Excel 制作工資條方法探析
——針對(duì)不同基礎(chǔ)人群

曾 慧

（遼寧工程職業(yè)學(xué)院，遼寧 鐵嶺 112008）

Excel 是一套功能強(qiáng)大的電子表格處理軟件，在實(shí)際工作當(dāng)中，它也成為中小型企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中不可或缺的一種工具。它既節(jié)約成本，又能提高財(cái)務(wù)工作人員的工作效率并創(chuàng)造一定的價(jià)值。它在財(cái)務(wù)單據(jù)、統(tǒng)計(jì)表、進(jìn)銷存管理、工資管理、財(cái)務(wù)決策中都得到大量的應(yīng)用[1]。本文介紹Excel 在工資管理方面的應(yīng)用——制作工資條。通過Excel 制作工資條的方法有很多種，按使用工具來劃分，筆者把它分為“菜單法”“郵件合并法”“函數(shù)法”和“VBA 法”。

一、適合普通人群的“菜單法”與“郵件合并法”

在實(shí)際工作中，很多財(cái)務(wù)人員用Excel 軟件制作工資條，但有些方法非常復(fù)雜，不利于操作[2]?！安藛畏ā薄班]件合并法”這兩種方法適合有一定的Excel 基本和Word 基礎(chǔ)的人群，它不需要高深的Excel 函數(shù)基礎(chǔ)或VBA 編程基礎(chǔ)。它們的優(yōu)點(diǎn)是簡單易學(xué)，容易上手，只要通過菜單欄的部分工具就能完成；缺點(diǎn)是擴(kuò)展性較差，當(dāng)有人員變動(dòng)，需要增減工作表的數(shù)據(jù)時(shí)，需要重新制作。下面我們分別來介紹一下這兩種方法。

（一）菜單法

“菜單法”主要是通過菜單欄的中“數(shù)據(jù)”—“排序”來實(shí)現(xiàn)的[3]?，F(xiàn)在我們手里有這樣一張工作表，我們把它命名為工資表（見圖1），我們要把這張工資表制作成如圖2（部分?jǐn)?shù)據(jù)） 所示的工資條。

圖1 工資表

圖2 工資條部分?jǐn)?shù)據(jù)

首先，我們?cè)诠べY表“實(shí)發(fā)工資”列后加一輔助列并命名為“排序標(biāo)注”，在“排序標(biāo)注”列第一行輸入1，并使用自動(dòng)填充功能向下填充等步長為1的序列到最后一行。其次，我們選中從第二行到最后一行所有行，在行標(biāo)題上右擊選擇“插入”，這樣我就插入了選中行數(shù)的空行。選中第一行的數(shù)據(jù)，復(fù)制并粘貼到這些空行中，在“排序標(biāo)注”列，空行的第一行輸入1.1，并使用自動(dòng)填充功能向下填充序列（結(jié)果如圖3 所示）。最后，光標(biāo)定位在“排序標(biāo)注”列任一單元格處，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“升序”排序，工資條就制作完畢。當(dāng)然，如果為了方便裁剪，我們想再加入一條如圖2 所示的空行，可使用相同的方法。如插入多行空行并在第一行空行輸入一個(gè)在1 與1.1 之間的數(shù)，向下填充序列并重新排序即可。

圖3 排序標(biāo)注填寫

（二）郵件合并法

“郵件合并法”是Word 與Excel 聯(lián)合完成制作工資條的，主要使用的是Word 的“郵件合并”功能，Excel 的工資表作為數(shù)據(jù)源。在Word 中制作一個(gè)2 行10 列的表格，并把Excel 中工資表的表頭復(fù)制到表格的第一行，第二行的具體數(shù)據(jù)使用郵件合并功能的“插入合并域”來完成?！班]件合并法”主要使用Word 的郵件合并功能，在這里不詳細(xì)介紹了。“郵件合并法”的優(yōu)點(diǎn)為當(dāng)表頭比較復(fù)雜并且有合并單元格時(shí)，它也可以完成工資條的制作[4]，而“菜單法”就無法完成了。如果我們想制作完成再發(fā)送給各個(gè)職工，可以再加上Outlook 軟件，結(jié)合起來制作并自動(dòng)發(fā)送員工的工資條，使財(cái)務(wù)人員從重復(fù)及繁瑣的財(cái)務(wù)工作中解放出來，這就大大提高了工作效率[5]。

二、適合有函數(shù)基礎(chǔ)人群的“函數(shù)法”

“函數(shù)法”適合能熟練掌握并應(yīng)用Excel 函數(shù)的人群。Excel 強(qiáng)大的函數(shù)功能可以提供數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理等操作，為許多領(lǐng)域的工作提供了十分便捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和運(yùn)算支持[6]?！昂瘮?shù)法”的優(yōu)點(diǎn)是當(dāng)工資表發(fā)生變化時(shí)，我們不需要重新處理，或者只要重新自動(dòng)填充工資條數(shù)據(jù)即可，不需重新制作，省時(shí)省力。它的缺點(diǎn)為函數(shù)比較晦澀難懂，一般人不易掌握。使用函數(shù)解決問題的關(guān)鍵還是思路與創(chuàng)新，同一個(gè)問題，可以有多種解決辦法，怎樣用最少的函數(shù)解決相同的問題是我們一直在探索的。對(duì)于工資條的制作也是一樣，我們可以使用多種“函數(shù)法”來完成。

（一）使用VLOOLUP 函數(shù)制作工資條

使用VLOOKUP 函數(shù)制作工資條同“郵件合并法”一樣，也適用于復(fù)雜的雙行表頭。而且相對(duì)于其它的函數(shù)法，它也是相對(duì)簡單的一種。這種方法適合會(huì)一些常用的簡單函數(shù)的人群

首先，我們?cè)诘谝涣星安迦胍粋€(gè)輔助列，命名為“序號(hào)”，并輸入1 向下以序列填充。然后，復(fù)制工資表的表頭到當(dāng)前工作表的下面，比如我們復(fù)制到以A12 開頭的單元格區(qū)域，并在“序號(hào)”的下面輸入1。 光標(biāo)定位到B13 單元格輸入公式“=VLOOKUP($A13，$A$1:$K$10，COLUMN()，0)”，結(jié)果返回“張昊”，向右填充公式，求出張昊的其它數(shù)據(jù)。選中A12:K14 單元格區(qū)域也就是工資條的前三行，并向下填充，刪除輔助列“序號(hào)”，所有人的工資條制作完成。其中，除了VLOOKUP 函數(shù)，還用到了COLUMN 函數(shù)，該函數(shù)的功能為返回引用的列號(hào)。

（二）使用CHOOSE 與OFFSET 函數(shù)制作工資條

這種制作工資條的方法是以CHOOSE 和OFFSET 兩種函數(shù)為主，配合其它函數(shù)來完成的。相對(duì)VLOOKUP 函數(shù)來說，較復(fù)雜，它適用于對(duì)函數(shù)操作有一定經(jīng)驗(yàn)的人群。

這種函數(shù)法操作較簡單。在另一張新的工作表中，光標(biāo)定位在A1 單元格，輸入公式“=CHOOSE(MOD(ROW()，3)+1，""，工資表!A$1，OFFSET(工資表!A$1，ROW()/3+1，))”回車確認(rèn)，返回“姓名”。向右填充直到出現(xiàn)“實(shí)發(fā)工資”，再選中第一行，再下填充，直到所有人的工資條都出現(xiàn)，操作完成。

CHOOSE 與OFFSET 是EXCEL 當(dāng)中的查找與引用函數(shù)。CHOOSE 函數(shù)的功能是根據(jù)給定的索引值，從參數(shù)串中選出相應(yīng)值或操作[3]。OFFSET 函數(shù)的功能是以指定的引用為參照系，通過給定的偏移量返回新的引用。除了這兩種函數(shù)，還使用了ROW返回行號(hào)函數(shù)，MOD 求余函數(shù)。在這里，MOD 函數(shù)返回的值加1 作為CHOOSE 函數(shù)的第一個(gè)參數(shù)。

CHOOSE 與OFFSET 函數(shù)制作工資條方法的優(yōu)點(diǎn)是操作簡單，只要一個(gè)公式，再填充即可完成。而且無論工資表是增加人員還是減少人員，工資條都會(huì)自動(dòng)增加和減少，不需重新制作，大大提高了工作人員的工作效率。它的缺點(diǎn)是不適用復(fù)雜表頭的工作表。

（三）使用IF 與OFFSET 函數(shù)制作工資條

這種制作工資條的思路與CHOOSE 與OFFSET制作工資條的思路是一致的，只不過把CHOOSE 函數(shù)換成了條件函數(shù)IF。

同樣，在另一張新的工作表中，把光標(biāo)定位在A1 單元格，輸入公式“=IF(MOD(ROW()，3)=1，工資表!A$1，IF(MOD(ROW()，3)=2，OFFSET(工資表!A$1，ROW()/3+1，0)，""))”。其它操作同上一種函數(shù)法一致，這里不再贅述。

（四）使用OFFSET 函數(shù)制作工資條

這種函數(shù)法是在第二種函數(shù)法的基礎(chǔ)上改進(jìn)的，是手工與函數(shù)相結(jié)合完成的。它的思路是工資條的第一行標(biāo)題行通過復(fù)制得到，最后一行空白行通過填充得到，只需使用函數(shù)求出第二行數(shù)據(jù)即可[7]。這樣就大大減化了我們的公式。

復(fù)制工資表第一行標(biāo)題行到一張新的工作表的第一行。光標(biāo)定位到A2 單元格，輸入公式“=OFFSET(工資表!A$1，(ROW()+1)/3，)”，回車確認(rèn)后返回值“張昊”，使用同樣的方式向右填充，得到張昊的數(shù)據(jù)。選中前三行，向下填充，得到所有人的工資條，制作完成。

三、適合有VBA 編程基礎(chǔ)的“VBA 法”

這種方法適用于會(huì)VBA 編程的人群，但由于VBA 編程需要掌握各種代碼及語句，難以掌握和理解，使大家望而卻步[8]，所以使用它的人還是少數(shù)。VBA 編程法只要輸入代碼，然后執(zhí)行宏就可以得到我們所需要的工資條。和其它軟件系統(tǒng)相比，它是一種簡單、高效、低成本的開發(fā)方法[9]。

假設(shè)工資表在Sheet1 工作表，第一行為標(biāo)題，第二行為字段名。為了不破壞原有數(shù)據(jù)，我們要把工資條生成在Sheet2 工作表中。首先我們選擇“開發(fā)工具”中的“Visual Basic”打開編輯器，在模塊1 中輸入如圖4 所示代碼：

圖4 程序代碼

關(guān)閉編輯器，執(zhí)行宏，我們想要的工資條就會(huì)出現(xiàn)在Sheet2 工作表中。

當(dāng)然，和“函數(shù)法”一樣，“VBA 編程法”也是方法各異，這里我們只舉這樣一個(gè)簡單的例子。如果對(duì)VBA 編程不是很熟悉，我們也可以采用錄制宏的方式來完成[10]。

四、結(jié)論

上述工資條的制作方法針對(duì)不同人群各有優(yōu)缺點(diǎn)，簡單的“菜單法”易上手，但擴(kuò)展性差。“VBA 編程法”只要程序?qū)懞?，效率很高，但?duì)于不懂編程的人，如果工資表格式稍有改動(dòng)，修改代碼將會(huì)很困難。相關(guān)工作人員只要根據(jù)自己的基礎(chǔ)找到適合的方法，一定會(huì)在工作中減少人為失誤，提高工作效率，提供出更加及時(shí)、準(zhǔn)確的工資信息。