淺談Word在科技論文寫作中的應(yīng)用

胡海濤

摘? ?要：Word是現(xiàn)在人們進(jìn)行寫作時(shí)最為常用的軟件。目前流行的絕大多數(shù)教程往往是孤立的介紹Word軟件中每一個(gè)按鈕的功能，卻幾乎沒有教材從寫作的角度系統(tǒng)的講解如何在寫作中使用Word。在許多高校的課堂教學(xué)中，絕大多數(shù)教師也只是按照教程講解一下Word的基本功能，使得學(xué)生們在以后的寫作過程中依然無法利用Word來提高寫作效率。針對這一情況，本文從寫作的角度出發(fā)，提出了一套利用Word的排版功能來進(jìn)行科技論文寫作的方法，可以使學(xué)生在寫論文時(shí)能夠擺脫繁重的手工排版，在課堂的教學(xué)中取得了極好的效果。

關(guān)鍵詞：Word課程? 教學(xué)內(nèi)容? 科技論文寫作

中圖分類號：TP317? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（a）-0230-03

1? 引言

Word是計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)課中的重要內(nèi)容，是學(xué)生、老師以及各行各業(yè)中人們處理文檔最為常用的軟件。在日常的作業(yè)、論文撰寫、報(bào)告、個(gè)人簡歷中都離不開Word這個(gè)工具軟件。在課堂上開設(shè)這門課的一個(gè)重要目的是為了讓學(xué)生們在今后畢業(yè)論文和科技論文的寫作中提高寫作的能力和處理文檔的效率。因此如何從寫作的角度來講解Word的應(yīng)用就成了該門課程的教學(xué)重點(diǎn)之一。

在進(jìn)行論文的寫作過程中，尤其是科技論文的寫作過程中。通常會遇到以下繁瑣的排版問題：（1）在寫作過程中，由于要不斷的刪除、插入、修改論文的內(nèi)容，則論文的標(biāo)題和編號都是不斷變化的，論文各級標(biāo)題編號需要進(jìn)行不斷的修改。只要論文中有一個(gè)編號發(fā)生變化，則自修改點(diǎn)以后所有的標(biāo)題編號都要重新編號。這使得寫作者不得不在標(biāo)題的編號和格式上花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。相同的問題也出現(xiàn)在論文的圖表編號中。當(dāng)在論文中刪除或插入了一個(gè)新的圖或表，則插入點(diǎn)后面的所有圖或表都要重新編號。這項(xiàng)工作不僅繁重、瑣碎、令人厭倦，而且由于正文中對于標(biāo)題、圖和表編號的引用非常分散，不容易查找，導(dǎo)致在對論文修改過程中往往造成疏漏。（2）在論文寫好后，常常還需要對論文進(jìn)行格式上的調(diào)整，以符合學(xué)校或雜志社的排版要求。大多數(shù)的使用者往往手工修改或用格式刷對文章的各個(gè)部分分別進(jìn)行刷新，這項(xiàng)操作同樣繁瑣，且容易出錯(cuò)。實(shí)際上，以上問題可以通過綜合的使用Word上的一些功能來讓W(xué)ord自動完成，不需要寫作者額外花費(fèi)精力。

然而，在目前市面上流行的各種教材中往往只是簡單的羅列一下Word的各種功能以及窗口上各個(gè)按鈕的用處，卻幾乎看不到從寫作的角度系統(tǒng)地講解在寫作中如何使用這些功能的教程[1-4]。而在學(xué)校課堂上，絕大多數(shù)的實(shí)際教學(xué)也往往是浮于表面，僅僅按照教程對Word進(jìn)行一些泛泛的介紹，而沒有能夠?qū)⑦@些功能融合成一個(gè)系統(tǒng)的寫作方法，然后對學(xué)生進(jìn)行講授，這就使得許多學(xué)生到寫畢業(yè)論文時(shí)仍然不能使用Word那強(qiáng)大的功能來提高寫作效率。實(shí)際上有許多學(xué)生和老師僅僅將Word當(dāng)成一個(gè)功能多一點(diǎn)的寫字板或記事本來使用，而在寫作中不得不把大量的時(shí)間精力浪費(fèi)在格式的調(diào)整和頁面的排版上。

其實(shí)在Word中已經(jīng)給我提供了解決上述問題的方案。在本文的正文部分我們將從寫科技論文的角度講解如何用Word快速高效地解決上述問題。

2? 科技論文的結(jié)構(gòu)

在科技論文的寫作中，科技論文的總體結(jié)構(gòu)常常是固定的。每篇科技論文都具有以下幾個(gè)部分：標(biāo)題，作者，摘要，正文，以及參考文獻(xiàn)。而占篇幅最大的正文常常具有圖 1一樣的固定結(jié)構(gòu)。

在進(jìn)行論文寫作時(shí)，標(biāo)題、作者、摘要在文章中僅有一處，它們的格式都是獨(dú)立的，可以單獨(dú)設(shè)置。正文的結(jié)構(gòu)雖然復(fù)雜，但是總的結(jié)構(gòu)固定，因此可以用Word來設(shè)計(jì)好整個(gè)文檔的結(jié)構(gòu)，作者只需要將注意力放在論文的內(nèi)容上即可。利用Word來設(shè)置文檔結(jié)構(gòu)的好處是，在寫作的過程中如果要插入和刪除草稿中的內(nèi)容，Word能夠自動調(diào)整整個(gè)文檔中的結(jié)構(gòu)和編號。避免了手工修改編號可能造成的錯(cuò)誤和疏漏。下面以Word2003為例來說明如何用Word來寫科技論文。

3? 設(shè)置文檔的整體結(jié)構(gòu)

在正文的寫作過程中，如果要刪除某個(gè)標(biāo)題，則希望Word能夠?qū)⑵溆嗟臉?biāo)題自動的重新編號，當(dāng)我們要修改某一類標(biāo)題的格式，我們希望Word能夠自動完成所有標(biāo)題的刷新。為了達(dá)到這一目的，我們可以將標(biāo)題和自動編號功能關(guān)聯(lián)起來，對文檔先進(jìn)行總體的設(shè)置。

3.1 關(guān)聯(lián)標(biāo)題和自動編號

在主菜單的“格式-項(xiàng)目符號和編號”中打開“項(xiàng)目符號和編號”對話框，選 “擇多級編號”，在“多級編號”對話框中選擇一個(gè)多級編號選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊左下角的“自定義”按鈕，打開“自定義多級符號列表”窗口，在這個(gè)對話框中點(diǎn)擊右上方第三個(gè)按鈕“高級”，則整個(gè)對話框如圖2所示。

在圖2中依次將左上角的“級別”中的數(shù)字點(diǎn)藍(lán)，在左下角的“將級別鏈接到樣式”中將對應(yīng)的級別鏈接到對應(yīng)的標(biāo)題上去。即級別1鏈接到標(biāo)題1上，級別2鏈接到標(biāo)題2上，級別3連接到標(biāo)題3上…，依次類推。文章中用到幾級標(biāo)題，就可以鏈接幾級。然后點(diǎn)擊確定，關(guān)閉窗口。

回到主窗口，點(diǎn)擊“格式-樣式和格式”，關(guān)聯(lián)好的標(biāo)題樣式顯示在窗口的右側(cè)。首先將光標(biāo)放在正文中的每個(gè)標(biāo)題上，然后逐一點(diǎn)擊右側(cè)對應(yīng)的樣式即可。如圖 3所示。

這樣設(shè)置標(biāo)題的好處在于，如果在寫作的過程中，需要添加或刪除某些章節(jié)，如在圖 3中刪除“大標(biāo)題一”及其下面的小標(biāo)題，則“大標(biāo)題二”以后所有標(biāo)題的編號將自動進(jìn)行重新編號，而不會出現(xiàn)錯(cuò)亂。如果需要修改某一級標(biāo)題的格式，僅需修改窗口右側(cè)對應(yīng)的樣式即可，不再需要對所有的標(biāo)題進(jìn)行一一修改。例如，如果將所有的大標(biāo)題都修改成隸書，并將字號調(diào)整成一號字體，則僅需點(diǎn)擊窗口右側(cè)對應(yīng)的樣式“1.標(biāo)題一”右側(cè)的小箭頭，在彈出的對話窗口中選擇“隸書”和一號字體，然后點(diǎn)擊確定即可，則所有的大標(biāo)題全部換成了新的樣式。修改后的效果如圖 4所示。

3.2 在正文中修改各級標(biāo)題的引用

在論文的寫作過程中，另外一個(gè)比較繁瑣的工作是當(dāng)論文中的標(biāo)題出現(xiàn)了插入或刪除的操作后，除了插入刪除點(diǎn)之后各級標(biāo)題的編號也要同時(shí)發(fā)生變化外。在正文中對標(biāo)題編號的引用也必須進(jìn)行修改。由于正文中對于標(biāo)題標(biāo)號的引用散落在文章的各處，查找起來不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且特別容易遺漏。在Word中有一個(gè)功能可以解決這個(gè)問題，這就是“交叉引用”。

當(dāng)寫作者要在文中引用標(biāo)題的編號時(shí)，可以首先將光標(biāo)放到要插入標(biāo)題編號的地方，然后點(diǎn)擊主菜單中的“插入-引用-交叉引用”，在出現(xiàn)的對話框右上角“引用內(nèi)容”中選擇“段落編號（無上下文）”，然后將對話框中要插入的標(biāo)題編號點(diǎn)藍(lán)，點(diǎn)擊插入即可。如圖5所示。

當(dāng)我們采用交叉引用的方法在正文中插入編號后，如果正文中的編號發(fā)生了變化，可以利用快捷鍵“Ctrl+A”選中整篇文檔，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的菜單中單擊“更新域”，則正文中所有引用的標(biāo)題編號都會得到更新。

4? 論文中圖表的編號處理

在論文中另外一個(gè)比較繁瑣的工作是對于圖和表進(jìn)行編號。在寫作的過程中，可能經(jīng)常要要在文章中插入和刪除一些圖和表，所以圖和表的編號一直處于變動之中。如果每插入或刪除一個(gè)圖表，都要重新對圖表進(jìn)行重新編號，無疑是繁瑣和低效率的。并且，一旦圖表的編號發(fā)生變動，那么在正文中對于所有圖表編號的引用也要進(jìn)行調(diào)整。由于圖表的引用散落在正文的各處，找起來非常地吃力，而且很容易遺漏。解決這個(gè)問題也可以利用Word中的題注和交叉引用功能。

在科技論文的寫作中，圖的編號置于圖的下方，而表的編號要放在表的上方。這里以圖為例進(jìn)行說明。首先將光標(biāo)發(fā)在要插入圖片的下方，然后點(diǎn)擊“插入-引用-題注”，然后在打開的對話框中點(diǎn)擊“新建標(biāo)簽”，在出現(xiàn)的“新建標(biāo)簽”對話框中填入“圖”字。然后關(guān)閉“新建標(biāo)簽”對話框。這時(shí)在“題注”對話框中出現(xiàn)所要插入的圖的標(biāo)簽和編號，點(diǎn)擊插入，然后關(guān)閉對話框即可（在插入下一個(gè)圖的編號時(shí)就不必再重建標(biāo)簽了）。

當(dāng)文章中需要插入新的圖片時(shí)，則插入點(diǎn)之后所有的圖片的編號都會自動重新編號，而不必再對編號進(jìn)行一一修改。當(dāng)刪除文章中的某個(gè)圖片后，在刪除點(diǎn)的后面的圖片依然需要重新編號，但這時(shí)圖片的編號并沒有自動刷新。這時(shí)可以先使用快捷鍵“Ctrl+A”把整篇文章選中，然后用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊文檔，在級聯(lián)菜單中點(diǎn)擊“更新域”來完成圖片編號的刷新。

在文檔的編輯中另外一個(gè)更為繁瑣的問題是當(dāng)文檔中圖片的編號發(fā)生變化后，如何修改正文中對于圖片編號的引用。和對于標(biāo)題編號的引用一樣，這個(gè)問題同樣可以采用交叉引用來解決。唯一不同的地方在于在“交叉引用-引用類型”中要選擇圖或表的標(biāo)簽。在“引用內(nèi)容”中選“只有標(biāo)簽和編號”。

5? 結(jié)語

針對目前流行的教材中沒有從寫作的角度介紹如何利用Word的問題，我們通過一個(gè)寫作的案例來說明系統(tǒng)的理解Word的各項(xiàng)功能，從寫作的角度把Word的各項(xiàng)功能作為一個(gè)整體來理解，是學(xué)習(xí)利用Word寫作的核心之所在。通過三年的教學(xué)實(shí)踐，這種從寫作的角度講解Word課堂教學(xué)可以顯著地提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣和熱情。為應(yīng)付各種各樣更為復(fù)雜的寫作應(yīng)用，今后還需要進(jìn)一步完善該方法，使學(xué)生能更好地利用Word來寫作。

參考文獻(xiàn)

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