中小型制造企業(yè)存貨管理問題和對策研究

蘇紅茹

摘要：隨著中國制造業(yè)的發(fā)展，我國制造業(yè)產(chǎn)值已列全球制造業(yè)第一大國，制造業(yè)也是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，制造業(yè)的發(fā)展對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮重要作用。但大部分制造企業(yè)都存在資金短缺的問題，經(jīng)營成本高，經(jīng)營壓力大等問題，做好存貨管理對于制造企業(yè)降低成本、減少企業(yè)資金占用、對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。同時做好企業(yè)存貨管理工作對正確核算企業(yè)經(jīng)營成本、如實反映企業(yè)財務(wù)情況提供合理保障。文章以DF設(shè)備制造公司為例，發(fā)現(xiàn)該公司存貨管理存在采購及存貨制度不完善，管理層存貨管理意識不強，存貨核算不健全，存貨管理信息化程度不高等問題，采用觀察法、個案分析法、深度訪談法、查賬法等方法具體就DF設(shè)備制造公司存貨管理過程中存在的問題及產(chǎn)生問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上提出健全企業(yè)采購制度，存貨管理制度，完善企業(yè)供應(yīng)鏈管理，規(guī)范企業(yè)會計核算，強化存貨及財務(wù)核算信息化管理等具體的解決對策。

關(guān)鍵詞：存貨管理;原因分析;對策

在制造業(yè)企業(yè)中，存貨占資產(chǎn)總額比例很高，存貨成本是企業(yè)經(jīng)營成本的主要組成部分，做好存貨管理對于降低成本、提升企業(yè)盈利能力具在十分重要的作用。DF公司是位于北京的一家中小型制造企業(yè)，以研發(fā)、生產(chǎn)及銷售制磚專用設(shè)備 為主營業(yè)務(wù)，存貨原材料種類復(fù)雜，原材料種類有一千多種 ，生產(chǎn)模式為根據(jù)客戶訂制，設(shè)計并生產(chǎn)符合客戶需求的商品。該公司存貨管理過程中存在問題較多，存貨管理不健全，原材料及存貨量較大，其存貨總額占全部資產(chǎn)總額的比例較高。

一、制造企業(yè)加強存貨管理的意義

存貨管理就是對企業(yè)的存貨進(jìn)行管理，主要包括存貨的信息管理和在此基礎(chǔ)上的決策分析，最后進(jìn)行有效控制，達(dá)到存貨管理的最終目的，提高經(jīng)濟(jì)效益。

在當(dāng)前市場競爭日趨激烈，客戶交貨期縮短，銀行貸款緊縮，利率提升前提下，制造業(yè)企業(yè)持續(xù)經(jīng)營壓力普遍較大，存貨管理對降低企業(yè)經(jīng)營成本、降低單位產(chǎn)品成本以及降低庫存產(chǎn)品占用資金水平發(fā)揮積極作用，是制造業(yè)企業(yè)能否持續(xù)發(fā)展需要考慮的首要因素。

（一）保持合理存貨能有效降低企業(yè)經(jīng)營成本

存貨的短缺成本是由于存貨短缺而造成延遲發(fā)貨，失去銷售訂單以及失去銷售客戶的成本。存貨的采購成本包括購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用，零星采購物資的價格往往較高，而整批購買在價格上有優(yōu)惠，另外采購次數(shù)也決定著運輸費，裝卸費、采購差旅費等費用的高低。存貨過多要占用較多資金，并且會增加包括倉儲費、保險費、維護(hù)費、管理人員工資在內(nèi)的各項開支。進(jìn)行存貨管理就是盡力在各種成本與存貨效益之間做出權(quán)衡，達(dá)到兩者的最佳結(jié)合。

（二）有效的存貨管理能有效降低企業(yè)產(chǎn)品成本，增強企業(yè)競爭力

制造業(yè)企業(yè)原材料或產(chǎn)成品成本占企業(yè)總成本的85%以上，有效降低產(chǎn)品，提高企業(yè)毛利率是制造企業(yè)需要重點關(guān)注的問題。在當(dāng)今社會價格因素相對透明的情況下，降低成本對企業(yè)獲得得成本優(yōu)勢，獲取銷售訂單，增強競爭力的作用就相對明顯了，有效的存貨管理是企業(yè)降低經(jīng)營成本，增強企業(yè)竟?fàn)幜Φ闹匾侄巍?/p>

（三）提高存貨周轉(zhuǎn)率能有效解決資金壓力，保持企業(yè)持續(xù)經(jīng)營

在市場經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)現(xiàn)金流決定著企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營能力。80%以上的破產(chǎn)企業(yè)宣告破產(chǎn)的原因是企業(yè)現(xiàn)金流短缺造成的。企業(yè)即使有盈利能力，但若現(xiàn)金周轉(zhuǎn)不暢，償債能力的弱化也將直接影響企業(yè)的信譽，最終影響企業(yè)的生存。通常情況下企業(yè)存貨資金占流動資金的40%～60%，甚至更多，這是企業(yè)存貨管理的最大弊端。如果實現(xiàn)零存貨，可節(jié)約企業(yè)大量資金及資源。

二、中小型制造企業(yè)存貨管理存在的問題——以DF公司為例

（一）原材料采購中存在的問題

DF公司存貨采購中存的問題主要有未進(jìn)行有效的供應(yīng)商管理，供應(yīng)商選擇隨意性較大，采購出現(xiàn)舞弊的可能性較大。由于DF公司未對供應(yīng)高的信用狀況及供貨能力進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，導(dǎo)致供應(yīng)商不能按時供貨影響生產(chǎn)及銷售的情況。另外公司采購請購審批最終審批權(quán)限僅需要生產(chǎn)副總同意即可，不需要銷售部及財務(wù)部聯(lián)簽，生產(chǎn)副總為了產(chǎn)生延遲發(fā)貨的情況存在超前采購的情形。這造成DH公司存貨積壓較為嚴(yán)重。

（二）存貨出入庫管理存在問題

存貨出、入庫管理過程中存在的較大問題是出入庫審批不嚴(yán)格。DF公司入庫未與請購審批單說細(xì)核對，只是與供應(yīng)商銷售清單核對便給對方開具入庫單據(jù);公司存貨入庫及出庫質(zhì)檢審查不嚴(yán)格，導(dǎo)致部分質(zhì)量不合標(biāo)準(zhǔn)的商品進(jìn)入銷售環(huán)節(jié)，有因商品質(zhì)量原因造成客戶索賠的現(xiàn)象，另外也導(dǎo)致了客戶的流失，影響企業(yè)信譽。

（三）存貨核算存在的問題

存貨核算方面主要存在原材料重復(fù)入庫，存貨出入庫登記不及時，原材料暫估入庫數(shù)量巨大，與供應(yīng)商對賬不及時，盤貨盤點不到位的情形。DF公司使用了金蝶庫存管理軟件，由于保管員入庫登記不及時，存在庫房存在的原材料，而在庫存管理系統(tǒng)沒有數(shù)據(jù)導(dǎo)致重復(fù)采購;出庫登記不及時，導(dǎo)致產(chǎn)成品實際不存在，而在庫存軟件系統(tǒng)存在導(dǎo)致生產(chǎn)不及時而影響銷售的情形。DF庫存軟件系統(tǒng)與財務(wù)部記賬系統(tǒng)非同一套軟件，因入庫登記不及時，財務(wù)部為了產(chǎn)品成本的準(zhǔn)確不得不產(chǎn)生大量暫估入庫，無形中增加了財務(wù)部門的工作量。與供應(yīng)商對賬不及時，導(dǎo)致與供應(yīng)商之間產(chǎn)生大量的對賬不符現(xiàn)象，影響財務(wù)整體核算水平。DF公司每年6月末及12月末盤點，其他月份期末不盤點，存貨虧不能及時被發(fā)現(xiàn)，也不能準(zhǔn)確的分析存貨盤虧的原因。

三、中小型制造企業(yè)存貨管理存在的問題

（一）采購管理制度不完善

目前大多數(shù)制造業(yè)企業(yè)存在采購制度健全或不合理的情況，企業(yè)采購制度不合理或者缺失容易導(dǎo)致企業(yè)采購與生產(chǎn)需求相脫節(jié)的情況，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。采購制度不完善主要體現(xiàn)在請購審批制度，供應(yīng)商管理制度，存貨入庫審核制度等不健全。統(tǒng)過對DH公司采購及財務(wù)人員訪談得知，該公司沒有設(shè)立供應(yīng)商管理制度，對通用商品采用比價方式確定供應(yīng)商;對特殊商品，公司相關(guān)人員根據(jù)經(jīng)驗從符合條件的供應(yīng)商中選擇幾家進(jìn)行邀標(biāo)，從中選擇中標(biāo)的供應(yīng)商。供應(yīng)商管理制度不健全，有可能讓一些失信的供應(yīng)商進(jìn)入企業(yè)采購名單;公司采購請購制度不健全容易導(dǎo)致公司采購量不合理，采購量小影響企業(yè)生產(chǎn)，采購量大容易導(dǎo)致存貨積壓占用企業(yè)資金。

（二）存貨管理制度不完善或執(zhí)行不到位

目前我國大多數(shù)中小型制造企業(yè)無存貨管理制度或存貨管理制度不完善，存貨制度不完善具體現(xiàn)在：企業(yè)出入庫審核制度，出入庫登記制度、月末存貨盤點制度不完善。有的企業(yè)雖然制訂了完善的存貨管理制度，但在因執(zhí)行過程中因為人員素質(zhì)，職業(yè)素養(yǎng)等原因執(zhí)行不到位。如質(zhì)檢人員的舞弊、庫管員職業(yè)水平低等。

（三）存貨管理意識不強

通過對DH公司管理層深度訪談發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)理層對存貨管理意識不強，把對企業(yè)關(guān)注的重點放在銷售和顧客方面，認(rèn)為銷售是產(chǎn)生利潤的根源，存貨只要不直接影響銷售，能保障正常供貨就可以了。另外由于管理層不關(guān)注企業(yè)存貨管理，也是導(dǎo)致DH公司存貨管理比較混亂的原因之一。事實上，存貨積壓及存貨浪費本身就直接影響企業(yè)利潤。企業(yè)存貨管理是企業(yè)經(jīng)營管理重要的一部分，企業(yè)管理層應(yīng)強化存貨管理意識，制定切實可行的存貨管理制度并貫徹執(zhí)行。

（四）存貨信息化管理程度不高

目前我國中小型制造企業(yè)存貨管理信息化程度不高，銷售、生產(chǎn)、庫房財務(wù)部各部門數(shù)據(jù)信息不能實時共享，存貨、生產(chǎn)、銷售相互協(xié)調(diào)信息傳遞不暢，從而影響生產(chǎn)和銷售，存貨數(shù)據(jù)與財務(wù)部數(shù)據(jù)不統(tǒng)一也影響財務(wù)核算。DH公司業(yè)務(wù)比較復(fù)雜，涉及生產(chǎn)，研發(fā)與銷售，存貨產(chǎn)品種類多，存貨量大，程序復(fù)雜，要全面實行信息化管理成本高，且對操作人員素質(zhì)水平要求高，而DH公司成立時間早，歷史長，企業(yè)存貨管理人員及財務(wù)人員素質(zhì)水平整體不高，雖然使用了存貨管理軟件及財務(wù)核算軟件，但并沒有實行ERP管理系統(tǒng)，整體信息化水平不高。

四、中小型制造企業(yè)加強存貨管理的對策

通過對DH公司存貨管理存在的問題及原因進(jìn)行分析，制訂了以下幾種解決存貨管理問題的對策。

（一）健立健全企業(yè)采購管理制度

請購管理制度是指采購部進(jìn)行采購必須依據(jù)審批通過的請購單據(jù)進(jìn)行采購。DH公司可依據(jù)原材料清單設(shè)置請購審批權(quán)限，通用原材料設(shè)立庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時由庫管員提出申請，生產(chǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后比價采購，專用原材料由材料使用部門提出申請，材料請購部、生產(chǎn)部、財務(wù)部、銷售部聯(lián)簽審批后采購。

供應(yīng)商管理管理可定期采用招標(biāo)方式確定指定供應(yīng)商名單及供應(yīng)原材料價格，供應(yīng)商名單及供應(yīng)商品價格一經(jīng)確定，不得隨意變更，采購部采購商品只能在確定的供應(yīng)商名單之外的供應(yīng)商處采購。采購部每季度比入圍供應(yīng)商進(jìn)行信用及財務(wù)狀況評估，如發(fā)現(xiàn)對方有信用欺詐及財務(wù)狀況惡化的情形，及時將其從供應(yīng)商名單中清除。

設(shè)立采購監(jiān)督制度，采購部、財務(wù)部、審計部對公司采購過程進(jìn)行如下監(jiān)督和檢查：是否按照規(guī)定采購過程進(jìn)行采購，是否有規(guī)定的供應(yīng)商處采購，采購合同是否規(guī)范及其執(zhí)行情況，供應(yīng)商評價是否按照程序進(jìn)行，采購價格是否合理，采購人員在采購活動中是否廉潔等。

（二）完善企業(yè)存貨管理制度

建立適合企業(yè)經(jīng)營特點的存貨管理制度，具體包括原材料入庫制度、原材料及產(chǎn)成品出庫管理制度、月末盤點制度、對賬制度。

DF可制訂制度規(guī)定原材料入庫需與對方清單，請購審批、及購貨合同進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)不符合入庫條件的材料，一律不與入庫。另外原材料及產(chǎn)成品入庫前必須經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗合格，對質(zhì)量檢驗不合格的商品一律不予入庫。原材料出庫前必須有用料部門主管級以上領(lǐng)導(dǎo)審批，發(fā)出商品須經(jīng)領(lǐng)料人簽字確認(rèn)。材料出庫遵循先進(jìn)先出法，防止出現(xiàn)因原材料過時產(chǎn)生積壓的風(fēng)險。制度還應(yīng)規(guī)定每月末庫房進(jìn)行盤點，出現(xiàn)賬實不符及時查明原因，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理，并做好盤點數(shù)據(jù)保管工作，以備隨時查閱。另外規(guī)定庫房每月與財務(wù)部數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，做到賬賬相符。

（三）加強企業(yè)財務(wù)核算

公司規(guī)范財務(wù)核算，建立定時對賬制度，規(guī)定每季度和有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商核對賬目。對于暫估入庫部分分析暫估入庫原因，及時催采購部門開具材料發(fā)票。加強企業(yè)出、入庫財務(wù)核算管理，材料會計在收到庫管員開具的入庫單后及時登記，避免因為重復(fù)出入庫、產(chǎn)品成本歸集不合理造成存貨產(chǎn)品核算不準(zhǔn)確，出庫單也要及時入賬，每月底和庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，保證賬實相符、賬賬相符。對于在途物資、暫估入庫物資等特殊產(chǎn)品更要注重其核算的正確性與準(zhǔn)確性，嚴(yán)格按照會計準(zhǔn)則的規(guī)定進(jìn)行財務(wù)核算。

（四）引進(jìn)先進(jìn)的核算軟件，提升企業(yè)信息化管理水平

企業(yè)應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)范企業(yè)經(jīng)營過程，先進(jìn)的ERP軟件貫穿企業(yè)整個經(jīng)營活動，是保證制造企業(yè)存貨產(chǎn)品成本核算、財務(wù)核算準(zhǔn)確性的有力工具，該軟件應(yīng)包含供應(yīng)商管理、采購管理、存貨管理、成本核算管理、銷售管理以及總賬管理等模塊。先進(jìn)的核算核件將各模塊有機的結(jié)合在一起，各個模塊之間實現(xiàn)有機對接，其中一個模塊的工作未完成下一個模塊的工作就不能往下執(zhí)行;其他工作模塊的工作能有效監(jiān)督本模塊工作的準(zhǔn)確性;現(xiàn)代的財務(wù)核算軟件有網(wǎng)絡(luò)簽批功能，避免個別領(lǐng)導(dǎo)因出差等原因不能審批的局限性。ERP軟件將制造企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程有機的結(jié)合在一起，銷售部門、生產(chǎn)部門、采購部門、財務(wù)部門均可實時關(guān)注企業(yè)存貨數(shù)據(jù)，銷售部門對有過時傾向的產(chǎn)品積極組織銷售，生產(chǎn)部門可對銷售部門的銷售出庫數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，合理安排生產(chǎn)，財務(wù)部門采購發(fā)票，應(yīng)付賬款，應(yīng)收賬款的管理與財務(wù)核算軟件里面的出、入庫數(shù)據(jù)有機結(jié)合，避免了重復(fù)計算應(yīng)收、應(yīng)付款項以及應(yīng)收應(yīng)付款項客商對賬，本公司賬目存在錯誤等情況。

（五）強化存貨管理意識

強化存貨管理意識尤其是企業(yè)管理層強化存貨意識是制造企業(yè)加強存貨管理的根本，企業(yè)應(yīng)定期組織存貨管理的各個崗位學(xué)習(xí)存貨管理知識，及公司相關(guān)控制度，強調(diào)存貨管理的重要性，明確存貨管理對公司長期良性發(fā)展的重要性，強化各個崗位庫存管理意識，明確各個崗位權(quán)利與責(zé)任。

（六）明確獎懲制度，建立監(jiān)督機制

企業(yè)可建立獎懲制度，明確各個崗位的工作職責(zé)，對各個崗位工作設(shè)立考核表，進(jìn)行評分，得分高的進(jìn)行獎勵，得分低的進(jìn)行處罰。因工作失職造成公司損失的應(yīng)加大懲罰力度。公司設(shè)立記功獎，鼓勵各個崗位對公司經(jīng)營提出合理化建議，其建議給公司增加收益的視其貢獻(xiàn)的大小給予記功獎勵。

設(shè)立庫存管理各個崗位工作監(jiān)督機制，組織公司內(nèi)部審計部門，對庫存管理各個流程進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定流程及標(biāo)準(zhǔn)工作要及時糾正，并做出評價報告。

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（作者單位：中節(jié)能東方雙鴨山建材設(shè)備有限公司）