太和縣全力做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作

孫影

摘 要：近年來，由于機構(gòu)改革、職能整合以及工作內(nèi)容增加等因素，導(dǎo)致自然資源和規(guī)劃檔案管理工作存在不同程度的問題。本文結(jié)合太和縣自然資源和規(guī)劃檔案管理工作現(xiàn)狀，提出有利于優(yōu)化該項工作的具體策略，旨在提升縣整體檔案管理水平，做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：太和縣;自然資源;檔案管理;措施;特點

太和縣，隸屬于安徽省阜陽市，近年來致力于推行檔案管理模式改革工作，并取得一定成績，全省檔案管理模式改革工作逐漸形成了“北學(xué)太和”的局面。對此，縣自然資源和規(guī)劃局充分響應(yīng)號召，尋求有效措施，全力做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作，以提升自然資源和規(guī)劃管理水平，實現(xiàn)科學(xué)化檔案管理，提高自然資源和規(guī)劃管理效率。

1 自然資源和規(guī)劃檔案主要特點

自然資源檔案作為一種特殊性檔案，具有一定的特點。

1.1 專業(yè)性特點

自然資源檔案的形成源于工作人員的自然資源職能活動，所獲取的數(shù)據(jù)與信息能夠充分反映當(dāng)下自然資源現(xiàn)象及其運動規(guī)律，具體體現(xiàn)在建設(shè)用地、城市規(guī)劃、不動產(chǎn)登記檔案等。其所記錄的內(nèi)容以及表達內(nèi)容的形式不盡相同，在歸檔時間、價值鑒定方法、利用方法、整理分類等方面也存在較大差異。

1.2 成套性特點

主要指的是需要圍繞一個獨立項目而形成全套檔案，屬于一個密切聯(lián)系的有機整體[1]。以土地整理檔案為例，從該檔案的選址、立項開始，需要經(jīng)過勘察設(shè)計、組織施工、竣工驗收等相關(guān)程序，并建立用地報批檔案申請、土地權(quán)屬等檔案資料。

1.3 保密性特點

自然資源檔案是眾多工作人員思想勞動以及智慧的結(jié)晶，其整理的檔案具有專屬性以及獨創(chuàng)性，屬于國家與社會的寶貴資源，需受到高度重視以及保護。因此，在檔案保管及對其的利用工作中，需做好保密工作，保障國家、集體、個人的利益不受侵害。

2 太和縣全力做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作的措施

2.1 建立自然資源和規(guī)劃檔案管理工作制度

自然資源檔案形成時間較短，相比國土、規(guī)劃等原職責(zé)部門檔案有較大差別，在實際檔案管理工作中不能簡單套用甚至沿用原相關(guān)職責(zé)部門制定的管理制度以及業(yè)務(wù)標準體系。若想做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作，則需要建立統(tǒng)一且健全的自然資源管理制度和以及業(yè)務(wù)標準體系，以達到預(yù)期結(jié)果。在制定管理制度以及業(yè)務(wù)體系的過程中，應(yīng)明確自然資源檔案工作的原則以及所需要的業(yè)務(wù)標準，保證所制定的制度符合檔案管理工作發(fā)展的需求。此外，在制定規(guī)范過程中，應(yīng)該加強頂層設(shè)計，在做好國土、規(guī)劃、水利、農(nóng)業(yè)等部門調(diào)研工作的基礎(chǔ)上，需了解各部門檔案管理歷史情況，掌握自然資源檔案特點與相關(guān)規(guī)律，以國家檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)標準為依據(jù)，結(jié)合縣內(nèi)自然資源業(yè)務(wù)拓展方向、檔案管理信息化程度等因素制定相關(guān)內(nèi)容，以保證制度的可行性，為做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作創(chuàng)建清朗的環(huán)境。

2.2 有效緩解自然資源和規(guī)劃檔案庫存壓力

自然資源檔案案卷具有數(shù)量龐大的特點，以不動產(chǎn)登記檔案為例，縣內(nèi)每年的相關(guān)檔案件數(shù)增針對不動產(chǎn)登記檔案的普遍增幅較大。據(jù)了解，大部分地方自然資源部門將檔案置于原處并保持原狀，如，歷史土地登記檔案與新增不動產(chǎn)登記檔案存放于國土資源檔案庫房。紙質(zhì)檔案采取分散式管理，且檔案庫房存儲容量較小，伴隨不動產(chǎn)登記檔案的逐漸增加館藏空間告急，間接增加了檔案管理成本。基于此，縣內(nèi)應(yīng)重視檔案館庫的建設(shè)工作，以有效緩解檔案庫房的壓力。相關(guān)部門應(yīng)積極向上級爭取專項經(jīng)費，依據(jù)相關(guān)建設(shè)標準及要求，積極引進信息化技術(shù)，建設(shè)具有高標準、大面積等特點的自然資源檔案庫房。同時，應(yīng)配備先進且完善的安全防護設(shè)施，實行專人專責(zé)制度，以保障檔案庫房的安全，提升其安全性能。

然而，擴建檔案館庫僅僅只是擴增自然資源檔案的存儲空間，卻難以從根源上解決庫房緊張問題。仍以不動產(chǎn)登記檔案為例，該類型檔案增幅較大取決于不動產(chǎn)登記模式。現(xiàn)階段不動產(chǎn)登記模式中要求申請人在登記時提供相關(guān)紙質(zhì)版材料，發(fā)證結(jié)束后再根據(jù)申請材料采取數(shù)字化掃描，即實行“雙軌制”檔案管理模式[2]。基于此，應(yīng)致力于減少甚至替換全部的紙質(zhì)檔案。具體可從兩方面入手。一方面，從源頭抓起，盡可能減少生成相關(guān)紙質(zhì)檔案。根據(jù)“放管服”的改革要求，以數(shù)據(jù)為基準，建立共享交換平臺，使各部門之間實現(xiàn)信息共享集成機制，以加強部門協(xié)調(diào)合作，保證信息互聯(lián)互通。同時，推進業(yè)務(wù)辦理流程集成化，從流程的優(yōu)化、材料的精簡方面作為切入點，將各部門任務(wù)在網(wǎng)上無縫銜接，以降低紙質(zhì)材料的使用率。另一方面，可采取電子檔案單軌制。需要政府相關(guān)部門盡快出臺相關(guān)法律法規(guī)，明確電子檔案的使用范圍以及具體使用細節(jié)，完善電子文件管理機制，為自然資源檔案中的電子文件管理提供參考性法律依據(jù)。

2.3 實現(xiàn)自然資源和規(guī)劃檔案的數(shù)字化管理

現(xiàn)階段自然資源和規(guī)劃檔案的主流發(fā)展方向是數(shù)字化管理模式，為實現(xiàn)這一目標，具體可采取以下措施。首先，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，并為之配備檔案管理專用服務(wù)器。針對需要永久、長期保管的庫存檔案采取原文掃描、數(shù)字化加工等形式，以此加速實現(xiàn)從案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫向全文數(shù)據(jù)庫管理的有效轉(zhuǎn)變，保證紙質(zhì)檔案以及電子檔案可以同步歸檔，并能夠通過計算機直接進行查詢。其次，緊跟時代潮流，積極引入先進的檔案管理軟件，并建立健全且完整的檔案數(shù)據(jù)庫，保證自然資源系統(tǒng)的檔案資源能夠高度共享，即可在局域網(wǎng)中依據(jù)訪問權(quán)限查閱檔案電子目錄甚至全文數(shù)據(jù)，全面實現(xiàn)OA系統(tǒng)和原生電子文件的在線歸檔管理工作[3]。最后，成立專門的電子閱覽室，配齊相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，如閱覽設(shè)備等。設(shè)置權(quán)限，專門服務(wù)于檔案查詢工作，用以緩解檔案原件因頻繁使用而造成磨損現(xiàn)象，同時有效提升信息檢索速度，有利于進一步開發(fā)并利用檔案信息資源的優(yōu)勢，極大降低檔案人員的工作量，提升其工作效率。

2.4 加強自然資源和規(guī)劃檔案人才培養(yǎng)力度

若想切實提升自然資源和規(guī)劃檔案管理工作，需重視人才短板問題。然而人才結(jié)構(gòu)相較于人才更為重要。實踐證明，改革是否能夠順利推行，其重點在于人，檔案管理工作的優(yōu)化最終落腳點還是應(yīng)該在檔案工作者身上。周恩來總理曾經(jīng)這樣稱贊檔案管理工作者，“無名英雄”，稱其是值得贊揚且不可或缺的中流砥柱。因此，全力做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作，應(yīng)在主觀意識上堅定做好檔案管理工作的決心，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“重藏輕用”思想，增強檔案信息收集管理意識。信息化社會中，電子文件以及新媒體為自然資源和規(guī)劃檔案管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)，即電子文件對傳統(tǒng)文檔管理體制具有較大影響。因此檔案管理工作者應(yīng)將這項挑戰(zhàn)視為新的機遇，擁有開放與包容的精神，積極將傳統(tǒng)檔案工作模式與信息技術(shù)有機結(jié)合。在此基礎(chǔ)上，需要自然資源和規(guī)劃檔案管理工作人員具有深厚且扎實的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論作為知識儲備，擁有將理論應(yīng)用于實踐的工作能力，全面掌握自然資源檔案的基本原則與發(fā)展規(guī)律，目光長遠且具有創(chuàng)造力。對于需相關(guān)部門積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，以及技能大賽、檔案職稱評定等工作，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的自然資源檔案管理人才。

3 結(jié)論

社會的進步與發(fā)展對自然資源和規(guī)劃檔案管理工作提出更嚴格的要求，太和縣為了盡全力做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作，需建立健全的檔案管理制度、有效緩解檔案庫房壓力、重視檔案數(shù)字化管理、加大檔案管理人才培養(yǎng)力度，由此才能達到預(yù)期目標，提升整體檔案管理水平。

參考文獻

[1]張海濤.國土資源檔案工作面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].現(xiàn)代交際，2019（20）：140-141.

[2]張勇.自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀分析及其改進策略研究[J].西部資源，2019（06）：185-186.