“新技術(shù)賦能新后勤”：打造智能型學(xué)校后勤體系

何國強(qiáng)

后勤管理是學(xué)校日常管理工作中不可或缺的組成部分，而且在一定程度上能夠直接或間接地影響學(xué)校管理工作的順利開展，甚至決定著學(xué)校辦學(xué)水平的高低。尤其隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，師生服務(wù)需求不斷增多，急需學(xué)校后勤管理水平與之匹配。近年來，四川省成都市實(shí)驗(yàn)小學(xué)在“新技術(shù)賦能學(xué)校后勤”理念的引領(lǐng)下，借助數(shù)字校園建設(shè)的有利契機(jī)，將學(xué)校后勤管理引向信息化、智能化，既適應(yīng)了學(xué)校辦學(xué)快速發(fā)展的需要，也促進(jìn)了后勤管理工作從已往的單純“手工型”向“智能型”的轉(zhuǎn)變。

一、變革后勤管理工作流程，讓服務(wù)工作更高效

已往的后勤管理工作更多依賴人與人的當(dāng)面溝通，導(dǎo)致日常信息采集和交換都耗時耗力。為此，我校依托信息技術(shù)進(jìn)行后勤管理變革，提出“多讓信息跑路，少讓人跑路”，全面改革后勤管理服務(wù)理念和工作流程。我們通過分階段開發(fā)“掌上雅園”APP的后勤管理版塊，將學(xué)校功能室使用預(yù)約、辦公物品申領(lǐng)與維修、校產(chǎn)管理等工作進(jìn)行信息化和智能化管理。學(xué)校管理者、教師、家長只要在手機(jī)端安裝“掌上雅園”APP，就能實(shí)現(xiàn)與后勤人員的雙向互動，獲得及時高效的后勤服務(wù)。

以學(xué)校常見的功能室使用預(yù)約為例。我校在“掌上雅園”APP上開發(fā)了功能室預(yù)約系統(tǒng)，可以自動聯(lián)通教師、學(xué)校后勤中心和學(xué)校信息中心三方。學(xué)校在對現(xiàn)有功能室、會議室基本情況進(jìn)行統(tǒng)一梳理后，規(guī)范申請使用流程，要求使用者統(tǒng)一在“掌上雅園”APP上申請報批，每項(xiàng)申請可被信息中心和后勤中心同時看見。整個審批受理過程由系統(tǒng)自動統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，并根據(jù)申請者提出的不同需求，提供相應(yīng)的服務(wù)及反饋，做到預(yù)約不受時間地點(diǎn)限制，安排無紙化、管理統(tǒng)籌化、協(xié)調(diào)自動化、記錄數(shù)據(jù)化，改變了已往存在的功能室管理混亂、人員使用不均衡、設(shè)備服務(wù)不到位等情況，極大地提高了工作效率和設(shè)備使用效益。

再如：當(dāng)前伴隨國內(nèi)“新冠肺炎”疫情防控形勢的好轉(zhuǎn)，各學(xué)校都在積極進(jìn)行復(fù)工復(fù)學(xué)準(zhǔn)備，如何通過周密的防范措施確保復(fù)工復(fù)學(xué)期間學(xué)校師生員工的健康安全至關(guān)重要。一旦復(fù)工復(fù)學(xué)，每天對入校的全體師生員工進(jìn)行體溫測查將成為常態(tài)，而且這一任務(wù)時間緊、重復(fù)性強(qiáng)、工作量大。為此，我校決定采購校園疫情健康管理平臺，通過紅外熱成像儀進(jìn)行人員測溫，不但可以一次完成多人測量，準(zhǔn)確、快速、無接觸，而且一旦發(fā)現(xiàn)人員體溫出現(xiàn)異常，系統(tǒng)會第一時間發(fā)出預(yù)警通知，報告異常情況出現(xiàn)的時間、地點(diǎn)、人數(shù)等信息。同時由于我們在管理平臺預(yù)先導(dǎo)入了師生員工數(shù)據(jù)，通過人臉識別就可以實(shí)現(xiàn)測溫數(shù)據(jù)和每個人的精確匹配，而且可以針對一段時間內(nèi)的體溫數(shù)據(jù)出具分析圖表等。目前我校這一系統(tǒng)已安裝到位并已通過多次試驗(yàn)檢測，確保均能穩(wěn)定、準(zhǔn)確工作。

二、深挖后勤管理數(shù)據(jù)內(nèi)涵，讓服務(wù)工作更優(yōu)質(zhì)

我校在數(shù)字校園建設(shè)過程中，建成了學(xué)校管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，里面匯集了大量的后勤管理綜合數(shù)據(jù)。如何對這些“沉睡”的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的篩選、整理、分析，使其更好地為學(xué)校管理決策提供參考？為此，我們利用相關(guān)技術(shù)對日常采集的后勤管理數(shù)據(jù)進(jìn)行大致分類，深度挖掘其中蘊(yùn)含的意義，真正讓數(shù)據(jù)“說話”，為管理服務(wù)。

其一，預(yù)判性數(shù)據(jù)引導(dǎo)后勤管理精準(zhǔn)化。所謂預(yù)判性數(shù)據(jù)，主要來自各種工作調(diào)研中的數(shù)據(jù)，如圍繞學(xué)校管理各項(xiàng)工作對師生、家長開展的意見傾向調(diào)查等。通過對這些調(diào)研數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，我們就可以提供前置的精準(zhǔn)服務(wù)。如我校為建立學(xué)校食品安全管理的常態(tài)體系，確保師生“舌尖”上的安全，通過信息化手段建立食品溯源平臺，打造“陽光餐飲，明廚亮灶”。在食品溯源平臺上，學(xué)校食堂每日進(jìn)貨的數(shù)量、價格、品質(zhì)均可實(shí)現(xiàn)追溯倒查，同時食堂操作間中消洗、烹飪、分餐等食品加工制作的各個環(huán)節(jié)均可通過視頻監(jiān)控系統(tǒng)在校園內(nèi)的電子顯示屏進(jìn)行公示，供師生家長監(jiān)督，真正實(shí)現(xiàn)陽光操作、透明化管理，讓師生吃得干凈和放心。我校還通過“掌上雅園”APP對食譜進(jìn)行管理，師生和家長均可通過系統(tǒng)隨時查看食譜內(nèi)容，并參與相關(guān)調(diào)查。學(xué)校通過對調(diào)查數(shù)據(jù)的收集分析，并結(jié)合營養(yǎng)科學(xué)理論，科學(xué)搭配午餐食譜，不斷研發(fā)新的菜品，使師生吃得科學(xué)，吃得營養(yǎng)，吃得順心。

其二，過程性數(shù)據(jù)服務(wù)后勤管理精細(xì)化。所謂過程性數(shù)據(jù)，主要是通過實(shí)時記錄學(xué)校各項(xiàng)管理工作過程而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。對于這類數(shù)據(jù)，我們主要通過建設(shè)數(shù)字校園信息化服務(wù)平臺打破數(shù)據(jù)孤島，實(shí)現(xiàn)信息共享，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作有針對性地改進(jìn)。例如：我校后勤中心通過校園安防視頻監(jiān)控系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確判斷學(xué)生上學(xué)和放學(xué)時的人流量、擁堵點(diǎn)，以及學(xué)生在課間休息玩耍時的監(jiān)護(hù)盲區(qū)，并將這些信息及時反饋至學(xué)校德育室。德育室接到相關(guān)信息后，就可以針對上學(xué)放學(xué)路隊管理與考評、學(xué)生課間監(jiān)護(hù)崗位設(shè)置、安全教育等工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，以更好地保障學(xué)生身心安全。又如：“新冠肺炎”疫情防控期間，我校信息中心配合德育室工作，在使用QQ、微信、電話等方式的基礎(chǔ)上，依托“問卷星”系統(tǒng)對全校2000多名師生員工的健康狀況進(jìn)行排查，并將統(tǒng)計數(shù)據(jù)匯總上報，不但大大減輕了人員工作量，而且保證了疫情排查工作“每天進(jìn)行，不漏一人，上報及時”。

其三，結(jié)果性數(shù)據(jù)引領(lǐng)后勤管理集約化。結(jié)果性數(shù)據(jù)分析，是指我們在某項(xiàng)后勤工作開展一段時間后，通過對其中累積的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)其中隱含的趨勢，從而為下一階段的管理決策提供參考。以我校的辦公物品申領(lǐng)系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)除可以實(shí)現(xiàn)辦公物品申領(lǐng)預(yù)約功能外，還會自動留存每次領(lǐng)取的數(shù)據(jù)。一學(xué)期結(jié)束后，后勤中心通過對后臺數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，就能清楚知曉辦公物品的損耗總量及分類情況，并大致判斷損耗是否正常，是否需要優(yōu)化管理，從而既保證辦公物品的合理使用，又能滿足師生的正常需求。

再以物品報修為例。我們通過對2016～2018年連續(xù)三年的學(xué)校物品維修統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)，物品維修總數(shù)逐年增多，同時從維修物品占比來看，學(xué)生課桌椅和電類維修比例一直較高，2018年教室門鎖維修增量較為突出。我們又結(jié)合實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)：學(xué)生課桌椅早已超過報廢年限，學(xué)校教室門和門鎖因使用頻繁且用時較長，老化破損嚴(yán)重，很多教室門框幾近無法固定；學(xué)校原來的電路載荷設(shè)計不夠且老化嚴(yán)重，存在極大安全隱患，并導(dǎo)致跳閘、短路現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。學(xué)校最后通過翔實(shí)的維修數(shù)據(jù)和實(shí)地調(diào)研報告，向區(qū)委、區(qū)政府和教育局申請改造計劃并得到支持，于2019年暑期完成了全校學(xué)生課桌椅和教室門更換、學(xué)校變壓器擴(kuò)容升級、教學(xué)樓電路改建等工程。

三、賦能后勤管理團(tuán)隊建設(shè)，讓后勤人員更專業(yè)

為配合學(xué)校后勤管理工作的變革，我校后勤部門改變原有的垂直統(tǒng)一管理模式，實(shí)行扁平化管理，在校級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管之下設(shè)置一中心五部門，即后勤中心和保安部、餐飲部、保潔部、維修水電部、外勤部。中心設(shè)后勤主任，每個部門分設(shè)小組長，各部門在中心統(tǒng)領(lǐng)下既有明確的職責(zé)分工，又能實(shí)現(xiàn)團(tuán)結(jié)協(xié)作。在日常工作中，我們也依托信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)外部溝通，不斷提升后勤人員工作的成就感和專業(yè)度。

其一，加強(qiáng)內(nèi)外部信息互聯(lián)，提升后勤人員成就感。為提升日常工作效率，我校后勤中心和下屬各部門分別建有中心微信大群和部門微信小群，平時后勤主任與各部門保持溝通，各部門成員在小組長帶領(lǐng)下獨(dú)立開展工作。遇有重大活動，后勤主任再統(tǒng)一協(xié)調(diào)各部門分工合作。除注重加強(qiáng)團(tuán)隊內(nèi)部溝通，后勤部門還非常注重與校內(nèi)主要服務(wù)群體—教師們的日常互動交流。如后勤主任通過微信連接后勤團(tuán)隊與教師團(tuán)隊，一方面將后勤人員的工作場景通過照片、視頻等形式展示給全校教師，讓他們了解后勤人員工作的辛苦和成效；另一方面也將教師們對后勤團(tuán)隊的好評和建議通過截屏后轉(zhuǎn)發(fā)等方式及時反饋給后勤團(tuán)隊，以激發(fā)成員的成就感和責(zé)任感，使其更好地融入學(xué)校這個大家庭之中。

其二，強(qiáng)化數(shù)據(jù)使用意識，提升后勤人員專業(yè)度。變革學(xué)校后勤工作，技術(shù)是手段，核心卻在人。為此，我校通過各種培訓(xùn)活動不斷提升后勤人員的專業(yè)水平，尤其注重提升其“數(shù)據(jù)意識”，使他們能夠做到會看會用數(shù)據(jù)，并據(jù)此主動改進(jìn)工作。如食堂員工會通過關(guān)注廚余數(shù)據(jù)來調(diào)整每天的飯菜分量，保安人員會通過關(guān)注學(xué)生單獨(dú)離校數(shù)量對學(xué)校門衛(wèi)制度提出改進(jìn)建議。又如：我校水電工李師傅在發(fā)現(xiàn)學(xué)校自來水用量增加異常的情況下，通過記錄分析用水?dāng)?shù)據(jù)，推測是學(xué)校自來水管網(wǎng)使用年份太久導(dǎo)致地下管網(wǎng)有漏點(diǎn)，而且跑水量呈逐步擴(kuò)大趨勢。后來學(xué)校請人使用專業(yè)儀器進(jìn)行定點(diǎn)探測維修，很快在學(xué)校某處的地下管網(wǎng)找到漏點(diǎn)，成功解決了漏水難題。這一事例讓后勤團(tuán)隊看到了數(shù)據(jù)的力量，大家都更加自覺主動地采集利用數(shù)據(jù)，使其更好地為工作服務(wù)。

（編輯？王淑清）