探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)

張健

摘 要：由于我國整體綜合國力以及科技水平的應(yīng)用已經(jīng)成長為一定的發(fā)展階段，因此，我國本身時代發(fā)展的更替變遷也遞進到全新的信息化領(lǐng)域，而在此種全新的發(fā)展趨勢下，現(xiàn)存于社會不同階段的領(lǐng)域發(fā)展，都需完善與信息化技術(shù)的應(yīng)用結(jié)合，人事檔案管理就是其中需要創(chuàng)新改革的發(fā)展領(lǐng)域。但通過對人事檔案管理的現(xiàn)狀分析發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)落后于當下時代的發(fā)展腳步，并且信息技術(shù)的融合應(yīng)用也出現(xiàn)了一系列技術(shù)問題需要予以完善。本文主要依照對當下新形勢人事檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用調(diào)整，提出相應(yīng)的解決策略，以此確保人事檔案管理工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：新形勢;人事檔案管理;信息化建設(shè)

1 新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.1 有利于提高工作效率，確保記載的全面性和準確性

人事檔案的信息記錄主要完善對于企業(yè)發(fā)展的信息記載和更新，但在傳統(tǒng)管理應(yīng)用方式主導(dǎo)下，人事檔案管理無法完善對于檔案內(nèi)容的實時更新和隨時調(diào)取，因此，通過融入信息化技術(shù)的應(yīng)用處理，能夠?qū)θ耸聶n案的文字和數(shù)字進行實時有效的更改和處理，確保人事檔案信息管理能夠予以實時全面的展現(xiàn)和應(yīng)用。但如若過于依賴傳統(tǒng)的手工記載方式進行檔案的實時變動，往往會出現(xiàn)記載的缺漏，不利于檔案文件本身利用價值的體現(xiàn)。除此之外，信息化的檔案文件能夠更加有利于保存和翻閱，避免出現(xiàn)不可抗力的資料損害。

1.2 有利于提高人事檔案檢索能力，查閱更改都留痕跡

人事檔案在融入信息化管理應(yīng)用過后，能夠在其日常使用當中充分融入數(shù)字化信息的管理應(yīng)用，并且信息化能夠完善對于不同種類資料的快速查詢、檢閱以及數(shù)字統(tǒng)計，有利于人事方面的決策處理能夠予以準確完善。此外信息系統(tǒng)本身還可附帶相應(yīng)的搜索痕跡，因此對于人事檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出以及相應(yīng)的修改操作，都可在信息記錄上保留相應(yīng)的留痕操作，從而完善人事檔案的真實性以及事件修改的追溯性。

1.3 有利于人事檔案的安全性和保密性

隨著時代的發(fā)展推進，信息化技術(shù)的應(yīng)用也同時兼顧相應(yīng)的安全保密性，人事檔案的管理應(yīng)用可通過信息技術(shù)密碼予以安全性的提升。此外工作人員還可依照自身的使用需求以及不同的訪問需要，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限需要，使得檔案信息能夠予以快速有效的完善和處理。企業(yè)還可依照檔案數(shù)據(jù)的信息應(yīng)用設(shè)定相應(yīng)的管理人員進行安全性方面應(yīng)用的管理監(jiān)督，從而多方面的確保人事檔案應(yīng)用的安全性。

2 新時期人事檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 營造人事檔案管理信息化建設(shè)的精神氛圍

隨著時代的發(fā)展推進，信息化技術(shù)的應(yīng)用也同時兼顧相應(yīng)的安全保密性，人事檔案的管理應(yīng)用可通過信息技術(shù)密碼予以安全性的提升。此外工作人員還可依照自身的使用需求以及不同的訪問需要，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限需要，使得檔案信息能夠予以快速有效的完善和處理。企業(yè)還可依照檔案數(shù)據(jù)的信息應(yīng)用設(shè)定相應(yīng)的管理人員進行安全性方面應(yīng)用的管理監(jiān)督，從而多方面的確保人事檔案應(yīng)用的安全性。

隨著社會大眾越來越重視人事檔案管理工作應(yīng)用的重要性，信息化的應(yīng)用建設(shè)改革也能夠充分融入當下時代發(fā)展當中，成為人事檔案應(yīng)用操作的主要應(yīng)用手段。此外，人事檔案管理機構(gòu)內(nèi)部對于員工思想工作的培養(yǎng)和建設(shè)需要與時俱進，通過跟進當下時代的發(fā)展需求，使得人事檔案管理的團隊建設(shè)也能夠符合信息化的建設(shè)優(yōu)化，使得整體的管理系統(tǒng)能夠予以現(xiàn)代化的確立?，F(xiàn)代的智能化系統(tǒng)操作通過軟件的應(yīng)用優(yōu)化，從根本上完善對于系統(tǒng)的自動化管理應(yīng)用，使得人事檔案管理工作能夠朝向便捷化發(fā)展。

此外在團隊內(nèi)部的優(yōu)化建設(shè)當中，營造良好的精神氛圍有助于人事檔案管理工作者能夠深刻認識到信息化建設(shè)引進融入的積極性和優(yōu)勢，并能夠在員工集體當中樹立相應(yīng)的指導(dǎo)思想，從而完善工作內(nèi)容的優(yōu)勢作用。人事檔案管理工作者作為人事檔案本身項目的直接接觸人員，首先其需要完善自身的檔案意識，充分認知到工作的重要性，并能夠強化檔案管理整體工作的全面性。此外管理者應(yīng)當對員工的學習思想進行相應(yīng)的引導(dǎo)和創(chuàng)新，使其能夠適應(yīng)在當下新形勢背景下的學習和工作，進而以更為創(chuàng)新積極的態(tài)度使得信息技術(shù)的應(yīng)用更好的融入檔案管理當中。

2.2 加強人事檔案管理信息化建設(shè)投入

在人事檔案管理信息化建設(shè)階段，通過加大對其發(fā)展建設(shè)的投入能夠有效完善其產(chǎn)業(yè)鏈的健全發(fā)展，與傳統(tǒng)的管理方式相比，信息化建設(shè)的發(fā)展投入在一定比例上能夠占據(jù)更多高比例設(shè)備的信息化產(chǎn)業(yè)應(yīng)用，因此，更能夠符合當下現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)對人事檔案管理建設(shè)的技術(shù)化應(yīng)用要求。相關(guān)部門應(yīng)當充分完善對于人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)投入和硬件設(shè)備的完善，使得工作人員的整體工作環(huán)境以及工作效率能以更為現(xiàn)代化的標準要求予以呈現(xiàn)。

除此之外，在完善硬件設(shè)施的完善投入過程中，還應(yīng)當加強對于人才的管理和培養(yǎng)，從而建立一支高效率化的發(fā)展隊伍，以此完善檔案制度的管理和信息化建設(shè)。管理者在日常人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)當對個人能力較為突出的員工進行重點綜合能力的培養(yǎng)，積極利用其所能產(chǎn)生的應(yīng)用價值并對人事檔案管理建設(shè)投入應(yīng)有的技術(shù)水準。此外現(xiàn)代化新趨勢的到來也對人事檔案管理的員工能力提出全新的挑戰(zhàn)。其在管理方法的應(yīng)用需建立在傳統(tǒng)手法之上，還應(yīng)當完善對于信息化技術(shù)軟件的應(yīng)用和操作，單位對于人才的培養(yǎng)和發(fā)展均需進行一定比例的投入，使其能夠綜合完善自身的職業(yè)道德素質(zhì)。

2.3 促進人事檔案一體化與共享化管理

在新形勢的管理需求下，若想實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的綜合完善，則應(yīng)當在現(xiàn)有信息操控的基礎(chǔ)上實現(xiàn)一體化原則的技術(shù)管理，將傳統(tǒng)的管理手法逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用，確立電子檔案的形成和管理，有助于后續(xù)企業(yè)對于傳統(tǒng)資料的調(diào)取和查看，也有利于檔案的高效保存，此外，實行一體化的管理原則將會完善傳統(tǒng)管理方式的應(yīng)用弊端，在一定程度上實現(xiàn)人事檔案資源共享的便捷化，計算機能夠?qū)ζ涓鱾€操作予以記錄，使其整體的操作在透明化的階段完成。

此外，人事檔案資料涉及企業(yè)本身的內(nèi)部發(fā)展，在完善信息化的基礎(chǔ)建設(shè)階段，還應(yīng)當實現(xiàn)對于信息資訊的有效溝通，從而促進人事檔案資料本身價值性的探索和開發(fā)。人事檔案資料的管理本身會涉及企業(yè)各個部門之間的協(xié)調(diào)和發(fā)展，因此，在進行現(xiàn)代化建設(shè)階段，還要完善各個部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，以此使得人事檔案的管理建設(shè)能夠更為完善和具體。人事檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容需要不斷跟進各個部門之間的調(diào)動和聯(lián)系，使得單位在想要獲得人事檔案的第一階段資料時能夠第一時間獲取。

3 總結(jié)

綜上所述，人事檔案工作現(xiàn)代化管理的進行，能夠充分打破原有的發(fā)展弊端，通過引進信息化的發(fā)展建設(shè)，還能夠促使檔案管理效率的提升。但就當下整體發(fā)展技術(shù)而言，人事檔案的信息化建設(shè)投入還是一項非常復(fù)雜，且艱巨的改善任務(wù)，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當依照現(xiàn)在新形勢下的發(fā)展原則，完善對員工的個人能力培訓(xùn)，充分揭露傳統(tǒng)管理模式的弊端，并有效引進現(xiàn)代化信息技術(shù)的建設(shè)，從而促進員工本身綜合素質(zhì)的提升。并且在當下發(fā)展階段，通過分析信息化建設(shè)的投入需要，可以發(fā)現(xiàn)新情況建設(shè)能夠彌補傳統(tǒng)模式的弊端，能夠加快人事檔案資料的工作效率，對于今后企業(yè)的發(fā)展具有一定的促進作用。

參考文獻

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