基于信息化視角下存貨管理路徑探析

曾云龍

[摘 要] 隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)在存貨管理方面的信息化建設也顯得尤為重要。結合企業(yè)存貨管理信息化建設理論，以豫南地區(qū)的一家中等規(guī)模的制造類A企業(yè)為案例進行分析，探析信息化建設對A企業(yè)存貨管理帶來的積極影響，A企業(yè)在存貨管理信息化建設上取得的成績對于其它制造類企業(yè)存貨管理信息化建設具有借鑒意義。

[關鍵詞]信息化;存貨管理;ERP系統(tǒng);信息流

Abstract： With the arrival of the age of big data， inventory management the information construction of enterprises is more important than before. Therefore， this paper combining with the theory of information construction of inventory management of enterprise ，selecting a medium-sized manufacturing an enterprise in southern Henan as a case analysis， demonstraes the positive impact of information construction on the inventory management of enterprise A.And it provides experience for inventory management in the construction machinery manufacturing industry. The achievements of enterprise A in the information construction of inventory management can be used for reference for other manufacturing enterprises in the information construction of inventory management.

Key Words： Informationize; Inventory Management; ERP System; Information Flow

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)在存貨管理方面的信息化建設也顯得尤為重要。企業(yè)規(guī)模越大，各部門因信息化建設落后導致存貨管理不善引發(fā)的相關問題也更為嚴重。這將導致銷售統(tǒng)計、成本管理和成本核算等多方面出現(xiàn)問題，會計部門無法為管理層經(jīng)營決策提供有效的、可靠的會計信息。一些企業(yè)開始重視這方面問題，如司馬煤業(yè)公司通過與中國礦業(yè)大學合作共同開發(fā)建設信息管理系統(tǒng)，存貨管理實現(xiàn)管理網(wǎng)絡化、過程監(jiān)控自動化和分析決策智能化;華科股份將信息技術與存貨管理結合，在存貨發(fā)出環(huán)節(jié)建立信息共享機制并配套具體保障方案加強對存貨管理。因此，企業(yè)存貨管理信息化建設對于企業(yè)存貨管理有著重要的意義。

關于存貨管理信息化研究方面，韓真真（2014）結合存貨管理發(fā)展過程的六個階段，論述各階段的優(yōu)缺點，認為企業(yè)資源規(guī)劃和供應鏈管理系統(tǒng)管理是最新的管理模式。劉依恬（2015）從企業(yè)戰(zhàn)略成本管理角度分構建一個保障體系，該體系依托ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃系統(tǒng)）平臺系統(tǒng)從建立流程驅動體系、作業(yè)體系和管理組織與考核體系三個方面實施存貨管理。程云雷（2016）認為存貨管理建立在信息管理基礎上，針對存貨管理中存在的問題并提出解決對策，改善存貨管理和提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

已有的研究主要在加強企業(yè)信息化建設方面提出建議，但沒有具體深入全面地論述信息化建設對于存貨管理的重要作用和方式。本文主要圍繞企業(yè)的信息化理論，選取A企業(yè)為研究案例，結合信息化建設對于存貨管理的促進作用。通過對比分析A企業(yè)實施ERP前后存貨管理在組織形式方面的變化，為預上ERP系統(tǒng)的制造類企業(yè)提供借鑒參考。

一、存貨管理信息化的內涵

存貨管理信息化建設主要體現(xiàn)在樹立信息化理念和建設信息系統(tǒng)平臺兩個方面。

（一）樹立管理信息化理念

管理信息化是將信息技術與管理理念結合以轉變企業(yè)的制度建設、業(yè)務流程和組織形式，用以改善企業(yè)采購、生產(chǎn)、研發(fā)、銷售和財務等管理經(jīng)營活動。企業(yè)管理層需重視管理信息化制度建設，轉變存貨管理理念，利用信息技術改善企業(yè)的經(jīng)營管理活動。

許多企業(yè)在發(fā)展前期信息化建設落后，對于存貨管理單純依靠人力指揮操作，以手工單據(jù)單項傳遞信息，企業(yè)內部給部門之間信息傳遞滯后且無序（如圖1），存貨管理帶來的諸多問題成為企業(yè)發(fā)展壯大的制約瓶頸。傳統(tǒng)的流程面臨著重組的局面，與存貨管理相聯(lián)系的信息傳遞相關的系統(tǒng)亟需更新?lián)Q代。許多企業(yè)通過發(fā)展信息網(wǎng)絡化模式，建立信息共享機制并配套具體保障方案加強對存貨管理（如圖2）。存貨管理流程重組，與信息共享機制配套，保證信息流、物資流和財務流三者同步變動。

（二）建設信息系統(tǒng)平臺

管理信息系統(tǒng)是以人力資源為主導，利用軟件和硬件技術對信息收集、整理、存儲、傳遞和維護的系統(tǒng)。對于存貨管理，在軟件技術方面，主要通過ERP系統(tǒng)整合企業(yè)資源全面管理，針對信息流、物資流和財務流三個方面的管理集成一體化，為管理層提供有效的決策信息。在ERP系統(tǒng)功能模塊中，存貨管理與供應鏈管理、生產(chǎn)控制、庫存管理、財務管理等模塊密切聯(lián)系。在實施ERP系統(tǒng)過程中，對參與員工進行系統(tǒng)培訓，對存貨管理整體規(guī)劃，分部門建立信息化集成平臺，采用計算機網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫技術，調查存貨管理業(yè)務和相關數(shù)據(jù)流程，建立數(shù)據(jù)字典和確定存貨管理模型，最終提出存貨管理的系統(tǒng)方案。

二、案例分析

（一） A企業(yè)存貨管理存在的問題

A企業(yè)是豫南地區(qū)的一家中等規(guī)模的制造類公司，注冊資本3000萬，主要經(jīng)營山茶油產(chǎn)品。自2011年成立，經(jīng)過多年發(fā)展，相關存貨如產(chǎn)成品和原料較最初成立時有較大變動。隨著存貨的種類和數(shù)量的不斷增多，對于存貨的管理也成為了一個亟需解決的問題。2018年初，A公司預實施ERP建設，倉儲部和會計部人員對存貨進行盤點，發(fā)現(xiàn)存貨管理方面存在許多問題。

A企業(yè)倉儲部內的管理存貨主要是兩大類：原料和產(chǎn)成品。其中，原料包括原輔材料、包材和其他材料等。產(chǎn)成品主要為生產(chǎn)部所生產(chǎn)的相關產(chǎn)品。由于信息傳遞方式落后和傳遞流程的不完善，采購部、倉儲部、生產(chǎn)部、研發(fā)部、銷售部和會計部傳遞的財務流、信息流和物資流不一致。這種現(xiàn)象主要表現(xiàn)在存貨命名、部門信息傳遞和產(chǎn)成品分類等三個方面。

1.存貨命名關系混亂

公司內部各個部門對于存貨命名不統(tǒng)一造成存貨名稱混亂。采購部按照生產(chǎn)廠家提供原料名稱對原料命名手工填寫紙質入庫單，其他部門領用原材料按照產(chǎn)品名稱命名。而一種原材料對應多種產(chǎn)品，容易出現(xiàn)“一材多名”的現(xiàn)象。每個部門命名不同，其實都是同一種存貨。各個部門領用時隨機命名，導致物資流和財務流不一致，最終可能出現(xiàn)倉儲部、財務賬面數(shù)據(jù)信息不一致的情況，導致存貨的初始計量出現(xiàn)問題。對于生產(chǎn)部所生產(chǎn)的新類型產(chǎn)成品，新產(chǎn)品無統(tǒng)一命名，出現(xiàn)“一品多名”情況，造成信息流混亂。新產(chǎn)品的名稱沒有統(tǒng)一規(guī)范，各部門內部記錄名稱與生產(chǎn)部入庫單或出庫單不一致，倉儲部收發(fā)貨記錄數(shù)、銷售部銷售數(shù)量與財務賬面數(shù)不一致，導致存貨的后續(xù)計量出現(xiàn)問題。

2.部門之間信息傳遞流程落后

部門之間信息以直線式方式傳遞。銷售部、采購部、生產(chǎn)部和研發(fā)部辦理入庫或者出庫手續(xù)時手工填寫紙質多聯(lián)單據(jù)，相關領導簽字，送至倉儲部簽字，再送至會計部，會計人員簽字后留下一聯(lián)再將其他單據(jù)送至倉儲部交付或接受貨物。財務人員根據(jù)單據(jù)內容采取手工核算的方式采取相應的賬務處理（流程如圖3）。

①+⑤：會計部和采購部辦理采購原料入庫業(yè)務;

②+⑤：會計部和生產(chǎn)部辦理原料領用或產(chǎn)成品入庫業(yè)務;

③+⑤：會計部和研發(fā)部辦理原料領用或產(chǎn)成品研發(fā)業(yè)務;

④+⑤：會計部和銷售部辦理提貨出庫或退貨入庫業(yè)務。

直線式方式傳遞信息方式容易造成采購部、生產(chǎn)部、研發(fā)部和銷售部辦理生產(chǎn)材料和產(chǎn)品出入庫時物資流和信息流不同步，也影響會計部對生產(chǎn)成本、庫存商品、研發(fā)支出、主營業(yè)務成本、主營業(yè)務收入的會計核算。

3.產(chǎn)成品分類和排序無統(tǒng)一標準

由于產(chǎn)成品種類較多，部門之間未形成統(tǒng)一的存貨分類設置順序。財務系統(tǒng)中產(chǎn)成品按照產(chǎn)品生產(chǎn)的先后順序排列，未給后續(xù)同類產(chǎn)品留下空間。同一類型產(chǎn)品出現(xiàn)時期不同，出現(xiàn)在不相鄰的科目位置中。倉儲部的管理人員對于產(chǎn)成品記錄與排序也面臨著同樣的問題，而且會計部和倉儲部對于產(chǎn)成品記錄與排序不一致，不便于相關存貨的查詢和記錄。

（二）A企業(yè)存貨管理信息化建設的措施

2018年初，A企業(yè)管理層強化內部管理，根據(jù)存貨管理中存在的問題并分析原因，進一步完善建立存貨管理制度，投入資金購買財務軟件，圍繞存貨管理全面實施ERP系統(tǒng)建設，采取多種途徑改善存貨管理。

1.完善存貨管理制度

從制度層找到問題的根源，制定合理的存貨命名管理制度。各部門根據(jù)ERP建設情況修改出庫單和入庫單的管理制度，制訂存貨命名和編碼制度。存貨命名和編碼制度與ERP中存貨信息管理相結合，確定單一部門對存貨命名和增加存貨編碼原則。確定單一部門對存貨命名，增加存貨編碼，其他部門按照編碼和命名填寫單據(jù)，完善信息的輸入設計和輸出設計。最先接觸存貨的部門對存貨命名和編碼，會計部根據(jù)存貨的用途和種類審核名稱和編碼，存貨的相關信息輸入ERP系統(tǒng)。采購部根據(jù)廠商提供原材料名稱錄入系統(tǒng)，并增加存貨編碼。對于產(chǎn)成品，以生產(chǎn)部門對該產(chǎn)品的名稱錄入系統(tǒng)，并增加產(chǎn)成品編碼。健全存貨命名制度，增加存貨編碼，減少“一材多名”和“一品多名”情況。

2.建立并完善存貨信息管理系統(tǒng)

在完善制度的基礎上，管理層實施ERP項目，采用先進的信息化管理理念和技術強化存貨管理。在存貨管理項目中，各部門推選出若干管理人員成立ERP項目小組，小組成員通過系統(tǒng)培訓了解管理理念、掌握操作技巧和熟悉操作流程，進而負責相應管理模塊。ERP項目中，采購部門對應應付模塊和庫存模塊，倉儲部和生產(chǎn)部對應庫存模塊和存貨模塊，研發(fā)部對應研發(fā)模塊，銷售部對應銷售模塊和應收模塊，會計部參與各模塊的運營核算。在實物流方面，倉儲部處于核心位置;在財務流和信息流方面，會計部處于核心位置。存貨的采購、存儲、生產(chǎn)、研發(fā)和銷售環(huán)節(jié)涉及的信息實現(xiàn)部門共享（流程如圖4）。

①+⑤+⑥：倉儲部和采購部辦理采購原料入庫業(yè)務和會計部處理應付賬款業(yè)務;

②+⑤+⑥：倉儲部和生產(chǎn)部辦理原料領用或產(chǎn)成品入庫業(yè)務和會計部處理成本核算業(yè)務;

③+⑤+⑥：倉儲部和研發(fā)部辦理原料領用或產(chǎn)成品研發(fā)業(yè)務和會計部處理研發(fā)支出業(yè)務;

④+⑤+⑥：倉儲部和銷售部辦理提貨出庫或退貨入庫業(yè)務和會計部處理應收賬款業(yè)務。

環(huán)式傳遞信息方式確保采購部、生產(chǎn)部、研發(fā)部和銷售部辦理生產(chǎn)材料和產(chǎn)成品出入庫時物資流和信息流同步傳遞，生產(chǎn)成本、庫存商品、研發(fā)支出、主營業(yè)務成本和主營業(yè)務收入五個科目的財務流傳遞實現(xiàn)自動結轉。

3.完善存貨分類和級別劃分標準

通過ERP系統(tǒng)建立矩陣式項目小組，完善各部門信息溝通渠道，完善制定存貨分類和級別劃分標準。會計人員為初始信息審核人員，保證存貨初始計量準確。依據(jù)新制度制定的管理標準并劃分層級錄入存貨信息，其他部門根據(jù)會計部審核后的初始信息錄入單據(jù)，確保存貨后續(xù)計量信息準確。

通過實施ERP系統(tǒng)建設協(xié)調各部門信息溝通，A企業(yè)在存貨管理完成了預期目標，保證了信息流、物資流和財務流同步變動。會計部在銷售統(tǒng)計、成本管理和成本核算方面增強了效率;倉儲部在存貨的出入庫記錄方面提高了數(shù)量和名稱的準確性;存貨管理的審批手續(xù)和流程得以簡化。

三、啟示

存貨管理信息傳遞方式、環(huán)節(jié)存在問題，導致部門之間傳遞的信息流不一致，造成物資流和財務流變動不一致，影響了企業(yè)對存貨有效管理。A企業(yè)通過提升存貨管理信息化建設水平，完善信息傳遞流程，促進組織結構優(yōu)化，保障信息及時準確傳遞，提高了管理層決策的科學性和準確性。相關制造類企業(yè)計劃存貨管理信息化建設，可以借鑒A企業(yè)的路徑方式。

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（責任編輯：郭麗春 曹曉東）