圖書館電子資源成本管理問題及對策

錢靜楣

摘要：隨著信息化時代的到來，各大高校緊跟科技的發(fā)展，投入大量人力、物力、財力，建設(shè)并完善學(xué)校電子化基礎(chǔ)設(shè)施。圖書館電子資源作為高校重要信息化資源，其使用率卻一直低下，造成了公共資源的浪費，如何控制并管理圖書館電子資源的成本一直是高校管理者需要思考的問題，文章以江蘇省某高校為例，分析了存在問題，并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：圖書館電子資源;成本管理

一、研究背景及意義

圖書館近幾年不斷地加大經(jīng)費投入力度，用來購置各種類型的電子資源，以此滿足老師和學(xué)生對文獻信息資源的多層次多方面的需求。江蘇省某高校圖書館目前擁有中外文數(shù)據(jù)庫110 多個，多媒體數(shù)據(jù)庫20多個，但圖書館電子資源的使用情況并不理想，相比其巨大的投入來說很不匹配。圖書館花重金買的電子資源有沒有達到預(yù)期的效益？這些電子資源的成本控制合理嗎？在對這些資源的管理上是不是存在欠缺的地方？通過對電子資源的成本效益進行分析，我們希望能對這些問題有基本的了解，并對已存在的問題提出合理的對策。

二、圖書館電子資源成本構(gòu)成

圖書館電子資源的成本可以分為前期投入和后期運營兩大部分，前期投入分為硬件投入和軟件投入，后期運營分為固定成本和變動成本。

（一）前期投入

1. 硬件投入

硬件投入主要是一些為了購置固定資產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施等發(fā)生的費用，具體包括計算機、服務(wù)器、辦公家具、辦公自動化設(shè)備、存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通訊成本等，是電子資源得以運行的基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

2. 軟件投入

軟件投入不僅包括購置的數(shù)據(jù)庫成本，管理軟件、安全軟件、存儲軟件等軟件成本，還包括人員培訓(xùn)成本、用戶成本等。數(shù)據(jù)庫的購置成本是很大的一部分，很多數(shù)據(jù)庫可以說是學(xué)校斥巨資引進的，包括購買電子出版物、數(shù)據(jù)庫使用權(quán)或是所有權(quán)以及知識產(chǎn)權(quán)等。

（二）后期運營

1. 固定成本

固定成本來自人員成本，網(wǎng)絡(luò)運營成本和固定資產(chǎn)折舊。人員成本包括圖書館內(nèi)電子資源管理和服務(wù)人員的工資、福利和提供專項服務(wù)的額外報酬，以外包維修服務(wù)的相關(guān)費用。網(wǎng)絡(luò)運營成本主要是一些網(wǎng)絡(luò)常規(guī)的維護費用，萬維網(wǎng)網(wǎng)費以及必要的流量費用等等。而折舊費用來自于上述前期投入中的固定資產(chǎn)的折舊。

2. 變動成本

變動成本是總支出隨業(yè)務(wù)量變化正比例變動的成本。它包括通信成本和信息傳送費，是隨著電子資源和網(wǎng)站點擊量增加而增加的部分。也就是使用電子資源的人越多，變動成本相應(yīng)的就越多。但是，變動成本遠不及固定成本和前期投入來的多。

三、存在問題分析

由于圖書館電子資源的公益性，我們將從“3E”評估原則出發(fā)，分析與探討電子資源的成本問題，并評估其使用效率。“3E”評估體系包括：投入（economy），衡量自身的輸入;效率（efficiency），體現(xiàn)系統(tǒng)對資源的利用情況;效果（effectiveness），體現(xiàn)本系統(tǒng)產(chǎn)出對其上級系統(tǒng)的作用。

（一）投入是否經(jīng)濟

在與資源建設(shè)部主任的交流中，我們了解到上述成本構(gòu)成中的前期投入部分是成本中的大頭，主要在于其中數(shù)據(jù)庫的購買，每年的預(yù)算高達1000多萬，與紙質(zhì)書籍的投入為1：1。因此，在一定程度上，控制總成本的關(guān)鍵就在于有效降低采購成本，盡量保證在取得同樣效果的前提下，投入能夠經(jīng)濟節(jié)約。

我們將數(shù)據(jù)庫的采購流程與其他高校對比時，發(fā)現(xiàn)了該校電子資源在過程中的一些小問題：比如說，缺少一些與數(shù)據(jù)庫出售方談判具體價格的流程、與其他高校針對相同數(shù)據(jù)庫進行價格的比對等等。

（二）效率是否高

我們認為效率問題主要是取決于使用狀況。通過問卷調(diào)研的方式我們有了更進一步的了解，在收回的278份有效問卷中顯示：69人平均每周都會使用一次及以上，107人平均每月會使用1～2次，67人平均每學(xué)期1～2次，35人從未使用過。那么我們認為真正將學(xué)校電子資源作為日常輔助工具的僅有69人，也就是有效使用率僅為24.82%，若將107人也算在內(nèi)，那么基本的使用率為63.31%，這個使用率與需求率對比偏低。結(jié)合調(diào)查問卷，我們總結(jié)了兩個原因。首先，學(xué)校的宣傳教育工作仍然有待加強，關(guān)于圖書館電子資源的介紹還不夠。其次，有251人表示當對于電子資源有需求時，首先會選擇的是百度、谷歌或是中國知網(wǎng)等，圖書館的電子資源并不會成為首選。而上述兩個原因，也在一定程度上說明學(xué)校的資源可能在質(zhì)量上并沒有得到部分學(xué)生的認可，或是根本不了解學(xué)校的數(shù)據(jù)庫的相關(guān)情況。而調(diào)查結(jié)果也印證了我們的猜測：有91人表示，如果知道學(xué)校數(shù)據(jù)庫好用之后會增加自己每周的使用量，占到32.73%。那么前后折合到每人每天的成本攤銷將會大大降低。

（三）預(yù)期效果是否達到

高校提供紛紛斥巨資投入電子資源建設(shè)必然是存在一定預(yù)期效果的，主要來自兩方面，一是對于用戶，二是對學(xué)校自身。

顯而易見，就用戶預(yù)期來講，這些電子資源一旦被真正利用起來，所帶來的好處肯定是巨大的，不僅能滿足用戶的各方面信息需求，還免去了用戶要親自到圖書館和信息服務(wù)機構(gòu)去查詢的麻煩。除了速度快、效率高，且查全率高，用戶利用全文數(shù)據(jù)庫檢索可以直接下載自己所需的文獻。而就學(xué)校自身而言，這有利于提高高校教育的質(zhì)量，從而促進高校學(xué)術(shù)科研能力的提升，提高了競爭力。

盡管預(yù)期效果很樂觀，但是從我們的調(diào)查問卷結(jié)果出發(fā)，學(xué)生的滿意程度并不是很高——使用過的243名同學(xué)中，滿意或是基本滿意有159人，滿意率僅為65.43%。問題的來源主要有兩點——首先，部分電子資源質(zhì)量差、水平低。這一點對于數(shù)據(jù)庫的點擊量的影響不可謂不大。再者，不同的數(shù)據(jù)庫之間存在著一部分重復(fù)與交叉，這在一定程度上也使得電子資源的效益受損，影響用戶的使用效率。學(xué)校在購買數(shù)據(jù)庫之前，是有一定的試用期的，然后會結(jié)合使用情況做出是否購買的決策。因此，這些問題的依舊存在反映了學(xué)校在前期數(shù)據(jù)庫的試用階段，尤其是考核流程和標準還是存在著一些問題，有待于進一步的改善和提高。

四、解決對策

根據(jù)上述問題我們認為，圖書館電子資源的管理主要需要在兩個方面加強，一個是數(shù)據(jù)庫購買過程中的質(zhì)量和成本管理，另一個是購買后在校內(nèi)的宣傳與推廣。

（一）數(shù)據(jù)庫購買過程中

1. 調(diào)查與分析階段

主要措施包括參照其他高校購買數(shù)據(jù)庫的情況;由數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商提供調(diào)查費用，圖書館進行用戶調(diào)查;完善數(shù)據(jù)庫的試用期，一方面通過后臺數(shù)據(jù)查看試用期內(nèi)師生的使用情況，分析點擊成本和瀏覽成本是否與預(yù)期一致，另一方面設(shè)定電子資源評論平臺，方便使用者發(fā)表評論和意見，考察該電子資源是否滿足了師生的使用要求。綜合點擊、瀏覽情況和師生的反饋意見來決定是否購買。

2. 實施階段

實施階段成本管理的目標是對電子資源建設(shè)項目的成本進行動態(tài)的管理，實現(xiàn)電子資源建設(shè)項目經(jīng)費的最合理利用。主要工作是確定價格。在簽訂數(shù)據(jù)庫購買合同之前，必須對數(shù)據(jù)庫的價格進行調(diào)查確定，保證購買的數(shù)據(jù)庫的價格最合理。主要方式有調(diào)查其他使用該數(shù)據(jù)庫的高校的購買價格。對于高校集團采購的數(shù)據(jù)庫采用統(tǒng)一的聯(lián)采價格。對于未參加聯(lián)合采購的數(shù)據(jù)庫，則組成資源談判小組，確定最合理的購買價格。

3. 提供服務(wù)與總結(jié)評價階段

提供服務(wù)與總結(jié)評價階段的成本管理的主要目標是對項目建設(shè)中的經(jīng)費使用進行統(tǒng)計和控制，保證資金使用的合理性，并為以后的建設(shè)提供借鑒資料。主要任務(wù)是對購買數(shù)據(jù)庫的購買資金、續(xù)購資金，自建數(shù)據(jù)庫建設(shè)各方面的使用資金進行統(tǒng)計，形成《電子資源購置統(tǒng)計報表》等經(jīng)費使用統(tǒng)計表格，上報學(xué)校進行審查備案。同時運用會計方法進行經(jīng)費的控制分析。

（二）數(shù)據(jù)庫購買后

固定成本分攤到了極少的產(chǎn)品上，單件產(chǎn)品的成本會急劇升高，電子資源的利用率低，會使平均使用成本很大。只有用戶使用的檢索次數(shù)越多，資源利用率越高，平均使用成本才會降下來。因此提高資源利用率應(yīng)成為學(xué)校圖書館追求的目標，因此重視電子資源的宣傳與推廣是必不可少的。我們提出的宣傳方案有用戶培訓(xùn)，即利用講座來介紹圖書館的電子資源以及每種資源的使用方法;資料宣傳，將一些資料放到圖書館大廳的報欄中由用戶自由取閱，其中包括各部門撰寫的數(shù)據(jù)庫介紹、使用指南的宣傳單和數(shù)據(jù)庫商提供的使用說明;通過對重要用戶進行走訪，面對面地與他們溝通與交流，掌握用戶在使用數(shù)據(jù)庫過程中的問題和需求，可以使用戶能夠更充分、更有效地利用資源。

參考文獻：

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（作者單位：南通國體認證檢測技術(shù)服務(wù)有限公司）