高校財務(wù)信息化之投遞式報銷相關(guān)問題探討

王川

【摘要】投遞式報銷的產(chǎn)生給高校財務(wù)和報銷人員提供了便利。文章對于投遞式報銷的現(xiàn)狀及利弊進行分析，并針對現(xiàn)存問題提出改進建議，對于提高高校財務(wù)核算服務(wù)質(zhì)量有著重要的意義。

【關(guān)鍵詞】高校財務(wù)；信息化；投遞式報銷；審批系統(tǒng)

【中圖分類號】G647.5

一、高校財務(wù)信息化建設(shè)的重要性

隨著高校的不斷擴招和國家對高校科研經(jīng)費投入的增加，高校的經(jīng)濟活動越來越復(fù)雜而且金額越來越大，給高校的財務(wù)核算服務(wù)工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)場報銷的方式經(jīng)常會出現(xiàn)大量的人員排隊，因為單據(jù)不齊全重復(fù)跑路等問題，消耗了財務(wù)經(jīng)辦人員大量的寶貴時間，傳統(tǒng)的手工報銷方式已經(jīng)不能滿足日益增長的會計核算服務(wù)需求。高校會計信息化改革迫在眉睫，會計信息化建設(shè)在高校財務(wù)工作中的重要性日益凸顯。會計信息化不僅可以提高會計核算服務(wù)的效率和質(zhì)量，保障高校的科研教學(xué)等經(jīng)濟活動的順利開展；同時也有利于實現(xiàn)財務(wù)信息公開透明，對高校的經(jīng)濟活動進行有效監(jiān)督；改進財務(wù)的預(yù)決算分析，提升高校的預(yù)算管理水平；促進學(xué)校各部門之間財務(wù)信息共享，提升高校的財務(wù)管理水平，對于服務(wù)高校的各項管理決策工作具有重要意義。會計信息化建設(shè)涉及財務(wù)工作的方方面面，在財務(wù)工作量逐年增加，但是財務(wù)人員數(shù)量有限的情況下，如何提高基層財務(wù)的工作效率，提高會計核算的服務(wù)水平，提升高校師生的財務(wù)服務(wù)體驗成為亟待解決的問題，而會計信息化建設(shè)在解決這些問題方面起著不容忽視的重要作用。

二、投遞式報銷的現(xiàn)狀及利弊分析

目前高校財務(wù)的報銷方式主要為取得相關(guān)票據(jù)，填寫報銷單，找到相關(guān)負責(zé)人逐級簽字審批，將審批完的票據(jù)及報銷單交至財務(wù)，等待現(xiàn)場審核報銷。在這個過程中，一方面經(jīng)辦人員由于排隊、簽字耗費了大量時間；另一方面財務(wù)的審核人員在處理現(xiàn)場報銷業(yè)務(wù)的同時還要接聽并回復(fù)大量的咨詢電話，隨著報銷單據(jù)及報銷排隊人數(shù)的增加，工作壓力也越來越大；當(dāng)報銷業(yè)務(wù)出現(xiàn)問題，不符合報銷規(guī)定，經(jīng)辦人員不能理解的時候，雙方都面臨著很大的壓力，很容易出現(xiàn)矛盾沖突。為了提高財務(wù)核算的服務(wù)質(zhì)量，很多高校采取了投遞式報銷的方式，開發(fā)并使用自助投遞機成為了眾多高校的選擇。

（一）投遞式報銷的優(yōu)勢

投遞式報銷，主要是由經(jīng)辦人員登錄學(xué)校的財務(wù)報銷系統(tǒng)，輸入相關(guān)的院系及項目編號，填寫報銷事由及金額，提交并打印之后，找到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后將紙質(zhì)材料投遞至自助投遞機，財務(wù)部門每天定期取單、分發(fā)，由財務(wù)審核人員復(fù)核紙質(zhì)材料，確認無誤后，通過掃描二維碼進行系統(tǒng)接單、制單，并通過網(wǎng)銀進行付款。

在投遞式報銷下，經(jīng)辦人員填寫報銷單不受時間和空間的限制，無論在家還是在學(xué)校都可以操作。自助式投遞機可以投放在學(xué)校不同的位置：教學(xué)樓、辦公樓、甚至校內(nèi)的銀行等金融機構(gòu)，24小時開放。投遞式報銷方便師生隨時隨地投遞，打破了空間和時間的限制，滿足了師生使用零碎時間就近投遞報銷的需求，并且解決了大量人員排隊等待的問題，大大節(jié)省了報賬的時間。另一方面，對于財務(wù)審核人員來說，在制單的過程中，可以減少部分手工錄入的工作，提高了工作效率；同時因為減少了面對面辦事的接觸，財務(wù)人員可以專心核算或者接聽電話，不需要同時做幾件事情，大大降低了出錯率；對于不符合財務(wù)規(guī)定的報銷事項，可以通過發(fā)信息和打電話溝通，減少了面對面發(fā)生沖突的機會，既提升了師生的服務(wù)體驗，又減輕了財務(wù)人員的心理壓力。

（二）投遞式報銷的問題分析

1.問題單據(jù)往返跑路

由于投遞式報銷不需要經(jīng)辦人員到現(xiàn)場辦理，而很多投遞報銷單的師生并不是專業(yè)的財務(wù)人員，對于國家的財經(jīng)政策和學(xué)校的報銷規(guī)定不是很熟悉，經(jīng)常會出現(xiàn)一些不符合報銷規(guī)定的單據(jù)，例如：發(fā)票少簽字、少驗證真?zhèn)?、審批手續(xù)缺失、報銷材料不齊等，在投遞過程中遇到這種情況都需要財務(wù)審核人員逐一通知經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員再次來到財務(wù)部門，拿回單據(jù)，補充完整后重新投遞，增加了問題單據(jù)的往復(fù)次數(shù)。

2.審批簽字流程復(fù)雜，等候時間長的問題沒有解決

投遞式報銷中，相關(guān)票據(jù)的審批簽字需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提前在報銷單據(jù)上簽好字才可以投遞報銷。高校的財務(wù)政策性強，管理規(guī)定比較復(fù)雜，審批流程比較多，在報銷過程中，區(qū)分不同的業(yè)務(wù)類型、不同的金額大小、不同的部門等，都需要不同的審批人簽字，比如，一筆大額設(shè)備費用付款，很可能需要項目負責(zé)人審批，院系主管領(lǐng)導(dǎo)審批，設(shè)備處審批，財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)審批等。但是因為高校負責(zé)審批簽字的人有一部分并不是專職的行政人員，而是擔(dān)任教學(xué)科研工作的一線教師，經(jīng)常會出現(xiàn)出差不在單位或者開會不方便簽字的情況，并且不同的審批簽字人的辦公地點也不同，如果一項業(yè)務(wù)涉及幾個領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字，經(jīng)辦人員就需要跑幾個地方找不同人簽字，遇到找不到的情況還需要長期等待，最后完成審批簽字的時間很長，一項業(yè)務(wù)從發(fā)起到完成需要經(jīng)過漫長的等待和重復(fù)跑路。如果在提交財務(wù)審核后，發(fā)現(xiàn)簽字不對或者缺少簽字的情況還需要取回單據(jù)，重新申請，再次等待，開始再一次艱難的簽字之旅。這種情況下，從發(fā)起報銷事件到最終報銷完畢，還是需要比較長的時間。

3.借款沖賬無法實現(xiàn)完全的投遞

對于部分辦學(xué)規(guī)模較大的院校，由于學(xué)校的教學(xué)辦公地點分散，為了方便師生辦理業(yè)務(wù)，財務(wù)的辦公場所不只一個。對于老師提前辦理了借款需要沖賬的業(yè)務(wù)，由于借款的時候填寫了紙質(zhì)的報銷單并提交了相關(guān)的合同協(xié)議等材料，所以沖賬的時候，需要老師到當(dāng)時借款的財務(wù)辦公場所查找自己當(dāng)時的借款材料，才能沖賬報銷。在此類業(yè)務(wù)當(dāng)中，投遞式報銷失去了其隨時隨地投遞報銷的優(yōu)勢。

三、解決投遞式報銷相關(guān)問題的對策

（一）減少問題單據(jù)往返跑路

自助式投遞報銷產(chǎn)生往返跑路的原因主要是單據(jù)不符合財務(wù)的相關(guān)規(guī)定。高校財務(wù)的政策性強、專業(yè)性強，而且財務(wù)制度主要是文字形式表現(xiàn)，對于大多數(shù)從事報銷的非專業(yè)財務(wù)人員來說理解困難，同類型的經(jīng)濟業(yè)務(wù)對于不同的經(jīng)辦人員可能就會產(chǎn)生偏差，產(chǎn)生不同的理解，出現(xiàn)反復(fù)補充修改材料的情況。建議可以使用流程圖、視頻教學(xué)、舉例示范等多種方式使財務(wù)制度更加通俗易懂，減少因為理解錯誤產(chǎn)生問題導(dǎo)致的重復(fù)跑路。此外，高校從事財務(wù)報銷的人員很大一部分并非專職的財務(wù)，還有繁重的科研工作或者其他的行政工作，而且部分報賬人員的年齡偏大，財務(wù)知識缺乏并且老化、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，同時由于工作量大，且種類復(fù)雜、繁多，沒有時間參加財務(wù)舉辦的各種培訓(xùn)，以至于不能及時了解學(xué)校財務(wù)的相關(guān)規(guī)定和變化，對于報銷的手續(xù)和流程不能掌握。針對這個問題建議開展經(jīng)常性的線上或者線下多種方式的培訓(xùn)，可以采用線上打卡、微信推廣、現(xiàn)場簽到等方式增加被培訓(xùn)人員的參與度；此外還可以在報銷系統(tǒng)增加報銷材料說明等方式提升報賬人員對于財務(wù)規(guī)定的理解，減少出錯率。

（二）提高簽字審批效率，減少簽字審批的等待時間

1.財務(wù)簽字審批系統(tǒng)的開發(fā)

由于財務(wù)對外付款是經(jīng)辦人員在辦理對外付款業(yè)務(wù)過程的終端環(huán)節(jié)，一旦經(jīng)辦人員完成了投遞，意味著已經(jīng)經(jīng)歷了各種漫長的簽字審批和材料準備的過程，這時候如果被財務(wù)人員通知由于材料不齊，簽字不全等原因退回，需要重新簽字審批，很容易將矛盾集中在前臺的財務(wù)審核人員和經(jīng)辦人員之間，既降低了師生的財務(wù)服務(wù)體驗，也會降低財務(wù)人員的工作效率。鑒于高校的財務(wù)管理相對嚴謹?shù)臓顩r，為了減少經(jīng)辦人員在簽字過程中的重復(fù)跑路，針對線下審批簽字等待時間漫長的問題，建議開發(fā)線上審批系統(tǒng)，并且將線上審批系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接，減少重復(fù)跑路的問題。

針對線上審批簽字系統(tǒng)的開發(fā)，筆者設(shè)想如下：報銷人員在自助報賬系統(tǒng)填寫相關(guān)的財務(wù)報銷事項，并上傳發(fā)票、合同等相關(guān)附件，提交至相關(guān)院系領(lǐng)導(dǎo)及校級相關(guān)部門審批，等事項審批完成后，由系統(tǒng)反饋至經(jīng)辦人員。審批意見分為兩種，同意與不同意。同意的情況，經(jīng)辦人員可以將報銷單據(jù)在網(wǎng)上提交并打印，通過自助投遞機進行投遞，此種情況在報銷單和財務(wù)系統(tǒng)均可體現(xiàn)簽字審批的意見，財務(wù)收到報銷單后直接進行處理；不同意的情況，審批人員會將審批意見及需要補充的材料通過審批系統(tǒng)反饋至經(jīng)辦人員，由經(jīng)辦人員進行補充完善后重新提交審批，直至審批通過之后再打印報銷單，提交財務(wù)。

審批系統(tǒng)建立的困難除了在于需要全校院系師生及部門的全力配合，還在于不同金額、不同業(yè)務(wù)類型、不同院系的財務(wù)規(guī)定可能不盡相同，要財務(wù)經(jīng)辦人員完全掌握比較困難，如何將各個院系的特殊財務(wù)規(guī)定和學(xué)校乃至國家的財務(wù)規(guī)定都融合進入審批系統(tǒng)，減少財務(wù)經(jīng)辦人員的記憶成本，實現(xiàn)審批流程的標準化，減少審批的往復(fù)過程，提高工作效率，減少等待時間等非常重要。針對以上困難提出以下建議：對于全校不同部門的特殊規(guī)定，可以搜集整理，并嵌入到財務(wù)報銷系統(tǒng)；對于不同院系的領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，建議搜集有關(guān)人員的電子簽名，開發(fā)多種簽字方式，分為電腦端和移動端、手寫、上傳圖片附件等；對于不同院系報銷規(guī)定的特殊之處，建議區(qū)分一般規(guī)定（即所有院系都要遵守的財務(wù)規(guī)定）和特殊規(guī)定兩部分，一般規(guī)定直接在報銷系統(tǒng)中鎖定，對于特殊規(guī)定，各個院系提交需求，分類別嵌套進入整體的審批系統(tǒng)，而報銷系統(tǒng)除了一般分類日常報銷、差旅費報銷、借款等，在此分類的基礎(chǔ)上根據(jù)需要下設(shè)特殊審批類別，例如：固定資產(chǎn)和材料類、后勤類、會議類、學(xué)生相關(guān)類、人工勞務(wù)類、科研類等，每個類別再根據(jù)金額進行分級，每個金額的層級需要哪些領(lǐng)導(dǎo)簽字分別嵌入系統(tǒng)。根據(jù)經(jīng)費使用的項目所屬院系，系統(tǒng)篩選是否顯示以及如何逐級顯示審批層級。具體操作流程可以簡單用流程圖列示（見圖1）。

在整個審批流程中，審批意見的反饋以及提醒可以通過微信、短信以及APP等方式實時推送，提高審批效率。審批系統(tǒng)的上線可以大大節(jié)省經(jīng)辦人員在學(xué)校復(fù)雜的審批制度規(guī)定下的跑路時間以及等待時間，同時，使用審批系統(tǒng)可以規(guī)范簽字流程，減少經(jīng)辦人員由于不熟悉財務(wù)規(guī)定而漏簽、少簽發(fā)生的錯誤，降低出錯率和返工率。審批人員無論是否在學(xué)校，無論任何時間都可以進行審批，徹底解決了傳統(tǒng)財務(wù)報銷中由于領(lǐng)導(dǎo)出差開會等不能及時審批的情況，完全打破了時間空間的限制，提高經(jīng)辦人員的辦事效率。

2.合同審批系統(tǒng)的開發(fā)

在財務(wù)報銷過程中，領(lǐng)導(dǎo)簽字審批需要大量的往返跑路和時間成本，另外合同的簽署和蓋章需要消耗大量精力，合同審核蓋章所需要經(jīng)歷的流程復(fù)雜，時間漫長。經(jīng)辦人員在合同簽署的過程中需要往返多次，奔波于多個部門之間，一筆科研業(yè)務(wù)的對外支付可能因為合同簽訂的復(fù)雜流程而延長了付款時間，然而對于大額支付業(yè)務(wù)，財務(wù)人員又不能在沒有合同的情況下進行辦理，最后付款時間長、辦事效率低的矛盾集中在了財務(wù)。針對此種情況，建議可以實現(xiàn)合同的網(wǎng)上審核及蓋章，并將最終審核通過、蓋章完成的合同掃描件上傳并且關(guān)聯(lián)至財務(wù)系統(tǒng)，便于財務(wù)查看和備案，減少經(jīng)辦人員因為合同問題的等待時間及往返跑路成本，提高辦事效率。

（三）借款材料電子化，實現(xiàn)沖賬業(yè)務(wù)的投遞式報銷

現(xiàn)在的高校借款，大部分是網(wǎng)上申請、打印、投遞紙質(zhì)材料，財務(wù)留存紙質(zhì)借款單及合同協(xié)議等相關(guān)材料，沖回借款的時候需要持查驗的發(fā)票及真?zhèn)蔚认嚓P(guān)單據(jù)到財務(wù)找到相關(guān)的借款卡片和借款單據(jù)進行沖賬。不能完全實現(xiàn)投遞式報銷，對于大型的院校，財務(wù)部門分區(qū)核算報銷的情況下也不能跨區(qū)報銷，提高了財務(wù)經(jīng)辦人員報賬的時間成本。

針對這種情況，建議在借款業(yè)務(wù)中，在實現(xiàn)了線上的簽字審批和線上的合同審批的前提下，可以將兩個審批系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)，在借款業(yè)務(wù)發(fā)生時，財務(wù)人員可以在財務(wù)系統(tǒng)中查看借款業(yè)務(wù)相關(guān)的線上審批情況，同時要求經(jīng)辦人員上傳借款業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議等附件以及審批簽字的電子版材料，并且在財務(wù)報銷系統(tǒng)中生成電子借款單，借款業(yè)務(wù)不留存合同協(xié)議等紙質(zhì)材料。在沖賬業(yè)務(wù)發(fā)生的時候，由財務(wù)經(jīng)辦人員在網(wǎng)上填寫沖賬業(yè)務(wù)的日常報銷單，并投遞發(fā)票以及所有的紙質(zhì)附件材料，包括合同協(xié)議及相關(guān)的審批手續(xù)的紙質(zhì)材料；同時給所有的財務(wù)審核人員進行授權(quán)，打破院系和財務(wù)分區(qū)的限制，任何一個審核人員都可以在系統(tǒng)中調(diào)取相關(guān)的電子借款單和合同協(xié)議等電子版借款材料，收到紙質(zhì)材料的審核人員復(fù)核電子版材料和紙質(zhì)版材是否一致，沒有問題就可以進行沖賬，從而實現(xiàn)沖賬業(yè)務(wù)的自助投遞報銷。

四、結(jié)語

在日新月異的現(xiàn)代化進程中，隨著工作節(jié)奏的日益加快，高校財務(wù)有許多需要改進的地方，而財務(wù)的電子化、信息化的不斷進步是大勢所趨，這也是提升師生的財務(wù)服務(wù)體驗的重中之重，給現(xiàn)代高校的財務(wù)核算服務(wù)工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)和機遇，相信隨著改革的逐步深入，我國高校的財務(wù)核算服務(wù)工作一定會實現(xiàn)質(zhì)的飛越。

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