涉外婚姻登記檔案管理存在的問題及改進(jìn)

王芳

涉外婚姻家庭和諧是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要基礎(chǔ)和必要條件。涉外婚姻登記是結(jié)婚和離婚這種民事行為在法律上的體現(xiàn)，是促進(jìn)婚姻家庭和社會(huì)和諧發(fā)展的法律保證。進(jìn)一步加強(qiáng)和完善涉外婚姻登記檔案工作是時(shí)代發(fā)展的要求，是依法行政的要求，也是人民群眾維護(hù)自身權(quán)益的要求。

一、涉外婚姻登記檔案管理存在問題

（一）涉外婚姻登記部門的改變?2019年2月20日起，山東省民政廳規(guī)定：“山東省內(nèi)辦理涉及外國籍公民、涉及港澳臺(tái)地區(qū)居民、涉及華僑等婚姻登記的當(dāng)事人，可攜帶相關(guān)證件和證明材料，前往男方或者女方的戶籍所在地由省民政廳指定的婚姻登記處辦理婚姻登記業(yè)務(wù)。”也就是說，隨著簡政放權(quán)和各地政府便民服務(wù)業(yè)務(wù)的不斷推進(jìn)，各地涉外婚姻登記業(yè)務(wù)下放到地級(jí)市（含部分區(qū)縣）直接辦理。而此次改革前的全省境內(nèi)所有涉外婚姻登記業(yè)務(wù)，都必須到位于濟(jì)南的山東省民政廳涉外婚姻和涉外收養(yǎng)登記服務(wù)中心辦理。隨著涉外婚姻登記管理體制的改變，今后江蘇省地市級(jí)（含部分區(qū)縣）的民政部門可以辦理涉外婚姻登記業(yè)務(wù)，但是具體登記形成的檔案實(shí)體和信息都留存在地市級(jí)（含部分區(qū)縣）的民政部門，如何保證這些檔案材料符合統(tǒng)一登記的格式要求、保管要求，以及最終歸檔數(shù)據(jù)如何統(tǒng)一管理等，都存在許多不明確的問題。

（二）全省涉外婚姻登記檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題?目前，民政系統(tǒng)使用全國婚姻登記信息系統(tǒng)、全國涉外婚姻登記信息系統(tǒng)。中國籍公民在國內(nèi)登記結(jié)婚，可以通過全國婚姻登記信息系統(tǒng)開展實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)登記。而涉外婚姻登記，由于體制問題以前只在省級(jí)登記機(jī)關(guān)登記，還無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)登記。另外，這兩個(gè)系統(tǒng)雖然在民政部門實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，但是各級(jí)地方綜合檔案部門卻無法登錄和具備查詢權(quán)限，各級(jí)檔案部門一般只能在接收移交的婚姻登記檔案后，由地方綜合檔案館各自建立專題數(shù)據(jù)庫。山東省檔案館接收山東省涉外婚姻和涉外收養(yǎng)登記服務(wù)中心的所有山東省涉外婚姻登記檔案。但是，隨著全省涉外婚姻登記檔案業(yè)務(wù)管理體制的改變，今后山東省涉外婚姻登記可在17個(gè)轄市的64個(gè)區(qū)縣同時(shí)辦理。涉外婚姻登記權(quán)限“下放”后，將給山東人嫁“洋女婿”、娶“洋媳婦”帶來極大便利。全省涉外婚姻登記的具體模式，由省民政廳集中辦理轉(zhuǎn)為省內(nèi)各個(gè)地級(jí)市（縣區(qū)）的登記機(jī)關(guān)辦理，檔案最終移交到地方綜合檔案館。為方便百姓利用必須建立全省涉外婚姻登記檔案中心，便于統(tǒng)一匯總數(shù)據(jù)，同時(shí)在各地市建立涉外婚姻登記檔案的數(shù)據(jù)分中心，定期向全省涉外婚姻登記檔案中心匯總數(shù)據(jù)。要明確涉外婚姻登記檔案各類數(shù)據(jù)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，包含全宗號(hào)、目錄號(hào)、件號(hào)、頁數(shù)、保管期限、登記日期、登記雙方姓名、性別、出生日期、職業(yè)、文化程度、常住戶口所在地、國籍、身份證件號(hào)碼、婚姻登記性質(zhì)、婚姻登記（結(jié)婚、離婚、補(bǔ)領(lǐng)結(jié)婚、補(bǔ)領(lǐng)離婚、撤銷婚姻）證書編號(hào)、婚姻登記處、檔案實(shí)體存放處等信息。

（三）移交后的涉外婚姻登記檔案的數(shù)據(jù)回溯問題

涉外婚姻登記分為結(jié)婚登記、補(bǔ)領(lǐng)結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)領(lǐng)離婚登記、撤銷婚姻登記、登記部門綜合管理等各類材料。在實(shí)踐中，由于當(dāng)事人的離婚和撤銷婚姻登記的變更發(fā)生，將影響涉外婚姻登記檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)記錄的有效性、準(zhǔn)確性，故而涉外婚姻登記系統(tǒng)發(fā)生離婚和撤銷登記信息的變動(dòng)時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫要及時(shí)與涉外婚姻登記部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接，才能通過不斷的數(shù)據(jù)回溯保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

二、加強(qiáng)涉外婚姻登記檔案管理的對(duì)策

（一）.推動(dòng)全省各級(jí)綜合檔案館建立跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制

在山東省級(jí)區(qū)域內(nèi)，應(yīng)積極推進(jìn)各級(jí)綜合檔案館建立跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制，要求省、市、縣（區(qū)）的三級(jí)綜合檔案館都要實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)查檔，也就是“一館受理、跨館出證”，每個(gè)綜合檔案館都可以受理查檔申請(qǐng)，通過協(xié)調(diào)機(jī)制向檔案所在的綜合檔案館發(fā)出協(xié)查請(qǐng)求，來共同完成異地查檔的業(yè)務(wù)。目前，山東省各級(jí)綜合檔案館雖然整體信息化水平很高，還是需要建立三級(jí)綜合檔案館的跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制，才能真正實(shí)現(xiàn)民生檔案的“一館受理、跨館出證”，真正實(shí)現(xiàn)便民服務(wù)，為建立長三角“三省一市”跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制，起到積極的推動(dòng)作用。

（二）.積極推進(jìn)全省涉外婚姻登記檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

只有建立山東省涉外婚姻登記檔案數(shù)據(jù)庫和跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制，才能夠保證全省任何一個(gè)綜合檔案館都可以通過共享平臺(tái)快速檢索到跨館的涉外婚姻登記檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)“異地查檔，跨館出證”。目前，很多涉外婚姻登記檔案信息在受理的基層綜合檔案館，還無法直接實(shí)現(xiàn)在線查詢，百姓查檔非常不便，而且增加了查檔成本，還需要通過數(shù)據(jù)平臺(tái)向檔案館發(fā)出協(xié)查請(qǐng)求函，才能將檔案信息反饋到受理檔案館，因此，全省應(yīng)大力推進(jìn)百姓利用率高的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

（三）.不斷推進(jìn)全省涉外婚姻登記檔案資源體系建設(shè)

如果要實(shí)現(xiàn)全省各級(jí)綜合檔案館的跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制，重要的是要建立涉外婚姻登記檔案資源體系。各級(jí)綜合檔案館與各級(jí)涉外婚姻登記部門、地方政府的信息服務(wù)部門應(yīng)建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，積極推進(jìn)涉外婚姻登記檔案資源整合工作。今后，涉外婚姻登記檔案保管在各級(jí)綜合檔案館和各級(jí)涉外婚姻登記部門，這就要求在建立檔案資源體系時(shí)，各級(jí)綜合檔案館不僅要牽頭將館藏的涉外婚姻登記檔案進(jìn)行整合，還要督促各級(jí)民政部門將涉外婚姻登記檔案或檔案數(shù)據(jù)定期移交給檔案館，否則不僅本行政區(qū)的涉外婚姻登記檔案資源體系無法建立起來，還會(huì)制約全省涉外婚姻登記檔案資源體系的形成。