試析報社檔案管理的法制化和規(guī)范化

【摘要】檔案管理是指通過對資料和信息進行分類、整理和編纂的工作，使資料和信息更加系統(tǒng)化，方便查找和利用。報社歷來就肩負著記錄當?shù)仫L土人情和時政的任務(wù)，資料和信息系統(tǒng)龐雜，在新時代的背景下，報社更應(yīng)該注重檔案管理的法制化和規(guī)范化，促使報社的檔案管理工作逐步向信息化和系統(tǒng)化的方向轉(zhuǎn)變。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 ?報社工作 ?規(guī)范化

一、報社檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）管理意識薄弱

目前來看，報社的新聞出版技術(shù)在一定程度上得到了提升，但檔案管理依舊還停留在比較原始的階段，并沒有跟上現(xiàn)代社會進步的步伐。對報社的檔案管理意識較弱，也缺乏相對科學(xué)的管理體系和經(jīng)驗，無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)代的電子檔案都沒有形成科學(xué)的管理體系，時常有因為保存不當而出現(xiàn)信息缺失和損毀的現(xiàn)象發(fā)生，增加檔案日后管理和維護的難度。

（二）管理機制不完善

目前由于報社工作中對檔案管理工作的意識不強，往往在工作中忽視了檔案管理工作的重要性，而且報社內(nèi)部檔案管理機制不完善，缺乏完備的監(jiān)督體系，也缺乏專門的人負責，所以使檔案工作的管理逐漸混亂。

（三）硬件設(shè)施投入較少

報社檔案管理中存在設(shè)備老舊、檔案管理場地不足等問題，硬件設(shè)施是一切措施實施的基礎(chǔ)保障，而目前報社的狀況明顯前期硬件條件不足，導(dǎo)致報社無法進行檔案的合理化管理。對于報社而言，作為信息的傳播載體，信息的有效管理和資料信息的系統(tǒng)化對報社的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。如果不加強對報社檔案管理的重視，那么檔案管理的工作就會被報社的主營業(yè)務(wù)所取代，硬件設(shè)施的投入也會越來越少。

（四）檔案管理缺乏專業(yè)人才

在市場經(jīng)濟的背景下，各行各業(yè)競爭越來越大，越來越多的人看中互聯(lián)網(wǎng)這塊大蛋糕，而從事檔案管理工作的人卻越來越少。另外，檔案管理工作是一份比較嚴肅認真的工作，工作量大且繁雜，大多是重復(fù)單一的工作，工作性質(zhì)比較枯燥，很多人都沒有工作上的熱情，這也是導(dǎo)致檔案管理工作人才流失的一個重要原因。人才的流失，導(dǎo)致檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平普遍較低，檔案管理工作的質(zhì)量也得不到保證。

（五）開發(fā)利用不全面

目前，相對來說報社檔案的利用率比較低，例如：報紙每期的信息量包含各個方面，內(nèi)容多而且種類繁雜，沒有固定的主題，這就增加了查找的難度，傳統(tǒng)的檢索方法根本很難完成這種龐雜的工作量，查詢難度大，利用率低，報社的信息也就很容易被人們忽略。因此，很難發(fā)揮新聞的最大價值。

二、完善報社檔案管理法制化和規(guī)范化的建議

報紙是黨和政府與人民群眾之間的一座橋梁，引導(dǎo)著輿論的走向，記錄當時當?shù)卣鎸嵈嬖诘臓顩r或者是政府執(zhí)行的一些政策、法規(guī)等，反映了人民群眾最直接的意愿。因此，報社中留存的大量歷史資料是供人參考并且具有一定的歷史價值的，是精神文化的產(chǎn)物，很多信息都是不能夠輕易損毀的，任何資料的損失都是歷史的一種缺失。所以，我們要保證報社檔案資料的完整性，并且采用科學(xué)的方法，保證報社檔案管理的規(guī)范化和法制化。

（一）建立并完善檔案的綜合管理機制

首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，對檔案工作高度重視，明確檔案管理的重要意義。建立健全相關(guān)的政策法規(guī)，做到有章可循。報社還需要根據(jù)自身的情況，轉(zhuǎn)變工作方法，合理進行資源整合，發(fā)揮人力資源的最大合理化配置，并且引進相關(guān)的監(jiān)督和競爭機制，提升檔案管理人員的工作意識，提高員工對檔案工作的工作熱情，在法治社會下，推動檔案管理機制逐漸完善

（二）加強對檔案的編研整理

由于報社資料的種類繁多，所以相比于其他的檔案分類整理工作，報社的檔案工作要復(fù)雜的多。檔案人員應(yīng)該嚴格遵循國家的政策法規(guī)以及檔案編整的相關(guān)規(guī)范和行業(yè)要求，對檔案進行系統(tǒng)的分類、整理并加以利用。在檔案工作中，既要保證信息的完整性，又要方便檢索和查閱，提高檔案信息的利用率，突出重點，建立多層次的檔案信息查詢體系。同時檔案人員還要注重自身素養(yǎng)的提升，提高檔案工作的管理水平。

（三）加大檔案的硬件投入

為了順應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，方便檔案工作的有效開展，必須加大檔案管理工作的硬件投入，借助先進的技術(shù)和設(shè)備，實現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化。利用新的技術(shù)手段，構(gòu)建完整的檔案信息體系，最大限度的開發(fā)檔案本身的價值，使檔案方便查找和檢閱，提高檔案的利用率，為報社帶來更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

（四）創(chuàng)建檔案資料共享平臺

檔案的最大價值就是可以被參考和再利用，所以要實現(xiàn)檔案資源的共享化，建立可共享的檔案資料庫。在數(shù)字化平臺的推動下，使檔案信息的有效共享成為可能，建立檔案資源的共享平臺，可以為社會創(chuàng)造更大的價值，促進社會的發(fā)展和經(jīng)濟的進步，最大化的體現(xiàn)檔案的價值。

（五）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

由于檔案工作內(nèi)容較為枯燥，再加上受互聯(lián)網(wǎng)的沖擊，使檔案管理人員大量流失。報社要注重對檔案管理工作人員的專項培養(yǎng)，提供科學(xué)合理的晉升機制，通過開展崗位知識競賽、技能比拼等方式，提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。同時還應(yīng)引進完善的獎懲機制，提高員工的工作熱情。

由于報社工作性質(zhì)的特殊性，留下了大量的資料和信息，數(shù)量較多且資料內(nèi)容又相對比較繁雜，再加上報社采用的是事業(yè)單位的管理模式，內(nèi)部資料和檔案信息也相對比較復(fù)雜，所以數(shù)量多且雜是報社檔案工作的具體特征。在工作中，我們要講究方式方法，依據(jù)報社自身的特點，采用科學(xué)有效的管理方法，通過建立并完善檔案的綜合管理機制;加強對檔案的編研整理;加大檔案的硬件投入和創(chuàng)建檔案資料共享平臺的方式實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和法制化。

三、結(jié)論

實現(xiàn)報社檔案管理的法制化和規(guī)范化是社會發(fā)展的必然趨勢，在新經(jīng)濟體制下，是一件充滿挑戰(zhàn)的工作，任務(wù)十分艱巨。作為報社肩負著強大的歷史使命和社會責任感，任重而道遠，要善于在工作中總結(jié)經(jīng)驗，借助先進的工作方法，積極創(chuàng)新，不斷探尋實現(xiàn)報社檔案信息資源共享的新途徑、新方法。幫助報社擺脫困境，發(fā)揮最大的社會價值。

作者簡介：花召汶，男，山東省濰坊市濰城區(qū)人，學(xué)歷：大專，畢業(yè)于山東省輕工業(yè)學(xué)院，現(xiàn)有職稱：助理館員。研究方向：報社檔案管理。