新時(shí)代高校電子檔案管理優(yōu)化與發(fā)展

王玲

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被普遍應(yīng)用于各個(gè)高校和單位中，檔案工作也隨技術(shù)的變革不斷變革，現(xiàn)在檔案管理工作也逐步呈現(xiàn)出自動(dòng)化和規(guī)范化趨勢(shì)。本文主要就新時(shí)代高校電子檔案管理的優(yōu)化和發(fā)展提出一些可行性意見(jiàn)，期望對(duì)提高電子檔案管理效率有所幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;電子檔案;管理;優(yōu)化

電子檔案工作室信息化時(shí)代下高校檔案管理的必然趨勢(shì)，大多數(shù)高校已經(jīng)建立了完善的電子檔案管理系統(tǒng)，但是對(duì)電子檔案管理工作的理念、方式以及管理手段中依舊存在著明顯的差異。在信息化時(shí)代下，如做好高校電子檔案管理工作，促進(jìn)高校教育教學(xué)質(zhì)量發(fā)展，提高與社會(huì)的對(duì)接效率等也逐步成為了很多高校的管理重點(diǎn)。

1 高校電子檔案管理現(xiàn)狀

1.1 硬件充足，管理技術(shù)依舊存在欠缺

現(xiàn)在高校電子檔案管理工作已經(jīng)被得到推廣和認(rèn)可，很多高校為電子檔案管理提供了充足的硬件資源，很多的電腦、服務(wù)器等都允許檔案管理系統(tǒng)介入直接管理，但是在管理過(guò)程中依舊存在著管理技術(shù)欠缺，管理不規(guī)范，查閱困難等問(wèn)題。電子檔案作為一種新鮮的發(fā)展事物，大多數(shù)管理人員和應(yīng)用人員對(duì)這些系統(tǒng)的操作和功能還沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)，一些很好的科學(xué)技術(shù)也沒(méi)有得到完全的使用和發(fā)揮，這在很大程度上限制了電子檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 缺乏明確的電子檔案管理規(guī)范

電子檔案管理規(guī)范條例很多高校也都是有的，但是針對(duì)電子檔案新設(shè)計(jì)的管理模式以及管理手段還沒(méi)有完全規(guī)范，很多條例依舊沿用著原來(lái)的管理方案，這不利于電子檔案管理工作的正常落實(shí)。電子檔案的使用就是為了節(jié)約時(shí)間和人力，但是一些電子檔案在傳輸和使用的過(guò)程中依舊需要繁瑣的簽字和認(rèn)可，對(duì)不同單位的權(quán)限雖然保留了尊重，但是沒(méi)有便捷化辦公效率，這也無(wú)法發(fā)揮電子檔案的現(xiàn)實(shí)優(yōu)勢(shì)，不利于電子檔案管理工作的完善[1]。

1.3 原稿忽視現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著電子檔案的普及，很多檔案管理者對(duì)原稿存在著不重視的心理，人們也都習(xí)慣于用計(jì)算機(jī)起草或者是制作文件，但是很多基礎(chǔ)的原稿沒(méi)有被保留，不是被清除就是被隨意的涂改，這也導(dǎo)致很多學(xué)生想要查閱以前的檔案資料都被顯示無(wú)法查閱，嚴(yán)重影響了檔案歸檔的完整性。另外，如果電子文件沒(méi)有得到很好的保護(hù)和規(guī)范，電子文件很容易被不法分子隨意的增加、刪改或者是變動(dòng)，這些變動(dòng)也沒(méi)有很好的證據(jù)可以查詢，失去了檔案原有的效果。

2 高校電子檔案管理的相關(guān)建議

2.1 進(jìn)行“軟”實(shí)力支援，發(fā)揮電子檔案的實(shí)際效果

加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)與規(guī)范還需要不斷的輸入“軟”實(shí)力。各個(gè)高?？梢匝?qǐng)信息系的學(xué)生或者是教師不斷挖掘電子系統(tǒng)的各種功能，將這些功能制作成為規(guī)范的文件整理，提供給管理人員使用，這樣可以形成規(guī)范化的操作系統(tǒng)。另外，加強(qiáng)對(duì)電子檔案收納環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)的各種權(quán)力要求，將這些細(xì)節(jié)工作劃分到每個(gè)人的頭上，這樣不容易造成管理混亂的現(xiàn)象發(fā)生，也不會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)卡機(jī)現(xiàn)象。尤其是在新生入學(xué)前階段，大量的個(gè)人信息檔案需要錄入管理，這個(gè)過(guò)程中可能會(huì)有很多的操作者，也會(huì)存在著一定的重復(fù)性工作和不必要的錄入工作，針對(duì)這些特殊階段的檔案管理工作可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋?quán)限放松，也需要保證服務(wù)器能滿足錄入的要求。

2.2 原稿變更需要留有痕跡

針對(duì)檔案原稿需要變更這一問(wèn)題筆者認(rèn)為需要留下變更痕跡。電子檔案管理系統(tǒng)可以適當(dāng)增加存儲(chǔ)空間，將一部分空間用來(lái)收納原稿，這樣一旦出現(xiàn)變更的時(shí)候可以做到有痕跡可以查詢。另外，如若存在著大量的原稿變更，可以提前與檔案信息者進(jìn)行意見(jiàn)征求，如果確認(rèn)所有者不需要原檔保留，再進(jìn)行原稿刪除[2]。這樣的規(guī)范變更可以讓電子檔案管理發(fā)揮更好的作用，每一個(gè)被管理檔案的人員也會(huì)放心將自己的檔案交給這些單位。還有就是在檔案的發(fā)送過(guò)程中，盡量將人員的完整檔案進(jìn)行發(fā)送，尤其是高校學(xué)生就業(yè)各個(gè)單位需要檔案的轉(zhuǎn)移，學(xué)校就需要將原稿與現(xiàn)在的檔案進(jìn)行一起發(fā)送，給他們便利，不要讓學(xué)生后期再回來(lái)尋找自己的原稿證明相關(guān)內(nèi)容。

2.3 針對(duì)電子檔案管理制定特有的管理方案

電子檔案管理不能沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方案，需要設(shè)定特有的管理方案，這樣才能讓電子檔案得到更好的管理。電子檔案來(lái)源廣泛，這些文件的形成不僅有業(yè)務(wù)管理部門，還有數(shù)據(jù)錄入部門以及信息技術(shù)人員等，這些多部門的人員管理需要設(shè)定一套特定的管理程序，依靠制度進(jìn)行約束[3]。如一批新生檔案的錄入可以首先從信息技術(shù)部門考慮，要求他們?cè)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)設(shè)計(jì)科學(xué)并且合理的錄入系統(tǒng)，然后再由錄入人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行錄入，最后就是管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，每個(gè)部門的職責(zé)和納期必須明確，不要影響其余部門的管理工作，每個(gè)部門內(nèi)部形成自己的管理特色和管理模式。一些文件如若需要進(jìn)行簽署和調(diào)動(dòng)，如若變動(dòng)不大或者是影響不大，可以考慮電子掃描簽字和點(diǎn)擊授權(quán)，這些授權(quán)方式可以大大的節(jié)約文件的修改、簽字和分發(fā)時(shí)間，能極大的節(jié)約管理時(shí)間，提高管理效率。

3 結(jié)語(yǔ)

電子檔案管理制度需要隨著電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而完善，也需要充分考慮到各個(gè)高校地現(xiàn)實(shí)狀況和現(xiàn)有水平，結(jié)合學(xué)生后期發(fā)展的檔案需求進(jìn)行多元化的設(shè)計(jì)，只有從多個(gè)方面入手進(jìn)行思考才能創(chuàng)設(shè)出更為合理和科學(xué)的管理制度，才能提高電子檔案的管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張芝芳.淺談新時(shí)代高校干部人事檔案管理工作中的“三個(gè)明白”[J].企業(yè)科技與發(fā)展， 2019，450（04）：240-241+244.

[2] 吳振國(guó).新時(shí)代背景下高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016， No.238（05）：46.

[3] 蔡楊.對(duì)做好新時(shí)代高校檔案信息化管理工作的思考[J].陜西檔案，2018， 000（003）：40-41.