醫(yī)院檔案室基礎業(yè)務建設與提升

周予矜

【摘要】想要醫(yī)院的服務秩序有序進行，需要重視醫(yī)院檔案室的建立。只有管理好醫(yī)院檔案室，才能提升整體醫(yī)院的管理水平。醫(yī)生在一個管理水平好的醫(yī)院里工作，才能最大限度地發(fā)揮他們的醫(yī)術，才能為人民、為大眾更好的服務。本文通過簡述什么是醫(yī)院檔案、分析醫(yī)院檔案室建設存在的問題、目標及其意義作用，來闡述醫(yī)院檔案室的建立的業(yè)務流程及其相關的發(fā)展，同時針對問題提出措施及建議，在分析研究的基礎之上，探討新時代，醫(yī)院檔案室管理隊伍的作風建設等。

【關鍵詞】醫(yī)院檔案室;建設;提升

醫(yī)院檔案室的管理水平，與醫(yī)院的發(fā)展水平、醫(yī)護水平、醫(yī)務人員及其管理人員的素質(zhì)等方面有關。近幾年，由于人民需要，醫(yī)院檔案室的建立初期不是很完善，存在管理不全面等問題。當時的醫(yī)療科技、教學、信息、網(wǎng)絡等技術不是很先進，醫(yī)院檔案室的管理受到了很多的限制。這些因素都限制了檔案室管理整體水平的發(fā)展，在發(fā)展的道路上，醫(yī)院檔案室管理才逐漸發(fā)展起來。新時代，從國家層面制定的醫(yī)院檔案室建立的標準和原則來看，國內(nèi)許多醫(yī)院的檔案管理室存在著很多問題，本文將會對存在的問題提出探討。

一、醫(yī)院檔案室建立的目標

醫(yī)院的總體水平受醫(yī)院自身管理水平的影響大，醫(yī)院管理水平好，那么醫(yī)院整體發(fā)展水平就好，反之則不好。醫(yī)院檔案室的管理也是至關重要的。一個醫(yī)院的檔案室建立的目標更應該要規(guī)范化、集中化、分類化、高效化等。建立一個有原則、規(guī)范化的、有意義的醫(yī)院的檔案室;需要完善的綜合檔案建立管理制度，同時這個檔案室的建立更應該維護醫(yī)院檔案的安全、保密、有效。檔案資料建立完整了以后，檔案管理人員應該要明確自己的職能，提高工作中檔案管理的高效性，對任何一個檔案的建立都要做到規(guī)范化，信息化、管理過程之中，所涉及的需要使用到的專業(yè)性能強的設備及其服務器等，都要達到相關的標準。醫(yī)院檔案室建設的管理目標，一切都要做到安全、有效、保密、高效等。

二、醫(yī)院檔案室管理的意義

醫(yī)院檔案室的建立、管理及其研究在新時代被賦予了不一樣的意義。它的意義與醫(yī)院的歷史追溯、與人民群眾的健康、醫(yī)院的相關醫(yī)務人員、與醫(yī)院整體的發(fā)展及其未來的前景都有緊密聯(lián)系。醫(yī)院的檔案管理，涉及醫(yī)院歷史、人民群眾健康發(fā)展的方方面面。檔案室若是在相應的管理制度下實施，才會讓醫(yī)院發(fā)展水平及其人民群眾的健康得到良好的保證。醫(yī)院相關管理人員在嚴格管理的基礎之上，各種重要性的檔案被分門別類整理放置，整個醫(yī)院的情況得到妥善保管。當需要找尋相關醫(yī)護文檔時，就可以很快地找到自己需要的檔案，這樣一來，醫(yī)院的檔案管理就具有高效運行的效率。同時，醫(yī)院的相關檔案承載著人民的健康信息，及其相關重要的醫(yī)療信息或者設備。倘若這些信息流露出去，將會給整個醫(yī)院或者醫(yī)護人員帶來極大的威脅?？梢?，醫(yī)院檔案室的建立及其管理的意義，在社會發(fā)展的進程中，具有重要的現(xiàn)實意義。

三、目前醫(yī)院檔案室的管理現(xiàn)狀

（一）檔案室的結構不合理。近幾年，由于檔案室建立的管理原則并不是很嚴格，很多地方的醫(yī)院發(fā)生了由于醫(yī)院檔案室建立結構不符合要求而引起的危險事故。國內(nèi)很多醫(yī)院的綜合檔案管理的建設結構，遠遠沒有達到《單位機關檔案室建設的一般要求》的情況。

（二）檔案室的防護設施少。中國現(xiàn)在很多的醫(yī)院都有自己的醫(yī)院檔案室，但是很多檔案室，在現(xiàn)如今的醫(yī)院管理中，仍然存在很多的不規(guī)范性。檔案室并沒有設置一些防火防爆裝置，同時并未設置一些必需的加濕系統(tǒng)，沒有注意到采光、通風等方面的因素是否存在安全隱患。這些隱患若是沒有得到及時的防護，就會極易引起火災爆炸事故等。加上檔案室的防護設施少，就會存在很大的風險。

（三）檔案室管理人員管理不嚴謹。很多醫(yī)院的檔案管理人員，僅憑個人經(jīng)驗就對醫(yī)院檔案室進行簡單管理，他們沒有管理的專業(yè)性知識，在很多方面都疏忽了醫(yī)院檔案室管理應注意的細節(jié)。放松警惕，嚴格防護意識弱。醫(yī)院的檔案管理中，若是沒有人實時注意到采光、溫度、濕度、霉菌、真菌等的繁殖問題，檔案室里的各種管道是否有堵塞，檔案室里是否進入爬行類蟲子、動物等等問題，會因管理人員的不認真或者缺乏相關管理經(jīng)驗，而受到損壞。

（四）檔案室的用電設備管理不達標。在新時代醫(yī)院檔案室里，醫(yī)院檔案室里都會有打印機、復印機、電腦、彩印機、裝訂機、存儲設備等各種辦公設備，這些設備里都是醫(yī)院檔案室管理的重要管理部分。這些用電設備若是沒有得到很好的防控安置，沒有遵循一定的標準進行管理，就會容易發(fā)生電路短路，生熱過多引起火災，電路短路問題等造成醫(yī)院檔案室管理事故。

四、新形勢下醫(yī)院檔案室管理的要求及水平

（一）醫(yī)院檔案室管理的要求。1.醫(yī)院檔案室的結構要達到標準。醫(yī)院檔案室的結構，要緊緊遵循《單位機關檔案室的管理要求》，對門和窗的大小材質(zhì)管理要達到標準，同時最好不要選擇居民樓作為檔案管理位置，防止發(fā)生危險性事件，引起危害。2.醫(yī)院文檔的資料都應該要有編研，通過編研可以解決醫(yī)院文檔資料繁雜的問題。3.醫(yī)院檔案資料的管理要求分門別類，將沒有進行整理的檔案資料進行門類選擇編制，同一類放在一個柜子里，紙質(zhì)資料、照片、磁盤、錄音帶、錄像帶、拍片照片等實物資料載體的管理是至關重要的，它的價值性是無可衡量的，只有分門別類進行收藏管理，才能實現(xiàn)管理水平的提升。4.醫(yī)院檔案的管理要做到安全防護。在醫(yī)院檔案室的管理中，要求管理人員定期對檔案室的溫度、濕度、電子設備、內(nèi)部環(huán)境等的情況進行嚴格檢查。

（二）醫(yī)院檔案室的管理水平。1.價值性。管理人員要制定出醫(yī)院檔案室的管理原則，并把這個原則運用到現(xiàn)實管理生活中，謹遵原則進行管理，當然這個原則要適用于本醫(yī)院檔案管理，要有著對歷史負責、對病人們負責、對醫(yī)院負責的態(tài)度，來對其進行嚴格管理。醫(yī)院檔案室都有著潛在的具有重要價值的檔案，這些檔案都關乎著人民的健康發(fā)展，同時反映了醫(yī)院管理之中的重要性、價值性、政治性、學科文化性等。2.全面性。醫(yī)院檔案室的管理中，要兼顧到各個方面文檔的管理，比如歷史性文案、醫(yī)護性文案、病理性文案等都要涉及。全面性水平是重要的。在眾多的資料之中，各個資料若是得到了全面的管理，可以防止醫(yī)院的重要文檔丟失引起的損失，能保證醫(yī)院的整體檔案全面性。3.規(guī)范性。對檔案資料進行分門別類管理之后，就會讓后續(xù)的人得到想要的資料，就可以通過分類篩選的方式，進行選擇。思想觀點一致、論證觀點一致進行統(tǒng)一資料規(guī)范化管理，將大大增進醫(yī)院整體的管理水平，提高醫(yī)院整體整理效率。新時代下，謹遵醫(yī)院檔案室的管理要求及其原則進行檔案室的建設管理，努力實現(xiàn)共同管理目標會使醫(yī)院的整體管理水平上一個臺階。隨著時代發(fā)展與人們的健康需求，醫(yī)療的要求水平只會越來越高，醫(yī)院的管理水平更應該要進步。醫(yī)院檔案室得到一個很好的管理，就會很好地促進醫(yī)院的發(fā)展，更好地維護人民的身體健康，同時，整個醫(yī)務環(huán)境也會受到影響。才能讓醫(yī)務人員在好的環(huán)境下以高超醫(yī)術為老百姓服務，為社會和諧貢獻力量。

【參考文獻】

[1]譚永.檔案信息化建設在醫(yī)院綜合檔案室管理中的作用[J].辦公室業(yè)務，2018（07）：53-54.

[2]梁智暉.醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策研究[J].才智，2018（16）：209-210.

[3]王東云，李玲，廖琴.實施5S管理，推進醫(yī)院中心檔案室規(guī)范化建設[J].華西醫(yī)學，2016，31（12）：2072-2075.

[4]何蕾.三甲綜合醫(yī)院檔案室建設問題探討[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學學報，2016，38（S1）：288-290.

[5]胡靜.淺議如何充分發(fā)揮綜合檔案室在醫(yī)院管理中的作用[J].辦公室業(yè)務，2015（15）：4-5.

[6]方芳.品管圈管理意識運用于醫(yī)院綜合檔案室創(chuàng)建探索[J].蘭臺世界，2014（32）：19-20.

[7]張林旺.醫(yī)院綜合檔案室管理存在的問題與對策[J].檔案天地，2013（07）：50.

[8]李曉濤，程妍.新時期對醫(yī)院綜合檔案室建設的思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2015（24）：140-144.

[9]高艷.PDCA循環(huán)原理在醫(yī)院綜合檔案室管理和建設中的運用初探[J].辦公室業(yè)務，2017（03）：120.

[10]王霞玲.基于信息化建設視角的醫(yī)院綜合檔案室管理研究[J].城建檔案，2016（06）：67-68.

[11]楊瑩.試論如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作[J].辦公室業(yè)務，2015（13）：4.

[12]李芹芹.醫(yī)院綜合檔案室管理的發(fā)展趨勢[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2017，17（55）：147.

[13]張敏芝，王冬.以省三星級檔案室創(chuàng)建為契機全面提升醫(yī)院檔案管理水平[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2014，25（02）：119-120.