新時期獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職能優(yōu)化策略淺析

石麗媛

摘 要：教學(xué)秘書作為獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理基層人員，承擔(dān)著管理和服務(wù)等重要職能。文章從獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職能的內(nèi)容和特點(diǎn)出發(fā)，討論有利于新時期獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)優(yōu)化的具體策略，旨在提高我國獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理水平。

關(guān)鍵詞：新時期;獨(dú)立學(xué)院;教學(xué)秘書;職能優(yōu)化

十九大以來，人才培養(yǎng)工作成為新時代中國特色社會主義發(fā)展的重要事情。隨著我國高校不斷地建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科，我國高校就必須具有一流的教學(xué)管理人員，建設(shè)一流的教學(xué)秘書隊(duì)伍。我國獨(dú)立學(xué)院也要不斷地推進(jìn)一流教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化教學(xué)秘書職能，提升獨(dú)立學(xué)院的建設(shè)水平和教學(xué)管理水平。

一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職能內(nèi)容

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書是為獨(dú)立學(xué)院提供教學(xué)管理工作服務(wù)的教師。協(xié)助獨(dú)立學(xué)院二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成教學(xué)管理工作，是二級學(xué)院與學(xué)校教務(wù)處、教師、學(xué)生交流溝通的紐帶，負(fù)責(zé)各級領(lǐng)導(dǎo)、各級工作的協(xié)調(diào)溝通，同時負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)業(yè)指導(dǎo)工作。教學(xué)秘書是獨(dú)立學(xué)院重要的管理崗位，主要包括管理與服務(wù)兩方面的職能。

（一）管理職能

教學(xué)秘書最主要的職業(yè)內(nèi)容就是管理職能。教學(xué)秘書的管理職能是提高二級學(xué)院管理水平的重要基礎(chǔ)，是二級學(xué)院教學(xué)工作與管理工作順利完成的基本保證。第一，教學(xué)管理。教學(xué)秘書的核心工作是教學(xué)管理，獨(dú)立學(xué)院和二級學(xué)院的所有教務(wù)工作都是圍繞教學(xué)任務(wù)和教學(xué)管理進(jìn)行的。教學(xué)管理是在滿足二級學(xué)院教學(xué)進(jìn)度的情況下實(shí)施教學(xué)計(jì)劃安排。教學(xué)計(jì)劃的安排從短期來說，按學(xué)期來是保證一學(xué)期的正常教學(xué)活動順利進(jìn)行，從長期來說，按四年制教學(xué)周期，是保證學(xué)生能夠系統(tǒng)地完成學(xué)習(xí)，對教師的教學(xué)、學(xué)生的學(xué)習(xí)具有至關(guān)重要的作用。涉及到教學(xué)計(jì)劃就包括了教師的教學(xué)管理：教學(xué)計(jì)劃、教師課表、教材征訂、教師工作量統(tǒng)計(jì)等各方面的教學(xué)管理工作;學(xué)生的學(xué)習(xí)管理：學(xué)生學(xué)籍注冊、課程表、學(xué)生期末考試、畢業(yè)論文管理等各方面的學(xué)習(xí)管理工作。第二，檔案管理。檔案管理是教學(xué)信息與學(xué)生信息管理的重要部分。教師方面的檔案包括教學(xué)計(jì)劃檔案、教學(xué)大綱檔案、教學(xué)工作量檔案等多方面。教師檔案管理是一方面是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供監(jiān)督檢查數(shù)據(jù)資料，另一方面是為以后教學(xué)管理工作的開展提供參考依據(jù)。學(xué)生方面的檔案包括學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生成績檔案等多方面。學(xué)生檔案管理一方面是為學(xué)生提供詳細(xì)的資料，便于學(xué)生后期查詢，另一方面是為學(xué)院學(xué)科建設(shè)提供數(shù)據(jù)資料。

（二）服務(wù)職能

從獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書管理職能就可以看出，教學(xué)秘書是管理學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生等與教學(xué)相關(guān)的工作。那么獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書就具備了為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù)性質(zhì)。第一，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。獨(dú)立學(xué)院、教務(wù)處和二級學(xué)院等各上級教學(xué)部門會根據(jù)學(xué)校的建設(shè)制定相關(guān)教學(xué)要求及教學(xué)管理規(guī)章制度，而這些教學(xué)要求及教學(xué)管理規(guī)章制度均由教學(xué)秘書向全院教師及學(xué)生傳達(dá)，保證各項(xiàng)信息傳達(dá)到位，保證教學(xué)工作順利進(jìn)行。例如學(xué)校放假通知、學(xué)校檢查通知、考試通知等各方面的信息。第二，為教師服務(wù)。教學(xué)秘書的核心任務(wù)是教學(xué)計(jì)劃制定。教學(xué)計(jì)劃制度的主要服務(wù)對象是教師。由于教師的教學(xué)與科研任務(wù)較重，這時候就需要教學(xué)秘書協(xié)助教師完成教學(xué)大綱制定、教學(xué)計(jì)劃制定、課表制作等方面的工作，保證教師的教學(xué)任務(wù)和教學(xué)計(jì)劃順利執(zhí)行。第三，為學(xué)生服務(wù)。教學(xué)秘書是屬于教輔人員，負(fù)責(zé)學(xué)生的注冊、選課、學(xué)籍管理及考試通知等多方面的工作，為學(xué)生提供基礎(chǔ)的學(xué)習(xí)服務(wù)，保證學(xué)生按時完成學(xué)習(xí)。同時也為學(xué)生提供學(xué)業(yè)指導(dǎo)服務(wù)，幫助學(xué)生成長。

二、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職能特點(diǎn)

（一）服務(wù)性的特點(diǎn)

教學(xué)秘書首先是具有服務(wù)性質(zhì)的崗位，在獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理工作中為教學(xué)、教師和學(xué)生提供教學(xué)各方面的服務(wù)工作。由于教學(xué)秘書服務(wù)的人群存在不同層次、不同學(xué)歷、不同年齡、不同地域等因素，導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作存在一定難度，這就需要教學(xué)秘書需要有耐心、服務(wù)意識，能夠?yàn)椴煌娜颂峁┙虒W(xué)服務(wù)，解決教師和學(xué)生的困難。

（二）綜合性的特點(diǎn)

教學(xué)秘書表面來看是負(fù)責(zé)教學(xué)管理工作，而實(shí)際上教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)各級領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)方面的通知、教師的教學(xué)計(jì)劃等方面工作、學(xué)生學(xué)籍管理等方面的工作，需要協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系。這就需要教學(xué)秘書具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、溝通能力及行政管理能力，還需要教學(xué)懂得信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、檔案管理等方面的工作。

（三）時效性的特點(diǎn)

教學(xué)秘書的很多工作都是要提前做好的，比如學(xué)院的通知、教學(xué)計(jì)劃的制定、課程表的制定、考試的通知等多方面的工作必須要做在前面，保證通知及時傳達(dá)、教學(xué)順利執(zhí)行、考試按時完成，否則教學(xué)秘書的工作就失去了應(yīng)有的意義。

（四）靈活性的特點(diǎn)

教學(xué)秘書是學(xué)院教學(xué)管理工作的重要執(zhí)行者，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)多方的教學(xué)管理工作。而實(shí)際上教學(xué)工作方面不可能任何事情都是按照計(jì)劃進(jìn)行，會存在很多意外突發(fā)事件，而這些意外突發(fā)事件必須由教學(xué)秘書靈活處理，保證教學(xué)秩序的正常。例如教師臨時調(diào)課，就需要教學(xué)秘書遵守原則的情況及時溝通，做好調(diào)課安排。

三、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職能優(yōu)化策略

通過對獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書職能的內(nèi)容和特點(diǎn)分析可以看出，教學(xué)秘書職能范圍較廣、復(fù)雜。為了提高教學(xué)秘書的教學(xué)管理水平，提高獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理建設(shè)水平，就必須要對教學(xué)秘書職能進(jìn)行優(yōu)化。

（一）優(yōu)化教學(xué)管理部門職責(zé)

獨(dú)立學(xué)院要提高教學(xué)管理水平，必須要優(yōu)化教學(xué)管理部門的職能，明確教學(xué)部門的管理職責(zé)和要求，讓各部門能夠本著負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度完成教學(xué)管理工作，保證學(xué)院的教學(xué)秩序穩(wěn)定。那么獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)秘書也需要優(yōu)化管理職責(zé)和要求，讓教學(xué)秘書的工作向精細(xì)化、科學(xué)化、合理化的方向發(fā)展。

根據(jù)對獨(dú)立學(xué)院調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國大部分獨(dú)立學(xué)院的二級學(xué)院只配置一名教學(xué)秘書。而獨(dú)立學(xué)院二級學(xué)院一般擁有幾十名教師和幾千名學(xué)生、擁有多個專業(yè)和十多個班級，而所有的教學(xué)管理工作均主要由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)。對于教學(xué)秘書來說是極為繁重的工作，這就導(dǎo)致教學(xué)秘書很難實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、科學(xué)化、合理化的完成教學(xué)管理工作。所以，獨(dú)立學(xué)院要積極地推進(jìn)教學(xué)管理部門的管理職能優(yōu)化，將工作內(nèi)容細(xì)分化、精確化，專門的人負(fù)責(zé)專門的事。例如學(xué)院教學(xué)通知的發(fā)送，可以由二級學(xué)院各教研室主任負(fù)責(zé)通知;考試通知可以由各班級班主任通知。從而減輕教學(xué)秘書的工作任務(wù)量，讓教學(xué)秘書能夠更加專心地完成教學(xué)計(jì)劃制定、學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)等教學(xué)管理工作，提高教學(xué)計(jì)劃的科學(xué)性，保證教學(xué)的質(zhì)量。

（二）構(gòu)建教學(xué)管理協(xié)作機(jī)制

教學(xué)秘書的工作具有復(fù)雜性和時效性，對于教學(xué)秘書的能力要求就比較高，需要教學(xué)秘書能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成工作，不能馬虎大意。為了提高教學(xué)秘書的教學(xué)管理水平，那就要提高教學(xué)秘書的工作效率。獨(dú)立學(xué)院可以通過構(gòu)建教學(xué)管理協(xié)作機(jī)制，優(yōu)化教學(xué)秘書職能與教學(xué)管理部門職能，使教學(xué)秘書與教學(xué)管理部門形成團(tuán)結(jié)協(xié)作的教學(xué)管理系統(tǒng)。例如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱等教學(xué)工作的安排，各教研室、學(xué)科教師各方面積極配合，提供建議和材料支持，既能提高教學(xué)秘書的工作效率，還能夠保證教學(xué)秘書的教學(xué)安排質(zhì)量;學(xué)生的成績統(tǒng)計(jì)分析、學(xué)生注冊等方面的工作，班主任、班長等各方面提供幫助和支持，也能夠讓教書秘書在完成學(xué)生教學(xué)管理工作質(zhì)量和效率更高。獨(dú)立學(xué)院和二級學(xué)院的教學(xué)部門共同努力，不斷地形成教學(xué)管理溝通協(xié)同機(jī)制、工作協(xié)作機(jī)制，推進(jìn)教學(xué)管理效率和質(zhì)量的提升。

（三）建立突發(fā)事件應(yīng)對機(jī)制

教學(xué)秘書具有靈活性的特點(diǎn)，這對教學(xué)秘書的工作來說，具有較大的挑戰(zhàn)性。由于教學(xué)秘書本身需要承擔(dān)較為繁重的工作，在遇到突發(fā)事情的時候，有時候無暇分身，導(dǎo)致教學(xué)管理工作不能正常進(jìn)行，影響教學(xué)質(zhì)量。所以，獨(dú)立學(xué)院及教學(xué)管理部門要協(xié)作教學(xué)秘書建立突發(fā)事件應(yīng)對機(jī)制，但教學(xué)突發(fā)事件發(fā)生后，教學(xué)秘書不需要再通過個人的決策或者思考去解決突發(fā)事件，可以根據(jù)應(yīng)對機(jī)制解決問題，這就大大地減輕了教學(xué)秘書的工作壓力，保證教學(xué)秩序的正常。例如教學(xué)設(shè)備出現(xiàn)損壞，導(dǎo)致正常授課無法進(jìn)行。教學(xué)秘書根據(jù)應(yīng)對機(jī)制及時地進(jìn)行調(diào)課、安排教學(xué)設(shè)備維修，然后根據(jù)臨時調(diào)課機(jī)制重新安排教學(xué)工作。

四、結(jié)語

隨著我國獨(dú)立學(xué)院的快速發(fā)展，教學(xué)秘書的作用越來越重要。獨(dú)立學(xué)院要向一流大學(xué)和一流學(xué)科的方向建設(shè)，必須要努力建設(shè)一流的教學(xué)管理隊(duì)伍，培養(yǎng)一流一流教學(xué)秘書，不斷地優(yōu)化教學(xué)秘書職能，提高教學(xué)秘書的教學(xué)管理水平。

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