高職院校人事檔案信息化建設(shè)研究

王敏儀

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大量現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸在各行各業(yè)得以普及，并逐漸改變著以往較為單一的工作模式。教育改革背景下，高職院校在我國(guó)教育業(yè)中的地位愈加突出，其辦學(xué)規(guī)模亦在逐漸擴(kuò)大。而信息技術(shù)則在其人事檔案管理中占據(jù)著核心地位，現(xiàn)如今信息化建設(shè)已成為職校人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。本文簡(jiǎn)要闡述了人事檔案信息化建設(shè)的重要性，分析了其信息化建設(shè)現(xiàn)狀，并從四個(gè)方面重點(diǎn)討論了相應(yīng)的發(fā)展策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】高職院校;人事檔案;信息化;現(xiàn)狀;發(fā)展策略

高職院校人事檔案包含著大量且全面的資源，可以說(shuō)是院校展開(kāi)科學(xué)管理的必要基礎(chǔ)與前提。教育改革背景下，各種現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透于教育全過(guò)程，并對(duì)院校內(nèi)部各項(xiàng)管理工作模式的創(chuàng)新與優(yōu)化提供了更多可能?，F(xiàn)如今，為了適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的要求，高職院校應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)代信息技術(shù)充分融入檔案管理工作當(dāng)中，不斷提升工作質(zhì)量，進(jìn)而促使此項(xiàng)工作專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

一、人事檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）逐漸改善并優(yōu)化人事制度。教育改革背景下，高職院校在教育體系中的地位愈加突出，越來(lái)越多的教師投身于高職教育，致使院校原有的人員配置發(fā)生相應(yīng)變化。因此，必須要從精細(xì)化層面進(jìn)行分析，并對(duì)與教職工息息相關(guān)的檔案管理加以調(diào)整與優(yōu)化。而先進(jìn)技術(shù)的合理應(yīng)用，可推進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，在更為全面、更為統(tǒng)一人事制度的作用下，使校內(nèi)教師崗位輪換更加秩序化。另外，在信息化人事檔案管理過(guò)程中，教職工之間的競(jìng)爭(zhēng)更加透明、更加公正，而相應(yīng)管理人員亦需要在資料管理的基礎(chǔ)上實(shí)行崗位權(quán)利，進(jìn)一步凸顯現(xiàn)代信息化管理的實(shí)際作用，進(jìn)而推動(dòng)教育教學(xué)的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）有效提升人事檔案的價(jià)值。從本質(zhì)上來(lái)看，檔案管理的既定目標(biāo)為合理利用人才資源，并借助這些檔案為院校內(nèi)部相應(yīng)決策的正確擬定提供可參考的資料，提升決策的合理性與現(xiàn)實(shí)性。在傳統(tǒng)管理模式下，紙質(zhì)化檔案管理必然會(huì)消耗相關(guān)人員大量的精力，甚至難以獲得切實(shí)效果。而信息化時(shí)代，人事檔案可呈現(xiàn)出秩序性、科學(xué)性與條理性的特點(diǎn)，相關(guān)人員能夠以搜索“關(guān)鍵字”來(lái)快速獲得檔案信息，有利于提升資源的利用效率。除此以外，還可以借助信息技術(shù)展開(kāi)資源開(kāi)發(fā)，并實(shí)現(xiàn)各種檔案并行使用的效果，確保相關(guān)人員能夠在短時(shí)間內(nèi)完成指定工作，進(jìn)一步有效強(qiáng)化此項(xiàng)工作的實(shí)施效果以及質(zhì)量。

二、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）缺乏重視，認(rèn)知偏差。盡管大量信息技術(shù)為高職院校各項(xiàng)工作提供了更多發(fā)展可能，但通過(guò)筆者的調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，目前仍舊有相當(dāng)一部分內(nèi)部人員未能真正認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的意義，將此項(xiàng)工作放置一旁，僅僅要求相關(guān)人員整理檔案資料即可。甚至，有的院校為節(jié)省投入成本，未設(shè)立專門的檔案管理崗位，要求某一教師或者班導(dǎo)“身兼數(shù)職”，在教學(xué)的同時(shí)管理人事檔案。這種情況下，此項(xiàng)工作的質(zhì)量與效率亦難以得到提升。

（二）缺乏合理的管理系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，我國(guó)教育業(yè)并未對(duì)人事檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一要求，因此往往是院校結(jié)合自身實(shí)際情況來(lái)確定管理模式與系統(tǒng)，在此過(guò)程中存在隨意選用統(tǒng)計(jì)軟件、無(wú)規(guī)律整理檔案資源等問(wèn)題。部分院?，F(xiàn)有的系統(tǒng)僅有檔案存儲(chǔ)、檔案分類這些簡(jiǎn)單的功能，且其操作流程仍舊較為復(fù)雜，致使相關(guān)人員難以及時(shí)獲取想要的信息資源。另外，部分院校未能建立安全且全面的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，導(dǎo)致在檔案管理工作難以展開(kāi)資源共享，影響到資源的利用效率。

（三）缺乏個(gè)性化資源建設(shè)。缺乏個(gè)性是高職院校檔案工作最為突出的特點(diǎn)，這一特點(diǎn)主要是指檔案庫(kù)中的信息只能反映教職工的基本信息，難以反映其在教育業(yè)中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)實(shí)例，亦難以體現(xiàn)教職工的專業(yè)水平。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源來(lái)說(shuō)，信息化資源應(yīng)當(dāng)呈現(xiàn)出明顯的個(gè)性優(yōu)勢(shì)才能獲得重視、得以創(chuàng)新，若是在這樣單一的資源下，院校領(lǐng)導(dǎo)層面亦難以依托這些信息做出更為合理的用人決定，不利于教育改革的有效實(shí)施。

三、新時(shí)期高職院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展策略

（一）強(qiáng)化相關(guān)人員的重視程度。為了進(jìn)一步推動(dòng)信息化建設(shè)步伐，高職院校應(yīng)當(dāng)從強(qiáng)化相關(guān)人員重視程度的角度出發(fā)，從根源上提升此項(xiàng)管理工作的質(zhì)量。首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)與校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，結(jié)合實(shí)際情況將此項(xiàng)工作劃入首要地位，加大投入力度，為其配置更加全面的現(xiàn)代化設(shè)備。其次，作為院校領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作的實(shí)際情況，確保此項(xiàng)工作的獨(dú)立性與專業(yè)性，并增設(shè)更加平等的晉升機(jī)制，確保檔案管理人員可以獲得合理的薪資待遇，強(qiáng)化管理人員的工作意識(shí)，進(jìn)而達(dá)到推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程的效果。

（二）不斷充實(shí)信息化檔案內(nèi)容。相對(duì)于基礎(chǔ)資料來(lái)說(shuō)，人事檔案管理可在領(lǐng)導(dǎo)層面相關(guān)人員作出正確決策的時(shí)候充分發(fā)揮關(guān)鍵的效能，因此新時(shí)期應(yīng)當(dāng)側(cè)重于借助信息技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)檔案資源，不斷充實(shí)信息化檔案內(nèi)容，進(jìn)而提升檔案的實(shí)用價(jià)值與利用效率。第一，在展開(kāi)此項(xiàng)工作的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)增添更多可體現(xiàn)教職工“德育”“專業(yè)技能水平”“教育科研成果”等多方面的信息，使人事檔案更加全面、更加綜合。第二，應(yīng)當(dāng)重視檔案的個(gè)性化特點(diǎn)，避免出現(xiàn)“千篇一律”的現(xiàn)象，即需結(jié)合教職工的實(shí)際教學(xué)經(jīng)驗(yàn)來(lái)及時(shí)更新檔案內(nèi)容，使其更具動(dòng)態(tài)特性，始終處于更新交替的變化狀態(tài)。

（三）建立健全的檔案管理制度。此檔案管理制度應(yīng)當(dāng)從國(guó)家的層面出發(fā)，為了使各高校人事檔案信息化建設(shè)更為標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，相關(guān)部門需建立統(tǒng)一化、綜合性的制度，嚴(yán)格規(guī)范內(nèi)部各項(xiàng)管理行為。而從高職院校的角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)在此制度的作用下引入更加適宜、更加科學(xué)的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)與管理軟件，要求相關(guān)人員以更為端正的態(tài)度展開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化工作，避免出現(xiàn)

“各自為政”的想象。同時(shí)，可在基礎(chǔ)上增設(shè)信息共享平臺(tái)，使相關(guān)人員可快速獲取所需的信息資源，并借助這些信息資源展開(kāi)高效工作。除此以外，高職院校展開(kāi)全面性檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)制度的標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)調(diào)整并優(yōu)化該系統(tǒng)，切實(shí)將人事檔案庫(kù)轉(zhuǎn)換為人才資源庫(kù)，進(jìn)而推動(dòng)教育教學(xué)的創(chuàng)新改革。

（四）提高人事檔案的安全性。信息化時(shí)代，高職院校應(yīng)當(dāng)采取有效措施來(lái)提升整個(gè)檔案庫(kù)的安全性，將安全作為確保此項(xiàng)工作順利開(kāi)展的第一要求，有效強(qiáng)化相關(guān)工作者的安全意識(shí)。要想進(jìn)一步提升整體安全性，可結(jié)合現(xiàn)有的信息化建設(shè)情況來(lái)增設(shè)技術(shù)保障體系，即按照人事檔案的類型、使用對(duì)象、應(yīng)用對(duì)象等來(lái)限定查詢與提取的權(quán)限，設(shè)定相應(yīng)的密鑰，使查詢者通過(guò)身份驗(yàn)證之后獲得相應(yīng)信息資源。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)劃人事檔案的公開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)重視對(duì)不可公開(kāi)檔案的安全管理，若是已經(jīng)在系統(tǒng)中有了電子備份，則必須設(shè)置層層密鑰，若是未備份則不需要將其上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，并采取有效措施存儲(chǔ)、整理、保養(yǎng)紙質(zhì)檔案，避免出現(xiàn)人為損壞的問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期合理應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)高職院校人事檔案管理模式優(yōu)化有著極為重要的作用。因此，現(xiàn)階段應(yīng)當(dāng)全面了解信息化建設(shè)的重要性以及其存在的問(wèn)題，并從化相關(guān)人員的重視程度、不斷充實(shí)信息化檔案內(nèi)容、提高人事檔案的安全性等多個(gè)方面做起，探索新型創(chuàng)新路徑，提升此項(xiàng)工作的質(zhì)量與效率，從而進(jìn)一步確保檔案信息化建設(shè)的全面實(shí)現(xiàn)。

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