國企改制過程中檔案管理現(xiàn)狀與改進策略研究

周翊

摘 要 從20世紀90年代起，國有企業(yè)為了適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，開始了企業(yè)體制和經(jīng)營方式的大轉(zhuǎn)變。檔案管理工作是國企管理中不可分割的一部分，國企轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，國企的檔案管理工作也應(yīng)該隨之轉(zhuǎn)換相應(yīng)的管理模式。系統(tǒng)、完整、科學的國企檔案是改制后新企業(yè)運行的堅實基礎(chǔ)和企業(yè)做大做強源源不斷的動力。因為國企檔案具有一定的特殊性，因而增加了改制檔案管理難度。本文從分析國企檔案管理特點和國企改制對檔案管理的影響入手，研究國企改制檔案管理現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的改進策略，以期為相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞 國企改制 檔案管理 現(xiàn)狀 改進策略

國企改制是國有獨資企業(yè)或控股企業(yè)為了適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展需求，企業(yè)體制和經(jīng)營管理方式發(fā)生改變，形成國有股份制企業(yè)或中外合資企業(yè)等。國企改制通過重組、兼并和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓等多種形式進行，國企改制涉及內(nèi)容多、過程復雜，給各方面工作帶來了較大影響。

一、國企改制檔案管理相關(guān)概述

（一）國企檔案管理特點

1.非公共性

國企檔案是國企自身在長期經(jīng)營和發(fā)展中積累的財產(chǎn)，歸國企自身所有。計劃經(jīng)濟時代，各級地方政府和企業(yè)上級主管部門隨意無償調(diào)用國企檔案的現(xiàn)象已經(jīng)一去不復返了。國企檔案中包含了企業(yè)管理文化、企業(yè)資產(chǎn)評估與處置、人員安置與遺留等多方面的問題，其中還涉及企業(yè)經(jīng)營中的商業(yè)秘密、客戶信息、科技創(chuàng)新、國企知識產(chǎn)權(quán)方面的內(nèi)容，這些不可公開的內(nèi)容是國企經(jīng)濟利益的生命線，是不能泄漏的。法律上明文規(guī)定，任何社會組織和個人都不能無償利用國企檔案，國企有權(quán)拒絕或限制他人翻閱本單位檔案，除非雙方有合同協(xié)議或征得了國企的同意。[1]因此，在改制過程中，需要明確此類非公共性檔案的所有權(quán)。

2.封閉性

國企作為商業(yè)類經(jīng)濟組織，它的生存和發(fā)展也適用于優(yōu)勝劣汰競爭法則。國企檔案中有一部分檔案牽涉企業(yè)的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力與規(guī)模、科技創(chuàng)新、財務(wù)實力等內(nèi)容，它們與企業(yè)能夠占據(jù)多大的市場份額、擁有多大的盈利范圍息息相關(guān)，是企業(yè)生存與發(fā)展的生命線，是成千上萬人的飯碗里是否有米的問題。所以，在國企改制中，需要對具有商業(yè)價值以及具有較高機密性的信息采取封閉性保護措施，避免行為不軌者獲取此類信息從中漁利，從而給國企本身或國家造成利益侵害。因此，國企檔案具有相對的封閉性。

3.時限性

時代在發(fā)展，社會在進步。國企檔案中，有些檔案會因為時代變遷、社會發(fā)展、科技創(chuàng)新等因素逐漸失去自身的經(jīng)濟價值，而讓歷史研究價值陡然上升。這些資料檔案將會作為代表我國國企發(fā)展、體現(xiàn)我國歷史特點的歷史資料加以收藏，國企將依照相關(guān)法律向我國檔案館移交，以便對社會公眾開放或進行歷史文化研究。

（二）國企改制給檔案管理帶來的影響

1.國企改制工作快速推進帶來的影響

（1）檔案材料移交不全。國企地域分布和經(jīng)營行業(yè)不同，企業(yè)規(guī)模大小不一，所以檔案管理方式千差萬別。而國企改制工作又在快速推進，勢必造成檔案材料整理倉促，許多檔案信息無法在短時間內(nèi)得到有效整理和歸類，進而造成檔案材料移交過程中材料移交不全的糟糕情況。

（2）檔案管理人才短缺。國企改制工作推進時間短，而國企檔案資料涉及內(nèi)容多、范圍廣，檔案材料又過于分散，這種情況加大了檔案整理和甄別方面的人員數(shù)量需求。而熟悉國企檔案資料的相關(guān)專業(yè)人員有限，人才短缺問題成為影響檔案整理和歸檔工作質(zhì)量的重要因素。因此，企業(yè)在精簡非生產(chǎn)人員的同時，為了提高企業(yè)的檔案管理水平，應(yīng)該招聘更多的優(yōu)秀專業(yè)人才，補足檔案管理中的短板。

2.國企改制工作細化不足帶來的影響

（1）檔案留存界定標準不清晰。國企在長期的經(jīng)濟活動中積累了大量檔案資料，其中包括國企的品牌資料以及國企在國家經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展中取得的業(yè)績，這些材料都具有較高的歷史價值。在國企改制中，這些檔案信息資料歷史價值的界定并不具備清晰的標準，在檔案移交中，針對此類材料存在較大爭議和顧慮。

（2）管理費用解決困難。國企檔案需要進行重新整理和價值鑒定，對不同類型的檔案要做好移交工作，整個過程需要由專業(yè)人員參與和多個檔案相關(guān)部門配合。因此，國企改制后，檔案管理工作面臨著檔案管理經(jīng)費的巨大缺口，國企檔案管理經(jīng)費需要從專款中支出。但在實際工作中，此類費用缺乏明確的制度依據(jù)，進而造成管理費用解決難的問題，影響到國企檔案管理效率。

3.國企改制人員變動頻繁帶來的影響

國企檔案資料存在非公共性、封閉性和時限性特點，檔案信息資料的甄別、整理和歸檔工作需要專業(yè)的檔案管理工作人員進行。國企經(jīng)過改制后，人員變動較為頻繁，新老更替情況較為嚴重，許多擁有工作經(jīng)驗的員工被調(diào)離原有工作崗位或退休離崗，而新補充進來的檔案管理工作人員在經(jīng)驗和專業(yè)技能方面存在嚴重的不足，需要企業(yè)加以培訓并在實際工作中鍛煉，這種狀況影響到了國企改制檔案管理工作效率。

二、國企改制檔案管理現(xiàn)狀

（一）國企改制檔案歸集與整理工作存在緊迫性

企業(yè)發(fā)展切忌走重復的彎路、老路，這就需要繼承、借鑒和利用前人的經(jīng)驗、知識和技術(shù)。前人的經(jīng)驗、知識和技術(shù)就裝在國企檔案信息資料中，這就注定了這些檔案材料具有較高的經(jīng)濟價值和歷史價值。目前，企業(yè)對檔案信息的需求不斷擴大，對信息的要求越來越多樣化，也越來越復雜。然而，受到國企改制工作的影響，許多檔案資料整理和歸檔工作受到影響，檔案信息資料無法得到有效管理。一方面，不利于國企檔案資料的充分利用，另一方面加大了檔案信息管理風險。因此，國企檔案管理工作存在緊迫性。[2]

（二）國企改制檔案管理效率有待提高

當前，國企檔案信息資料甄別和歸檔等工作受到改制后人員更替因素的影響，工作效率和管理工作的準確性方面存在較大的提升空間。因此，國企改制檔案管理中，需要結(jié)合當前時代發(fā)展，完善檔案管理機制，規(guī)范管理流程，優(yōu)化國企檔案管理手段，從而提高國企改制檔案管理效率。

（三）國企改制檔案管理設(shè)施投入不足

國企改制檔案管理設(shè)施不足是普遍存在的問題，檔案管理部門屬于非營利性服務(wù)機構(gòu)，服務(wù)費和管理費所得有限。[3]一方面，需要加大資金投入，增加檔案管理硬件設(shè)施;另一方面，需要優(yōu)化管理模式，減少檔案管理對硬件設(shè)施的依賴。

三、國企改制檔案管理改進策略

（一）實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理

要提高國企改制檔案管理效率，需要加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)方面的資金投入，優(yōu)化檔案管理硬件設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、電子文件管理系統(tǒng)以及系統(tǒng)軟件建設(shè)等，實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理和集約式管理，建立企業(yè)檔案信息管理中心，盡快理清檔案管理工作脈絡(luò)，這樣能夠使分散的檔案管理資源得到統(tǒng)一管理、高效利用。此外，通過統(tǒng)一管理還有助于實現(xiàn)檔案管理的社會服務(wù)功能，促進檔案管理模式創(chuàng)新和升級。[4]

（二）加快檔案信息化管理

在加快國企改制檔案甄別整理和歸檔的同時，要利用智能識別技術(shù)將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化電子檔案轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)檔案信息化管理。[4]這樣不但能夠降低紙質(zhì)檔案對空間資源的占用，還能實現(xiàn)數(shù)字化管理的安全性和便捷性，增強檔案服務(wù)功能，同時還能降低檔案管理對專業(yè)人才的占用，進而提高檔案管理工作效率。

（三）利用先進科技提高管理效率

國企改制檔案整理和歸檔中，要加大對現(xiàn)代科學技術(shù)的應(yīng)用，將智能文字或語言識別技術(shù)以及大數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到檔案歸檔管理工作中，優(yōu)化檔案整理和歸檔流程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理的規(guī)范性和準確性。

四、結(jié)語

深化國企改革，增強國企活力是我國經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展的必然趨勢。國企改制后更需加強檔案管理以促進管理工作的科學化，這就給檔案管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)，同時也為國企改制檔案管理工作帶來了新的機遇。大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，加快國企改制檔案管理工作整合，積極推進檔案工作信息化管理，將智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理具體工作中去，不僅能夠提高檔案管理工作效率，還能提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，從而更好地為企業(yè)管理服務(wù)，推動企業(yè)管理走上現(xiàn)代化、科學化的道路。

（作者單位為重慶松藻煤電有限責任公司）

參考文獻

[1] 黎廣培.國企改制檔案管理現(xiàn)狀分析與改進策略研究[J].東方企業(yè)文化，2015（16）：147-148.

[2] 張璇.國企改制重組中的檔案管理現(xiàn)狀分析與改進策略[J].經(jīng)濟管理（全文版），2016（4）：89.

[3] 貫媛媛.國企改制現(xiàn)狀分析與對策研究[J].財會學習，2016（13）：187.

[4] 韓宇歆.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究[C].決策論壇——決策理論與方法研究學術(shù)研討會，2016.