基層優(yōu)撫對(duì)象檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

陳紅剛

【摘要】我國(guó)的優(yōu)撫制度是在抗美援朝時(shí)期確立的，自從確立之后，這項(xiàng)政策就成為我國(guó)一項(xiàng)不變的政策并被長(zhǎng)期恪守。我國(guó)在新中國(guó)成立之后大部分時(shí)期處于安定和平的環(huán)境當(dāng)中，但是在這些時(shí)期之內(nèi)依然發(fā)生過(guò)一些局部戰(zhàn)爭(zhēng)和一些特大的自然災(zāi)害，這些情況的發(fā)生導(dǎo)致我國(guó)優(yōu)撫對(duì)象的數(shù)量逐漸增多，因此對(duì)于優(yōu)撫對(duì)象檔案的建立與管理成了各地政府所要做好的工作。本文針對(duì)基層優(yōu)撫對(duì)象的檔案管理工作進(jìn)行了探討和研究。

【關(guān)鍵詞】?jī)?yōu)撫對(duì)象;檔案管理;對(duì)策

一、優(yōu)撫對(duì)象的檔案管理

不斷完善優(yōu)撫對(duì)象檔案管理制度。首先要做好優(yōu)撫對(duì)象檔案管理規(guī)章制度建設(shè)，將優(yōu)撫檔案管理工作向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化以及信息化方面發(fā)展。與此同時(shí)，工作目標(biāo)考核中要加入重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象動(dòng)態(tài)管理工作，并與退役軍人服務(wù)站中心工作共同考核和部署。此外，要對(duì)基層優(yōu)撫對(duì)象動(dòng)態(tài)管理以及臺(tái)賬及時(shí)更新，對(duì)基層優(yōu)撫對(duì)象的生存情況和生活情況分別進(jìn)行登記和審核，對(duì)基層優(yōu)撫對(duì)象的增減情況要實(shí)行月報(bào)制度，避免出現(xiàn)漏洞。

（一）提升優(yōu)撫檔案的管理效率。要將電子優(yōu)撫檔案與紙質(zhì)優(yōu)撫檔案同時(shí)進(jìn)行提交和保存歸檔。這就需要每一位優(yōu)撫檔案管理員在整理好紙質(zhì)優(yōu)撫檔案的同時(shí)，熟練利用計(jì)算機(jī)操作對(duì)電子優(yōu)撫檔案進(jìn)行錄入和歸檔，尤其是面對(duì)文化水平較低的申請(qǐng)者時(shí)一定要及時(shí)提供幫助，要不斷對(duì)注意事項(xiàng)不厭其煩地進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)的講解，最后再按照證件信息進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)，保證紙質(zhì)檔案和電子檔案之間相互一致。對(duì)于電子優(yōu)撫檔案的管理方面，一定要保證各項(xiàng)優(yōu)撫待遇的落實(shí)情況。對(duì)于優(yōu)撫信息管理機(jī)制要及時(shí)改革創(chuàng)新，要對(duì)優(yōu)撫信息的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行不斷更新。對(duì)優(yōu)撫信息檔案的管理要做到科學(xué)管理、統(tǒng)一規(guī)范以及便捷查閱。在優(yōu)撫對(duì)象檔案管理工作中，要做到錄入每一位優(yōu)撫對(duì)象的電子檔案的基本情況和醫(yī)療動(dòng)態(tài)信息等資料，禁止發(fā)生漏登和錯(cuò)登信息的情況。在查詢方面，要讓每名查詢?nèi)藛T通過(guò)電子檔案可以清晰快速地檢索到自己想要查詢的信息。對(duì)于每位優(yōu)撫對(duì)象的檔案進(jìn)行分別歸檔的同時(shí)，優(yōu)撫對(duì)象的醫(yī)療信息、生活信息以及住房信息等優(yōu)撫對(duì)象相關(guān)信息需要分類，將這些優(yōu)撫對(duì)象的信息有序排列，防止出現(xiàn)混淆的情況。

（二）整合優(yōu)撫對(duì)象檔案信息資源。優(yōu)撫對(duì)象是會(huì)隨著時(shí)間的流逝而處于不斷變化當(dāng)中，過(guò)去達(dá)不到優(yōu)撫對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)的人群在一定時(shí)間之后或者在經(jīng)歷一些重大事件之后就達(dá)到了優(yōu)撫對(duì)象的標(biāo)準(zhǔn)，由于這類現(xiàn)象的存在，優(yōu)撫對(duì)象檔案資源的整合和管理就成了每個(gè)退役軍人服務(wù)站的工作重點(diǎn)，要對(duì)優(yōu)撫對(duì)象的檔案進(jìn)行及時(shí)清理和完善。針對(duì)這一工作，要注意一些相關(guān)問(wèn)題。首先，是優(yōu)撫對(duì)象信息目錄表的制作要統(tǒng)一，零散制作和無(wú)故拖延的現(xiàn)象要禁止。其次，要實(shí)行一人一檔，并按照檔案形成的時(shí)間進(jìn)行排列，也就是說(shuō)按照申請(qǐng)人開(kāi)始到審批通過(guò)體現(xiàn)全程運(yùn)行軌跡的要求，優(yōu)撫檔案要保證健全完善。最后，要將優(yōu)撫對(duì)象檔案的相關(guān)目錄進(jìn)行錄入，形成電子優(yōu)撫檔案，相關(guān)目錄有檔案的編號(hào)、姓名、類別、所屬單位等。通過(guò)電子優(yōu)撫檔案的建立，就可以使優(yōu)撫檔案在查詢過(guò)程中迅速且準(zhǔn)確，極大地提高了查詢和檢索優(yōu)撫檔案信息的效率，同時(shí)使優(yōu)撫對(duì)象檔案清理工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性得到了保證。采用一人一檔并用電子版打印好，這樣有助于在借助計(jì)算機(jī)查詢時(shí)，能夠快速準(zhǔn)確地找到相關(guān)信息，能夠快速找到所需優(yōu)撫對(duì)象的檔案，提高管理者的工作效率。

（三）完善檔案防護(hù)的設(shè)施配置。當(dāng)在退役軍人服務(wù)站的資金足夠充裕的情況下，除了保證基本檔案防護(hù)所需的配置外，還要緊扣時(shí)代的發(fā)展，適當(dāng)更新相應(yīng)的設(shè)施配置，同時(shí)配備專門的管理保養(yǎng)檔案的人員。檔案防護(hù)設(shè)施設(shè)備有防盜門、窗簾、空調(diào)、驅(qū)蟲(chóng)劑、除濕劑、濕度控制儀、計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案柜、滅火器材、空調(diào)、防磁柜等等，不僅要定時(shí)對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行檢查保養(yǎng)，還要跟隨時(shí)代的發(fā)展做出電子化、科技化的更新，以確保檔案不會(huì)因?yàn)樵O(shè)施設(shè)備的損壞和缺失而造成不可逆的破壞和丟失。不論是對(duì)檔案的防護(hù)保養(yǎng)還是對(duì)所配備的各種設(shè)施的日常保養(yǎng)，都需要所配備的專職檔案保養(yǎng)管理人員認(rèn)真細(xì)致且按時(shí)地進(jìn)行維護(hù)維修，保證被保存的檔案和系列相關(guān)的管理設(shè)施能正常運(yùn)轉(zhuǎn)、正常發(fā)揮其價(jià)值。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)要遵循《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，要具有基本的檔案法制觀念。

二、對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案的利用

首先，對(duì)優(yōu)撫檔案資源進(jìn)行整合，使優(yōu)撫檔案利用制度能科學(xué)合理地建立起來(lái)。優(yōu)撫檔案是不允許個(gè)人私自查閱利用的，因此需要有相應(yīng)的檔案查閱使用審批制度，而該審批制度的建立必須是規(guī)范的且任何人員都必須嚴(yán)格遵守。其次，對(duì)于具體的檔案利用也要建立科學(xué)的管理制度，檔案收集部門要與時(shí)俱進(jìn)地更新使用現(xiàn)代通信、信息技術(shù)對(duì)各類檔案進(jìn)行收集，盡最大的努力去滿足使用者對(duì)優(yōu)撫檔案的需求，也使檔案資源得到更好的整合和利用，充分發(fā)揮利用它的價(jià)值。檔案資源的電子化、科學(xué)化管理，不僅能管理人員的工作效率提高、工作失誤減少、檔案記錄不易丟失磨損等，也能使優(yōu)撫檔案信息利用人員對(duì)信息的利用更加便捷，同時(shí)也能更科學(xué)全面地對(duì)優(yōu)撫檔案進(jìn)行資源整合。

為確保優(yōu)撫檔案信息的安全，要嚴(yán)格規(guī)范對(duì)該類檔案的利用方式，不能輕易外借，要依據(jù)規(guī)范的利用程序來(lái)進(jìn)行使用，保證優(yōu)撫檔案的信息安全，以避免被心懷不軌的不法分子將該類信息用以開(kāi)展與法律法規(guī)不相符的活動(dòng)。通常，不完全對(duì)外開(kāi)放的重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象電子信息檔案是不允許以拷貝的形式來(lái)進(jìn)行使用的，就算是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞絹?lái)進(jìn)行使用也要采取加密的方式來(lái)進(jìn)行傳輸，以避免被有意者盜取信息。而且，信息加密所使用的“密鑰”也要有規(guī)律或無(wú)規(guī)律地更改，以防止被不法分子破解“密鑰”而造成信息泄露或是避免因?yàn)樾畔鬟f、使用過(guò)程人員的操作不當(dāng)而造成不可逆損失。

優(yōu)撫電子檔案利用途徑的優(yōu)化方式：其一是提供電子拷貝，因?yàn)榭截惪梢越o優(yōu)撫檔案的使用者提供最原始最全面完整的信息，其證明的效力是檔案的其他利用途徑所不可比擬的，因而在優(yōu)撫電子檔案利用時(shí)首先考慮的利用方式就是拷貝。而利用者在拷貝時(shí)必須以標(biāo)準(zhǔn)通用文檔儲(chǔ)存格式對(duì)文件進(jìn)行拷貝，特殊條件時(shí)也可以打印件或縮微的方式來(lái)使用。其二是信息的通信傳輸，這類信息利用方式的好處在于不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，僅需滿足聯(lián)網(wǎng)的條件就能通過(guò)光纜傳輸?shù)男畔鬟f方式來(lái)共享信息。所以對(duì)需要利用的優(yōu)撫檔案信息的最快的獲取方法即通信傳輸。但這種方式也有它的使用條件限制即通常在不同地區(qū)的不同部門間使用這類利用方式。其三是直接利用，這種利用方式主要是為不熟悉電腦操作的使用者和部分年紀(jì)較大的優(yōu)撫對(duì)象提供幫助的一種方式，因?yàn)橹苯永每梢赃M(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查詢，即查詢了解優(yōu)撫檔案信息只要利用檔案部門電腦或是相關(guān)信息檢索部門的電腦即可完成。這是現(xiàn)代社會(huì)工作中管理資料最常用的方法，它能在一定時(shí)間內(nèi)找出我們所需要查找的資料，相對(duì)傳統(tǒng)的管理模式好太多，傳統(tǒng)的資料管理紙張記錄量很大不易查找，而且很容易丟失，不易保管，現(xiàn)在的管理模式完美地解決了以往在管理基層優(yōu)撫對(duì)象檔案中所出現(xiàn)的問(wèn)題。

目前各公司在基層優(yōu)撫對(duì)象檔案管理工作中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，公司也想出了解決這些問(wèn)題的方案和對(duì)策。為了提高公司管理工作的水平，公司要求更新以往的管理工作，這樣才能充分發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，建立更加全面的管理體系還能夠幫助公司選擇更好更適合的人才。整合優(yōu)撫檔案信息資源能更加突出優(yōu)撫對(duì)象的各方面信息，這種管理的優(yōu)點(diǎn)在于能夠現(xiàn)場(chǎng)查詢優(yōu)撫對(duì)象的信息，還能夠隨著時(shí)間等的流逝不斷變化，可以利用檔案部門來(lái)篩選優(yōu)撫對(duì)象，對(duì)詢問(wèn)優(yōu)撫對(duì)象的檔案信息能夠了如指掌，優(yōu)撫對(duì)象檔案資源的整合特別是重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象檔案的方式能夠在很大程度上幫助管理人員來(lái)管理信息，了解優(yōu)撫對(duì)象的信息?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)給基層優(yōu)撫對(duì)象檔案管理工作帶來(lái)了很大的便利，采用分級(jí)管理模式能夠很好地解決管理問(wèn)題。

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