事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平提升策略

王志生

【摘要】現(xiàn)階段我國事業(yè)單位取得了飛速發(fā)展，要求其檔案管理方式不斷更新以適宜日趨發(fā)展的形勢，相較于紙質(zhì)檔案，信息化檔案更能提高事業(yè)單位的工作效率。這要求事業(yè)單位要根據(jù)本單位的具體檔案管理特征，確定明確的目標(biāo)，有步驟地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化。本文主要探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得事業(yè)單位應(yīng)用信息化來管理檔案成為可能，事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展要求，不斷更新檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步，以此提高本單位工作效率?，F(xiàn)階段，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)仍存在一些問題，本文就檔案管理中存在的問題，具體闡述如何提升檔案管理信息化建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）對信息化管理缺乏充分認(rèn)識。盡管越來越多的事業(yè)單位開始進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但信息化建設(shè)在我國起步較晚，一些事業(yè)單位檔案的使用者和管理者對信息化管理缺乏充分的認(rèn)識，包括領(lǐng)導(dǎo)及工作人員沒有意識到檔案管理信息化帶來的好處，因此不會在檔案信息化建設(shè)工作中投入過多心血，不利于信息化建設(shè)工作的推進(jìn)以及信息化建設(shè)與發(fā)展。

（二）檔案管理信息化建設(shè)投入不夠。由于檔案管理相關(guān)工作人員對信息化管理缺乏充分認(rèn)識，在檔案管理信息化建設(shè)工作中投入心血較少，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)投入不夠，無法完善相關(guān)軟件以及硬件設(shè)備配置，這就造成了檔案管理工作的滯后性，當(dāng)前許多事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而不會將重點(diǎn)放在信息化管理中去，由此影響到檔案信息化水平，事業(yè)單位工作效率低下。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)低下。一些事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中缺乏專業(yè)人才，且對相關(guān)工作人員培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作人員素質(zhì)低下，且由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在工作人員的培訓(xùn)上投入較少。大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理工作人員不是專業(yè)的，而是從其他工作崗位上抽調(diào)來的，這些工作人員缺乏專業(yè)的知識技能，對于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的接受能力和學(xué)習(xí)能力較差，無法靈活運(yùn)用新檔案信息化管理，從而影響檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（四）管理技術(shù)存在缺失?，F(xiàn)階段一些事業(yè)單位信息管理技術(shù)尚未完善，沒有配備功能齊全的應(yīng)用軟件，這極大阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，且由于技術(shù)水平低下，管理工作中會頻繁出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

（五）事業(yè)單位對檔案的管理工作不重視。一些事業(yè)單位由于缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的充足認(rèn)識而對檔案管理工作沒有足夠的重視，部分工作人員認(rèn)為檔案管理工作就是一個很小的工作，只需要交給相關(guān)的工作人員去做，部分事業(yè)單位缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)制度。殊不知檔案管理信息化建設(shè)不僅關(guān)系著事業(yè)單位工作效率能否提高，更關(guān)系著一個國家的利益。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

（一）檔案管理的信息化。檔案管理信息化這一管理模式在之前檔案管理實(shí)體化的基礎(chǔ)上發(fā)展為檔案管理信息化，讓檔案實(shí)體通過信息技術(shù)的應(yīng)用，以信息化的形式向社會提供服務(wù)，更好地服務(wù)于社會。檔案管理信息化能對檔案信息資源進(jìn)行分類整合，從而提高檔案管理的效率，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比有更便于保存、查詢及修改的優(yōu)勢，通過檔案信息化管理提高檔案管理的利用效率，降低檔案的管理成本。

（二）檔案使用及查詢更加便捷。由于檔案管理信息化使用信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，因而相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有使用及查詢更加便捷的優(yōu)勢，既節(jié)省了人力物力也提高了工作效率，簡化了檔案查詢的流程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會存在紙張時間長而老化的問題，導(dǎo)致檔案字跡模糊，給查詢帶來了極大不便。

（三）儲存檔案的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理工作多以紙質(zhì)文件的形式儲存，記錄信息時使用人力手寫的方式，這種儲存檔案的方式在信息記錄、管理、調(diào)用等方面存在一定的弊端。紙質(zhì)檔案本身的弊端導(dǎo)致其不能經(jīng)歷時間較長的儲存，時間長了，對其儲存有極大的不便，且信息很容易丟失。而利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案儲存，可以通過建立信息管理平臺的方式將信息進(jìn)行上傳，既節(jié)省了人力，簡化檔案儲存流程，提高了辦事效率，又極好地保護(hù)了存儲的信息，信息不容易丟失也不會隨著時間的推移而產(chǎn)生一系列問題影響使用。

三、增強(qiáng)事業(yè)單位信息化檔案管理的方法

（一）充分認(rèn)識檔案管理建設(shè)的重要性。提高事業(yè)單位檔案管理水平首先要提高對信息化檔案管理的重視程度，只有事業(yè)單位的相關(guān)工作人員從本質(zhì)上加強(qiáng)對信息化檔案管理工作的重視，加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)，從而提高檔案管理信息化效率，增強(qiáng)事業(yè)單位的檔案信息化管理工作。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高檔案管理信息化的重視程度，逐漸將工作重心轉(zhuǎn)移到新型管理模式的建立上來，完善信息化檔案管理制度，加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，推動檔案管理工作的順利進(jìn)行，必要時可以組建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)檔案的管理工作，從而提高工作效率。

（二）加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入力度。想要提高檔案管理信息化建設(shè)的有效性，關(guān)鍵在于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對于檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，劃撥資金用于完善單位的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷更新老化設(shè)備，保證設(shè)備的使用壽命，提高檔案記錄、查閱的效率。同時，為提高檔案管理信息化的技術(shù)水平，事業(yè)單位可以與較高科技水平的互聯(lián)網(wǎng)公司開展合作，為信息化管理提供技術(shù)支撐。

（三）提高管理人員素質(zhì)?，F(xiàn)階段阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)的一個重要原因在于缺乏專業(yè)的高素質(zhì)人才進(jìn)行管理。事業(yè)單位檔案管理對管理人員要求較高，要求管理人員進(jìn)行檔案分類、錄入，除此之外，還需要管理人員具備專業(yè)的管理知識，熟練掌握計(jì)算機(jī)知識，只有管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)達(dá)標(biāo)才能提高信息化檔案管理的水平。事業(yè)單位要在工作人員招聘、培訓(xùn)以及工作過程幾個階段對工作人員作出明確要求：事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時要對應(yīng)聘者能力、綜合素質(zhì)做出明確規(guī)定，挑選優(yōu)秀的人才為事業(yè)單位服務(wù)，從而提高檔案管理信息化建設(shè)工作的有效性，在相關(guān)管理人員入職之后，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要注重不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，可以定期邀請專家開展專題講座，教授最新的管理方式讓管理人員應(yīng)用到工作中去，事業(yè)單位可以定期對管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力考核，及時淘汰不合要求的工作人員，保證管理團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量。此外，為提高管理人員的工作積極性和工作熱情，事業(yè)單位可以設(shè)置獎懲制度，對優(yōu)勝者給予獎勵，有利于工作人員更好地投身于管理工作中。

（四）加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)。事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際情況不斷加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)，并給予廣泛應(yīng)用。首先，事業(yè)單位要進(jìn)行檔案信息資源的數(shù)字化管理和保存，積極創(chuàng)建完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及檔案全文數(shù)據(jù)庫，以便為檔案需求者提供更好的服務(wù)。其次，技術(shù)工作者要致力于創(chuàng)建完善的檔案信息網(wǎng)，提高查詢效率和單位辦事效率。事業(yè)單位要注重與其他實(shí)力較強(qiáng)的公司進(jìn)行交流合作，在與其他單位的交流中取長補(bǔ)短完善檔案管理系統(tǒng)。

（五）建立功能實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位要致力于創(chuàng)建完善的檔案信息網(wǎng)，以提高檔案信息的網(wǎng)上咨詢效率，這是施行檔案信息化的主要目的，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，在建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時，選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備，保證技術(shù)升級換代。

四、總結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展帶來了網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，對于事業(yè)單位檔案管理信息化工作的推進(jìn)，信息技術(shù)發(fā)揮了極大的作用。所以，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中要利用好網(wǎng)絡(luò)這一平臺，以此為事業(yè)單位的檔案管理提供更大便利，提高辦事效率，同時還要注重對信息化平臺的維護(hù)和建設(shè)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，讓事業(yè)單位更好地服務(wù)于社會。

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