約定嚴重不符。本文以此案件為例，分析A醫(yī)院在合同管理各環(huán)節(jié)中存在的問題：

（一）缺乏有效的合同管理制度，合同管理流程不規(guī)范

合同管理制度是合同洽談—簽訂—履行—終止行為的重要依據(jù)。而A醫(yī)院一直以來對合同管理的重視程度不夠，缺乏合同管理意識，合同管理只是暫時由成本核算人員兼職處理，在2018年以前都沒有出臺一整套有針對性、操作性強的管理制度，造成采購部門、管理部門及執(zhí)行科室各自為政，內(nèi)控風險較大。

首先，涉案合同項目未經(jīng)采購部門公開招標及會簽審批流程，也未經(jīng)法律顧問把關，缺乏法律支持，從源頭上給不法分子提供了可乘之機。醫(yī)院與合作方簽訂的合同是具有法律效應的，受合同法、經(jīng)濟法、刑法等法律約束。但A醫(yī)院的法務顧問多是在面臨訴訟時出面解決問題，而沒有在合同訂立環(huán)節(jié)給予全面的把關，導致合同內(nèi)容不嚴謹、條款不全面、違約責任不清晰，甚至產(chǎn)生虛假偽造合同，增加了醫(yī)院的運營風險。

其次，合同管理未參與醫(yī)院整體預算規(guī)劃及財務審核的流程，造成無預算或超預算的合同款項支出。如果A醫(yī)院的經(jīng)濟活動從預算控制到合同管理再到財務審核付款，整個操作流程是一個閉環(huán)狀態(tài)，那么涉案的合同款項就不會在預算已被取消的前提下仍然被支付，繼而給A醫(yī)院帶來不可挽回的經(jīng)濟損失。

（二）缺乏科學的組織機構框架，歸口管理部門不明確

A醫(yī)院沒有具體可依照執(zhí)行的合同管理制度，缺乏有力的合同監(jiān)督管理。在合同簽訂、履行等階段，存在“誰需要，誰采購，誰監(jiān)督，誰報銷”的混亂狀態(tài)，職責分工不明確，不僅導致合同相關原始資料零散分布，同時也給合同日常查詢、統(tǒng)計及監(jiān)察帶來了極大的不便。合同的歸口管理部門不明確，還會造成需求科室私自簽訂合同、修改實質性合同條款，或者先執(zhí)行、事后再補簽合同，或者事中不跟蹤不監(jiān)督、事后不審計不驗收，出現(xiàn)問題無人追責，財務被動付款等情況頻繁發(fā)生。

（三）缺乏信息化、全過程、動態(tài)化合同管理

A醫(yī)院的財務信息化僅依賴于“軍衛(wèi)一號”及“軍財”兩個系統(tǒng)，預算及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)還處于開發(fā)階段，合同管理系統(tǒng)更是沒有提上日程。日常的合同管理僅停留在手工登記及簡單的EXCEL表格記錄上。隨著網(wǎng)絡時代的高速發(fā)展，經(jīng)濟活動越來越頻繁，只依靠紙質合同進行信息傳遞的弊端越來越明顯，不僅查詢速度較慢、合同修改或進度調(diào)整的信息傳遞不對等，而且人為統(tǒng)計不精準，出錯率較高。

三、A醫(yī)院實施精細化合同管理的具體實踐

A醫(yī)院作為大型三甲綜合醫(yī)院，日常經(jīng)濟業(yè)務較多，僅2019年簽訂的合同就多達上千份，交易金額高達8000多萬元，業(yè)務范圍較廣，主要涉及物資采購、工程、服務三大類型的合同。A醫(yī)院通過采取精細化管理措施，完善合同管理，具體措施如下：

（一）構建合同管理組織架構，明確合同管理崗位職責

由醫(yī)院黨委會研究通過，在財務科下設合同管理辦公室（以下簡稱“合同辦”），明確合同辦為合同管理的歸口部門，并確定了合同辦的崗位職責。

合同辦的主要職責包括：第一，建立合同管理體系，健全中心合同管理制度，規(guī)范優(yōu)化合同業(yè)務流程;第二，審核合同內(nèi)容，包括合同金額、履行期限、公章等主要合同要素;第三，審核合同管理數(shù)據(jù)庫，做好更新及維護管理工作;第四，制作、審核合同臺賬，按期統(tǒng)計、匯總合同簽訂、履行情況并編制報表;第五，監(jiān)督醫(yī)院合同的履行情況，執(zhí)行合同結算及存檔風險防范措施;第六，嚴格遵守保密原則，科學、規(guī)范地管理合同檔案，確保合同查閱快速方便;第七，協(xié)助配合處理合同履行過程中出現(xiàn)的糾紛;第八，組織開展合同履行完畢后的總結、評價工作。

簡單來說，A醫(yī)院設立了合同辦，主要是對合同管理的財務環(huán)節(jié)進行全方位的審核把關，合同其他專業(yè)方面的條款則應由業(yè)務科室及采購部門協(xié)同審核，合同辦只針對結算條款進行審核。比如在簽訂環(huán)節(jié)，需要審核合同時效、合同金額、付款條件及期限是否清晰，公章及法人簽字是否齊備等;在支付環(huán)節(jié)，需要審核合同款項是否在預算內(nèi)列支、是否嚴格按合同約定的期限支付、審核支付相關款項所需的單據(jù)是否完整等，協(xié)同相關部門保質保量地完成合同項目。

（二）建立合同管理制度，完善預算制度

合同管理制度是財務內(nèi)控制度的重要組成部分，貫穿了合同項目的整個執(zhí)行過程。2019年7月，A醫(yī)院由合同辦負責編制，報黨委會通過并發(fā)布了《中心合同管理暫行辦法》?！吨行暮贤芾頃盒修k法》從“合同簽訂”“合同履行”“合同變更、違約、解除、終止”“崗位職責”“合同財務管理”“檔案管理”“獎勵與懲罰”7個方面制定了共計48條規(guī)定，為合同管理提供了詳細具體的操作指南。合同條約的履行，是經(jīng)濟活動的關鍵環(huán)節(jié)，因此該暫行辦法主要就合同的履行監(jiān)督流程方面進行管理，將財務管理手段合理地分布于合同管理的事中及事后環(huán)節(jié)，從而保證醫(yī)院經(jīng)濟活動的順利開展。

預算管理是醫(yī)院減少開支、提升經(jīng)濟效益的重要渠道，同時也是經(jīng)濟管理的重要內(nèi)容。預算是合同管理的起點，醫(yī)院在科學的戰(zhàn)略規(guī)劃、決策以預測的基礎上，通過過往數(shù)據(jù)以及財務報表，能夠反映醫(yī)院資金的預計配置情況和醫(yī)院整體經(jīng)營活動的具體安排。編制一套可執(zhí)行性強的預算，既能加強預算的執(zhí)行及其與合同管理的無縫銜接，又可以最大限度地保證合同的合理性、合法性，從而達到有效管理控制合同資金的目的。

（三）擴大采購部門的職能范圍，將法律顧問歸于采購部管理

A醫(yī)院重新整理了采購制度，按照軍隊要求，將達到預算采購金額的項目由采購部門全權管理。而未達預算采購金額的項目，采購制度規(guī)定交由醫(yī)院各職能部門采購，如醫(yī)療用品及醫(yī)療機械維修等由醫(yī)研部計劃科及器械科共同采辦，辦公用品及信息化設備由信息科統(tǒng)一采辦，院內(nèi)日常維修及應急搶救工程等零星工程由保障部營房辦處理。A醫(yī)院2019年90%以上的合同金額達到了預算采購金額，并全部交由采購部門順利完成合同簽訂工作，這樣大部分經(jīng)濟活動就可以在招標、談判及合同簽訂的環(huán)節(jié)得到專業(yè)的法律保障，在合同簽訂事前階段大大減少風險。

（四）建立合同管理平臺，健全財務信息化系統(tǒng)

合同管理涉及醫(yī)院的各個部門，且合同管理是一項動態(tài)性很強的管理工作，對各部門的協(xié)同要求很高，完善信息管理系統(tǒng)、加強對合同履行情況的監(jiān)控就成了不可忽視的需求。

目前A醫(yī)院的財務信息化系統(tǒng)由預算管理平臺、合同管理平臺、財務審核綜合平臺等部分組成。根據(jù)合同管理制度的要求，將預算控制系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務審核綜合對接，其作用體現(xiàn)為：

第一，在合同立項環(huán)節(jié)就可以確定該項目的預算合法性。第二，在合同款項支付流程中，一旦科室在預算控制和合同管理系統(tǒng)中對應合同條目、申請相關合同款項，預算控制和合同管理系統(tǒng)就會同步動態(tài)顯示預算總額、已支付金額、未支付金額等信息，使預算工作更透明、更規(guī)范，也使業(yè)務科室可以及時了解預算執(zhí)行及合同履行的情況，及時掌握經(jīng)濟活動進度，不僅可以為下一年度預算編制提供依據(jù)和參考，也可以方便科室實施財務管理。

A醫(yī)院與地方軟件公司合作開發(fā)了一系列財經(jīng)平臺軟件，對財務工作中的預算、合同、固定資產(chǎn)管理起到了巨大的提升和完善作用，特別是在合同管理系統(tǒng)中，對流程的細節(jié)把控處理很嚴謹。比如按合同類型或合同約定，設定在支付某一期款項時，必須提供入庫單、驗收單等合法手續(xù);根據(jù)軍隊最新財務要求，設定在支付工程類合同款項尾款時，必須提供具有合法資質的審計報告;設定按實際發(fā)生額支付貨款時，必須提供參與科室簽字確認的明細單等，保證財務工作的規(guī)范化，使醫(yī)院在各個層面進行風險把控。

（五）規(guī)范合同管理流程

首先，從采購項目申請環(huán)節(jié)入手，經(jīng)預算管理平臺審批后，才可以報采購部門進行招標、洽談，并由采購部門牽頭開展合同會簽流程。其次，將會簽完畢的合同原件在合同管理平臺上進行數(shù)據(jù)錄入，由合同辦審核備案。最后，經(jīng)預算管理平臺、合同管理平臺審核后，進入財務綜合平臺進行報銷，以加強對合同履行情況的監(jiān)督，為精細化管理打下堅實的基礎。

A醫(yī)院正處于整體擴建階段，經(jīng)濟活動頻繁，合同數(shù)量巨大。這就需要合同管理的流程暢通，才能保證合同的順利履行，促進醫(yī)院經(jīng)濟建設迅猛發(fā)展。

A醫(yī)院根據(jù)實際情況，合理設計了合同財務管理流程，主要分成3個部分：

第一，新簽、變更、解除合同流程。一是由機關、科室在合同管理系統(tǒng)中錄入相關合同信息;二是合同辦按機關、科室移交的合同原件，對合同管理系統(tǒng)中的合同信息進行審核;三是審核后的合同由合同辦建案，立卷歸檔。第二，續(xù)簽合同流程。一是合同管理系統(tǒng)會在合同到期前3個月對相關機關、科室發(fā)出續(xù)簽預警，合同辦跟進機關、科室續(xù)簽工作;二是合同簽訂后，按新簽合同流程辦理相關手續(xù)。第三，合同款項報銷流程。一是機關、科室按合同約定在預算控制管理系統(tǒng)中錄入合同付款相關信息;二是合同款項經(jīng)預算綜合辦審核后，交合同辦付款登記，再轉財務會計組審核。

（六）合同的歸檔管理

合同檔案管理包括電子檔案管理和紙質檔案管理。合同簽訂完畢后，由經(jīng)辦科室將合同原件掃描至合同管理系統(tǒng)中，形成電子版進行存儲。同時，將合同原件移交合同辦，合同辦根據(jù)編號規(guī)則進行排序，以便備案及查詢。需要注意的是，第一，合同如果出現(xiàn)補充、中止、解除等重大情況，應將原始單據(jù)掃描并附于合同正本之后，保證一個項目的合同資料完整無缺;第二，合同辦只針對需要對供應商支付款項的經(jīng)濟合同進行歸檔管理，不包含人事勞務合同、體檢合同、借款合同等專項合同，經(jīng)濟合同管理范圍小于醫(yī)院全口徑合同范圍。

四、結語

實踐證明，通過建立健全合同管理制度及信息化平臺，加強與預算控制和采購流程的對接管理，A醫(yī)院的財務管理質量整體得到了大幅度提升，規(guī)避了醫(yī)院經(jīng)濟風險。合同管理作為經(jīng)濟管理和內(nèi)控制度的一個重要部分，為醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標提供了有效的依據(jù)。

（作者單位為戰(zhàn)略支援部隊特色醫(yī)學中心）

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