國際貨運(yùn)代理企業(yè)合規(guī)操作問題探討

歐陽駒

摘 要：合規(guī)操作是國際貨運(yùn)代理企業(yè)為發(fā)貨人辦理貨物出運(yùn)工作中的一項(xiàng)基本要求，然而部分國際貨運(yùn)代理企業(yè)為了承攬更多的業(yè)務(wù)卻人為放棄了對(duì)這一基本要求的堅(jiān)持，并將自己處于被投訴、索賠、訴訟等潛在風(fēng)險(xiǎn)之中。所以分析國際貨運(yùn)代理違規(guī)操作的危害，研究合規(guī)操作的程序與方法，可以提高國際貨運(yùn)代理企業(yè)合規(guī)操作意識(shí)與水平，降低國際貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營中的潛在違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，使其可以持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國際貨運(yùn)代理;違規(guī)電放;合規(guī)操作;程序;方法

國際貨物運(yùn)輸實(shí)踐中，部分國際貨運(yùn)代理企業(yè)及國際物流企業(yè)（以下統(tǒng)稱“貨代企業(yè)”）為了承攬更多業(yè)務(wù)人為放棄了合規(guī)操作的基本要求，即使發(fā)貨人的要求不合理也會(huì)盡最大努力去滿足，卻不知這些違規(guī)操作已將自己置于被投訴、索賠、訴訟等潛在風(fēng)險(xiǎn)之中。本文將以一則貨代企業(yè)違規(guī)安排電放被訴訟案為例，分析違規(guī)操作的危害，研究合規(guī)操作的程序與方法，希望能給貨代企業(yè)帶來一定的借鑒作用。

一、案例導(dǎo)入

2019年3月10日，貨代企業(yè)M（以下簡(jiǎn)稱“M貨代”）接受老客戶貿(mào)易公司A（以下簡(jiǎn)稱“A公司”）委托從中國寧波港出運(yùn)15立方米、價(jià)值12萬美元的拼箱貨物到韓國釜山港。由于是近洋運(yùn)輸且目的港收貨人無需正本單據(jù)清關(guān)，所以A公司每次都通過電放形式放貨以避免貨等單（裝運(yùn)單據(jù)）而產(chǎn)生滯港費(fèi)。然而這一次M貨代要求A公司提供電放保函安排電放時(shí)，其業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人兼法定代表人王總卻通過微信回復(fù)說目前正在韓國出差，暫時(shí)無法提供加蓋公章的電放保函，要求M貨代憑微信授權(quán)直接安排電放。考慮到A公司是合作已經(jīng)超過幾十次的老客戶且王總又是法定代表人，過去也有其他客戶憑微信授權(quán)安排電放的先例，所以M貨代在未收到電放保函的情況便對(duì)此票貨物安排了電放，并將己方作為承運(yùn)人的電放提單給到王總。但是這一次違規(guī)電放卻給M貨代帶來了訴訟風(fēng)險(xiǎn)。2019年3月20日，M貨代收到自稱A公司合伙人張總的電話，質(zhì)詢?yōu)槭裁丛贏公司沒有收到貨款也沒有提供電放保函的情況下就對(duì)此票貨物安排了電放，導(dǎo)致收貨人在未付款的情況下就提走貨物，使A公司失去收款保障？M貨代辯稱已經(jīng)收到其業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的電放要求及微信授權(quán)，是否收回貨款是其公司內(nèi)部問題。但是張總反駁說其業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人王總因公司內(nèi)部經(jīng)營爭(zhēng)議問題出走韓國，已經(jīng)被收回相應(yīng)印章的控制權(quán)和使用權(quán)，其行為已經(jīng)不能再代表A公司。M貨代在未收到A公司出具的加蓋公章的電放保函就安排了電放，理應(yīng)對(duì)其不合規(guī)的電放行為負(fù)責(zé)，承擔(dān)由此給A公司帶來的12萬美元貨款損失，并據(jù)此將M貨代訴訟到地方法院。M貨代立即聯(lián)系A(chǔ)公司業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人王總，王總確認(rèn)了其公司內(nèi)部經(jīng)營爭(zhēng)議問題，并稱此票貨物韓國收貨人實(shí)際控制人就是他本人，與其合伙人張總的經(jīng)營爭(zhēng)議解決后就會(huì)付款，承諾盡快解決問題并說服張總撤訴。后歷經(jīng)2個(gè)月王總說服了張總并撤訴，最終在A公司內(nèi)部解決了問題。

二、案例分析

電放（Telex Release）是指發(fā)貨人在裝運(yùn)港不要求承運(yùn)人簽發(fā)正本提單或是交回承運(yùn)人已簽發(fā)的全套正本提單，改以電子形式（最早是電傳，即電放英文中Telex的由來， 然后是傳真，現(xiàn)在基本是電子郵件）將貨物直接放給目的港收貨人（或其代理人），使收貨人在目的港提貨時(shí)無需提交正本提單的一種轉(zhuǎn)移貨物控制權(quán)及所有權(quán)的形式。電放一經(jīng)安排就會(huì)使發(fā)貨人失去對(duì)已裝運(yùn)貨物的控制權(quán)和所有權(quán)，所以承運(yùn)人在實(shí)際安排電放前都必須要求發(fā)貨人提供電放保函以規(guī)避己方責(zé)任。整箱運(yùn)輸貨物通過船公司電放需要寄送加蓋發(fā)貨人公章的正本電放保函原件給船公司，拼箱運(yùn)輸貨物通過無船承運(yùn)人電放需要提供加蓋發(fā)貨人公章的正本電放保函掃描件或是傳真件給無船承運(yùn)人。國際貨物運(yùn)輸實(shí)踐中，承運(yùn)人必須收到發(fā)貨人的合格電放保函之后才能安排電放，這是硬性要求。本案中M貨代在未收到發(fā)貨人A公司提供的電放保函掃描件或是傳真件，僅憑其業(yè)務(wù)操作人員微信授權(quán)就安排了電放，在程序上是存在過錯(cuò)的，在操作上也是不合規(guī)的。同時(shí)M貨代將A公司法定代表人行為完全視為A公司行為也存在一定的片面性，因?yàn)闊o法確認(rèn)法定代表人在具體業(yè)務(wù)中是否獲得了公司的充分授權(quán)。綜上，A公司合伙人張總要求M貨代承擔(dān)違規(guī)電放責(zé)任具有一定的合理性，如果最后問題不能通過協(xié)商解決，M貨代需要先行承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，然后向A公司的張總進(jìn)行追償。盡管本案最后得到了解決，但是也給M貨代及有類似違規(guī)操作的貨代企業(yè)敲響了警鐘，毫無原則地滿足客戶的合理的、不合理的要求不但不能維持住客戶，還可能帶來一系列的被投訴、索賠、訴訟等潛在風(fēng)險(xiǎn)。

三、幾點(diǎn)啟示

（一）提高合規(guī)操作意識(shí)

貨代企業(yè)規(guī)避被投訴、索賠、訴訟等潛在風(fēng)險(xiǎn)的根本方式是合規(guī)操作，嚴(yán)格按照法律、法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定程序?yàn)榘l(fā)貨人辦理貨物出運(yùn)事宜。同時(shí)提高合規(guī)操作意識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部操作程序與規(guī)范管理，將合規(guī)操作作為內(nèi)部銷售員工與操作員工日常管理及考核重點(diǎn)，對(duì)待大小、新老客戶（發(fā)貨人）一視同仁，在主觀上拒絕違規(guī)操作，不引導(dǎo)、不幫助發(fā)貨人實(shí)施任何手續(xù)不全的貨運(yùn)操作。

（二）程序及要件合規(guī)

1.新客戶需要簽訂貨運(yùn)代理協(xié)議。貨代企業(yè)受新客戶委托辦理貨物出運(yùn)手續(xù)時(shí)，需要參照中國海事仲裁委員會(huì)推薦的《貨運(yùn)代理協(xié)議示范條款》（詳見http：//www.cmac.org.cn/？p=582）簽訂貨運(yùn)代理協(xié)議，明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。除了示范條款，筆者建議在貨運(yùn)代協(xié)議中還要約定以下內(nèi)容：第一，雙方業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人姓名、身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)碼、微信ID、QQ及電子郵箱。第二，發(fā)貨人訂艙所用業(yè)務(wù)章以及正式文件所用公章印模留底。第三，后期業(yè)務(wù)中的訂艙委托書需要加蓋業(yè)務(wù)章、保函等正式文件需要加蓋公章才能生效，且所有業(yè)務(wù)往來都需要通過上述約定的電子郵箱發(fā)送，其他形式發(fā)送的不作為最終依據(jù)。第四，所有以掃描件為準(zhǔn)的文件必須是打印出來后加蓋相應(yīng)印章的掃描件，而不能是直接加蓋電子印章形式，以防原業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人離職或是類似本案中在內(nèi)部已經(jīng)被收回印章使用權(quán)后還能以電子印章形式辦理業(yè)務(wù)的情形發(fā)生。貨運(yùn)代理協(xié)議作為實(shí)際辦理出運(yùn)前的要件之一，需要加蓋發(fā)貨人合同章或是公章，期限一般是一年，有效期內(nèi)簽訂一次即可。

2.老客戶要憑書面委托辦理出運(yùn)。已經(jīng)簽訂委托貨運(yùn)代理協(xié)議的客戶，在實(shí)際出運(yùn)貨物時(shí)貨代企業(yè)還需要要求發(fā)貨人通過約定郵箱發(fā)送加蓋約定業(yè)務(wù)章的訂艙委托書，并根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)委托項(xiàng)目（詳見表1）再次核實(shí)報(bào)價(jià)及安排出運(yùn)。如有訂艙委托書中委托項(xiàng)目之外的項(xiàng)目發(fā)生，必須告知發(fā)貨人并取得發(fā)貨人的書面授權(quán)后辦理，嚴(yán)禁出現(xiàn)越權(quán)代理的情形發(fā)生。由于不同業(yè)務(wù)委托項(xiàng)目會(huì)有所不同，所以訂艙委托書是每次出運(yùn)貨物時(shí)的必須要件。

3.電放必須憑發(fā)貨人保函處理。如前文所說，電放會(huì)使發(fā)貨人立即失去對(duì)已出運(yùn)貨物的控制權(quán)，所以貨代企業(yè)辦理電放時(shí)必須取得發(fā)貨人提供的加蓋公章的電放保函這一必須要件，對(duì)任何發(fā)貨人的任何解釋、任何貨等單等緊急情形都不能例外，有效區(qū)分人情要求與要件要求。必要時(shí)可以向發(fā)貨人解釋：“我們的合規(guī)操作才是您信賴我們的基石，才能為已出運(yùn)貨物提供安全保障?！必洿髽I(yè)任何時(shí)候都必須堅(jiān)持憑合格電放保函安排電放這一底限。

電放保函包括兩部分內(nèi)容，一是已出運(yùn)貨物基本信息，二是發(fā)貨人聲明條款，詳見表2。

（三）流程及方法合規(guī)

貨代企業(yè)收到發(fā)貨人的合格訂艙委托書后，可以參照下面的流程安排貨物出運(yùn)工作，其中在每一環(huán)節(jié)都有提示、有確認(rèn)是實(shí)現(xiàn)合規(guī)操作、避免后期爭(zhēng)議的有效方法。

1.提示并確認(rèn)報(bào)價(jià)。當(dāng)收到發(fā)貨人的合格訂艙委托書時(shí)，正常來說其準(zhǔn)備出運(yùn)貨物的件、毛、尺等數(shù)據(jù)已經(jīng)基本準(zhǔn)確，貨代企業(yè)需要據(jù)此發(fā)正式報(bào)價(jià)給發(fā)貨人，建議以列表形式說明此票出運(yùn)貨物的費(fèi)用明目及金額。為避免后期爭(zhēng)議，即使之前已經(jīng)給發(fā)貨人發(fā)過報(bào)價(jià)也要重新報(bào)價(jià)，因?yàn)檫@期間出運(yùn)貨物的數(shù)據(jù)及費(fèi)用金額都可能發(fā)生變化。在報(bào)價(jià)中要說明哪些費(fèi)用是按照“體積/重量（運(yùn)費(fèi)噸”）收費(fèi)，哪些費(fèi)用是按照“票”收費(fèi)。此外，還需要說明報(bào)價(jià)的有效期。尤其是在某項(xiàng)費(fèi)用金額預(yù)期上漲的情況下，必須說明報(bào)價(jià)的有效期，避免后期費(fèi)用上漲而沒有事先說明而產(chǎn)生爭(zhēng)議。同時(shí)也要提示發(fā)貨人預(yù)期漲價(jià)幅度，讓其提前做好準(zhǔn)備。實(shí)務(wù)工作中，報(bào)價(jià)時(shí)除了列明裝運(yùn)港費(fèi)用外，還要提供目的港費(fèi)用供發(fā)貨人以及收貨人參考，避免貨物到港后收貨人因目的港費(fèi)用過高拒絕提貨，并向發(fā)貨人投訴的問題產(chǎn)生。正式報(bào)價(jià)被發(fā)貨人確認(rèn)后才能實(shí)際安排出運(yùn)事宜。

2.提示并確認(rèn)出運(yùn)注意事項(xiàng)。貨代企業(yè)在每次貨物出運(yùn)之前都有必要提示發(fā)貨人一些必知的注意事項(xiàng)，建議做成一個(gè)提示文件發(fā)給發(fā)貨人，防止新客戶或是客戶新業(yè)務(wù)人員因業(yè)務(wù)不熟練而出現(xiàn)差錯(cuò)。第一，貨物應(yīng)如實(shí)申報(bào)，報(bào)關(guān)單據(jù)需要與出運(yùn)貨物一致，不能有任何的夾帶以及瞞報(bào)、漏報(bào)，避免發(fā)貨人有意無意的夾帶行為。第二，整箱運(yùn)輸貨物如委托貨運(yùn)代理安排到工廠拉貨，需要提供準(zhǔn)確拉貨地點(diǎn)以及聯(lián)系人，確認(rèn)上門拉貨的卡車車牌號(hào)與后續(xù)貨代企業(yè)通知的卡車信息一致后裝運(yùn)，告知拉貨卡車最長(zhǎng)可以免費(fèi)等待時(shí)間及超時(shí)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);拼箱運(yùn)輸或是在碼頭指定倉庫裝箱，貨物由發(fā)貨人自行送貨到倉庫時(shí)，要告知發(fā)貨人最遲的進(jìn)倉時(shí)間以及倉庫收取的費(fèi)用;避免拉貨卡車在裝箱地等待時(shí)間過長(zhǎng)或是發(fā)貨人延遲送貨的問題產(chǎn)生。第三，告知發(fā)貨人貨代企業(yè)在本次出運(yùn)貨物業(yè)務(wù)中的身份，即承運(yùn)人、貨代、船代身份的一種或是多種。如果貨代企業(yè)以自己的名義簽發(fā)運(yùn)輸單據(jù)，并表明承運(yùn)人身份，則其身份既是貨代又是承運(yùn)人，需要對(duì)整個(gè)運(yùn)輸承擔(dān)責(zé)任;如果貨代企業(yè)不以自己的名義簽發(fā)運(yùn)輸單據(jù)，只是向發(fā)貨人轉(zhuǎn)交其他承運(yùn)人簽發(fā)的運(yùn)輸單據(jù)，則其身份僅是貨代，僅需承擔(dān)貨代責(zé)任;如果貨代企業(yè)以船公司或是其他無船承運(yùn)人的代理身份簽發(fā)提單，則其身份既是貨代又是船代，需同時(shí)承擔(dān)貨代及船代責(zé)任。

3.提示并確認(rèn)清關(guān)單據(jù)。當(dāng)下各口岸都實(shí)行電子委托、電子通關(guān)，一般無需發(fā)貨人提供正本單據(jù)清關(guān)，發(fā)貨人也不會(huì)做寄送正本單據(jù)的準(zhǔn)備，如有例外需要正本單據(jù)清關(guān)的情況需要提前告知發(fā)貨人，使其提前做好準(zhǔn)備。此外，還需要根據(jù)訂艙委托書的委托項(xiàng)目確認(rèn)并告知發(fā)貨人需要提供的單據(jù)種類及正副本份數(shù)（如有需要）。不管清關(guān)是否需要正本單據(jù)，都應(yīng)該首先確認(rèn)電子版單據(jù)，且應(yīng)該在收到發(fā)貨人電子版單據(jù)的第一時(shí)間確認(rèn)是否合格，如不合格需要一次性明確告知如何修改。切忌在報(bào)關(guān)開始后才發(fā)現(xiàn)單據(jù)存在短缺或是不合格問題臨時(shí)通知客戶更改，防止因發(fā)貨人不在辦公室或是沒有相應(yīng)印章在手不能修改而延誤清關(guān)的問題發(fā)生。

4.提示并確認(rèn)報(bào)關(guān)預(yù)錄單。報(bào)關(guān)單上的內(nèi)容及數(shù)據(jù)關(guān)乎到發(fā)貨人能否正常申報(bào)出口退稅，所以貨代企業(yè)需要通知報(bào)關(guān)員在正式申報(bào)之前提供報(bào)關(guān)預(yù)錄單，并發(fā)給發(fā)貨人確認(rèn)，提示發(fā)貨人仔細(xì)確認(rèn)報(bào)關(guān)單上的品名、型號(hào)、單價(jià)、計(jì)量單位、幣制、境內(nèi)貨源地等欄目，告知其一經(jīng)確認(rèn)就不能修改，避免后期因申報(bào)錯(cuò)誤產(chǎn)生的改單行為導(dǎo)致發(fā)貨人及報(bào)關(guān)企業(yè)被海關(guān)降級(jí)的可能，或是無法改單影響到發(fā)貨人出口退稅而產(chǎn)生額外經(jīng)濟(jì)損失。

5.提示并確認(rèn)運(yùn)輸及保險(xiǎn)單據(jù)。在任何運(yùn)輸下，貨代企業(yè)在正式申請(qǐng)或是簽發(fā)運(yùn)輸及保險(xiǎn)單據(jù)之前都應(yīng)該發(fā)送確認(rèn)件給發(fā)貨人確認(rèn)，待發(fā)貨人確認(rèn)后才能自行或是要求相關(guān)合作單位出具正本，避免因運(yùn)輸及保險(xiǎn)單據(jù)不符導(dǎo)致發(fā)貨人無法交單結(jié)匯或是收回貨款的問題單產(chǎn)生。此外，在發(fā)送上述單據(jù)確認(rèn)件給發(fā)貨人確認(rèn)時(shí)，建議用不同顏色文字注明需要重點(diǎn)要確認(rèn)的欄目或是字段，以便發(fā)貨人盡快確認(rèn)。