事業(yè)單位檔案管理中面臨的困境與挑戰(zhàn)

韓曉晶

摘要：事業(yè)單位需要正視檔案管理部分的工作，針對人事檔案與工作檔案等多個不同類別的檔案實施有效管理，向優(yōu)秀的檔案管理機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)先進(jìn)可用的檔案管理經(jīng)驗，解決檔案管理在各個方面的困難，同時也應(yīng)對新時期下的檔案管理挑戰(zhàn)。本文主要圍繞事業(yè)單位中的檔案管理工作，對其當(dāng)前面對的挑戰(zhàn)與困境進(jìn)行解析，提供適合事業(yè)單位的全新檔案管理舉措。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;困難;挑戰(zhàn)

檔案材料在事業(yè)單位中有極高的價值，不同功能的檔案所發(fā)揮的作用也有所不同，如人事檔案記錄著重要的人事信息，一旦出現(xiàn)遺失的情況，將給人事管理方面的工作帶來極多的困難，其他的各種檔案也都在不同的地方展現(xiàn)著極為關(guān)鍵的作用。事業(yè)單位在強(qiáng)化檔案管理工作時，應(yīng)融入更多先進(jìn)且符合檔案管理要求的方法與理念，甚至可以考慮運用技術(shù)方法來完成檔案材料的管理任務(wù)?，F(xiàn)從困境與挑戰(zhàn)兩個方面研究事業(yè)單位的檔案管控工作。

1 事業(yè)單位在開設(shè)檔案管理工作時的主要困難與挑戰(zhàn)

事業(yè)單位需要關(guān)注到現(xiàn)有檔案管理環(huán)境的變動，不少檔案管理主體都在提升檔案管理工作的技術(shù)水平，新的技術(shù)力量與管理制度將挑戰(zhàn)帶給檔案管理人員與工作部門，如果不能正確地應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，事業(yè)單位中的檔案管理工作將無法取得進(jìn)步，陷入困境。

1.1 制度落后

事業(yè)單位內(nèi)設(shè)檔案管理部門的人員首先需要找出制度層面的問題，并加以改進(jìn)，制度是保障檔案管理工作秩序性的根本，如果沒有制度，檔案管理人員在面對檔案問題時將無法快速尋求解決方法，日常工作行為也會失去約束。盡管有事業(yè)單位形成了管理制度，但是制度內(nèi)容固定，并不會以實際檔案工作為準(zhǔn)做出必要調(diào)整，其具有的指導(dǎo)價值也將降低。檔案部門必須要對制度做出相應(yīng)改變，確保制度能夠切實地發(fā)揮出規(guī)范檔案管理工作的作用，同時還要與時俱進(jìn)地對制度要求進(jìn)行調(diào)整。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于制度健全工作的關(guān)注度不足，導(dǎo)致制度層面的問題遲遲無法解決，給檔案管理工作創(chuàng)造危機(jī)。

1.2 管理模式與管理設(shè)備方面的問題

技術(shù)層面的挑戰(zhàn)也是檔案管理者必須正視的，信息與電子技術(shù)給管理檔案的工作創(chuàng)造更為豐富的契機(jī)，管理者可以借此來對管理設(shè)備與管理模式層面的問題有效消除。不少事業(yè)單位給檔案管理部門提供的設(shè)備極為老舊，不僅運行速度慢，還會在被使用的過程中出現(xiàn)各類故障，不僅需要消耗一定的維修成本，還會損壞信息化的檔案材料，降低管理檔案的實際效率，不利于推進(jìn)檔案信息化與科學(xué)化建設(shè)工作，檔案管理部門需要有資金與物質(zhì)資源方面的支持，來采購新的信息化管理設(shè)備，以此保障檔案管理工作的先進(jìn)性;從檔案管理模式的角度來看，延用以前傳統(tǒng)模式與當(dāng)前的信息化管理條件之間產(chǎn)生沖突，檔案材料管理程序復(fù)雜繁瑣，有一些不必要的環(huán)節(jié)浪費了有效管理時間，事業(yè)單位未及時地構(gòu)建信息管理平臺，主要管理對象仍舊是紙質(zhì)檔案，過多地占用管理空間，消耗大量紙張資源，紙質(zhì)檔案的存儲環(huán)境也不符合要求，紙質(zhì)檔案的破損程度嚴(yán)重。

1.3 管理人員自身在技能與素質(zhì)方面的問題

管理人員在管理事業(yè)單位檔案的工作中有重要效用，但是素質(zhì)與技能方面的不足卻限制了其發(fā)展。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個學(xué)科之間的互相融合和嫁接，促進(jìn)越來越多的新技術(shù)逐漸地應(yīng)用于檔案管理工作中，如通訊技術(shù)、微縮技術(shù)、自動化技術(shù)、聲像技術(shù)等，而以往的手工勞動很難滿足現(xiàn)代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及各項技術(shù)操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業(yè)務(wù)能力，使事業(yè)單位檔案管理在信息化時代下更具有活力和生機(jī)。在事業(yè)單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業(yè)知識，一些事業(yè)單位對檔案管理職能認(rèn)識不清，任用非專業(yè)人員擔(dān)任此崗位，往往造成的檔案管理雜亂而制約文獻(xiàn)參閱，影響事業(yè)單位工作正常運行和職能發(fā)揮。

2 應(yīng)對檔案管理工作難題的可行方法

剖析了幾種檔案管理工作中的問題，可通過以下方法來完善事業(yè)單位的檔案系統(tǒng)，提升該項工作的綜合管理水平。

2. 1 調(diào)整檔案管理制度

在事業(yè)單位之中開展檔案管理的過程中，首先就要建立良好的管理制度，并且在制定的過程中還要注意到，之所以一些事業(yè)單位檔案方面的管理制度沒有很好落實，其中一部分原因就是在制定管理制度的時候，未能全面的考慮好各方面影響因素、脫離了事業(yè)單位實際需要。所以在事業(yè)單位制定檔案方面管理制度的時候，要能完全從實際出發(fā)，根據(jù)實際情況靈活的制定、調(diào)整檔案管理方面的規(guī)章制度，使其更加具有可操作性以及時效性，最終推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。其次，在事業(yè)單位檔案管理工作之中光有全面的制度是不夠，為了能增強(qiáng)制度的約束性以及有效性，還需要管理人員能制定出配套的獎懲措施，對于沒有貫徹檔案管理制度的工作人員予以制裁，使得檔案管理制度能真切的成為工作人員在開展檔案管理工作之中的基礎(chǔ)原則。

2.2 引進(jìn)現(xiàn)代化信息設(shè)備

檔案管理的電子化是時代發(fā)展的必然，在事業(yè)單位的檔案管理中也應(yīng)根據(jù)實際的情況逐漸的引入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備、檔案管理模式。通過使用電子類型的檔案管理，能有效的將檔案信息以電子信息的模式進(jìn)行儲存，這樣不僅能最大程度上節(jié)約檔案儲存的空間，同時也能因為檔案信息以電子化的模式進(jìn)行記錄，那么也就更加方便管理人員進(jìn)行檔案信息的查找，提升了檔案信息的管理效率。但是在這個過程中需要檔案管理人員注意到，由于檔案信息全部集中在了一個儲存硬盤上，所以管理人員要做好相應(yīng)的備份工作，避免檔案信息出現(xiàn)意外丟失的情況。

2.3 注重人員培訓(xùn)

在事業(yè)單位檔案管理工作的實際開展過程中，檔案管理新形式和新方法不斷涌現(xiàn)，而當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作人員現(xiàn)有的知識水平體系難以有效的滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。在此種情況下，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和再教育，定期開展檔案管理相關(guān)知識講座，深化檔案管理工作人員對專業(yè)知識的理解和掌握，培養(yǎng)并提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高其對檔案管理工作的重視力度，從而能夠在事業(yè)單位檔案管理工作中端正工作態(tài)度，并積極規(guī)范自身檔案管理行為，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為了更好的迎接挑戰(zhàn)，提高檔案管理的總體效率，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有效的應(yīng)用，及時對事業(yè)單位檔案進(jìn)行更新，及時收集新的檔案來充實事業(yè)單位檔案庫，提高事業(yè)單位檔案的完善程度，為事業(yè)單位發(fā)展過程中檔案的運用提供可靠的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

發(fā)展檔案管理工作時，事業(yè)單位必須有效把握自身的特點，以此來將檔案工作部門從困境中釋放出來，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)給檔案管理人員提供自由的發(fā)展空間，使其能夠更加投入地完成管理檔案的任務(wù)，工作人員則要立足于現(xiàn)有的挑戰(zhàn)，克服檔案工作中的方法、制度等方面困難，確保單位中的檔案信息系統(tǒng)可以被及時更新，通過積極獲取檔案信息來擴(kuò)充檔案庫，給檔案材料打造更好的管理環(huán)境，也給事業(yè)單位提供支持。

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