企業(yè)檔案創(chuàng)新管理探討

賈天鳳

摘 要：檔案創(chuàng)新管理不僅可對企業(yè)的發(fā)展歷史進行全面記錄，且對于其今后的發(fā)展也具有重要的利用價值。基于此，本文對企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的作用作了總結(jié)，重點對管理手段創(chuàng)新、機制創(chuàng)新、載體創(chuàng)新作了介紹，通過加強企業(yè)檔案創(chuàng)新管理，可提升企業(yè)管理效率，保證管理工作的有效進行。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;創(chuàng)新管理

加強企業(yè)檔案創(chuàng)新管理工作的創(chuàng)新與改進，是企業(yè)內(nèi)部解放思想，提高工作效率的重要內(nèi)容。由于我國絕大多數(shù)企業(yè)對于檔案管理工作不具備深厚基礎(chǔ)，相應(yīng)的管理手段也比較單一，很難開發(fā)出檔案管理的全部價值，由此只有敢于創(chuàng)新，才能使企業(yè)檔案創(chuàng)新管理工作服務(wù)性質(zhì)得以突顯，使檔案的使用價值得到發(fā)揮。

1 企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的作用

1.1 可提前防患企業(yè)安全問題

企業(yè)檔案管理中很大的一部分是文字材料的管理，從計劃建設(shè)到全面施工，再到后期的維護，檔案中都做了詳細的記錄。以工程單位為例，具體表現(xiàn)為：施工的具體方案、材料的選購、人員的分配施工等。同時由于記錄詳細，有關(guān)責(zé)任部門在監(jiān)察工程安全時，很容易發(fā)現(xiàn)建設(shè)中留下的安全隱患，并能得到及時處理，保證了工程建設(shè)時的安全。

1.2 提供了良好的資料參考

企業(yè)的檔案管理，可以將企業(yè)的發(fā)展過程進行存檔記錄，對于一些走過彎路的經(jīng)驗也可以進行總結(jié)，從而更好的為企業(yè)的發(fā)展提供資料參考。

1.3 為責(zé)任劃分提供有利的依據(jù)

近年來、關(guān)于道路和橋梁的坍塌相關(guān)報道較以前多，可能是在最初建設(shè)時出現(xiàn)了安全隱患，可能在建設(shè)后期道路出現(xiàn)裂紋、下沉現(xiàn)象時沒有及時維護，也可能是在相關(guān)部門檢查時沒有盡到自身的責(zé)任，而此時在檔案取證查實后，即可判定相關(guān)人員的責(zé)任劃分，所以完整、詳細、真實的檔案在企業(yè)發(fā)展過程中起著重要的作用。

2 企業(yè)檔案創(chuàng)新管理措施

2.1 加強企業(yè)檔案管理手段創(chuàng)新

管理手段對于檔案管理工作的效率與質(zhì)量有著直接的影響，因此在社會與企業(yè)發(fā)展的新形勢之下，企業(yè)檔案管理工作的手段需進行深入的升級與更新。具體內(nèi)容為以下幾點：

1）檔案管理部門要與時代同步，學(xué)會利用科學(xué)技術(shù)來改革與支撐現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理工作。比如電子檔案管理系統(tǒng)的建立必須標準化，且要規(guī)范計算機的應(yīng)用，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)電子檔案信息的共享，保證檔案的監(jiān)管質(zhì)量。

2）企業(yè)檔案管理工作還要與相關(guān)的企業(yè)進行聯(lián)系，成立一個專業(yè)的管理中心，以將所有的檔案電子數(shù)據(jù)融入其中，便于相關(guān)合作單位進行查詢與利用，同時收集與整理不同的電子檔案信息是電子數(shù)據(jù)管理中心的主要功能，也是實現(xiàn)信息共享與有效使用的最終目的。

3）想要提升企業(yè)的檔案管理水平，加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)是其重中之重，加之企業(yè)檔案管理是一項系統(tǒng)性、綜合性的工作，由此對于工作人員的專業(yè)水平和專業(yè)素質(zhì)的要求較高。首先，需明確企業(yè)檔案管理工作中的各個崗位，根據(jù)具體的崗位來積極選拔先進的管理人才，并對上崗人員進行培訓(xùn)，保證企業(yè)檔案管理工作的專業(yè)化。其次，企業(yè)應(yīng)加強與企業(yè)檔案管理水平較高的企業(yè)進行交流溝通，以讓本企業(yè)檔案管理人員認識到自己的不足，積極借鑒經(jīng)驗，完善自身，也只有這樣才能夠促進整個企業(yè)檔案管理人才隊伍的不斷優(yōu)化。

2.2 加強企業(yè)檔案管理機制的創(chuàng)新

由于部分企業(yè)的檔案管理工作與其它部門的工作不相協(xié)調(diào)，致使檔案管理機制不合理，因此在進行日常管理工作之時，要對檔案管理機制進行創(chuàng)新，并通過改變傳統(tǒng)的聘任制方法，使檔案管理工作獲得創(chuàng)新的動力。首先，企業(yè)管理層與檔案管理者需認識到檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，加強檔案管理服務(wù)的建立，同時領(lǐng)導(dǎo)的決策應(yīng)當成為檔案管理服務(wù)機制建立的核心，并從企業(yè)自身的能力出發(fā)，盡全力為社會發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展做出全方位的服務(wù)。其次，檔案管理服務(wù)機制的主要內(nèi)容可包括文件閱覽中心的成立、專題檔案展覽會的召開、網(wǎng)絡(luò)檔案目錄的建立，以及檔案業(yè)務(wù)咨詢臺的動作等。這樣不僅可更加清晰地了解企業(yè)檔案存在的意義，還能針對社會熱點問題做出信息服務(wù)工作，提高自身的社會效益與經(jīng)濟效益。另外要想形成完善的工作機制，就需單獨放置企業(yè)檔案，保證檔案管理工作的安全有序進行、有章可循，同時在管理檔案時有意識的分門別類，對于重要的文件檔案要特別放置，確保資料信息的安全性。此外要定期更改檔案的保密期限，這樣才能根據(jù)時間的變化，提高或降低檔案的保密等級，而對于過期的檔案要及時整理存放，相應(yīng)的監(jiān)督工作也要做到位，以便于今后對檔案的查閱。

2.3 加強企業(yè)檔案管理的載體創(chuàng)新

1）創(chuàng)新檔案信息?！耙郧皺n案工作整理100卷檔案，也許有99卷都在沉睡?！边@樣的原始工作方式會致使檔案的利用率降低，發(fā)揮不出檔案的作用。因此檔案管理工作者不應(yīng)該只是被動的提供者，更應(yīng)該是內(nèi)容設(shè)計的編排者，同時在管理過程中將檔案按規(guī)范整理后，還需根據(jù)檔案的內(nèi)容整編出新的特色檔案。

2）創(chuàng)新檔案服務(wù)平臺。隨著信息化的發(fā)展，檔案載體己呈現(xiàn)出多樣性的趨勢，而傳統(tǒng)純手工查閱的服務(wù)方式，已跟不上現(xiàn)代化信息發(fā)展的步伐，因此企業(yè)需建立有效的檔案管理局域網(wǎng)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)站的制作，使檔案信息與資料可在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)內(nèi)部共享，同時檔案信息也可為企業(yè)發(fā)展決策的制定提供數(shù)據(jù)與信息力量，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

3）企業(yè)可設(shè)定檔案服務(wù)日，實施一站式服務(wù)，并以公開信息與現(xiàn)行文件查閱、檔案利用、人事檔案、咨詢服務(wù)為主要內(nèi)容。

3 總結(jié)

總之，企業(yè)檔案管理工作水平能夠在一定程度上顯示出內(nèi)部工作效率和整體的經(jīng)營管理狀況。因此相關(guān)企業(yè)需創(chuàng)新管理制度，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)，加強企業(yè)檔案管理工作信息化，以為企業(yè)檔案管理提供基礎(chǔ)保證。

參考文獻

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