如何做好機關事業(yè)單位人事檔案管理工作

朱春梅

摘?要：人力資源管理工作中的一項重要內容就是人事檔案管理，對于機關事業(yè)單位來說，人事檔案管理工作非常重要。不斷發(fā)展的科學技術，讓我國開始進入信息化社會，由此不斷暴露了機關事業(yè)單位在人事檔案管理中存在的問題。所以，一定要對相應完善措施予以積極采用，促進機關事業(yè)單位人事檔案管理水平的全面提升。為此，筆者結合自身工作實踐，就機關事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題展開了論述，并著重探討了新時期如何做好機關事業(yè)單位人事檔案管理工作，以供參考。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;人事檔案管理;制度

中圖分類號：F239???文獻標識碼：A

1引言

人事檔案管理工作的進步，與廣大檔案管理工作者的努力是分不開的，目前人事檔案取得成績一是領導重視，二是員工努力，才取得今天的成績，但是在人事檔案發(fā)展的過程中確實也遇到了一些瓶頸問題，但是辦法總比困難多，我單位領導一直高度重視檔案管理工作，同時我單位負責檔案管理的工作人員認真負責，做到有問題及時報，并且保持著善于反思的工作態(tài)度下，在不斷發(fā)現問題的同時，也一直致力于自身業(yè)務水平的提升，很多問題迎刃而解。

2機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要意義

在機關事業(yè)單位內部，開展人事檔案管理工作，有利于完善工作人員的基本信息、工作情況、教育經歷等多種資料信息，對員工的工作能力、工作貢獻等均有參考價值，對員工將來的職務定級、工作升遷、社會保障等諸多方面均有影響。新時期下，機關事業(yè)單位需要落實人事檔案工作，完善績效考核機制，正確的、全面的參考干部的基本情況，為機關事業(yè)單位的干部選拔提供資料支持。人事檔案管理工作不僅促進了機關事業(yè)單位內部的人力資源發(fā)展，對吸引人才留住人才也起著積極作用。而且對員工來說，人事檔案不僅是每個員工工作階段的相應記錄，而且良好的人事檔案可以體現出這個人的工作價值和社會價值。對員工以后的職稱評定、工作升遷等多方面，都有著重要意義。

3機關事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

3.1重視程度不足

目前，機關事業(yè)單位對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，錯誤地認為人事檔案管理在平時的工作中意義不大，沒有將其劃入日常工作中，然而實際上，人事檔案管理和機關單位的其他工作重要性相同，可以了解職工的工作水平，推動機關事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

3.2管理人員執(zhí)行態(tài)度不端正，執(zhí)行方式不正確

要想開展高效的人事檔案管理工作，不僅要確立起完善的制度體系，更要相關部門采用實際措施對相關的制度體系加以維護，對有關人事檔案管理規(guī)定加以深入貫徹執(zhí)行。但是，在機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的實際開展過程當中，其對人事檔案管理規(guī)定的執(zhí)行情況卻不容樂觀，存在著執(zhí)行態(tài)度不端正，執(zhí)行方法不正確的現象。具體來講，在原始檔案收集階段，由于檔案收集和傳遞的間接性。在工作態(tài)度不嚴謹的前提下，相關工作人員就未能收集起完整的人事檔案管理資料。從而為以后的人事檔案管理工作埋下隱患。在人事檔案歸納整理階段，有關工作人員也未能有計劃，有體系的將相關的資料加以有序整理。甚至出現了亂堆亂放現象。這嚴重影響著人事檔案管理工作效率的提高。

3.3人事檔案管理管理制度不完善

人事檔案管理工作如果想更加規(guī)范，就必須制定相應的章程與制度，以起到有效制約的作用。若缺少完善的制度，則管理員工便會根據自身的經驗和習慣開展工作，而不同的員工有不同的工作方式與習慣，所以勢必會讓人事檔案管理陷入一片混亂。因此需有效細化人事檔案管理工作，給予其精準的指導以及有效的約束，促進人事檔案管理精準與規(guī)范性的提升。除此之外，如今一些機關事業(yè)單位還缺乏完善的人事檔案管理制度，管理過于隨意，雜亂無章，所以加強這一方面的改善迫在眉睫。

4新時期做好機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的路徑

4.1提升檔案管理意識

機關事業(yè)單位的負責人應充分意識到人事檔案管理的意義，讓相關工作人員在平時的工作中以高度負責的態(tài)度對待工作，加強對人事檔案管理的監(jiān)督與審查，提高對檔案的認知水平。此外，有關的共組人員應樹立終身學習的意識，努力學習有關的基礎知識，學會簡單地操作計算機，提高他們應用軟件的能力和水平。在這個過程中，還需要加強對人員的管理，有規(guī)劃地開展檔案管理工作，采集有價值的檔案信息，不斷創(chuàng)新機關單位的檔案管理工作。

4.2加快推進機關事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展步伐

人事檔案之所以如此繁瑣，就是因為程序多，紙質文件繁雜，人事檔案的管理不僅僅是簡單的收集，還需要分類歸檔，定期更新。所以信息化時代的到來，也需要我們積極發(fā)展信息化檔案管理，省時省力，還易于保管，當然檔案信息化管理發(fā)展的還不夠完善，目前仍不能完全實現信息化。所以對于發(fā)展檔案管理信息化我們提出了以下建議。首先，在人事檔案管理各項工作的推進過程中，要充分利用計算機和信息化技術，在最大程度上發(fā)揮信息化的重要價值。例如，可以有效建立人才信息資源庫，使機關事業(yè)單位人力資源優(yōu)勢得到更大程度的發(fā)揮。其次，在信息網絡技術的作用下，進一步創(chuàng)新人事檔案管理模式，更有效的提升檔案管理的工作效率和質量。最后，對人事檔案管理工作者進行切實的計算機操作技能培訓，進一步提升工作的信息化管理水平。

4.3完善當前人事檔案管理制度

開展人事檔案管理工作之前，必須擁有一套完善的人事檔案管理制度，使人事檔案管理工作在制度框架中進行，嚴格規(guī)范人事檔案管理工作，全面提高檔案管理工作的科學性。加強對人事檔案管理的約束力，使人事檔案管理工作切實發(fā)揮其價值。明確規(guī)定各自崗位的職責，細化人事檔案管理環(huán)節(jié)，增強人事檔案的價值。

4.4提高人事檔案管理員工的素質

員工在人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。從上述分析中我們能夠知曉，人事檔案管理人員的素質將直接影響到檔案管理工作質量的高低，所以為了保證機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作更好地進行，就一定要將員工自身的素質提高，進而必須把以下幾點做好：首先，定期開展員工素質培訓，以不斷提升員工的素質，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，將人事檔案管理人員的專業(yè)素質提升，機關事業(yè)單位可鼓勵員工積極展開學習，促進自身相關素質的提高。最后，鼓勵進步員工，為其他員工做好帶頭表率作用，讓不斷學習的良好氛圍形成于機關事業(yè)單位內部。

5結束語

綜上所述，為了適應機關事業(yè)單位的新時期發(fā)展，干部人事檔案管理創(chuàng)新，要從體制、技術、方法及思想入手，轉變干部及領導對人事檔案管理的認識，增強全體干部人員對檔案管理的重視;提升干部人事檔案管理人員的專業(yè)能力及信息素養(yǎng)，樹立新的檔案管理理念;引進信息技術及大數據技術，實現干部人事檔案管理的現代化及數字化發(fā)展。

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