如何加強(qiáng)衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的研究

劉曉東

摘 要：衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理范圍廣，檔案資料種類多、數(shù)量多，管理難度較大，要想充分發(fā)揮檔案的參考作用及憑證作用，必須提升檔案管理水平。當(dāng)前，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理中存在不少問題，影響到其服務(wù)職能的發(fā)揮，為了改變這一現(xiàn)狀，應(yīng)增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理人員的服務(wù)意識，建立健全檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，建設(shè)智慧檔案信息化管理格局。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);衛(wèi)生健康系統(tǒng);業(yè)務(wù)檔案管理;服務(wù)職能

衛(wèi)生健康系統(tǒng)是我國健康中國戰(zhàn)略的實(shí)施系統(tǒng)，負(fù)責(zé)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)，為人民健康提供全方位全周期保障。在衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動開展過程中，會形成各類具有保存價值的原始記錄資料，這就是系統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案，其表現(xiàn)方式呈現(xiàn)為文字、圖表、音頻、影像等，具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，在衛(wèi)生健康系統(tǒng)的發(fā)展與職能發(fā)揮中起著重要作用[1]。當(dāng)前，市衛(wèi)生健康局辦公室在衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理中，存在檔案資料不齊全、“重藏輕用”等現(xiàn)象，影響到其服務(wù)職能的發(fā)揮，為改變這一現(xiàn)狀，必須優(yōu)化檔案管理策略，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)中的信息指導(dǎo)作用。

1 衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能內(nèi)涵分析

1.1 衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理職能范圍

衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理范圍廣，包括利益導(dǎo)向獎勵扶持審批、計劃生育技術(shù)服務(wù)許可證、一孩生育登記、出生證新辦及補(bǔ)辦、母嬰保健許可證、居民健康檔案等業(yè)務(wù)，檔案管理的職責(zé)，在于確保上述衛(wèi)生健康類檔案資料的完整性、真實(shí)性與安全性，做好檔案資料采集、歸納、整理、儲存工作，發(fā)揮檔案的原始憑證作用，由于檔案資料種類多、數(shù)量多，管理難度較大[2]。

1.2 衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能目標(biāo)

檔案管理服務(wù)的職能目標(biāo)，就是有效利用檔案信息，基于衛(wèi)生健康方面來說，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理的作用，其一為發(fā)揮信息的參考作用，其二為發(fā)揮檔案的憑證作用。為充分發(fā)揮衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案參考價值，相關(guān)科室（單位）應(yīng)該做好歸檔工作，業(yè)務(wù)活動過程中所產(chǎn)生的資料要及時歸檔，電子信息要及時準(zhǔn)確登記，加強(qiáng)檔案儲存管理，避免檔案損毀、遺失，確保信息的完整性和真實(shí)性。為了實(shí)現(xiàn)檔案的歷史憑證作用，需要提升檔案查詢、提取的便捷度，相關(guān)科室（單位）應(yīng)強(qiáng)化檔案管理，根據(jù)業(yè)務(wù)類型、時間等參數(shù)對檔案進(jìn)行分類管理，編制號碼，錄入關(guān)鍵詞，為衛(wèi)生健康行政人員或外來借閱人員查詢調(diào)取檔案提供便利。

2 加強(qiáng)衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的策略

當(dāng)前，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理中，存在檔案管理人員服務(wù)意識不足、檔案管理機(jī)制不健全的問題，再加上上級領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理信息化建設(shè)重視程度不高，資金投入不足，信息技術(shù)設(shè)施配置不全，管理人員信息素養(yǎng)不高，在一定程度上限制了檔案管理數(shù)字化、信息化水平，影響了檔案管理服務(wù)職能的發(fā)揮。為改變這一現(xiàn)狀，可采取以下措施：

2.1 增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理人員的服務(wù)意識

衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理范圍廣，檔案種類多、數(shù)量多，管理難度大，服務(wù)人群廣，作為檔案管理人員，必須樹立為民服務(wù)意識，正確認(rèn)識檔案管理工作對于人們?nèi)罕姟⑨t(yī)護(hù)人員、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要性，主動為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，全面提升檔案利用率。要達(dá)到這一目標(biāo)，僅僅依靠管理人員的自我驅(qū)動是不夠的，市衛(wèi)生健康局辦公室必須明確檔案管理的職能目標(biāo)，認(rèn)識到檔案管理的目標(biāo)就是服務(wù)，從領(lǐng)導(dǎo)層起，樹立檔案管理服務(wù)意識，同時，加強(qiáng)對于檔案管理人員的思想政治教育，樹立檔案管理服務(wù)理念，積極落實(shí)并做好檔案管理各項工作。

2.2 建立健全檔案管理機(jī)制

為規(guī)范衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理，應(yīng)以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化，督促工作人員提升檔案管理意識及服務(wù)意識[3]。為了確保檔案資料的完整性，應(yīng)實(shí)施檔案管理責(zé)任制度，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及管理人員，專崗專責(zé)，并構(gòu)建與之相適應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，確保檔案采集、管理、保管工作高質(zhì)量開展。在檔案室建設(shè)過程中，相關(guān)部門應(yīng)該安排專項經(jīng)費(fèi)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)規(guī)范化的檔案室、檔案柜，打造檔案信息平臺，將各級衛(wèi)生健康行政部門業(yè)務(wù)活動中所積累的資料，及時歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設(shè)置編碼，統(tǒng)一管理。

2.3 加強(qiáng)對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)

衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的政策性、原則性極強(qiáng)，且隨著公共衛(wèi)生服務(wù)水平的提高，其服務(wù)職能被突出，檔案管理人員必須具備極強(qiáng)的政治責(zé)任心，具備嚴(yán)格的政治紀(jì)律意識，對待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，對待同志和辦事人員和藹友善，主動為人們提供服務(wù)[4]。此外，隨著檔案管理工作的專業(yè)化、信息化發(fā)展，檔案管理人員除了具備應(yīng)有的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)外，還應(yīng)該熟知相關(guān)業(yè)務(wù)知識，具備較強(qiáng)的交際能力，尤其是信息技術(shù)素養(yǎng)。衛(wèi)生健康部門應(yīng)該加強(qiáng)對于專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，定期組織檔案管理人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)知識與技能，學(xué)會應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等現(xiàn)代化檔案手段，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。而且，在檔案管理工作不斷變革的過程中，應(yīng)該積極求變，根據(jù)工作需求引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育，確保檔案管理人員能夠勝任這項工作，發(fā)揮檔案服務(wù)效能。

2.4 建設(shè)智慧檔案信息化管理格局

信息技術(shù)的引進(jìn)，有利于推動衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化、高效化管理，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化、電子化，提高檔案信息的共享效率?；谶@一認(rèn)知，市衛(wèi)生健康局辦公室應(yīng)該重視對于檔案的信息化建設(shè)，加大資金投入，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，實(shí)現(xiàn)信息共享，建設(shè)智慧檔案信息化管理格局，全面提升檔案管理服務(wù)水平。在電子化、數(shù)字化檔案庫中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在信息平臺管理中，應(yīng)構(gòu)建登記權(quán)限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數(shù)據(jù)平臺防御機(jī)制，增設(shè)防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的安全性。

3 結(jié)語

衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案是各級衛(wèi)生健康行政部門業(yè)務(wù)活動開展全過程的歷史憑證，檔案管理屬于衛(wèi)生健康系統(tǒng)的基礎(chǔ)性工作，推動檔案現(xiàn)代化管理，優(yōu)化檔案管理服務(wù)職能，能夠更好地衛(wèi)生健康活動開展提供信息支持。21世紀(jì)是高速發(fā)展的信息時代，為確保信息資產(chǎn)得到高度利用，市衛(wèi)生健康局辦公室應(yīng)該充分重視當(dāng)前衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題，及時解決，正確認(rèn)識科學(xué)技術(shù)在檔案管理水平中的提升作用，加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)及設(shè)施，推動檔案規(guī)范化、信息化、數(shù)字化管理，全面提升檔案管理效率及質(zhì)量，高效利用檔案信息。

參考文獻(xiàn)

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