制造企業(yè)存貨內(nèi)部控制之我見

韓淑偉

摘 要：庫(kù)存管理是制造企業(yè)資產(chǎn)管理工作的重要組成部分，而存貨作為企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)之一，其流通速度將直接影響著制造企業(yè)的資金運(yùn)作效率和經(jīng)營(yíng)成果。因此，制造企業(yè)必須要重視存貨管理，通過(guò)利用內(nèi)部控制管理工具，以最低的存貨儲(chǔ)量來(lái)滿足客戶需求，降低存貨成本和資金占用率，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化。本文以制造企業(yè)為主體，研究企業(yè)存貨內(nèi)部控制管理的問(wèn)題及策略。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè);存貨;內(nèi)部控制

一、制造企業(yè)存貨內(nèi)部控制管理中存在的不足

存貨管理涉及的范圍較廣，包括企業(yè)購(gòu)進(jìn)待投入使用的原材料、輔助材料（低值易耗品）、已進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)但尚未完工的在制品、完工但尚未進(jìn)入物流環(huán)節(jié)的成品、發(fā)出但未經(jīng)客戶確認(rèn)收入的商品?？偟膩?lái)說(shuō)，存貨內(nèi)部控制管理就是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中涉及的采購(gòu)、生產(chǎn)、入庫(kù)、存量等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程控制，既要保證生產(chǎn)規(guī)模滿足市場(chǎng)需求，又要避免存貨規(guī)模過(guò)大占用流動(dòng)資金及庫(kù)存管理成本增幅。通過(guò)存貨內(nèi)部控制管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)既定的經(jīng)營(yíng)效益目標(biāo)。針對(duì)制造企業(yè)存貨內(nèi)部控制管理中存在的普遍性問(wèn)題進(jìn)行研究，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

其一，制造企業(yè)的一切經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)都是圍繞著產(chǎn)品開展的，包括原材料采購(gòu)、質(zhì)檢入庫(kù)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品加工、成本核算、市場(chǎng)銷售等，需要企業(yè)上下層級(jí)之間的配合與溝通。但部分制造企業(yè)內(nèi)部管理模式較為滯后，自上而下的垂直管理模式使得企業(yè)管理層對(duì)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)實(shí)際情況了解不足，主觀判斷所確定的采購(gòu)規(guī)模和生產(chǎn)目標(biāo)難免會(huì)給存貨管理造成不良影響;同時(shí)，存貨管理僅局限于采購(gòu)部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門，與生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門以及銷售部門關(guān)聯(lián)程度不高，造成存貨管理存在職能缺位現(xiàn)象。

其二，制造企業(yè)沒有將存貨管理納入風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估范疇之內(nèi)，倉(cāng)儲(chǔ)管理人員在日常管理工作中，沒有將存貨管理與物流和信息流高度結(jié)合，對(duì)生產(chǎn)組織和物料調(diào)度缺乏了解，使得存貨管理的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)把控僅僅依靠自身的經(jīng)驗(yàn)之談，影響了存貨管理工作的科學(xué)性。同時(shí)，在“去產(chǎn)能”、“去庫(kù)存”的政策影響下，制造企業(yè)正處于激烈的市場(chǎng)動(dòng)蕩之中，如果不能把握政策要點(diǎn)，加強(qiáng)庫(kù)存管理，做好風(fēng)險(xiǎn)防御措施，很可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

其三，制造企業(yè)存貨內(nèi)部控制活動(dòng)管理較為混亂，例如：沒有對(duì)差異化的存貨制定有針對(duì)性的管理策略，企業(yè)潛虧現(xiàn)象較為嚴(yán)重，運(yùn)營(yíng)成本也進(jìn)一步增加;入庫(kù)存貨未經(jīng)過(guò)信息錄入環(huán)節(jié)，驗(yàn)收單與實(shí)際收貨數(shù)據(jù)不一致;部分大型原材料露天擺放，管理不善造成材料質(zhì)量下降，存貨安全受到威脅;存貨出入庫(kù)未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，出入庫(kù)記錄差異性較大;沒有針對(duì)庫(kù)存建立嚴(yán)格的盤點(diǎn)制度，賬實(shí)不符現(xiàn)象較為嚴(yán)重等。

其四，制造企業(yè)內(nèi)部信息溝通渠道不暢通，信息在上下級(jí)之間無(wú)法形成上傳下達(dá)，不僅會(huì)影響企業(yè)整體的工作效率，也不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)決策的科學(xué)性。例如：存貨計(jì)劃的制定需要采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)，聯(lián)系外部市場(chǎng)訊息以及企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，制定合理的采購(gòu)數(shù)量。但如果企業(yè)內(nèi)部溝通渠道阻塞，則會(huì)造成存貨相關(guān)單據(jù)傳遞不及時(shí)，不僅會(huì)影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也會(huì)對(duì)銷售部門的合約履行以及訂單簽訂造成一定的沖擊。

二、制造企業(yè)改進(jìn)存貨內(nèi)部控制的主要措施

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

內(nèi)部控制的執(zhí)行需要良好的環(huán)境基礎(chǔ)作為保障，因此，制造企業(yè)首先要改進(jìn)傳統(tǒng)的自上而下的垂直管理模式，對(duì)管理層權(quán)力進(jìn)行約束，并實(shí)現(xiàn)權(quán)力下放;同時(shí)，進(jìn)一步細(xì)化存貨管理相關(guān)部門與崗位的職責(zé)，盡量實(shí)現(xiàn)專人專責(zé)。其次，由于內(nèi)部控制貫穿企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要各部門相互配合，將與存貨管理相關(guān)的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等部門直接聯(lián)系，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況建立完善的存貨管理及周轉(zhuǎn)流程，有效提升內(nèi)部管理效率。最后，針對(duì)存貨管理制定相應(yīng)的規(guī)章制度，包括原材料領(lǐng)用制度、采購(gòu)審批制度、庫(kù)存盤點(diǎn)制度、物流運(yùn)輸制度、績(jī)效考核制度等，為存貨內(nèi)部控制工作的開展提供有效的控制環(huán)境。

（二）完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)分析以及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等環(huán)節(jié)。由于制造企業(yè)處于供應(yīng)鏈的中間階段，需要聯(lián)系上游的材料供應(yīng)商和下游的產(chǎn)品分銷商，因此，供應(yīng)鏈?zhǔn)袌?chǎng)相關(guān)的供求變化、價(jià)格波動(dòng)等因素都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。制造企業(yè)要從單位的管理層面和業(yè)務(wù)層面出發(fā)，識(shí)別企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)因素，包括組織架構(gòu)是否合理、管理制度是否完善、業(yè)務(wù)操作是否規(guī)范等，并充分考慮企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中涉及的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、政策風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)以及倉(cāng)儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)等。結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源、風(fēng)險(xiǎn)危害等級(jí)等信息，在風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助下選擇合適的應(yīng)對(duì)策略，制定防范風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。

（三）規(guī)范存貨管理流程

針對(duì)不同類別的存貨采取有針對(duì)性的管理方法，以下分情況進(jìn)行討論：1）原材料及輔助材料管理。這一類材料以批量采購(gòu)為主，在管理過(guò)程中以實(shí)現(xiàn)訂貨成本與儲(chǔ)存成本最小化為目標(biāo)。企業(yè)可以采用ABC存貨管理法，直觀反映存貨的類別、年需求量、采購(gòu)價(jià)、儲(chǔ)存成本、缺貨成本以及經(jīng)濟(jì)批量等數(shù)據(jù);同時(shí)，做好材料定期清理工作，針對(duì)無(wú)使用價(jià)值或轉(zhuǎn)讓價(jià)值的材料應(yīng)及時(shí)報(bào)廢處理，對(duì)于存在質(zhì)量問(wèn)題的材料應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回供應(yīng)商，對(duì)可替換材料的使用，應(yīng)提前標(biāo)識(shí)，優(yōu)先使用，避免庫(kù)存規(guī)模增長(zhǎng)。2）在制品管理。由于在制品流轉(zhuǎn)過(guò)程較多，制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)把握在制品的實(shí)物盤點(diǎn)工作，以季度停產(chǎn)盤點(diǎn)的方式，保證賬實(shí)相符。在這一過(guò)程中，要求責(zé)任單位提供實(shí)物清單，對(duì)比賬目數(shù)據(jù)，查找差異數(shù)據(jù)進(jìn)行再次實(shí)物確認(rèn);同時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注部分產(chǎn)品加工周期超常、工序停滯時(shí)間較久的產(chǎn)品，分析停產(chǎn)原因與超期原因，并依據(jù)實(shí)物訂單和市場(chǎng)銷售情況分析實(shí)物狀態(tài)，判定報(bào)廢與否，減少無(wú)效庫(kù)存。3）產(chǎn)成品管理。產(chǎn)成品管理除了要注意資產(chǎn)盤點(diǎn)環(huán)節(jié)以外，還要及時(shí)清理長(zhǎng)期積壓未銷售的產(chǎn)品。部分一年以上未銷售且造成存貨余額高居不下的產(chǎn)品，既占據(jù)了大量的流動(dòng)資金，也造成存貨管理成本虛增。因此，企業(yè)在產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照待發(fā)出順序?qū)a(chǎn)品進(jìn)行分類擺放，余單產(chǎn)品則單獨(dú)存放，有后續(xù)訂單時(shí)應(yīng)當(dāng)優(yōu)先發(fā)出該部分產(chǎn)品;此外，對(duì)余單產(chǎn)品、一年以上未銷售的產(chǎn)品進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，深入挖掘市場(chǎng)潛力，盡量保證這部分產(chǎn)品流入市場(chǎng);無(wú)法再滿足市場(chǎng)需求的產(chǎn)品，則及時(shí)做好報(bào)廢處理。4）發(fā)出產(chǎn)品管理。已經(jīng)進(jìn)入物流狀態(tài)但客戶未驗(yàn)收入庫(kù)的產(chǎn)品，由于該部分產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)尚未轉(zhuǎn)移到客戶，則還需要企業(yè)制定針對(duì)性的管理措施。在發(fā)出前需要組織專人進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，及時(shí)取得承運(yùn)人清單;已簽收的產(chǎn)品尚未驗(yàn)收入庫(kù)的產(chǎn)品則應(yīng)當(dāng)及時(shí)取得客戶的確認(rèn)函;由財(cái)務(wù)人員保存確認(rèn)清單和確認(rèn)函，定期做好單據(jù)的清查與處理工作。

（四）打通內(nèi)部信息溝通渠道

制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意內(nèi)部信息溝通渠道的暢通性，保證上級(jí)向下級(jí)傳達(dá)的指令能夠盡快落實(shí)，而下級(jí)部門也能及時(shí)向上級(jí)部門反饋任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)。在這一前提下，制造企業(yè)應(yīng)搭建較為完善的信息傳輸系統(tǒng)，兼顧信息橫向與縱向傳輸。一方面，企業(yè)可以建立內(nèi)部信息共享平臺(tái)，所有部門的業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息可以在共享平臺(tái)上授權(quán)查詢，以方便各部門加強(qiáng)聯(lián)系，緊密合作;另一方面，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流、信息流和物流的交匯融合，及時(shí)掌握內(nèi)外部環(huán)境變化，有效調(diào)整存貨管理，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，制造企業(yè)的存貨管理工作涉及部門眾多，且關(guān)系到企業(yè)的資金運(yùn)營(yíng)狀態(tài)，因此，制造企業(yè)要重視存貨管理工作，充分利用內(nèi)部控制工具形成有效的管理機(jī)制。從內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)控制、管理流程以及信息溝通等多個(gè)方面出發(fā)，降低存貨余額與資金占用，提高存貨周轉(zhuǎn)效率，也能夠進(jìn)一步提升企業(yè)整體的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

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