淺談新形勢下檔案工作的重要性

劉愛華?柴常廷

摘 要：檔案作為文書以及其他資料的重要集合，是單位信息資源管理的核心，對單位各項工作具有重要的指導意義。新形勢下，做好檔案工作，豐富檔案內(nèi)容，減少管理成本對于單位發(fā)展意義重大。過去一段時間內(nèi)，部分單位仍然未將檔案工作作為一項基礎(chǔ)性工作來抓，沒有充分認識到檔案工作的重要性。故此，文章首先就從時代背景的角度談檔案工作的重要性，其次分析檔案工作中存在的常見問題，最后提出科學化的建議，旨在進一步推動檔案工作朝著高質(zhì)量、高效率的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：重要性;檔案工作;新形勢;對策;問題

1 新形勢下做好檔案工作的重要性

1.1 避免信息丟失，確保信息價值

檔案資源門類和數(shù)量都較多，管理難度大，一旦出現(xiàn)紕漏，將會導致單位相應的信息資源丟失，影響單位決策[1]。從這個視角來看，要善于抓住檔案工作的主要矛盾，細化工作流程，規(guī)范工作內(nèi)容，避免信息資源出現(xiàn)丟失，準確、全面地反映某項工作的全貌。除此之外，檔案資源能夠服務(wù)于單位決策，能夠為單位領(lǐng)導者提供更多決策參考。做好檔案工作，實現(xiàn)條理分明、齊全完整、應收盡收，能夠進一步發(fā)揮檔案資源在決策服務(wù)領(lǐng)域的價值?？偠灾滦蝿菹乱匾暀n案工作，避免檔案工作邊緣化，真正挖掘其潛在價值。

1.2 實現(xiàn)文書處理與檔案管理的有效銜接

在眾多檔案資源中，文書類檔案所占比重較高，其內(nèi)容也較為重要。做好檔案工作，優(yōu)化檔案立卷歸檔的內(nèi)容和流程，能夠進一步確保文書整理有條理，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置。除此之外，文書檔案的整理質(zhì)量會直接影響檔案工作的質(zhì)量，影響檔案的利用率。做好檔案工作，可以提升檔案的檢索效率和質(zhì)量，便于后期相關(guān)人員進行查閱。

2 新形勢下檔案工作中存在的常見問題

2.1 檔案管理機制不科學

當下，部分單位檔案管理工作存在漏洞，不利于管理成本的減少以及管理實效的提升。之所以存在這種轉(zhuǎn)狀況，主要是檔案管理機制不科學[2]。具體而言，一是立卷歸檔的范圍不清晰，立卷歸檔這一前置性工作不規(guī)范，影響后期的利用和管理。部分單位沒有按照本單位的具體業(yè)務(wù)特點以及管理需求設(shè)置相應的立卷歸檔范圍。二是分工不明、職責不清。一方面，檔案管理部門與其他部門的管理職責不清晰，導致所有與檔案有關(guān)的事項都被歸入檔案管理部門。實質(zhì)上，從銜接配合與高效處理的角度來看，其他部門事前對相應文件資源進行整理，能夠減少檔案管理部門的壓力，提升管理實效。然而，實踐中檔案管理部門“統(tǒng)攬”的現(xiàn)象仍然較多。另一方面，檔案管理部門內(nèi)部各個專責之間分工清晰，難以打造專業(yè)化、科學化的管理模式，也不利于責任落實和績效考核。三是制度缺失，剛性約束不足。部分單位沒有嚴格《檔案法》以及上級單位的相關(guān)規(guī)定制定出符合本單位實際工作狀況的規(guī)章制度，導致管理范圍、管理內(nèi)容、管理流程不

科學。

2.2 檔案信息化建設(shè)滯后

信息技術(shù)與檔案工作的融合是大勢所趨，如果不能科學利用信息技術(shù)，難以適應電子化辦公的要求，不利于減輕檔案管理成本。當前，部分單位檔案信息化建設(shè)仍然處于初步階段，沒有充分挖掘信息技術(shù)的特點和優(yōu)勢。一是軟硬件設(shè)施缺失，檔案工作環(huán)境有待優(yōu)化。一方面，高速掃描儀、復印裝訂一體機、微縮相機、高性能計算機等硬件缺乏。另一方面，檔案管理系統(tǒng)功能不完善，無法與單位檔案管理工作進行有效銜接。二是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，尚未針對不同類型檔案建設(shè)相應的數(shù)據(jù)庫，資源統(tǒng)籌力度、配置力度仍然有待加強。

2.3 人才培訓工作不高效

近幾年來，隨著學界關(guān)于檔案學研究不斷加深，加之相應的檔案管理模式、檔案管理技術(shù)不斷更新，檔案工作的內(nèi)容以及要求均發(fā)生了變化。然而，部分單位人才培訓工作內(nèi)容單一，檔案人才建設(shè)工作尚未取得成效[3]。一是習慣于從傳統(tǒng)檔案管理的視角對人員進行培訓，尚未從信息化應用、檔案共享等角度對人員進行培訓。二是培訓課程過于理論化，案例教學、實踐演練等培訓模式尚未應用至培訓工作當中。三是檔案安全保密培訓工作滯后，單純從管理視角進行培訓，忽視后期的安全保密工作，存在一定的安全隱患。

3 新形勢下做好檔案工作的對策

3.1 健全檔案管理機制

在檔案工作規(guī)劃和部署過程中，必須要健全檔案管理機制，堅持引導為先。一是明確立卷歸檔的內(nèi)容、標準以及范圍，從事前角度把控立卷歸檔工作，避免出現(xiàn)后期重新處理的現(xiàn)象，提升檔案檢索和查閱的實效，減少管理成本。同時，歸檔范圍的設(shè)置要與單位具體管理需求相匹配。二是要細化分工和職責，理順檔案管理部門與其他部門、檔案管理部門內(nèi)部人員之間的關(guān)系?？傮w而言，要堅持統(tǒng)籌規(guī)劃以及合理配置的基本原則對分工予以具體化。一方面，要進一步加強檔案管理部門與其他部門的銜接，設(shè)置前置處理程序，由外部單位相關(guān)專責負責整理后送交檔案部門進行檢查與歸檔。另一方面，可以結(jié)合檔案的類型來明確檔案管理人員之間的分工，實現(xiàn)專業(yè)化管理。三是要加快建章立制，加強剛性約束，減少不規(guī)范的現(xiàn)象。單位要立足于《檔案法》以及上級單位的相關(guān)規(guī)定對相應的內(nèi)容進行細化和明確，保障檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。

3.2 強化檔案信息化建設(shè)

借助信息技術(shù)對檔案資源進行科學管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，應對當前日益復雜的檔案管理工作。一是要合理配置軟硬件設(shè)施，做到資源最大化應用。單位可以根據(jù)本單位的檔案類別、數(shù)量以及單位資金狀況采購相應的設(shè)備。通常而言，文書類檔案較多的單位應當配備高速掃描儀、復印裝訂一體機等設(shè)備;圖紙類檔案較多的單位則應當配備微縮相機。此外，要及時更新并改進檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能可以滿足單位檔案管理人員需求。二是要探索建設(shè)相應的檔案數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮檔案資源在決策領(lǐng)域的作用，實現(xiàn)資源統(tǒng)籌利用和高效配置，彰顯檔案工作的價值。

3.3 更新人才培訓工作內(nèi)容

人才是檔案工作不可或缺的基礎(chǔ)，單位應當予以重視。一是要緊跟時代發(fā)展趨勢，立足于現(xiàn)代化管理、信息化管理的要求設(shè)置培訓內(nèi)容，拓寬檔案管理人員的思路。二是要優(yōu)化培訓課程體系，通過案例教學、實踐演練等方式提升檔案管理人員的實操水平和技能水平。三是注重從檔案安全保密的角度對檔案人才進行培訓，切實保障檔案資源的完整性。一方面，要做好安全保密宣貫工作，嚴格安全保密的責任，提升責任意識。另一方面，要從檔案室管理、檔案線上終端管理的角度進行安全培訓，做到安全管控不留“死角”。

4 結(jié)束語

從檔案學的視角來看，檔案是具有一種法定效力和特定效力的信息資源，是單位內(nèi)外協(xié)調(diào)、溝通、聯(lián)系的重要媒介，是單位各項工作的憑證。做好檔案工作，不僅能夠避免信息丟失，確保信息價值，而且能夠?qū)崿F(xiàn)文書處理與檔案管理的有效銜接，全面提升單位整體的管理效能。當前，檔案工作中仍然存在檔案管理機制不科學、檔案信息化建設(shè)滯后以及人才培訓工作不高效等問題，影響檔案價值發(fā)揮。故此，既要加強頂層設(shè)計，明確檔案工作目標，轉(zhuǎn)變檔案工作觀念，也要立足于問題開展工作。具體而言，一是要健全檔案管理機制;二是要強化檔案信息化建設(shè);三是要更新人才培訓工作內(nèi)容。

參考文獻

[1]康海濤.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化[J].中外企業(yè)家，2020（05）：148.

[2]康海濤.事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理[J].中外企業(yè)家，2020（04）：150.

[3]楚姜華.關(guān)于新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].才智，2020（03）：207.