探析電子政務(wù)與電子檔案管理相互依托的關(guān)系

摘? 要：政府組織結(jié)構(gòu)要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的構(gòu)建，同時(shí)內(nèi)部現(xiàn)有的工作流程要想實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和完善，就必須要結(jié)合實(shí)際情況，對現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等各種不同類型的現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行科學(xué)合理的利用。該文針對電子政務(wù)與電子檔案管理相互依托的關(guān)系進(jìn)行分析，在保證兩者可以實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)上，要意識到電子政務(wù)在建設(shè)過程中，其在本質(zhì)上就已經(jīng)涵蓋了電子檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)? 電子檔案? 相互依托? 關(guān)系分析

中圖分類號：G27 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）04（c）-0253-02

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，各個(gè)領(lǐng)域在發(fā)展過程中，都在逐漸朝著智能化、信息化的趨勢發(fā)展。對于各級政府部門而言也是如此，在對各種不同類型的政務(wù)進(jìn)行處理時(shí)，各級政府普遍都會選擇利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行處理，這樣不僅可以提高效率，而且還可以提高質(zhì)量，簡化整個(gè)政務(wù)的處理過程。電子政務(wù)其實(shí)可以被看作是現(xiàn)階段信息技術(shù)與現(xiàn)代管理理念、管理體制相互之間的一種有效融合。在對電子政務(wù)進(jìn)行分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)電子政務(wù)其實(shí)自身的本質(zhì)就是將網(wǎng)絡(luò)作為運(yùn)作的工具，同時(shí)還要將用戶作為其中的核心要素，這樣才能夠達(dá)到便民的根本目的。

1? 電子政務(wù)與電子檔案管理之間的必然聯(lián)系性特征

眾所周知，檔案一直以來都是國家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等在各種不同類型實(shí)踐活動中逐漸形成的一種具有價(jià)值的歷史記錄信息。在對不同形式檔案資料進(jìn)行收集和利用時(shí)，最基本的就是要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和有效性，這樣才能夠提高檔案的整體利用率，為不同決策提供準(zhǔn)確有效的依據(jù)作為支持。電子政務(wù)信息的來源基本上可以劃分為兩個(gè)部分。首先，在與現(xiàn)階段電子政務(wù)管理現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)在傳統(tǒng)政府部門的影響下，在各種不同類型的政府管理活動實(shí)施過程中，逐漸形成的歷史記錄內(nèi)容、信息文件等，會涉及到很多方面的內(nèi)容。比如，比較常見的就是各級政府在不同時(shí)期頒發(fā)的法律法規(guī)，同時(shí)還會涉及到各種不同類型的統(tǒng)計(jì)信息等，這些都是電子政務(wù)信息的主要來源[1]。其次，在電子政務(wù)環(huán)境的影響下，各級政府部門在開展各種不同類型的政務(wù)活動時(shí)，其自身所形成的電子化、數(shù)字化政務(wù)信息也可以被看作是其中的主要信息來源。由此可以看出，在日常管理過程中，政府可以被看作是電子檔案的形成者，與此同時(shí)，政務(wù)電子信息也可以被看作是電子檔案在構(gòu)建和管理過程中的重要來源之一。在經(jīng)過一系列的鑒定和分析后，發(fā)現(xiàn)電子政務(wù)信息如果具有保留價(jià)值，那么就會直接被轉(zhuǎn)變成為電子檔案。由此可以看出，兩者之間具有密切的聯(lián)系，雖然是兩個(gè)不同的主體，但是兩者相輔相成，相互之間的聯(lián)系是一種必然的選擇趨勢。

2? 電子政務(wù)與電子檔案管理相互依托的關(guān)系分析

2.1 營造電子檔案管理與電子政務(wù)共同發(fā)展的良好環(huán)境

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，政府在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)和政務(wù)工作時(shí)，都會逐漸朝著信息化、數(shù)字化的趨勢發(fā)展，這也是電子政務(wù)、電子檔案管理未來發(fā)展的必然趨勢。在實(shí)踐中，各級政府的機(jī)關(guān)檔案管理部門要與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，積極主動地參與到各個(gè)環(huán)節(jié)的活動中，同時(shí)還要參與到電子政務(wù)的建設(shè)當(dāng)中，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)電子政務(wù)與電子檔案相互之間的有效合作。所以，首先在具體操作過程中，必須要結(jié)合實(shí)際要求，樹立創(chuàng)新意識。在創(chuàng)新意識的基礎(chǔ)上，要根據(jù)電子政務(wù)在建設(shè)過程中的具體程序、要求等，按照其中存在的規(guī)律逐漸融入其中，同時(shí)還要提出與其相對應(yīng)的配套管理，這樣才能夠從根本上保證電子文件在實(shí)踐中的有效運(yùn)轉(zhuǎn)[2]。其次，還要在實(shí)踐中樹立良好的公眾意識。樹立該意識的根本目的是為了在群眾心目中樹立良好的政府形象，堅(jiān)持將政府信息公開，盡可能滿足社會大眾對政府行為提出的個(gè)性化要求。除此之外，還要在實(shí)踐中結(jié)合實(shí)際要求，樹立良好的學(xué)習(xí)意識。積極引進(jìn)和借鑒一些國際上有關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的一些先進(jìn)理念、管理措施等，同時(shí)還要勇于嘗試一些全新的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、行為規(guī)范等。通過這種方式在實(shí)踐中的科學(xué)合理利用，不僅可以從根本上促使檔案管理在電子政務(wù)的整個(gè)規(guī)劃和建設(shè)過程中的作用得到有效發(fā)揮，而且還可以不斷加快進(jìn)程，促使電子政務(wù)在實(shí)際應(yīng)用過程中的范圍可以得到有效的拓展。

2.2 對電子政務(wù)文件實(shí)行前段控制

在對電子文件進(jìn)行分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)由于電子文件本身具有一定的特殊性，所以，對于電子文件而言，其自身具有非常明顯的易改性特征。如果仍然按照過去的方式來進(jìn)行管理，那么必須要結(jié)合實(shí)際要求，直接按照存檔的順序來進(jìn)行管理。但是這種方式在實(shí)際應(yīng)用過程中，根本無法對電子檔案的真實(shí)性和有效性提供保障，甚至嚴(yán)重時(shí)，還有可能會導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)嚴(yán)重的流失現(xiàn)象。這樣不僅會導(dǎo)致重復(fù)性工作的頻率越來越高，而且達(dá)不到理想化的實(shí)施效果。由于電子文件很容易出現(xiàn)在歸檔之前就已經(jīng)被改動等問題，甚至一些人員會由于個(gè)人利益等因素的影響，在存檔之前對這些文件內(nèi)容進(jìn)行隨意的刪除、銷毀等。有部分文件在形成過程中，就已經(jīng)在其中提取出了主題詞。與此同時(shí)，文件在歸檔之后還必須要對其進(jìn)行標(biāo)引工作，這樣在無形當(dāng)中就會導(dǎo)致工作人員的工作量被無限增加[3]。所以，在對該問題進(jìn)行處理時(shí)，要保證政府工作在開展時(shí)，與其相對應(yīng)的電子文檔必須要貫徹落實(shí)“前段控制”的基本原則。也就是在對文檔進(jìn)行管理時(shí)，必須要保證原本的紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期管理階段需要控制的手段，直接提前到前段的位置處。在具體操作過程中，必須要保證檔案部門在日常管理過程中，直接將有關(guān)電子公文的管理工作全部都落實(shí)到實(shí)處，提前進(jìn)行延伸和處理。在與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合分析之后，直接將文件的生命周期前段作為控制初始階段，這樣可以最大限度保證歸檔活動的有序開展。從具體的角度出發(fā)來對其進(jìn)行分析和研究，不難看出，在文件系統(tǒng)的整個(gè)設(shè)計(jì)過程中，檔案管理人員必須要保證自己積極主動地參與到設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，這樣可以在其中適當(dāng)?shù)慕o予一定的指導(dǎo)和意見。另外，在具體操作過程中，必須要對歸檔、歸檔之后的文件管理需求等進(jìn)行綜合分析和考慮，這樣可以將需要集中管理的文件全部都進(jìn)行統(tǒng)一有效的整合和歸檔。

2.3 電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的思考

在經(jīng)過一系列的分析和研究之后，發(fā)現(xiàn)電子政務(wù)其實(shí)可以被看作是電子檔案管理的源頭，而電子檔案管理工作在具體開展過程中，可以保證電子政務(wù)在處理過程中的效率和質(zhì)量。所以，無論是從理論的角度出發(fā)或者是從實(shí)踐的角度出發(fā)，電子政務(wù)與電子檔案相互之間具有密切的聯(lián)系。為了保證電子檔案管理在電子政務(wù)工作處理過程中的有效利用，可以結(jié)合實(shí)際情況，從電子政務(wù)的角度出發(fā)。尤其是在對電子政務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)、規(guī)劃以及具體應(yīng)用時(shí)，要結(jié)合實(shí)際要求，將電子檔案管理設(shè)計(jì)也一并融入其中，這樣可以取得良好的應(yīng)用效果。除此之外，在對電子政務(wù)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，還要引導(dǎo)檔案部門管理人員積極主動地參與其中，這樣不僅可以保證電子政務(wù)的有效落實(shí)，而且還可以提高電子檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)兩者的有效合作。

3? 結(jié)語

電子政務(wù)工程項(xiàng)目在提出以及具體應(yīng)用過程中，其自身是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，對電子檔案管理工作而言，既是一種機(jī)遇，同時(shí)也是一種挑戰(zhàn)。所以要想實(shí)現(xiàn)兩者的有效融合，就必須牢牢把握住機(jī)遇，同時(shí)還要從觀念、職能作用等各個(gè)不同因素角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，這樣才能夠保證電子政務(wù)處理的效率可以得到有效提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 桂美銳.電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同機(jī)制[J].檔案管理，2019（1）：18-21.

[2] 侯衡.InterPARES電子郵件長期保存策略研究及啟示[J].檔案學(xué)通訊，2018（4）：20-26.

[3] 蘇冠賢.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].檔案學(xué)研究，2017（5）：86-91.

作者簡介：郝亮（1984，7—），男，漢族，山西孝義人，本科，館員，研究方向：檔案管理。