新時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題與對策探究

張琳琳

摘 要：在21世紀(jì)，我國已經(jīng)全面步入到大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化領(lǐng)域的應(yīng)用也逐步深入，并獲得了檔案界學(xué)者長期關(guān)注。新時代帶來新要求，各級各類檔案面對海量數(shù)據(jù)信息，急需更加完備和先進的檔案智能管理系統(tǒng)。從國家政策層面以及基礎(chǔ)檔案工作需求層面，都急需檔案信息化的理論和應(yīng)用的進一步深入研究和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;問題與對策

對于檔案信息化建設(shè)而言，其實是一個較為抽象的概念，其主要是把傳統(tǒng)的檔案管理方式變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑瑥亩鴮崿F(xiàn)數(shù)字化檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，并將檔案工作的信息傳遞、接收、存儲等過程與信息達到共享。換一句話來說，檔案信息化建設(shè)主要就是適用信息技術(shù)提高檔案現(xiàn)代化水平，對檔案管理的新情況、新原則進行相關(guān)思考，從而確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理和檔案服務(wù)的基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。

1 檔案信息化管理概述

近些年，伴隨著科學(xué)技術(shù)智能化的高速發(fā)展，也加快了檔案信息智能化管理的進程。同時建立現(xiàn)代化的檔案管理室也為檔案實現(xiàn)信息化提供了條件。以現(xiàn)代化的智能手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的檔案管理模式，以高效的智能化管理代替現(xiàn)有的紙制化保存，才是檔案管理實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵。檔案信息化管理的含義是將圖形影像、書本等紙制文件通過攝影、數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)等，實現(xiàn)科技化、智能化，最終提高檔案的利用率和快捷性。檔案運用信息化管理模式，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化，使檔案信息更加清晰化，最終實現(xiàn)資源的共有化。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題

2.1 制度建設(shè)有待加強

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)要推動檔案信息化建設(shè)，必須要重視工作制度建設(shè)，實現(xiàn)工作的規(guī)范化。遺憾的是，不少企業(yè)并沒有認(rèn)識到制度建設(shè)的重要性，現(xiàn)有的工作制度往往不夠完善，特別是缺乏與新技術(shù)應(yīng)用相關(guān)的內(nèi)容，指導(dǎo)性不強，企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平普遍不高。此外制度執(zhí)行力度也不強，如有的企業(yè)沒有把項目文件的形成、收集和管理納入建設(shè)項目之中，檔案完整性得不到保障。

2.2 檔案存儲系統(tǒng)不完善

大數(shù)據(jù)的四個顯著特點決定了其技術(shù)應(yīng)用平臺的特性。一方面，檔案管理系統(tǒng)面對大量數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)具有足夠的緩存空間，即具有高度的可擴展性，不過，當(dāng)前集中式的數(shù)據(jù)存儲和管理系統(tǒng)價格昂貴。另一方面，系統(tǒng)需要適應(yīng)數(shù)據(jù)資源激增的情況，但目前的系統(tǒng)還不能完全適應(yīng)。因此檔案存儲系統(tǒng)還不完善，“價廉物美”的系統(tǒng)有待開發(fā)完善。

2.3 技術(shù)型人才短缺

想要將檔案信息化管理制度進行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才進行創(chuàng)新的融入。人才是企業(yè)的發(fā)展中賴以生存的基礎(chǔ)，但是在部分調(diào)查結(jié)果中顯示，企業(yè)在檔案管理方面，尚未認(rèn)識到人才的重要性，簡單地認(rèn)為檔案管理工作人人都能做，這就導(dǎo)致檔案信息化技術(shù)型人才的短缺，管理人員的基本技能不足，素養(yǎng)不夠，在進行問題解決的時候考慮得不夠全面。

3 新時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)優(yōu)化對策

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，強化檔案信息化管理手段

為了使檔案信息化應(yīng)用達到較高的效率，企業(yè)要予以重視，加強對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使他們的思想觀念發(fā)生變化，調(diào)整服務(wù)態(tài)度，構(gòu)建更加合理的管理模式，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高應(yīng)變能力，形成主動服務(wù)的意識。要認(rèn)識到我們處于信息技術(shù)迅速發(fā)展的時期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)和水平，具有較高的時事熱點信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動提供資源信息，檔案信息管理向著科技術(shù)和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，把更具價值的信息內(nèi)容提供給社會。還要注意的是企業(yè)在進行檔案信息化管理建設(shè)時，要把電子軟件應(yīng)用于其中，對信息內(nèi)容進行有效的檢索，使檔案管理更具規(guī)范性，增強檔案管理的安全性和使用的有效性。

3.2 提升檔案信息利用率

將檔案信息化管理加以運用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進各方面工作的開展與提升。檔案入庫、記錄檔案資源、對檔案信息進行保存只是過程，檔案資源的有效利用并體現(xiàn)出其價值才是檔案信息管理的目的。通過信息智能化手段的有效運用，將檔案的價值在最大意義上體現(xiàn)出來。將智能化的手段、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)資源融合運用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時隨地的進行檔案資料的管理和對檔案資源的利用。通過將檔案整合并運用信息化的管理模式，可以方便使用者隨時查閱檔案資料，充分發(fā)揮檔案智能化帶來的成效。

3.3 實現(xiàn)文件信息共享

目前，我們已經(jīng)進入到了大數(shù)據(jù)的時代，為了方便相關(guān)人員的工作，我們需要加大對檔案信息的共享。在對文件信息共享時，我們可以利用先進檔案管理軟件對其進行管理，這也是保證信息資源共享的基礎(chǔ)性條件。然而，在檔案信息共享的時候，我們要以檔案信息安全為前提。大數(shù)據(jù)的到來，不僅給我們的工作以及生活帶來了更多的便利，同時也帶來了一定的困擾，網(wǎng)絡(luò)安全就是最為常見的一種。所以說，相關(guān)部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進一步加強對安全方面的建設(shè)。

3.4 加強檔案數(shù)字化資源建設(shè)

為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會和需要者，對于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數(shù)字化資料文獻更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務(wù)具有更強的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

3.5 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

21世紀(jì)是科技生產(chǎn)力的時代，人才是知識載體，更是檔案管理信息化建設(shè)的主力軍。因此，應(yīng)有意識地組建高素質(zhì)的檔案管理團隊，以檔案管理人員的素質(zhì)鞏固檔案信息化的基礎(chǔ)。培養(yǎng)更多的高級檔案管理人員，掌握日益更新的信息知識和技術(shù)，推進檔案信息現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化是大勢所趨，要提升檔案信息化管理水平，應(yīng)著重打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍，對現(xiàn)有檔案管理人員進行知識的補充和專業(yè)技能的培訓(xùn)。檔案管理部門需加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，例如在每年特定的時間邀請行業(yè)專家到單位對檔案管理人員進行指導(dǎo)，依照單位的實際檔案管理內(nèi)容設(shè)定科目，讓員工對專業(yè)的管理知識和技術(shù)有進一步的了解和掌握，并將所學(xué)技能應(yīng)用到工作中，改變傳統(tǒng)的工作模式。信息化的高速發(fā)展，高素質(zhì)的檔案管理人員才能緊跟科技發(fā)展趨勢并運用檔案管理方面的知識，促進檔案管理信息化的發(fā)展。因此，引進掌握新技術(shù)的檔案管理復(fù)合型人才尤為重要。無論何時，人才是檔案管理工作的核心，只有提高檔案管理人員的整體水平，才能夠推動檔案管理信息化發(fā)展進程，早日實現(xiàn)真正的檔案管理信息化。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不是階段性的發(fā)展，而是要根據(jù)社會信息的不斷變化進行持續(xù)更新的長久性工作。企業(yè)的檔案工作管理者應(yīng)該樹立良好的創(chuàng)新觀念和服務(wù)意識，積極地克服信息化轉(zhuǎn)型中的困難，實時地了解社會、時代變遷的過程及其發(fā)展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達到理論結(jié)合實踐、時代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢態(tài)，使信息資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會。

參考文獻

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