論新時(shí)期高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能及其實(shí)現(xiàn)

張鳳麗 康美寧

摘 要：我國(guó)高校檔案是高校教職員工、大學(xué)生和高校科研院所工作者經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累留下來(lái)的寶貴知識(shí)和信息財(cái)富，高校檔案凝聚了高校學(xué)生和工作者思想和智慧。隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息資源社會(huì)價(jià)值不斷提升，高校充分發(fā)揮檔案管理方面優(yōu)勢(shì)為社會(huì)提供信息資源服務(wù)成為高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文將結(jié)合高校檔案社會(huì)化服務(wù)的主要優(yōu)勢(shì)對(duì)其社會(huì)化服務(wù)功能展開(kāi)探討，并提出新時(shí)期高校檔案社會(huì)化功能實(shí)現(xiàn)策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案;社會(huì)化服務(wù);功能;策略

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，信息資源社會(huì)價(jià)值逐漸得到凸顯，信息資源影響范圍在不斷擴(kuò)大。我國(guó)高校檔案蘊(yùn)含了大量寶貴的知識(shí)和信息財(cái)富，加強(qiáng)高校檔案社會(huì)化服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大高校信息資源宣傳，完善高校檔案信息化管理技術(shù)，將有助于發(fā)揮高校檔案社會(huì)化服務(wù)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)社會(huì)不斷發(fā)展。

一、 高校檔案社會(huì)化服務(wù)內(nèi)涵

傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)通過(guò)對(duì)高校各種知識(shí)信息資料以及檔案進(jìn)行收集、整理存儲(chǔ)，為高校教職員工、大學(xué)生和科研人員提供查詢、讀取等服務(wù)，其服務(wù)目標(biāo)主要是高校內(nèi)部工作人員和大學(xué)生。社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，社會(huì)各界對(duì)信息需求廣度和深度都在不斷加大，為高校檔案信息資源服務(wù)提出了更高要求。高校檔案管理部門需要對(duì)檔案信息整理和加工，不僅要滿足高校內(nèi)部服務(wù)需求，還要面向社會(huì)用戶群體，實(shí)現(xiàn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)。

二、 高校檔案社會(huì)化服務(wù)的主要優(yōu)勢(shì)

（一）檔案信息保存優(yōu)勢(shì)

高校檔案信息是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累保留下來(lái)的具有較高社會(huì)價(jià)值的寶貴財(cái)富，其中不僅包含了高校創(chuàng)辦以來(lái)收集和整理的各類文件和教學(xué)、科研檔案，也包含了大量科學(xué)研究成果，這些檔案信息資源將對(duì)社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展以及企業(yè)科技創(chuàng)新帶來(lái)重要影響。高校檔案社會(huì)化服務(wù)能夠讓這些珍貴信息資源實(shí)現(xiàn)共享，一方面能夠促進(jìn)高校間的知識(shí)和信息資源交流，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步;另一方面，通過(guò)這些檔案信息資源，能夠滿足社會(huì)對(duì)科學(xué)知識(shí)的需求。

（二）檔案信息價(jià)值優(yōu)勢(shì)

高校傳統(tǒng)的檔案管理是基于對(duì)各種資料和文件的收集和保管基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的單一形式管理，無(wú)法發(fā)揮高校檔案信息資源的應(yīng)有作用。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸成熟和信息化技術(shù)的提高，高校檔案管理也在逐漸向著數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變，加快了高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)進(jìn)程。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與高校檔案管理相結(jié)合，能夠讓更多社會(huì)用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得高校檔案信息查詢、閱讀和下載服務(wù)，讓高校檔案信息資源的利用價(jià)值得以體現(xiàn)。

（三）服務(wù)管理人才優(yōu)勢(shì)

我國(guó)高校是培養(yǎng)人才的搖籃，高校檔案管理隊(duì)伍綜合能力也隨著高校教育教學(xué)發(fā)展不斷提高。經(jīng)過(guò)近年來(lái)高校檔案管理隊(duì)伍的演變，已經(jīng)形成了以年輕工作人員為主、具有現(xiàn)代科技能力的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。高校檔案管理也從原來(lái)的簡(jiǎn)單的基本操作轉(zhuǎn)變成檔案信息的主動(dòng)推送服務(wù);傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也在不斷向數(shù)字化方向整理和完善。高校檔案管理人才優(yōu)勢(shì)為實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化服務(wù)提供了基本保障。

三、 新時(shí)期高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能

（一）文化記憶功能

高校檔案記錄了高校創(chuàng)辦到發(fā)展過(guò)程中的每個(gè)方面的具體信息，承載著歷史的記憶。尤其在改革開(kāi)放之后，我國(guó)高校經(jīng)歷了多次重大變革，教育和教學(xué)理念都在不斷發(fā)生變化，在保持高校校園文化的同時(shí)，高校從多方面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展。通過(guò)高校檔案社會(huì)化服務(wù)，高校充分發(fā)揮自身的公共性，展示出自身社會(huì)形象，讓高校文化被社會(huì)工作所認(rèn)知，提高高校社會(huì)影響力。

（二）決策參考功能

高校檔案中有許多具有政策性的信息，在面臨重大決策時(shí)，這些信息往往能夠作為分析和比較的重要依據(jù)，讓決策者對(duì)以往政策實(shí)施背景有更深刻的了解，進(jìn)而對(duì)未來(lái)發(fā)展進(jìn)行預(yù)判，提高決策的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。此外，高校檔案是時(shí)代發(fā)展的見(jiàn)證，一些重大決策和政策實(shí)施前后，高校都會(huì)進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)查和研究，這些學(xué)術(shù)論文都將成為以往政策實(shí)施效果的有效評(píng)價(jià)，給決策者提供重要參考價(jià)值。

（三）咨詢服務(wù)功能

高校檔案查證咨詢工作一直作為高校檔案管理的重要工作。高校畢業(yè)生步入社會(huì)后，人事變動(dòng)和崗位升遷等社會(huì)關(guān)系的變化增加了檔案查證咨詢需求。高校以檔案管理作為依托，通過(guò)檔案資料記載，對(duì)一些過(guò)往事實(shí)加以證明，以此來(lái)服務(wù)社會(huì)。傳統(tǒng)的檔案管理是基于紙質(zhì)證明實(shí)現(xiàn)的。近年來(lái)，科技的發(fā)展將電子文件應(yīng)用到了檔案信息管理中，企業(yè)和社會(huì)各界可以通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行檔案查證咨詢，擺脫傳統(tǒng)方式時(shí)間和空間上的限制，提高了社會(huì)工作效率。

（四）學(xué)術(shù)交流功能

高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)是基于現(xiàn)代科技發(fā)展基礎(chǔ)上而形成的，網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和便捷性讓高校檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值獲得大幅度提升。高校通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息與其他職能部門和院校進(jìn)行合作，構(gòu)建統(tǒng)一的社會(huì)化服務(wù)管理平臺(tái)，充分實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，不僅擴(kuò)大高校資源共享成果，還使各類信息資源和設(shè)備得到高效利用，避免了建設(shè)投資上的重復(fù)，有效利用社會(huì)資源。

（五）市場(chǎng)服務(wù)功能

高校檔案管理不僅需要服務(wù)于高校師生的檔案查詢需求，還需要滿足社會(huì)需求。近年來(lái)，社會(huì)發(fā)展帶來(lái)了國(guó)際間交流的日益緊密，一些高校畢業(yè)生選擇出國(guó)深造，需要高校提供相關(guān)的成績(jī)證明、招生錄取證明等相關(guān)查證業(yè)務(wù)。高校檔案信息市場(chǎng)服務(wù)主要體現(xiàn)在為畢業(yè)生就業(yè)、出國(guó)等活動(dòng)提供人事檔案代理服務(wù)。

四、 新時(shí)期高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)

（一）強(qiáng)化高校檔案服務(wù)意識(shí)

1. 建立高校檔案信息服務(wù)管理體系

新時(shí)期，要實(shí)現(xiàn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能，需要建立和完善相關(guān)服務(wù)管理體系。我國(guó)高校長(zhǎng)期以來(lái)沿襲著傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，許多高校管理體系還是基于原有的管理職能上建立的。時(shí)代的發(fā)展對(duì)高校檔案管理服務(wù)提出了更高要求，服務(wù)客體不再僅僅是高校校園內(nèi)師生，更多的服務(wù)業(yè)務(wù)將來(lái)自社會(huì)各界。高校要結(jié)合時(shí)代發(fā)展?fàn)顩r，兼顧互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，建立和完善服務(wù)管理體系，以此來(lái)指導(dǎo)高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)工作。

2. 加強(qiáng)高校檔案管理人員工作考核

要提高高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能，需要結(jié)合科技發(fā)展給高校檔案管理帶來(lái)的新環(huán)境，對(duì)檔案管理和服務(wù)工作崗位和職能重新界定，規(guī)劃各管理模塊操作流程。另外，要建立與當(dāng)前管理模式相符的服務(wù)工作考核制度，對(duì)各崗位服務(wù)職能進(jìn)行有效評(píng)價(jià)，以此來(lái)激勵(lì)工作人員工作積極性，提高社會(huì)化服務(wù)意識(shí)。

3. 培養(yǎng)高校檔案管理人員服務(wù)意識(shí)

要提高高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能，需要加強(qiáng)管理人員和工作人員培訓(xùn)，一方面提高工作人員的管理水平和專業(yè)技能，另一方面，強(qiáng)化高校檔案管理社會(huì)化服務(wù)意識(shí)。通過(guò)培訓(xùn)讓每個(gè)工作人員能夠意識(shí)到社會(huì)化服務(wù)對(duì)高校發(fā)展的重要意義，清楚當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息資源的需求，從而提高工作人員管理能力和綜合素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)意識(shí)的提高。

（二）加強(qiáng)高校檔案服務(wù)宣傳

要充分發(fā)揮高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能，需要加大高校檔案服務(wù)宣傳力度。

首先，需要結(jié)合高校檔案信息化進(jìn)程和服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況，明確高校檔案信息服務(wù)范圍，確定服務(wù)項(xiàng)目，對(duì)高校服務(wù)目標(biāo)客戶權(quán)限進(jìn)行合理規(guī)劃，建立起檔案資源安全防范管理體系。

其次，要結(jié)合高校檔案信息服務(wù)目標(biāo)人群進(jìn)行合理規(guī)劃，結(jié)合不同人群特點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性服務(wù)宣傳，利用大數(shù)據(jù)分析功能，獲取目標(biāo)客戶信息需求，提高信息推送的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，從而提高宣傳效率。

另外，高校需要建立起信息資源服務(wù)平臺(tái)和高校檔案信息服務(wù)網(wǎng)頁(yè)，與目標(biāo)客戶進(jìn)行網(wǎng)上互動(dòng)，了解客戶信息需求意向，從而改進(jìn)高校檔案信息服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)方式。

（三）加強(qiáng)高校檔案服務(wù)人員保障

1. 提高檔案管理人員素質(zhì)

高校檔案社會(huì)化服務(wù)是基于現(xiàn)代科技基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)和信息科技的發(fā)展日新月異，服務(wù)理念也在不斷推陳出新，管理人員專業(yè)技術(shù)和管理理念只有跟上時(shí)代發(fā)展才能充分發(fā)揮出高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能。因此，高校需要加大檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。一方面，可以通過(guò)自身培訓(xùn)和培養(yǎng)機(jī)制，從高校內(nèi)部培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才;另一方面，可以擴(kuò)大外招渠道，從外部聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)、有能力、懂技術(shù)的人才充實(shí)到檔案服務(wù)管理隊(duì)伍中來(lái)，用新思想和新理念帶動(dòng)工作人員整體素質(zhì)提高。

2. 創(chuàng)造檔案人才培養(yǎng)環(huán)境

新時(shí)期，高校檔案社會(huì)化服務(wù)需要依賴優(yōu)質(zhì)服務(wù)獲得校內(nèi)外客戶群體的認(rèn)同，才能發(fā)揮出社會(huì)化服務(wù)功能優(yōu)勢(shì)。這種變化改變了傳統(tǒng)的單純檔案管理和單一服務(wù)的模式，加大了服務(wù)功能在檔案管理中所占的比重。高校檔案社會(huì)化服務(wù)經(jīng)歷從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，從單一到多元化需要一個(gè)不斷提升的過(guò)程，服務(wù)提高的過(guò)程有賴于工作人員自身素質(zhì)和工作能力的提高。因此，高校檔案管理中，需要營(yíng)造出積極上進(jìn)，勇于創(chuàng)新的人才培養(yǎng)氛圍，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)工作人員積極性，努力實(shí)現(xiàn)自我完善，推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量提升。

（四）加強(qiáng)高校檔案聯(lián)合協(xié)作

目前，我國(guó)一些高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，通過(guò)統(tǒng)一的管理平臺(tái)為目標(biāo)客戶提供信息社會(huì)化服務(wù)，取得了良好的社會(huì)效果。但是，從當(dāng)前聯(lián)合寫(xiě)作規(guī)模來(lái)看，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高校的廣泛參與。高校需要建立起合作機(jī)制，對(duì)社會(huì)化服務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，提高系統(tǒng)兼容性，將硬件設(shè)施性能提升作為高校聯(lián)合協(xié)作的基礎(chǔ)，構(gòu)建聯(lián)合服務(wù)體系。

五、 結(jié)束語(yǔ)

高校檔案信息資源是不僅是我國(guó)高校的寶貴財(cái)富，也是我國(guó)社會(huì)信息資源的主要來(lái)源和基礎(chǔ)，加快高校檔案社會(huì)化服務(wù)體系建設(shè)，強(qiáng)化社會(huì)化服務(wù)功能，完善高校聯(lián)合協(xié)作基礎(chǔ)設(shè)施，培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才是提高高校檔案社會(huì)化服務(wù)功能的必要途徑。

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作者簡(jiǎn)介：

張鳳麗，河北省秦皇島市，河北環(huán)境工程學(xué)院;

康美寧，河北省秦皇島市，秦皇島市醫(yī)療保險(xiǎn)基金管理中心。