行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化探索

龔淑英

摘要：行政事業(yè)單位作為公共部門行使社會(huì)職能的具體實(shí)施載體，其內(nèi)部控制的有效性關(guān)乎社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)和文化建設(shè)的和諧發(fā)展。信息化技術(shù)能夠促進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)科學(xué)性和時(shí)效性，對當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)部控制有著很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，因此本文主要對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化進(jìn)行探索，希望對相關(guān)從業(yè)者有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;信息化

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的意義

十九大指出“善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作。增強(qiáng)駕馭風(fēng)險(xiǎn)本領(lǐng)，健全各方面風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。”內(nèi)部控制信息化不僅是單位管理控制落地實(shí)施的重要保證，也是單位管理效能提升的重要手段。信息化技術(shù)能夠有效對行政事業(yè)單位起到促進(jìn)的作用，能夠有效保證內(nèi)部控制在信息網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，確保行政事業(yè)單位工作效率提升，內(nèi)部控制制度有效實(shí)施，能夠增強(qiáng)管理水平，提升行政事業(yè)單位內(nèi)部控制水平[[]]。

二、行政事業(yè)單位在開展內(nèi)部控制信息化建設(shè)方面現(xiàn)狀

（一）內(nèi)部控制信息化建設(shè)的組織機(jī)構(gòu)不完善

有內(nèi)控專家將建設(shè)內(nèi)控概括為三件事：管理制度化、制度流程化和流程信息化。信息化本質(zhì)上是全新的工作理念和行為模式的轉(zhuǎn)變。人員固有行為和信息化要求不匹配。歸根結(jié)底，是當(dāng)前的內(nèi)部控制信息化建設(shè)組織機(jī)構(gòu)不完善，無法做出系統(tǒng)化的改革。另外在當(dāng)前的內(nèi)部控制中，缺乏專門的內(nèi)控管理部門，很多的內(nèi)部控制是由單位領(lǐng)導(dǎo)帶頭，全體參與，這就導(dǎo)致了內(nèi)部控制上存在專業(yè)性不足，細(xì)化不夠以及上級領(lǐng)導(dǎo)的精力限制，無法對內(nèi)部控制信息化工作做到足夠細(xì)化。

（二）未充分借助信息化手段優(yōu)化內(nèi)部控制流程

在內(nèi)控制度建設(shè)方面，首先 很多行政事業(yè)單位原模原樣搬抄財(cái)政部等有關(guān)部門的法規(guī)條例，沒有結(jié)合自身具體職責(zé)，融合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平，單純套用一個(gè)模板進(jìn)行內(nèi)控管理。在制度有效實(shí)施方面，存在無制度，有執(zhí)行的情況，缺乏業(yè)務(wù)流程機(jī)制，信息化程度和管理水平低。其次，內(nèi)部控制信息化建設(shè)程度僅僅只是在網(wǎng)絡(luò)中查找信息和使用Office等辦公軟件，采用傳統(tǒng)人工收集各方面的數(shù)據(jù)，而不是利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，整合各部門有效資源。再加上行政事業(yè)單位由于自身特點(diǎn)，其人員的流動(dòng)性比較低，因此在工作中觀念會(huì)逐漸落后，但是在單位內(nèi)部卻不容易察覺，以往先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)會(huì)成為當(dāng)前進(jìn)步的阻礙。

（三）人員的后續(xù)培訓(xùn)跟不上

行政事業(yè)單位中有很多老員工在面對信息技術(shù)的時(shí)候，接受能力不足，這也導(dǎo)致了在行政事業(yè)單位中信息技術(shù)難以實(shí)施[[]]。同時(shí)單位在工作人員入職之后，缺乏長期的培育計(jì)劃，部分員工在長期的工作中喪失了進(jìn)取心，對自身的提升缺乏動(dòng)力，在信息化普及之后，不能夠短期內(nèi)上手，對行政事業(yè)單位的工作效率影響較大。

（四）行政事業(yè)單位“信息孤島”問題嚴(yán)重

當(dāng)前部分的行政事業(yè)單位已經(jīng)逐漸開始信息化的普及，一般的做法是在行政事業(yè)單位內(nèi)部搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，為單位添置相關(guān)的設(shè)備，但是這樣的做法是較為初級的。信息化設(shè)備的優(yōu)勢主要有以下幾個(gè)方面：首先是設(shè)備可以搭載不同的軟件，從而對工作效率進(jìn)行大幅提升，在工作中，軟件的選擇是非常重要的，然而行政事業(yè)單位更多注重硬件設(shè)備，對軟件設(shè)備的考究不多。其次是信息平臺(tái)的兼容性非常重要，行政事業(yè)單位內(nèi)部有著不同的部門，各部門之間缺乏有效溝通，缺乏統(tǒng)一的記錄或信息統(tǒng)計(jì)方式，導(dǎo)致了單位之間不同部門信息兼容性不足，內(nèi)部控制在進(jìn)行的過程中，需要對不同格式、單位、數(shù)據(jù)記錄方法的信息進(jìn)行統(tǒng)合，嚴(yán)重影響了工作進(jìn)度。最后，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放式平臺(tái)，在互聯(lián)網(wǎng)中可以對很多工作進(jìn)行優(yōu)化，如行政事業(yè)單位內(nèi)部控制公開，接受監(jiān)督，借鑒相關(guān)部門管理經(jīng)驗(yàn)，與其他組織進(jìn)行內(nèi)部控制經(jīng)驗(yàn)交流等，然而在這方面，當(dāng)前行政事業(yè)單位沒有做到位，導(dǎo)致信息空有設(shè)備，對內(nèi)部控制卻沒有實(shí)質(zhì)性改進(jìn)。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化推進(jìn)方式

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增進(jìn)協(xié)調(diào)配合，建立分事設(shè)權(quán)，分級授權(quán)的內(nèi)部流程控制

行政事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)重視是內(nèi)部控制建設(shè)的前提，客觀上和主觀上不重視都會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。“一把手”負(fù)責(zé)下，建立以財(cái)務(wù)部門牽頭的內(nèi)控專門小組，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)日常組織協(xié)調(diào)工作，其他部門具體實(shí)施，建立分事設(shè)權(quán)，分級授權(quán)的內(nèi)部流程控制。其次，借助外部力量， 聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)，讓專業(yè)人員設(shè)計(jì)管控流程與制度流程，貼合單位自身實(shí)際。對內(nèi)部控制全程進(jìn)行規(guī)范，讓工作在限定的范圍內(nèi)進(jìn)行，并且完善內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，這樣在內(nèi)部控制進(jìn)行的時(shí)候能夠更具有程序化，一旦出現(xiàn)問題能夠及時(shí)進(jìn)行處理，想要達(dá)到這樣的效果，也必須加強(qiáng)內(nèi)部控制的信息交流機(jī)制，讓各部門之間能夠無障礙的交流，保證內(nèi)部控制制度順利實(shí)施。。

（二）充分運(yùn)用信息管理系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)部控制

中央戰(zhàn)略政策法規(guī)落地于單位內(nèi)部管理制度，單位內(nèi)部管理制度轉(zhuǎn)化為內(nèi)部管理流程控制，固化于的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)。一方面對于已有歷史系統(tǒng)結(jié)合未來發(fā)展的需求重新評估，是保留完善還是采用初步替換模式，避免系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)和無法處置的人為分裂。另一方面，根據(jù)政策的要求、業(yè)務(wù)調(diào)整、信息技術(shù)的的變化不斷對信息化平臺(tái)的功能模塊、控制流程等進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整和持續(xù)改進(jìn)。同時(shí)內(nèi)部控制的進(jìn)行需要有明確的條例進(jìn)行保證，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該及時(shí)和相關(guān)人員進(jìn)行協(xié)商，并將結(jié)果制定成為明文規(guī)定，從而提升單位內(nèi)部控制氛圍，有了明確的規(guī)定也能夠在一定的程度上促進(jìn)工作人員增強(qiáng)對內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)，更好將內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)使用進(jìn)行結(jié)合。最后則是在行政事業(yè)單位內(nèi)部建立信息風(fēng)險(xiǎn)控制部門，主要職責(zé)是對信息系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)測，對系統(tǒng)長期進(jìn)行檢查，杜絕可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)現(xiàn)象，并對信息泄露或者其他危險(xiǎn)的情況提前作出防范，增強(qiáng)內(nèi)部信息系統(tǒng)防火墻，加強(qiáng)行政事業(yè)單位信息安全。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部人員隊(duì)伍建設(shè)

行政事業(yè)單位內(nèi)部定期舉行信息技術(shù)的培訓(xùn)，讓工作人員能夠不斷提升自身的技術(shù)，定期對工作人員信息技術(shù)進(jìn)行考核，針對考核的結(jié)果制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，加強(qiáng)工作人員的積極性。最后對工作人員崗位職責(zé)進(jìn)行完善，讓工作人員對自身的崗位職責(zé)進(jìn)行明確，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，從而提升信息技術(shù)知識(shí)在行政事業(yè)單位工作人員中的普及度[[]]。

（四）加強(qiáng)信息交流、統(tǒng)一信息管理方式

行政事業(yè)單位必須改善自身“信息孤島”的問題，在具體的實(shí)施中，可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，組織信息技術(shù)較強(qiáng)的工作人員組成小組，該小組成員盡量從單位各部門進(jìn)行抽調(diào)，保證小組人員既具備較強(qiáng)的專業(yè)能力，又有一定的信息技術(shù)能力。第二，小組成員對各部門意見進(jìn)行收集，針對意見選取市面上較為優(yōu)秀的辦公軟件，并對行政事業(yè)單位內(nèi)部信息的統(tǒng)一性進(jìn)行規(guī)定，從而讓整個(gè)單位信息能夠統(tǒng)合起來。第三，行政事業(yè)單位建立或者優(yōu)化官方網(wǎng)站，一方面能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行記錄，一方面則是能夠增強(qiáng)行政事事業(yè)單位內(nèi)部控制的公開性，讓行政事業(yè)單位接收公眾的監(jiān)督，增強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的實(shí)施。第四，通過網(wǎng)絡(luò)與相關(guān)單位增強(qiáng)聯(lián)系，定期展開交流會(huì)議，對雙方的內(nèi)部控制進(jìn)行分享交流，從而促進(jìn)自身內(nèi)部控制信息化的完善，促進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的加強(qiáng)。

四、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)部控制想要更好的實(shí)施，需要各部門之間緊密配合，從硬件、軟件、工作人員以及制度氛圍等多個(gè)方面著手，立足于行政事業(yè)單位本身的職責(zé)，強(qiáng)化管理，在信息化的幫助下，將行政事業(yè)單位內(nèi)部連成一體，這樣在行政事業(yè)單位內(nèi)部資源整合到一處，提升工作的效率。相應(yīng)國家十九大提出的號(hào)召，才能夠保證行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)圓滿完成，幫助單位更好為社會(huì)服務(wù)。

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