新時(shí)代干部人事檔案精細(xì)化管理探究

史麗波　李瑩?王領(lǐng)

【摘要】新時(shí)代對(duì)干部人事檔案工作提出新要求，本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查分析，提出從管理職能制度、檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理、信息化建設(shè)與利用服務(wù)等方面采取有效措施，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案精細(xì)化管理。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代;干部人事檔案;檔案管理;精細(xì)化管理

干部人事檔案是重要的專(zhuān)門(mén)檔案，是黨和國(guó)家干部工作的重要組成部分。要落實(shí)全國(guó)組織工作會(huì)議和從嚴(yán)管理干部的要求，貫徹執(zhí)行新的《干部人事檔案工作條例》，加力推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與精細(xì)化管理，充分發(fā)揮應(yīng)有作用，檔案工作者應(yīng)著力思考與探索。

一、新時(shí)代干部人事檔案工作面臨新要求

新《條例》的發(fā)布實(shí)施，為新時(shí)代干部人事檔案工作提供了基本遵循和新的更高要求。

（一）檔案工作明確高定位。為貫徹新時(shí)代黨的組織路線和從嚴(yán)管理干部的要求，檔案部門(mén)必須提高政治站位，做到

“四個(gè)堅(jiān)持”、遵循“五項(xiàng)原則”，使干部人事檔案在人才評(píng)鑒選用、維護(hù)干部合法權(quán)益等方面發(fā)揮重要作用，很好地服務(wù)黨的建設(shè)新的偉大工程，服務(wù)新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)，真正成為新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源。

（二）對(duì)工作人員提出高標(biāo)準(zhǔn)。干部人事檔案工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治機(jī)密性、科學(xué)文化性和信息技術(shù)性等性質(zhì)突出的業(yè)務(wù)管理工作。該項(xiàng)工作政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)要求高，對(duì)檔案工作人員提出高標(biāo)準(zhǔn)，須選配政治素質(zhì)好、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的黨員干部從事干部人事檔案工作。

（三）業(yè)務(wù)管理全方位嚴(yán)要求。對(duì)干部人事檔案各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)和工作程序，全面提出從嚴(yán)要求。加強(qiáng)鑒定工作，新增檔案審核內(nèi)容，尤其對(duì)“三齡兩歷一身份”、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和獎(jiǎng)懲等內(nèi)容的審核。堅(jiān)持干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，全面規(guī)范檔案建設(shè)與管理。明確檔案工作紀(jì)律和監(jiān)督要求，細(xì)化責(zé)任分工，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，依法依規(guī)從嚴(yán)做好檔案工作。

（四）服務(wù)工作重精準(zhǔn)實(shí)效。利用服務(wù)是檔案工作根本目的與宗旨，新時(shí)代干部人事檔案服務(wù)更加突出發(fā)揮效用要求。增加檔案信息資源開(kāi)發(fā)要求，能為全面、歷史、辯證地評(píng)價(jià)干部提供翔實(shí)檔案信息。“凡提四必”中的第一“必”就是擬提拔干部檔案“必審”，嚴(yán)控干部選拔任用關(guān)，檔案服務(wù)須精準(zhǔn)實(shí)效。

二、干部人事檔案工作現(xiàn)狀調(diào)查分析

隨著中央從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部等要求的提出，干部人事檔案審核工作的開(kāi)展，尤其是新條例的頒布實(shí)施，干部人事檔案管理水平得到全面提高。但目前仍然存在諸多問(wèn)題，尤其開(kāi)展檔案專(zhuān)項(xiàng)審核，暴露了許多問(wèn)題，如，涂改造假、材料不齊全、不規(guī)范、信息記載不準(zhǔn)確和管理部門(mén)把關(guān)不嚴(yán)等。材料真實(shí)性問(wèn)題最為突出，原因是多方面的。

（一）檔案意識(shí)仍然薄弱。檔案意識(shí)、資料積累與歸檔意識(shí)及檔案法制意識(shí)仍然較為薄弱。一是管理者層面重視不夠，仍存在“說(shuō)時(shí)重要、做時(shí)次要、忙時(shí)不要”的現(xiàn)象，檔案工作依然滯后于單位中心工作及其他管理工作。二是公眾檔案意識(shí)淡薄，對(duì)后續(xù)取得的學(xué)習(xí)、成果、獎(jiǎng)勵(lì)等重要材料，不及時(shí)交組織人事部門(mén)歸檔，使檔案內(nèi)容滯后或不齊全、不完整。

（二）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足。一是檔案管理人員配備不足，雖明確規(guī)定，人員配備要求“千卷一人”，據(jù)調(diào)查許多單位難以做到，有的專(zhuān)職人員配備都未實(shí)現(xiàn)。檔案人員身兼數(shù)職，檔案管理投入無(wú)法保障。二是人員素質(zhì)偏低，政治素養(yǎng)與政策水平不高，專(zhuān)業(yè)能力與信息技術(shù)能力不足，達(dá)不到新時(shí)代干部人事檔案工作要求。

（三）業(yè)務(wù)管理不嚴(yán)不實(shí)。把嚴(yán)各道業(yè)務(wù)管理關(guān)，確保每份檔案材料絕對(duì)真實(shí)、可靠，讓每位干部職工“人生軌跡”清晰干凈。干部檔案專(zhuān)項(xiàng)審核這次集中“清淤”，虛假問(wèn)題極為突出，僅第一批省管干部檔案專(zhuān)項(xiàng)審核就有400多人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分，各工作環(huán)節(jié)存在制度落實(shí)不實(shí)、把關(guān)不嚴(yán)等問(wèn)題，出現(xiàn)了“彈簧檔案”“六假干部”“童工”等不勝枚舉的案例。

（四）信息化管理手段滯后。許多單位干部人事檔案仍以紙質(zhì)案卷為管理、服務(wù)的主體，檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后。即使建成干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，信息錄入與更新不及時(shí)，使得數(shù)據(jù)庫(kù)信息不完備、不準(zhǔn)確，干部信息不能快速、有效地全面獲取、準(zhǔn)確使用，信息庫(kù)形同虛設(shè)，依據(jù)信息來(lái)源依然是紙質(zhì)案卷。

（五）服務(wù)實(shí)效有待提高。干部人事檔案信息的齊全完整、真實(shí)可靠是服務(wù)利用的基礎(chǔ)。案卷質(zhì)量、管理手段、信息化建設(shè)程度等，都直接影響利用服務(wù)的準(zhǔn)確度、嚴(yán)謹(jǐn)性與實(shí)效性，影響組織人事部門(mén)對(duì)干部培養(yǎng)評(píng)鑒、選拔任用的客觀、公正、全面的判斷，影響服務(wù)的實(shí)效性。因此，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理是全面提升干部人事檔案科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平的需要，尤其是杜絕檔案造假行為的有效措施，在“清淤”的同時(shí)，切實(shí)做好“防污”工作。這契合了新時(shí)代從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部的要求。

三、干部人事檔案精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

精細(xì)化管理實(shí)質(zhì)就是將戰(zhàn)略性目標(biāo)詳細(xì)化分解，使其落到實(shí)處，將管理責(zé)任實(shí)際化、精細(xì)化，使管理工作機(jī)制更加形式化、整體化和程序化。其內(nèi)涵是“精確定位、合理分工、細(xì)化責(zé)任、量化考核”。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案精細(xì)化管理是使命所需、切實(shí)可行的。

（一）檔案管理職能制度精細(xì)化。1.兩種職能并重發(fā)揮。檔案管理部門(mén)要細(xì)化行政管理與保管利用兩種職能，強(qiáng)化兩種職能并重發(fā)揮，在明確保管利用職能的同時(shí)，加強(qiáng)行政管理職能發(fā)揮，完善本單位干部人事檔案管理規(guī)劃、計(jì)劃及實(shí)施，明細(xì)化目標(biāo)責(zé)任，重視業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督查與評(píng)比考核，形成齊抓共管的工作氛圍，使得管理機(jī)制更加整體化與程序化。2.制度建設(shè)落實(shí)精細(xì)化。干部人事檔案政策性與專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，通過(guò)梳理，適用于全國(guó)的相關(guān)法規(guī)政策就出臺(tái)了50多部（項(xiàng)），其數(shù)量居各類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案的首位。要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)規(guī)范與規(guī)章制度建設(shè)，建立本單位干部人事檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，完善檔案管理、工作考核與責(zé)任追究等管理制度。并抓好落實(shí)，使得干部人事檔案管理有法可依、有規(guī)可查、有章可循，更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化。

（二）檔案業(yè)務(wù)管理精細(xì)化。1.收集范圍明細(xì)化?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，從齊全完整的檔案資料為前提，才能夠保證服務(wù)質(zhì)量，檔案資源建設(shè)永無(wú)止境。要制定本單位《干部人事檔案材料收集歸檔辦法》，細(xì)化材料收集范圍，健全收集工作網(wǎng)絡(luò)，明確材料形成部門(mén)工作要求，強(qiáng)化收集責(zé)任與考核目標(biāo)，從源頭把控歸檔材料質(zhì)量，提升歸檔率與完整率。2.鑒定審核精準(zhǔn)化。專(zhuān)項(xiàng)審核對(duì)干部人事檔案進(jìn)行的大排查、大檢修所反映出的種種問(wèn)題，不僅對(duì)投機(jī)取巧的干部敲響警鐘，同時(shí)也警醒檔案管理人員。必須完善材料鑒定與審核機(jī)制，明確責(zé)任與要求，一絲不茍、高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)格審核把關(guān)，杜絕虛假失真，以對(duì)黨對(duì)組織的絕對(duì)忠誠(chéng)，保障干部人事檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與準(zhǔn)確性。3.分類(lèi)整理規(guī)范化。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)整理。庫(kù)存案卷要全部按照新的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化四類(lèi)與九類(lèi)規(guī)范整理，并階段性集中進(jìn)行散材料的整理入卷。做到準(zhǔn)確分類(lèi)、規(guī)范整理，嚴(yán)格把好案卷質(zhì)量關(guān)。

（三）信息與管理精細(xì)化。1.檔案管理信息化。要大力推進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，這是大勢(shì)所趨。推進(jìn)檔案紙質(zhì)卷宗與電子信息雙套管理，建立完善干部人事檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息動(dòng)態(tài)管理，完善干部信息平臺(tái)建設(shè);要精細(xì)化設(shè)置權(quán)限層級(jí)，確保干部信息利用快捷與安全;并及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)與更新，確保信息庫(kù)數(shù)據(jù)的“全”“新”“準(zhǔn)”，保障檔案信息服務(wù)的快捷性與有效性。2.安全管理常態(tài)化。安全保護(hù)檔案信息是重中之重，安全意識(shí)要貫穿日常管理及各工作環(huán)節(jié)，做好實(shí)體安全、信息安全和涉密安全防控。設(shè)置紅外監(jiān)控和實(shí)時(shí)監(jiān)控，工作區(qū)域全面監(jiān)控?zé)o死角;日常把好檔案建立、接收、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等工作中的安全保密關(guān);強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與數(shù)字化過(guò)程中的安全管理把控，加強(qiáng)掃描、圖像處理及數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、交換、驗(yàn)收、備份等各環(huán)節(jié)監(jiān)管，確保檔案實(shí)體與信息數(shù)據(jù)安全。

（四）檔案利用服務(wù)精準(zhǔn)化。1.檔案利用程序化。干部人事檔案利用保密要求高，必須嚴(yán)格檔案利用審批程序、利用過(guò)程監(jiān)控及利用內(nèi)容登記把關(guān)。杜絕任何泄密漏洞，確保各個(gè)利用環(huán)節(jié)的有效保密。同時(shí)，要科學(xué)設(shè)置與審批電子檔案信息權(quán)限，嚴(yán)格把控檔案信息電子化利用，保障檔案信息利用的快捷、有序、保密。2.排架檢索科學(xué)化。檔案實(shí)體排架與檢索隨著信息化建設(shè)推進(jìn)不斷改革完善。改變按照身份、職級(jí)分類(lèi)編號(hào)、縱向排架的做法，實(shí)行不分職級(jí)、固定檔號(hào)、橫向排列的方法排架，或按照職工姓名全拼字母升序的方法編號(hào)排架，不需隨職級(jí)變動(dòng)而調(diào)整。采取紙質(zhì)檢索、電子檢索、系統(tǒng)檢索多種檢索方式，提高檔案信息查閱效率及查準(zhǔn)率、查全率。3.服務(wù)實(shí)效精準(zhǔn)化。資料齊全、管理規(guī)范、檢索科學(xué)、數(shù)據(jù)全新是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)。要不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，對(duì)干部檔案信息進(jìn)行綜合分析和深層次開(kāi)發(fā)研究，主動(dòng)提供參考服務(wù)，使干部人事檔案管理部門(mén)成為組織人事工作、隊(duì)伍建設(shè)、人才工作等信息庫(kù)與參謀部，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)快捷、精準(zhǔn)、實(shí)效。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代新要求，干部人事檔案工作者要不斷提升檔案意識(shí)、保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)，秉承“齊全資源、真實(shí)信息、科學(xué)管理、高效服務(wù)”的工作思路和目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案精細(xì)化管理與服務(wù)。要當(dāng)好“守門(mén)員”，從源頭把住入口關(guān);同時(shí)要當(dāng)好“裁判員”，嚴(yán)格鑒定與審核，監(jiān)控好管理、轉(zhuǎn)遞、利用等各工作環(huán)節(jié);還要當(dāng)好“運(yùn)動(dòng)員”，不辱使命，責(zé)任擔(dān)當(dāng)，力求各項(xiàng)工作“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”?？傊?，要把干部人事檔案部門(mén)建成職工資料中心、信息中心，為黨、為國(guó)、為民提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。

【本文系山東省檔案局科技項(xiàng)目“高校文化記憶工程智慧型建設(shè)與傳播研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2019-16）系列成果之一】

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